Come tenere riunioni del consiglio virtuale coinvolgenti e ad alto impatto

Con il lavoro a distanza che sta conquistando il mondo, le aziende e le organizzazioni non profit fanno affidamento su un consiglio di amministrazione per superare grandi sfide come queste, oltre a prendere decisioni chiave, generare supporto per la comunità e elaborare piani strategici.

Questi obiettivi devono comunque essere raggiunti, anche quando gli incontri di persona non sono sicuri o fattibili. Storicamente, le riunioni del consiglio si sono svolte nella sala del consiglio giustamente chiamata, ma come la maggior parte delle cose quest'anno, sono diventate virtuali.

Che cos'è una riunione del consiglio virtuale?

Una riunione del consiglio virtuale si tiene online con l'aiuto di un software di videoconferenza. Sebbene qualsiasi tipo di riunione virtuale possa incontrare difficoltà tecniche, sfide con partecipanti coinvolgenti e mancanza di efficienza, è possibile ottenere quanto più possibile nelle riunioni del consiglio virtuale di persona.

La seguente guida esplorerà i dettagli di una riunione del consiglio virtuale, offrirà strategie per massimizzare il tuo impatto e risponderà a domande tra cui:

• Chi dovrebbe ospitare una riunione del consiglio virtuale?
• Quali sono i vantaggi e gli svantaggi delle riunioni del consiglio virtuale?
• Come si esegue una riunione del consiglio virtuale efficiente?
• Come coinvolgi i membri del consiglio attraverso una piattaforma remota?
• Come puoi documentare al meglio una riunione del consiglio virtuale?

Chi dovrebbe ospitare una riunione del consiglio virtuale?

Le riunioni del consiglio digitale sono attualmente la scelta migliore per qualsiasi consiglio che deve incontrarsi rispettando le linee guida sul distanziamento sociale.

Possono essere detenuti da qualsiasi azienda, associazione o altra organizzazione che deve adattarsi alle esigenze di un ambiente di lavoro digitale, ma questa guida parlerà specificamente delle esigenze dei consigli di amministrazione senza scopo di lucro.

Prima di tuffarti nel processo di pianificazione per la tua prossima riunione del consiglio virtuale, ricontrolla di seguire i protocolli appropriati. Le normative statali o lo statuto della tua organizzazione potrebbero avere restrizioni in atto per ciò che è consentito e non è consentito in una riunione virtuale. Ad esempio, potresti non essere in grado di votare facilmente come faresti di persona.

Alcuni regolamenti possono persino vietare completamente le riunioni virtuali. In tal caso, potrebbe essere necessario prendere in considerazione la modifica delle regole per andare avanti con le attività del consiglio di amministrazione. Le riunioni del consiglio virtuale sono particolarmente necessarie durante i nostri tempi, ma come tratteremo in seguito, possono essere utili anche quando è possibile incontrarsi di persona.

Vantaggi e sfide delle riunioni del consiglio virtuale

Sebbene sia le riunioni di persona che quelle virtuali possano essere produttive e coinvolgenti, ci sono alcune importanti differenze tra i due che dovrebbero essere considerate.

La modifica del formato della riunione comporta cambiamenti nella partecipazione e nel coinvolgimento dei membri, nonché nella tecnologia e nella sicurezza. Sebbene alcune di queste differenze siano evidenti svantaggi delle riunioni del consiglio virtuale, possono essere facilmente affrontate con gli strumenti e le strategie di pianificazione giusti.

Vantaggi delle riunioni del consiglio virtuale

Le riunioni del consiglio virtuale presentano il vantaggio principale di consentire al consiglio di riunirsi in sicurezza mentre è remoto. Dal momento che le operazioni della tua organizzazione non profit devono persistere indipendentemente dai fattori attenuanti, è fondamentale sollecitare comunque il consiglio e il supporto dei membri del tuo consiglio a qualunque titolo tu possa.

Le riunioni del consiglio virtuale offrono numerosi vantaggi importanti, tra cui:

• Aumento delle presenze. Poiché le riunioni del consiglio virtuale eliminano il tempo di viaggio, richiedono meno impegno in termini di tempo. A loro volta, è molto più probabile che i membri mettano da parte del tempo per la tua riunione nei loro impegni. Non è necessario guidare verso un luogo di incontro fuori mano.
• Maggiore diversità dei membri del consiglio . Una riunione virtuale ti consente di invitare una più ampia varietà di membri del consiglio a servire. Puoi aprire l'opportunità a un'area geografica molto più ampia di quella che sarebbe possibile con un incontro di persona, consentendo a persone con prospettive diverse di partecipare. Inoltre, le riunioni del consiglio virtuale hanno una maggiore accessibilità per i membri che possono fare affidamento sulla tecnologia assistiva per partecipare.
• Governo migliorato. Una riunione del consiglio virtuale può essere più semplice da pianificare ed eseguire, soprattutto con gli strumenti di gestione del consiglio, che consentono al consiglio di concentrarsi su questioni di governance che a volte non ottengono l'attenzione che meritano. È anche utile disporre di un ambiente online affidabile e sicuro per la comunicazione tra le riunioni.

Ognuno di questi vantaggi va oltre le circostanze della pandemia, quindi anche una volta che le cose saranno tornate alla normalità, potrebbe valere la pena considerare di tenere virtualmente tutte le riunioni del consiglio.

Le sfide delle riunioni del consiglio virtuale

Sfortunatamente, il cambiamento e l'innovazione possono avere degli aspetti negativi. Ogni volta che si introduce qualcosa di nuovo in un'organizzazione, sorgono inevitabilmente dei problemi. Tuttavia, un po' di cautela in più e una pianificazione anticipata possono ridurre l'impatto di queste sfide.

Le riunioni del consiglio virtuale possono comportare rischi, tra cui:

• Problemi di sicurezza. Ogni volta che trasmetti informazioni riservate su Internet, c'è il pericolo di una violazione dei dati. Per ridurre questo rischio, assicurati che il tuo team sia a conoscenza delle misure di sicurezza appropriate per cose come le informazioni finanziarie riservate. L'implementazione di un sistema di gestione dei documenti sicuro può aiutare a mitigare ulteriormente questo rischio.
• Impegno ridotto. I membri del consiglio potrebbero non essere così disposti a parlare in un ambiente remoto se non sono abituati al formato digitale. Esploreremo strategie specifiche per coinvolgere i membri durante la riunione più avanti in questo articolo.
• Affidamento tecnologico. L'introduzione di un nuovo pezzo di tecnologia può creare una varietà di ostacoli tecnici e curve di apprendimento. È importante scegliere opzioni di conferenza intuitive che rendano il passaggio il più semplice possibile.

Assicurati di essere consapevole di queste potenziali insidie ​​anche dopo aver adottato misure per affrontarle. Finché rimani al passo con questi rischi, sarai in grado di ospitare riunioni virtuali di successo (e senza problemi).

Come gestire una riunione del consiglio virtuale efficiente

Con qualsiasi riunione del consiglio di amministrazione, è necessario disporre di un piano per mantenere la produttività. Altrimenti, può essere facile che la conversazione vada fuori strada e, prima che tu te ne accorga, il tempo assegnato per la riunione sarà terminato con diverse decisioni chiave ancora all'ordine del giorno. O peggio, se non stavi utilizzando un'agenda, potresti omettere completamente argomenti importanti!

Queste preoccupazioni sono altrettanto prevalenti in una riunione di persona, ma andare a distanza può aggiungere ulteriori sfide al mix. Tuttavia, con le giuste strategie e gli strumenti in atto, una riunione virtuale può essere altrettanto efficace di una riunione di persona.

Scegli la piattaforma giusta

Molto probabilmente, la tua riunione del consiglio virtuale si sta svolgendo tramite un software di videoconferenza. La maggior parte delle piattaforme semplifica l'organizzazione di una riunione e la registrazione della conversazione, ma è probabile che la tua bacheca abbia anche altre esigenze.

Mettere insieme un sistema patchwork di strumenti tecnologici può facilitare la tua riunione virtuale, ma apre la possibilità che le cose possano fallire o perdere tempo.

Invece, il modo più semplice per assicurarti di avere una piattaforma che soddisfi tutte le tue esigenze è implementare un software di bordo dedicato. Mantenere le comunicazioni, i documenti, le informazioni sulla riunione e persino la riunione stessa in un unico luogo centralizzato può aiutare tutti a rimanere organizzati ed efficienti.

Se stai pensando di implementare un software di bordo specializzato, ti consigliamo di cercare funzionalità tra cui strumenti di videoconferenza, un sistema di gestione dei documenti, pianificazione e opzioni di comunicazione. Dovrai anche confermare che la piattaforma scelta è compatibile con qualsiasi popolare strumento di terze parti su cui fanno affidamento i tuoi membri.

Stabilisci un'agenda in anticipo

Stabilire in anticipo l'agenda della riunione del consiglio è uno dei modi migliori per garantire che la riunione si svolga correttamente. Dopotutto, le cose non possono andare esattamente come previsto se non inizi con un piano in primo luogo.

Cercare di inviare l'ordine del giorno circa una settimana prima della riunione. Ciò darà a ciascun membro del consiglio la possibilità di rivedere i materiali, aggiungere le informazioni necessarie e venire preparato con domande e spunti di discussione.

Se progettata strategicamente, un'agenda di una riunione è più di un semplice elenco di argomenti di conversazione. Un'agenda efficace:

• Includi un obiettivo per ogni elemento. Per ogni argomento di discussione, annota se stai cercando di prendere una decisione, generare idee o condividere un aggiornamento. In questo modo, puoi andare avanti non appena raggiungi il risultato desiderato.
• Segui un ordine logico. Puoi organizzare la tua agenda per ordine di importanza, il membro del consiglio responsabile, l'obiettivo della conversazione o qualcos'altro. Assicurati solo di impostare l'ordine intenzionalmente.
• Limita la lunghezza. Questo vale per l'intero ordine del giorno così come per ogni punto. Non sovraccaricare gli argomenti di discussione, o rischi di sovraccaricare i membri e avere una riunione del consiglio che si trascina. Inoltre, ti consigliamo di includere un limite di tempo per ogni punto di discussione per mantenere le cose in movimento e in attività.

In una riunione di persona, probabilmente stamperesti e distribuirai ordini del giorno cartacei. Un'agenda virtuale per riunioni consente funzionalità dinamiche come la delega di attività in linea e un facile accesso ai documenti per rendere le cose ancora più efficienti.

Una volta che hai sviluppato un'agenda dinamica, attieniti ad essa! Un'agenda ben preparata non ha senso se viene messa da parte non appena inizia la riunione. Sebbene all'inizio i limiti di tempo specifici per articolo possano essere un adeguamento per la tua bacheca, presto tutti apprezzeranno quanto siano utili per rispettare il tempo prezioso dei membri.

Anticipare e affrontare problemi tecnici

Per creare un ambiente di riunione produttivo, è necessario assicurarsi che l'"ambiente" virtuale funzioni correttamente e sia utile a tutti.

Assicurati di risolvere i problemi del tuo software in anticipo per provare a risolvere eventuali problemi al di fuori dell'orario della riunione. Ciò include testare la fotocamera, gli altoparlanti e il microfono e incoraggiare i membri del consiglio a fare lo stesso. Non vuoi che qualcuno acceda e perda un aggiornamento importante perché non può sentire nulla!

Per i membri del consiglio che non sono così esperti di tecnologia, ti consigliamo di fornire istruzioni dettagliate per connettersi e partecipare alla discussione. Sebbene la maggior parte dei software per riunioni virtuali sia abbastanza intuitiva, all'inizio alcuni membri potrebbero ancora non aver familiarità o sentirsi a disagio. Fai del tuo meglio per alleviare queste preoccupazioni con un sacco di guida.

Infine, potrebbe essere una buona idea discutere le migliori pratiche per l'etichetta di riunione con i membri del consiglio. Le cose andranno più agevolmente se tutti comprendono i principi chiave, tra cui:

• Disattiva il microfono. È educato disattivare il microfono quando non stai parlando attivamente. Questo aiuta a ridurre il rumore di fondo e facilita l'ascolto del membro del consiglio che ha la parola.
• Determina il protocollo di conversazione. I membri possono entrare nella conversazione quando hanno un punto da aggiungere o dovrebbero seguire una procedura come alzare la mano per attirare l'attenzione del gruppo? Stabilire queste regole in anticipo per ridurre al minimo la confusione.
• Non multitasking. Sebbene sia facile lavorare su altre cose durante una riunione virtuale, riduci la tentazione del multitasking aprendo solo le finestre del desktop rilevanti per l'argomento in questione.
• Sii consapevole di ciò che ti circonda. Anche se uno sfondo professionale non è un requisito, dovresti fare del tuo meglio per eliminare le distrazioni e riordinare l'area intorno a te. Inoltre, cerca di non posizionarti davanti a una finestra, o la luce renderà difficile vederti!

Queste linee guida sull'etichetta impediranno all'incontro di andare fuori strada e creeranno un ambiente in cui tutti si sentono rispettati. Questa cortesia aiuterà a mantenere i membri del consiglio a proprio agio e coinvolti nella conversazione.

Come coinvolgere i membri del consiglio attraverso una piattaforma remota

Dopo mesi di lavoro a distanza, happy hour virtuali e altre videochiamate, probabilmente hai vissuto l'esperienza imbarazzante di una chiamata in conferenza silenziosa. Può essere difficile promuovere lo stesso livello di coinvolgimento a distanza che sarebbe naturale di persona.

Tuttavia, con tattiche di conversazione e strategie di comunicazione più intenzionali, puoi comunque creare un'atmosfera in cui i membri del consiglio si sentano preparati e a proprio agio nel partecipare alle discussioni. Esaminiamo alcune opportunità per creare una sala riunioni virtuale confortevole e produttiva.

Incoraggiare un ambiente di collaborazione

Idealmente, i membri del tuo consiglio si sentiranno a proprio agio nel partecipare sin dall'inizio e tutte le tue conversazioni e sessioni di brainstorming saranno produttive e vivaci come al solito.

Ma come probabilmente saprai per esperienza, questo non è garantito. Invece, devi promuovere attivamente lo stesso ambiente aperto che avevi nella sala del consiglio fisica. Ricorda ai tuoi membri che le loro prospettive sono benvenute, anche se non sono d'accordo con gli altri membri o con la dirigenza. Parlare di opinioni dissenzienti in una videochiamata può sembrare innaturale, ma è fondamentale per prendere le migliori decisioni possibili per la tua organizzazione non profit.

Vuoi anche coltivare un sentimento di fiducia. In una riunione a distanza, i membri del consiglio potrebbero sentirsi meno disposti a divulgare informazioni riservate o a esprimere un problema legale. Se utilizzi un software per riunioni sicure, puoi assicurare ai membri del consiglio che i loro pensieri sono ancora riservati.

Garantire che tutti abbiano accesso alle informazioni e agli strumenti necessari

Un potenziale ostacolo al coinvolgimento è la tua infrastruttura per le riunioni. Se non fornisci un facile accesso ai documenti e agli strumenti di gestione del consiglio giusti, stai preparando la riunione per un fallimento, o almeno per una mancanza di partecipazione.

Assicurarsi che tutto il materiale rilevante sia a disposizione dei membri durante la riunione. Se stai utilizzando un'agenda dinamica, sarà facile includere tutto in un unico posto. In caso contrario, fai del tuo meglio per distribuire documenti aggiuntivi da rivedere in anticipo. Se tu o i tuoi membri dovete cercare qualcosa durante la riunione, perderete tempo prezioso e potreste rischiare che i membri non siano preparati per la discussione.

Un'altra opzione è implementare strumenti di collaborazione in team, come il polling. Queste risorse alimenteranno un sano ambiente di collaborazione che aiuterà a portare avanti la missione della tua organizzazione non profit.

Richiedere regolarmente feedback ai membri durante la riunione

In una riunione virtuale, è necessario creare intenzionalmente opportunità di interazione nella struttura della riunione. Senza il linguaggio del corpo e i segnali sociali di una conversazione di persona, la paura di interrompere può impedire ad alcuni membri del consiglio di parlare. Per aiutare a combattere questo, chiedi esplicitamente commenti e domande ai membri del consiglio per tutta la durata della riunione.

All'inizio della riunione, aprire la discussione invitando ogni membro del consiglio a partecipare. Una domanda superficiale del tipo: "Qualcuno ha qualcosa da aggiungere all'ordine del giorno?" non è abbastanza, è meglio assicurarsi che tutti partecipino. In questo modo, promuovi la collaborazione fin dall'inizio.

Una volta che la conversazione è in corso, assicurati di mettere in pausa ogni tanto per sollecitare feedback dai membri. Dal momento che è molto più difficile intervenire in un ambiente remoto, è meglio creare di proposito queste aperture. In caso contrario, i membri potrebbero salvare le domande per la fine della riunione e potenzialmente dimenticarle.

Come documentare al meglio una riunione del consiglio virtuale

Una documentazione dettagliata è fondamentale per l'efficacia della tua riunione virtuale. Appunti approfonditi sui punti di discussione e sui passaggi successivi sono il modo migliore per portare avanti una conversazione produttiva.

Questa documentazione fornisce un contesto utile ai membri assenti, aiuta i futuri dirigenti del consiglio a prendere decisioni informate e informa anche le parti esterne come le agenzie di regolamentazione. Esaminiamo un paio di passaggi principali per una documentazione sufficiente della riunione virtuale.

Prendi un verbale di riunione completo

I verbali sono la documentazione ufficiale permanente della riunione del consiglio di amministrazione digitale. Sebbene siano un'utile risorsa interna, servono anche come documentazione legale in caso di complicazioni legali.

Le seguenti best practice per la registrazione dei minuti contribuiranno a garantire che questo record sia chiaro, accurato e completo:

• Usa un modello. Ciò garantirà che i verbali siano ben formattati e coerenti da una riunione all'altra. Per avviare rapidamente questo processo, puoi utilizzare l'agenda della riunione come struttura di base.
• Assegna un verbalizzatore. La persona responsabile della verbalizzazione deve essere nominata preventivamente. Tipicamente, questo compito rientra nelle responsabilità del segretario.
• Usa una voce obiettiva. Il contenuto del verbale dovrebbe attenersi ai fatti concreti e tralasciare qualsiasi opinione emotivamente carica.
• Includi dettagli chiave. Aggiungi informazioni pertinenti come quando si è svolta la riunione, chi era presente e quali decisioni sono state prese.
• Rivedi e condividi i minuti in modo sicuro. Correggi i verbali e distribuiscili ai tuoi membri utilizzando una piattaforma sicura, come il software della tua scheda.

Quando consideri quali informazioni includere, il tuo verbalizzatore dovrebbe mirare a un equilibrio tra conciso e completo. Evita di includere i voti o le opinioni individuali dei membri, discussioni riservate e qualsiasi conversazione che potrebbe avere ramificazioni legali.

Stabilisci chiari passi successivi

Quando la tua riunione virtuale volge al termine, tutti dovrebbero avere una chiara comprensione dei loro prossimi passi. Nello specifico, quali azioni devono essere intraprese prima del prossimo incontro?

Se un punto all'ordine del giorno ha un'attività di follow-up, è meglio assegnarlo subito e lì. Con un'agenda dinamica, puoi delegarla al membro appropriato senza perdere slancio. In alternativa, puoi mantenere un elenco di cose da fare durante la riunione e assegnarle nel follow-up successivo alla riunione. In ogni caso, assicurati di definire chiaramente l'attività e di determinare una scadenza.

Con la delega diretta delle attività, è possibile evitare lo scenario scomodo di arrivare alla riunione successiva e rendersi conto che le azioni importanti sono state lasciate non assegnate e incomplete.

Conclusione

Il consiglio di un'organizzazione no profit è una componente chiave del suo successo nelle iniziative di raccolta fondi e nell'impatto sulla comunità. Poiché le organizzazioni non profit continuano a operare durante la pandemia e le conseguenti linee guida sul distanziamento sociale, le riunioni virtuali rimarranno essenziali. Anche senza una sala riunioni di persona in cui riunirsi, il consiglio può comunque tenere riunioni vivaci e di grande impatto. Buona fortuna!