如何举行引人入胜、影响深远的虚拟董事会会议

随着远程工作席卷全球，企业和非营利组织依靠董事会来克服此类重大挑战，并做出关键决策，获得社区支持并制定战略计划。

即使面对面的会议不安全或不可行，这些目标仍然必须实现。 从历史上看，董事会会议一直在名副其实的董事会会议室举行，但与今年的大多数事情一样，它们已经变成了虚拟的。

什么是虚拟董事会会议？

虚拟董事会会议在视频会议软件的帮助下在线举行。 尽管任何类型的虚拟聚会都可能遇到技术难题、参与参与者的挑战以及效率低下，但您可以在虚拟董事会会议中尽可能多地完成工作。

以下指南将探讨虚拟董事会会议的来龙去脉，提供最大化您的影响力的策略，并回答以下问题：

• 谁应该主持虚拟董事会会议？
• 虚拟董事会会议的优点和缺点是什么？
• 您如何进行高效的虚拟董事会会议？
• 您如何通过远程平台吸引董事会成员？
• 如何最好地记录虚拟董事会会议？

谁应该主持虚拟董事会会议？

数字董事会会议目前是任何需要在遵守社交距离准则的同时开会的董事会的最佳选择。

它们可以由需要适应数字工作场所需求的任何企业、协会或其他组织持有，但本指南将专门针对非营利委员会的需求。

在深入规划下一次虚拟董事会会议之前，请仔细检查您是否遵循了适当的协议。 州法规或您组织自己的章程可能对虚拟会议中允许和不允许的内容进行了限制。 例如，您可能无法像亲自投票那样轻松地进行投票。

一些章程甚至可能完全禁止虚拟会议。 如果是这种情况，您可能需要考虑修改规则以推进董事会业务。 在我们当前的时代，虚拟董事会会议特别必要，但正如我们稍后将介绍的那样，即使可以亲自见面，它们也很有用。

虚拟董事会会议的好处和挑战

虽然面对面会议和虚拟会议都可以富有成效且引人入胜，但应考虑两者之间的一些主要差异。

改变会议形式会导致成员参与和参与以及技术和安全性的变化。 虽然其中一些差异是虚拟董事会会议的明显缺点，但可以通过正确的工具和规划策略轻松解决。

虚拟董事会会议的好处

虚拟董事会会议提供了使您的董事会能够在远程时安全召开会议的关键优势。 由于无论有什么情有可原的因素，您的非营利组织的运营都必须持续下去，因此仍然以您的能力寻求董事会成员的建议和支持至关重要。

虚拟董事会会议提供了几个主要好处，包括：

• 出席人数增加。 由于虚拟董事会会议消除了差旅时间，因此它们需要的时间投入更少。 反过来，成员更有可能在繁忙的日程中为您的会议留出时间。 无需开车前往偏僻的会议地点。
• 更大的董事会成员多样性。 虚拟会议允许您邀请更广泛的董事会成员服务。 与面对面会议相比，您可以向更广泛的地理区域开放机会，使具有不同观点的人能够参与。 此外，虚拟董事会会议增加了可能依赖辅助技术参与的成员的可访问性。
• 改善治理。 虚拟董事会会议可以更简单地计划和执行，尤其是使用董事会管理工具，这使董事会能够专注于有时没有得到应有关注的治理问题。 为会议之间的交流提供可靠、安全的在线环境也很有帮助。

这些优势中的每一个都超出了大流行的情况，因此即使情况恢复正常，也可能值得考虑以虚拟方式召开所有董事会会议。

虚拟董事会会议的挑战

不幸的是，变革和创新可能会带来不利影响。 每当您向组织介绍新事物时，不可避免地会出现问题。 然而，一些额外的谨慎和提前计划可以减少这些挑战的影响。

虚拟董事会会议可能存在风险，包括：

• 安全问题。 每当您通过 Internet 传输机密信息时，都存在数据泄露的危险。 为了降低这种风险，请确保您的团队了解机密财务信息等适当的安全措施。 实施安全的文档管理系统可以帮助进一步降低这种风险。
• 参与度降低。 如果董事会成员不习惯数字格式，他们可能不愿意在远程环境中发言。 我们将在本文后面探讨在整个会议期间参与成员的具体策略。
• 技术依赖。 引入一项新技术会产生各种技术障碍和学习曲线。 选择使切换尽可能无缝的用户友好型会议选项非常重要。

即使您已采取措施解决这些潜在问题，也请务必留意这些潜在问题。 只要您掌握这些风险，您就可以成功举办（并且没有问题）虚拟会议。

如何召开高效的虚拟董事会会议

对于任何董事会会议，您都需要制定计划以保持生产力。 否则，谈话很容易偏离轨道，在你不知不觉中，分配的会议时间将结束，议程上仍留有几个关键决定。 或者更糟的是，如果你没有使用议程，你可能会完全忽略重要的话题！

这些担忧在面对面会议中同样普遍，但远程办公可能会增加更多挑战。 但是，如果采用了正确的策略和工具，虚拟会议可以与面对面会议一样有效。

选择合适的平台

您的虚拟董事会会议很可能是通过视频会议软件进行的。 大多数平台都可以轻松召开会议和记录对话，但您的董事会可能还有其他需求。

拼凑一个由技术工具组成的拼凑系统可以促进您的虚拟会议，但它可能会导致事情出现问题或浪费时间。

相反，确保您拥有满足您所有需求的平台的最简单方法是实施专用板软件。 将通信、文档、会议信息，甚至会议本身放在一个集中的地方，可以帮助每个人保持井井有条和高效。

如果您正在考虑实施专门的董事会软件，您需要寻找包括视频会议工具、文档管理系统、日程安排和通信选项在内的功能。 您还需要确认您选择的平台与您的会员所依赖的任何流行的第三方工具兼容。

提前制定议程

提前制定董事会会议议程是确保会议顺利进行的最佳方式之一。 毕竟，如果你一开始就没有计划，事情就不可能完全按计划进行。

目标是在会议前一周左右发送议程。 这将使每位董事会成员都有机会查看材料，添加必要的信息，并准备好问题和谈话要点。

在战略性设计时，会议议程不仅仅是一个快速的对话主题列表。 有效的议程将：

• 包括每个项目的目标。 对于每个讨论主题，请注意您是否正在尝试做出决定、产生想法或分享更新。 这样，您可以在达到所需结果后立即继续前进。
• 遵循逻辑顺序。 您可以按照重要性、负责的董事会成员、对话目标或其他内容来组织您的议程。 请务必故意设置订单。
• 限制长度。 这适用于整个议程以及每个项目。 不要过度讨论讨论主题，否则您会冒着压倒成员和拖延董事会会议的风险。 此外，您需要为每个讨论点设置一个时间限制，以使事情保持进展并按时完成任务。

在面对面的会议上，您可能会打印和分发纸质议程。 虚拟会议议程允许动态功能，如内联任务委派和轻松访问文档，以使事情更加高效。

一旦你制定了一个动态的议程，坚持下去！ 如果会议一开始就被搁置，那么精心准备的议程就毫无意义。 虽然项目特定的时间限制起初可能是对您的董事会的调整，但很快每个人都会意识到它们对于尊重成员的宝贵时间是多么有用。

预测和解决技术问题

要创建高效的会议环境，您必须确保虚拟“环境”正常运行并对每个人都有用。

请务必提前对您的软件进行故障排除，以尝试解决会议时间以外的任何问题。 这包括测试您自己的摄像头、扬声器和麦克风，并鼓励您的董事会成员也这样做。 您不希望有人登录并错过重要更新，因为他们什么都听不见！

对于不太精通技术的董事会成员，您需要提供有关建立联系和参与讨论的详细说明。 虽然大多数虚拟会议软件都相当直观，但有些成员一开始可能仍然不熟悉或不舒服。 尽你最大的努力通过大量的指导来缓解这些担忧。

最后，与董事会成员讨论会议礼仪的最佳做法可能是一个好主意。 如果每个人都了解以下关键原则，事情就会更加顺利：

• 将麦克风静音。 当您不主动讲话时，将麦克风静音是一种礼貌。 这有助于减少背景噪音，并更容易听到发言的董事会成员的声音。
• 确定对话协议。 是否允许成员在有要补充的时候加入对话，或者他们是否应该遵循举手之类的程序来引起小组的注意？ 提前制定这些规则，以尽量减少混乱。
• 不要多任务。 虽然在虚拟会议期间处理其他事情很容易，但通过仅打开与手头主题相关的桌面窗口来减少多任务处理的诱惑。
• 注意你的周围环境。 虽然不需要专业背景，但您应该尽力消除干扰并整理您周围的区域。 此外，尽量不要把自己放在窗前，否则光线会让人很难看到你！

这些礼仪指南将防止会议偏离轨道，并创造一个让每个人都感到受到尊重的环境。 这种礼貌将有助于让董事会成员保持舒适并参与对话。

如何通过远程平台吸引董事会成员

经过数月的远程工作、虚拟欢乐时光和其他视频通话，您可能已经经历过无声电话会议的尴尬体验。 可能很难培养与面对面自然相同水平的远程参与。

但是，通过更多有意识的对话策略和沟通策略，您仍然可以营造一种氛围，让董事会成员感到有准备并且可以轻松地参与讨论。 让我们通过几个机会来建立一个舒适且高效的虚拟会议室。

鼓励合作的环境

理想情况下，您的董事会成员会从一开始就乐于参与，您的所有对话和头脑风暴会议都将像往常一样富有成效和活跃。

但正如您可能从经验中知道的那样，这并不能保证。 相反，您必须积极促进与实体会议室相同的开放环境。 提醒您的成员，他们的观点是受欢迎的，即使他们不同意其他成员或领导。 在视频通话中表达不同意见可能会让人感觉不自然，但这对于为您的非营利组织做出最佳决策至关重要。

你还想培养一种信任感。 在远程会议中，董事会成员可能不愿意披露敏感信息或表达法律问题。 如果您使用安全会议软件，您可以向董事会成员保证他们的想法仍然是保密的。

确保每个人都可以访问必要的信息和工具

参与的一个潜在障碍是您的会议基础设施。 如果您不能方便地访问正确的文档和董事会管理工具，那么您就是在将会议设置为失败——或者至少是因为缺乏参与。

确保在会议期间向成员提供所有相关材料。 如果您使用的是动态议程，则很容易将所有内容都包含在一个地方。 如果没有，请尽量分发其他文件以提前查看。 如果您或您的成员必须在会议期间搜索某些内容，您将浪费宝贵的时间，并且可能会冒成员没有准备好讨论的风险。

另一种选择是实施团队协作工具，例如投票。 这些资源将促进健康的协作环境，有助于推动您的非营利组织的使命向前发展。

在整个会议期间定期征求成员的反馈

在虚拟会议中，您必须有意识地在会议结构中构建互动机会。 如果没有面对面谈话的肢体语言和社交线索，害怕被打断可能会阻止一些董事会成员发言。 为了帮助解决这个问题，请在整个会议期间明确征求董事会成员的意见和问题。

在会议开始时，通过呼吁每位董事会成员参与来开启讨论。 一个粗略的询问，例如“有人要添加到议程中吗？” 还不够——最好确保每个人都参与。 这样，您从一开始就促进协作。

一旦对话开始，一定要经常停下来征求成员的反馈。 由于在远程环境中插入要困难得多，因此最好有目的地创建这些开口。 否则，成员可能会在会议结束时保留问题并可能忘记它们。

如何最好地记录虚拟董事会会议

详细的文档对于您的虚拟会议的有效性至关重要。 对讨论点和后续步骤的详尽说明是推进富有成效的对话的最佳方式。

该文档为缺席成员提供了有用的背景信息，帮助未来的董事会领导人做出明智的决定，甚至通知监管机构等外部各方。 让我们通过几个主要步骤来获得足够的虚拟会议文档。

做全面的会议纪要

会议记录是您的数字董事会会议的永久正式文件。 虽然它们是有用的内部资源，但如果您遇到法律纠纷，它们也可以作为法律记录。

以下记录最佳实践将有助于确保此记录清晰、准确和完整：

• 使用模板。 这将确保会议记录格式正确且在会议之间保持一致。 要快速启动此过程，您可以使用会议议程作为基本结构。
• 指定一名记录员。 负责记录的人员应事先指定。 通常，此任务属于秘书的职责。
• 使用客观的声音。 会议纪要的内容应坚持确凿的事实，不包含任何情绪化的意见。
• 包括关键细节。 添加相关信息，例如会议何时举行、谁出席了会议以及做出了哪些决定。
• 查看并安全地共享会议记录。 使用安全平台（例如您的董事会软件）校对会议记录并分发给您的会员。

在考虑要包含哪些信息时，您的记录员应该力求在简洁和彻底之间取得平衡。 避免包括成员的个人投票或意见、非公开讨论以及任何可能产生法律后果的对话。

建立明确的后续步骤

当您的虚拟会议接近尾声时，每个人都应该清楚地了解他们接下来的步骤。 具体来说，在下次会议之前需要采取哪些行动？

如果议程上的任何项目有后续任务，最好当场分配。 通过动态议程，您可以将其委派给适当的成员，而不会失去动力。 或者，您可以在整个会议期间保留一份待办事项的运行列表，并在会议后的跟进中分配它们。 无论哪种方式，请务必明确定义任务并确定截止日期。

使用直接任务委派，您可以避免在下一次会议上发现重要的行动项目没有分配和不完整的尴尬场景。

结论

非营利组织的董事会是其在筹款活动和社区影响方面取得成功的关键组成部分。 随着非营利组织在大流行和由此产生的社会疏离准则期间继续运作，虚拟会议将仍然必不可少。 即使没有面对面的董事会会议室，您的董事会仍然可以举行生动而有影响力的会议。 祝你好运！