Jak organizować angażujące, wywierające duży wpływ wirtualne spotkania zarządu

Ponieważ praca zdalna szturmem podbija świat, firmy i organizacje non-profit polegają na radzie dyrektorów, aby stawić czoła takim wyzwaniom, jak również podejmować kluczowe decyzje, generować wsparcie społeczności i tworzyć plany strategiczne.

Cele te muszą zostać osiągnięte, nawet jeśli spotkania osobiste nie są bezpieczne lub niewykonalne. Historycznie spotkania zarządu odbywały się w sali konferencyjnej o trafnej nazwie, ale jak większość wydarzeń w tym roku, stały się wirtualne.

Co to jest wirtualne spotkanie zarządu?

Wirtualne spotkanie zarządu odbywa się online za pomocą oprogramowania do wideokonferencji. Chociaż każdy rodzaj wirtualnego spotkania może borykać się z trudnościami technicznymi, wyzwaniami związanymi z zaangażowaniem uczestników i brakiem wydajności, na wirtualnych spotkaniach zarządu można zrobić tyle samo, ile można osobiście.

Poniższy przewodnik przybliży tajniki wirtualnego spotkania zarządu, zaoferuje strategie maksymalizacji wpływu i odpowie na pytania, w tym:

• Kto powinien prowadzić wirtualne spotkanie zarządu?
• Jakie są zalety i wady wirtualnych spotkań zarządu?
• Jak przeprowadzić efektywne spotkanie wirtualnego zarządu?
• Jak angażujesz członków zarządu poprzez zdalną platformę?
• Jak najlepiej udokumentować spotkanie wirtualnego zarządu?

Kto powinien prowadzić wirtualne spotkanie zarządu?

Cyfrowe spotkania rady są obecnie najlepszym wyborem dla każdej rady, która musi się spotkać, przestrzegając wytycznych dotyczących dystansu społecznego.

Mogą być prowadzone przez dowolną firmę, stowarzyszenie lub inną organizację, która musi dostosować się do potrzeb cyfrowego miejsca pracy, ale ten przewodnik będzie odnosić się konkretnie do potrzeb zarządów organizacji non-profit.

Zanim zagłębisz się w proces planowania następnego wirtualnego spotkania rady, upewnij się, że postępujesz zgodnie z odpowiednimi protokołami. Przepisy stanowe lub regulaminy Twojej organizacji mogą nakładać ograniczenia na to, co jest, a co nie jest dozwolone na wirtualnym spotkaniu. Na przykład możesz nie być w stanie przeprowadzić głosowania tak łatwo, jak byś osobiście.

Niektóre regulaminy mogą nawet całkowicie zabronić wirtualnych spotkań. Jeśli tak jest, być może będziesz musiał rozważyć zmianę zasad, aby kontynuować działalność zarządu. Wirtualne spotkania zarządu są szczególnie potrzebne w naszych obecnych czasach, ale jak omówimy później, mogą być przydatne nawet wtedy, gdy istnieje możliwość osobistego spotkania.

Korzyści i wyzwania wirtualnych spotkań zarządu

Chociaż zarówno spotkania osobiste, jak i wirtualne mogą być produktywne i angażujące, istnieją między nimi pewne zasadnicze różnice, które należy wziąć pod uwagę.

Zmiana formatu spotkania prowadzi do zmian w uczestnictwie i zaangażowaniu członków, a także w technologii i bezpieczeństwie. Chociaż niektóre z tych różnic są zdecydowanymi wadami wirtualnych spotkań zarządu, można je łatwo rozwiązać za pomocą odpowiednich narzędzi i strategii planowania.

Korzyści z wirtualnych spotkań zarządu

Wirtualne spotkania zarządu stanowią kluczową zaletę umożliwiającą bezpieczne zwoływanie zarządu podczas zdalnego. Ponieważ działalność Twojej organizacji non-profit musi trwać niezależnie od czynników łagodzących, bardzo ważne jest, aby nadal zwracać się o radę i wsparcie do członków zarządu, niezależnie od tego, czy jesteś w stanie.

Wirtualne spotkania zarządu oferują kilka głównych korzyści, w tym:

• Zwiększona frekwencja. Ponieważ wirtualne spotkania zarządu eliminują czas podróży, wymagają mniej zaangażowania czasowego. Z kolei członkowie są znacznie bardziej skłonni zarezerwować czas na spotkanie w ramach napiętego harmonogramu. Nie ma potrzeby jeździć do miejsca spotkania na uboczu.
• Większa różnorodność członków zarządu . Spotkanie wirtualne pozwala zaprosić do służby większą liczbę członków zarządu. Możesz otworzyć szansę na znacznie szerszy obszar geograficzny, niż byłoby to możliwe w przypadku osobistego spotkania, umożliwiając uczestnictwo osobom o różnych perspektywach. Ponadto wirtualne spotkania zarządu mają zwiększoną dostępność dla członków, którzy mogą polegać na technologii wspomagającej, aby uczestniczyć.
• Ulepszone zarządzanie. Wirtualne spotkanie rady może być prostsze do zaplanowania i przeprowadzenia, zwłaszcza dzięki narzędziom do zarządzania radą, które pozwalają radzie skoncentrować się na kwestiach związanych z zarządzaniem, które czasami nie przyciągają uwagi, na jaką zasługują. Pomocne jest również posiadanie niezawodnego, bezpiecznego środowiska online do komunikacji między spotkaniami.

Każda z tych zalet wykracza poza okoliczności pandemii, więc nawet gdy wszystko wróci do normy, warto rozważyć wirtualne zorganizowanie wszystkich posiedzeń zarządu.

Wyzwania wirtualnych spotkań zarządu

Niestety zmiany i innowacje mogą mieć wady. Za każdym razem, gdy wprowadzisz coś nowego do organizacji, nieuchronnie pojawią się problemy. Jednak dodatkowa ostrożność i planowanie z wyprzedzeniem może zmniejszyć wpływ tych wyzwań.

Wirtualne spotkania zarządu mogą wiązać się z ryzykiem, w tym:

• Problemy z bezpieczeństwem. Za każdym razem, gdy przesyłasz poufne informacje przez Internet, istnieje niebezpieczeństwo naruszenia danych. Aby zmniejszyć to ryzyko, upewnij się, że Twój zespół jest świadomy odpowiednich środków bezpieczeństwa takich jak poufne informacje finansowe. Wdrożenie bezpiecznego systemu zarządzania dokumentami może jeszcze bardziej zmniejszyć to ryzyko.
• Zmniejszone zaangażowanie. Członkowie zarządu mogą nie być tak chętni do zabierania głosu w środowisku zdalnym, jeśli nie są przyzwyczajeni do formatu cyfrowego. W dalszej części tego artykułu omówimy konkretne strategie angażowania członków podczas spotkania.
• Zależność technologiczna. Wprowadzenie nowego elementu technologii może stworzyć różnorodne przeszkody techniczne i krzywe uczenia się. Ważne jest, aby wybrać przyjazne dla użytkownika opcje konferencji, które sprawią, że zmiana będzie tak płynna, jak to tylko możliwe.

Pamiętaj, aby być świadomym tych potencjalnych pułapek, nawet po podjęciu kroków w celu ich rozwiązania. Dopóki będziesz kontrolować te zagrożenia, będziesz mógł organizować udane (i bezproblemowe) wirtualne spotkania.

Jak przeprowadzić efektywne spotkanie wirtualnego zarządu

W przypadku każdego spotkania zarządu potrzebny jest plan, aby utrzymać produktywność. W przeciwnym razie rozmowa może zejść z toru i zanim się zorientujesz, wyznaczony czas spotkania się skończy, a w programie pozostanie kilka kluczowych decyzji. Albo, co gorsza, jeśli nie korzystasz z agendy, możesz całkowicie pominąć ważne tematy!

Obawy te są równie powszechne podczas spotkań osobistych, ale zdalne połączenie może dodać więcej wyzwań do miksu. Jednak dzięki odpowiednim strategiom i narzędziom wirtualne spotkanie może być tak samo skuteczne, jak spotkanie osobiste.

Wybierz odpowiednią platformę

Najprawdopodobniej Twoje wirtualne spotkanie zarządu odbywa się za pomocą oprogramowania do wideokonferencji. Większość platform ułatwia zorganizowanie spotkania i nagrywanie rozmowy, ale tablica prawdopodobnie ma również inne potrzeby.

Połączenie patchworkowego systemu narzędzi technicznych może ułatwić wirtualne spotkanie, ale otwiera możliwość, że sprawy mogą się zawalić lub zmarnować czas.

Zamiast tego najłatwiejszym sposobem na upewnienie się, że masz platformę, która spełnia wszystkie Twoje potrzeby, jest wdrożenie dedykowanego oprogramowania płytowego. Utrzymywanie komunikacji, dokumentów, informacji o spotkaniu, a nawet samego spotkania w jednym scentralizowanym miejscu może pomóc wszystkim zachować porządek i wydajność.

Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem specjalistycznego oprogramowania tablicy, warto poszukać takich funkcji, jak narzędzia do wideokonferencji, system zarządzania dokumentami, opcje planowania i komunikacji. Musisz również upewnić się, że wybrana platforma jest zgodna z dowolnymi popularnymi narzędziami innych firm, na których polegają Twoi członkowie.

Ustal plan z wyprzedzeniem

Ustalenie harmonogramu posiedzenia zarządu z wyprzedzeniem jest jednym z najlepszych sposobów zapewnienia pomyślnego przebiegu spotkania. W końcu sprawy nie mogą pójść zgodnie z planem, jeśli nie zaczniesz od planu.

Postaraj się wysłać agendę na około tydzień przed spotkaniem. Dzięki temu każdy członek zarządu będzie mógł zapoznać się z materiałami, dodać niezbędne informacje i przygotować się z pytaniami i punktami do dyskusji.

Strategicznie zaprojektowany plan spotkania jest czymś więcej niż tylko krótką listą tematów rozmów. Skuteczny program:

• Dołącz cel dla każdego elementu. W przypadku każdego tematu dyskusji zanotuj, czy próbujesz podjąć decyzję, wygenerować pomysły lub udostępnić aktualizację. W ten sposób możesz przejść dalej, gdy tylko osiągniesz pożądany rezultat.
• Postępuj zgodnie z logiczną kolejnością. Możesz uporządkować swój program według ważności, odpowiedzialnego członka zarządu, celu rozmowy lub czegoś innego. Tylko pamiętaj, aby celowo ustawić kolejność.
• Limit długości. Dotyczy to całej agendy, jak również każdego punktu. Nie przeciążaj tematami dyskusji lub ryzykujesz przytłoczenie członków i spotkanie zarządu, które się przeciąga. Co więcej, będziesz chciał uwzględnić limit czasowy dla każdego punktu dyskusji, aby utrzymać sprawność i kontynuować zadanie.

Na spotkaniu osobistym prawdopodobnie wydrukowałbyś i rozprowadziłbyś agendy papierowe. Wirtualny plan spotkania zapewnia dynamiczne możliwości, takie jak bezpośrednie delegowanie zadań i łatwy dostęp do dokumentów, aby jeszcze bardziej usprawnić pracę.

Po opracowaniu dynamicznego planu trzymaj się go! Dobrze przygotowany program nie ma znaczenia, jeśli zostanie odrzucony zaraz po rozpoczęciu spotkania. Chociaż limity czasowe związane z przedmiotami mogą na początku być dostosowaniem dla twojej tablicy, wkrótce wszyscy docenią ich użyteczność w poszanowaniu cennego czasu członków.

Przewiduj i rozwiązuj problemy techniczne

Aby stworzyć produktywne środowisko spotkań, musisz upewnić się, że wirtualne „środowisko” działa prawidłowo i jest przydatne dla wszystkich.

Pamiętaj, aby rozwiązać problemy z oprogramowaniem z wyprzedzeniem, aby spróbować rozwiązać wszelkie problemy poza godzinami spotkania. Obejmuje to testowanie własnej kamery, głośników i mikrofonu oraz zachęcanie członków zarządu do tego samego. Nie chcesz, aby ktoś się zalogował i przegapił ważną aktualizację, ponieważ nic nie słyszy!

Członkom zarządu, którzy nie są tak obeznani z technologią, warto podać szczegółowe instrukcje dotyczące nawiązywania kontaktu i uczestniczenia w dyskusji. Podczas gdy większość oprogramowania do spotkań wirtualnych jest dość intuicyjna, niektórzy członkowie mogą na początku nie znać go lub czuć się z nim niekomfortowo. Postaraj się złagodzić te obawy, korzystając z wielu wskazówek.

Na koniec, dobrym pomysłem może być omówienie najlepszych praktyk dotyczących przestrzegania etykiety z członkami zarządu. Sprawy będą przebiegać sprawniej, jeśli wszyscy zrozumieją kluczowe zasady, w tym:

• Wycisz mikrofon. Miło jest wyciszyć mikrofon, gdy nie mówisz aktywnie. Pomaga to zmniejszyć hałas w tle i ułatwia słyszenie członka zarządu, który ma głos.
• Określ protokół rozmowy. Czy członkowie mogą wskoczyć do rozmowy, gdy mają coś do dodania, czy też powinni postępować zgodnie z procedurą, taką jak podnoszenie ręki, aby zwrócić uwagę grupy? Ustal te zasady z wyprzedzeniem, aby zminimalizować zamieszanie.
• Nie rób wielu zadań jednocześnie. Podczas wirtualnego spotkania łatwo jest pracować nad innymi rzeczami, ale zmniejsz pokusę wielozadaniowości, otwierając tylko okna pulpitu odpowiednie dla danego tematu.
• Być świadomym otoczenia. Chociaż profesjonalne tło nie jest wymagane, powinieneś starać się jak najlepiej wyeliminować elementy rozpraszające uwagę i uporządkować okolicę. Dodatkowo staraj się nie ustawiać się przed oknem, bo światło utrudni Ci zobaczenie!

Te wytyczne dotyczące etykiety zapobiegną wypadnięciu spotkania i stworzą środowisko, w którym każdy czuje się szanowany. Ta uprzejmość pomoże zapewnić członkom zarządu komfort i zaangażowanie w rozmowę.

Jak zaangażować członków zarządu poprzez zdalną platformę

Po miesiącach pracy zdalnej, wirtualnych happy hours i innych rozmowach wideo prawdopodobnie doświadczyłeś niezręcznego doświadczenia cichej rozmowy konferencyjnej. Utrzymanie takiego samego poziomu zdalnego zaangażowania, jakie byłoby naturalne osobiście, może być trudne.

Jednak dzięki bardziej celowym taktykom rozmów i strategiom komunikacji nadal możesz stworzyć atmosferę, w której członkowie zarządu czują się przygotowani i swobodnie uczestnicząc w dyskusjach. Przeanalizujmy kilka możliwości stworzenia wygodnej i produktywnej wirtualnej sali konferencyjnej.

Zachęcaj do tworzenia środowiska współpracy

Idealnie byłoby, gdyby członkowie zarządu od samego początku mogli swobodnie uczestniczyć, a wszystkie twoje rozmowy i sesje burzy mózgów będą tak samo produktywne i żywe, jak zwykle.

Ale jak zapewne wiesz z doświadczenia, nie jest to gwarantowane. Zamiast tego musisz aktywnie promować to samo otwarte środowisko, które miałeś w fizycznej sali konferencyjnej. Przypomnij członkom, że ich perspektywy są mile widziane, nawet jeśli nie zgadzają się z innymi członkami lub kierownictwem. Mówienie o odmiennych opiniach podczas rozmowy wideo może wydawać się nienaturalne, ale ma kluczowe znaczenie dla podejmowania najlepszych decyzji dla Twojej organizacji non-profit.

Chcesz także pielęgnować poczucie zaufania. Na zdalnym spotkaniu członkowie zarządu mogą czuć się mniej skłonni do ujawniania poufnych informacji lub zgłaszania wątpliwości prawnych. Jeśli korzystasz z bezpiecznego oprogramowania do spotkań, możesz zapewnić członków zarządu, że ich myśli są nadal poufne.

Upewnij się, że każdy ma dostęp do niezbędnych informacji i narzędzi

Jedną z potencjalnych przeszkód na drodze do zaangażowania jest infrastruktura spotkań. Jeśli nie zapewniasz łatwego dostępu do odpowiednich dokumentów i narzędzi do zarządzania zarządem, konfigurujesz spotkanie na wypadek niepowodzenia – lub przynajmniej braku uczestnictwa.

Upewnij się, że wszystkie istotne materiały są dostępne dla członków podczas spotkania. Jeśli korzystasz z agendy dynamicznej, łatwo będzie umieścić wszystko w jednym miejscu. Jeśli nie, postaraj się rozesłać dodatkowe dokumenty do sprawdzenia z wyprzedzeniem. Jeśli Ty lub Twoi członkowie musicie czegoś poszukać podczas spotkania, zmarnujecie cenny czas i możecie ryzykować, że członkowie nie będą przygotowani do dyskusji.

Inną opcją jest wdrożenie narzędzi do współpracy zespołowej, takich jak ankiety. Zasoby te zasilą zdrowe środowisko współpracy, które pomoże w realizacji misji Twojej organizacji non-profit.

Regularnie proś członków o informacje zwrotne podczas całego spotkania

W wirtualnym spotkaniu musisz celowo wbudować możliwości interakcji w strukturę spotkania. Bez mowy ciała i społecznych wskazówek podczas rozmowy osobistej strach przed przerywaniem może uniemożliwić niektórym członkom rady zabranie głosu. Aby temu zaradzić, przez cały czas trwania spotkania wyraźnie proś członków zarządu o komentarze i pytania.

Na początku spotkania otwórz dyskusję, wzywając każdego członka zarządu do wzięcia udziału. Pobieżne zapytanie typu: „Czy ktoś ma coś do dodania do agendy?” nie wystarczy – lepiej zadbać o to, aby wszyscy uczestniczyli. W ten sposób promujesz współpracę od samego początku.

Gdy rozmowa jest już w toku, pamiętaj, aby co jakiś czas pauzować, aby poprosić członków o opinie. Ponieważ znacznie trudniej jest wtrącać się w odległe środowisko, najlepiej jest celowo tworzyć te otwory. W przeciwnym razie członkowie mogą zapisać pytania na koniec spotkania i potencjalnie o nich zapomnieć.

Jak najlepiej udokumentować wirtualne spotkanie zarządu

Szczegółowa dokumentacja ma kluczowe znaczenie dla skuteczności wirtualnego spotkania. Dokładne notatki dotyczące punktów dyskusji i kolejnych kroków to najlepszy sposób na prowadzenie owocnej rozmowy.

Ta dokumentacja zapewnia przydatny kontekst dla nieobecnych członków, pomaga przyszłym liderom zarządów podejmować świadome decyzje, a nawet informuje strony zewnętrzne, takie jak agencje regulacyjne. Przejdźmy przez kilka podstawowych kroków, aby uzyskać wystarczającą dokumentację spotkania wirtualnego.

Przygotuj obszerne protokoły ze spotkania

Protokoły są stałą, oficjalną dokumentacją Twojego cyfrowego posiedzenia zarządu. Chociaż są one przydatnym zasobem wewnętrznym, służą również jako dokumentacja prawna, jeśli kiedykolwiek napotkasz komplikacje prawne.

Poniższe sprawdzone metody, które wymagają minut, pomogą zapewnić czytelność, dokładność i kompletność tego rejestru:

• Użyj szablonu. Dzięki temu protokół będzie dobrze sformatowany i spójny od spotkania do spotkania. Aby przyspieszyć ten proces, możesz użyć planu spotkania jako podstawowej struktury.
• Przypisz minutera. Osoba odpowiedzialna za sporządzanie protokołu powinna być wyznaczona z wyprzedzeniem. Zazwyczaj zadanie to należy do obowiązków sekretarza.
• Używaj obiektywnego głosu. Treść protokołu powinna trzymać się twardych faktów i pomijać wszelkie naładowane emocjonalnie opinie.
• Dołącz kluczowe informacje. Dodaj istotne informacje, takie jak czas spotkania, kto był obecny i jakie decyzje zostały podjęte.
• Przeglądaj i bezpiecznie udostępniaj minuty. Sprawdź protokoły i roześlij je swoim członkom za pomocą bezpiecznej platformy, takiej jak oprogramowanie tablicy.

Rozważając, jakie informacje należy zamieścić, osoba zajmująca się minutami powinna dążyć do równowagi między zwięzłymi a dokładnymi. Unikaj dołączania indywidualnych głosów lub opinii członków, nieoficjalnych dyskusji i wszelkich rozmów, które mogą mieć konsekwencje prawne.

Ustal kolejne kroki

Kiedy Twoje wirtualne spotkanie dobiega końca, wszyscy powinni dobrze rozumieć swoje kolejne kroki. W szczególności, jakie działania należy podjąć przed następnym spotkaniem?

Jeśli jakaś pozycja w agendzie ma zadanie uzupełniające, najlepiej przydzielić je od razu. Dzięki dynamicznej agendzie możesz przekazać ją odpowiedniemu członkowi bez utraty rozpędu. Możesz też prowadzić bieżącą listę zadań do wykonania przez całe spotkanie i przypisywać je w ramach działań następczych po spotkaniu. Tak czy inaczej, pamiętaj, aby jasno zdefiniować zadanie i ustalić termin.

Dzięki bezpośredniemu delegowaniu zadań możesz uniknąć niewygodnego scenariusza przybycia na następne spotkanie i uświadomienia sobie, że ważne elementy działań pozostały nieprzypisane i niekompletne.

Wniosek

Zarząd organizacji non-profit jest kluczowym elementem jej sukcesu w inicjatywach pozyskiwania funduszy i wpływie na społeczność. Ponieważ organizacje non-profit nadal działają podczas pandemii i wynikające z niej wytyczne dotyczące dystansu społecznego, wirtualne spotkania pozostaną niezbędne. Nawet bez osobistej sali konferencyjnej, w której można się zebrać, zarząd może nadal organizować ożywione i wywierające wpływ spotkania. Powodzenia!