Use estes modelos de mensagem de ausência temporária para a resposta automática perfeita

Você sabia que férias bem merecidas podem melhorar a produtividade no local de trabalho em 80%?

Fazer uma pausa no trabalho é tão importante para o seu negócio quanto para a sua saúde mental. Mas com mensagens e chamadas 'urgentes' chegando 24 horas por dia, desligar nunca foi tão difícil.

É um limite em que todos deveriam trabalhar. Como você pode esperar relaxar e descontrair se seu cérebro ainda está trabalhando?

Use uma mensagem de ausência temporária para fazer o trabalho para você, assegurando aos outros que você recebeu a mensagem deles e retornará a eles quando retornar.

Se você trabalha com várias partes interessadas, criar a mensagem certa pode ser difícil.

Passe cinco minutos com um de nossos modelos e você comunicará as informações necessárias em uma mensagem de ausência temporária concisa e eficaz.

O que é uma mensagem de ausência temporária?

Uma mensagem de ausência temporária é uma resposta automática aos e-mails e textos recebidos que permite ao remetente saber que você está ausente do trabalho, quanto tempo ficará ausente e que recebeu a mensagem.

Uma das coisas mais importantes que uma mensagem de ausência temporária inclui é um contato alternativo para aqueles que tentam entrar em contato com você.

Fornecer o endereço de e-mail ou número de telefone de um colega oferece uma alternativa para assuntos urgentes. Se for uma emergência real, seu colega poderá entrar em contato com você quando estiver de férias.

Em última análise, uma mensagem de ausência temporária deve ser curta, educada e fornecer as informações necessárias para tranquilizar aqueles que tentam entrar em contato com você de que você receberá a mensagem quando retornar.

Por que as mensagens de ausência temporária são importantes?

Definir uma mensagem de ausência temporária é importante para seus contatos comerciais e seu bem-estar.

Se você tirou algum tempo para recarregar, você merece esse tempo sem clientes, clientes ou colegas tentando entrar em contato com você a qualquer hora. Deixá-los saber que você está ausente é uma ótima maneira de minimizar isso.

Para aqueles que chegam, é melhor responder o mais rápido possível, ninguém gosta de ficar esperando.

Quando as pessoas sabem que você está ausente, é mais provável que procurem outras fontes de informação. Isso economizará muitos e-mails desnecessários enviados a você e tornará seu retorno ao trabalho muito mais fácil.

Como escrever uma mensagem de ausência temporária eficaz

Os funcionários geralmente se sentem pressionados a escrever uma mensagem original de ausência do escritório. Isso pode significar um GIF de pinguins durante as férias ou um gato tomando sol quando um contato está nas férias de verão.

Depende de você o quão formal ou informal você gostaria de ser, mas lembre-se das dicas a seguir para garantir que sua mensagem de ausência temporária ofereça todas as informações necessárias.

O que sua mensagem de ausência temporária deve incluir?

Por mais que tentemos, não podemos chamar um GIF de uma necessidade. O resto desses pontos são, então certifique-se de incluí-los.

1. Reconhecer o remetente

Assim como qualquer cadeia de mensagens, você deve manter a polidez. Seja um simples 'Olá' ou 'Obrigado pela sua mensagem', depende de você. É bom que o remetente seja reconhecido antes de você começar a tomar banho de sol nas Bahamas.

2. Avise-os quando você retornará

Informe a data do seu retorno ao escritório. Isso permitirá que os contatos saibam quando podem entrar em contato novamente e fornecer uma estimativa aproximada de quando esperar uma resposta.

3. Forneça um contato alternativo

É inevitável que alguns e-mails não possam esperar pelo seu retorno. Também é inevitável que algumas pessoas acreditem que isso seja verdade, mesmo quando não é. Para as mensagens recebidas, é melhor deixar as informações de contato do colega que está assumindo suas responsabilidades enquanto você estiver ausente.

Depois de escrever as informações necessárias, certifique-se de revisá-las e verifique três vezes se configurou a mensagem corretamente.

Os funcionários geralmente reutilizam as mesmas respostas automáticas, o que pode significar que as datas e os contatos alternativos não são alterados. Evite a confusão dando uma olhada.

O que sua mensagem de ausência temporária deve evitar?

Algumas coisas são melhor não ditas. Veja o que recomendamos evitar em sua mensagem de ausência temporária.

1. Excesso de detalhes

Uma mensagem de ausência temporária deve facilitar a vida, portanto, evite preenchê-la com informações desnecessárias para filtrar. Na maioria das vezes, sua mensagem é lida rapidamente, então se você quiser colocar uma piada leve, certifique-se de que está no final.

2. Dizendo que você responderá no dia em que retornar

Quando você está saindo da porta do escritório, seu retorno ao trabalho pode parecer muito distante. Mas esse momento chegará e, quando chegar, você terá um acúmulo de e-mails, mensagens de texto, chamadas e trabalho para acompanhar. Ganhe algum tempo não prometendo responder a mensagens perdidas imediatamente.

3. Usando um formato de data numérica

Se você é uma empresa ou estabelecimento com clientes internacionais, evite o formato 08/07/2021. O 7 de agosto de 2021 escrito fora dos EUA geralmente é 07/08/21. Escreva uma data abreviada, 7 de agosto, para evitar falhas de comunicação internacionais.

4. Não pedir permissão ao seu contato alternativo

Certifique-se sempre de verificar com seu colega antes de colocar seu e-mail ou número de telefone em sua mensagem de ausência temporária. Pode haver alguém mais adequado para consultas de campo, ou seu contato em potencial pode não sentir que tem capacidade suficiente para assumir isso.

Se você está se perguntando como é uma mensagem de ausência temporária no pior caso, aqui está um exemplo (e não, Alice nunca foi informada de que ela seria o contato alternativo).

Obrigado por enviar e-mail! Atualmente estou pegando raios nas Maldivas!

Sinto muito, mas minhas mãos estarão muito cheias de Pina Coladas para responder até o dia do meu retorno, 07/08/2021.

Até lá, fale com Alice: 888-641-0302

Modelos de mensagem de ausência temporária

Dependendo do seu setor, do seu negócio e do motivo da sua ausência, existem centenas de maneiras de escrever sua mensagem de ausência temporária.

Se você não sabe por onde começar, reunimos exemplos com base em alguns dos motivos mais comuns para se afastar do trabalho.

1. Modelo Corporativo Fora do Escritório

Um modelo corporativo oferece informações necessárias. A mensagem é curta, direta e é melhor para clientes importantes e aqueles em um ambiente de trabalho altamente profissional.

Obrigado pela sua mensagem.

Estou fora do escritório até 5 de agosto e entrarei em contato com você assim que puder.

Se for urgente, entre em contato com minha colega Alice em: 888-641-0302

Algumas equipes têm páginas de destino dedicadas ou áreas de sites dedicadas a perguntas frequentes e informações relevantes para quando um contato não estiver disponível.

2. Modelo de compartilhamento de recursos fora do escritório

Nessas circunstâncias, você desejará compartilhar um link para o recurso em seu modelo de ausência temporária para direcionar os contatos na direção certa.

Obrigado pela sua mensagem!

No momento estou fora do escritório até 5 de agosto. Para todas as perguntas relacionadas a modelos, siga este link .

Para todas as outras dúvidas, envie um e-mail para Alice, em: [email protected]

Voltarei a todas as outras mensagens assim que possível.

3. Modelo Fora do Escritório Engraçado

É sempre melhor agir com cuidado com respostas engraçadas fora do escritório. Tenha em mente que a mesma mensagem enviada ao seu melhor amigo no trabalho também pode ser enviada ao seu cliente mais importante.

O humor não é universal, mas isso não significa que você não possa injetar alguma personalidade em sua mensagem.

Obrigado pela sua mensagem.

Toda a nossa equipe está atualmente no superiate ST (ok, é realmente a conferência anual da ST).

Estaremos respondendo as mensagens a partir de amanhã, mas para assuntos urgentes, ligue para: 888-641-0302.

Não se estresse com sua mensagem de ausência temporária (mas mantenha-a profissional)

Sua mensagem fora do escritório é o seu bilhete para férias relaxantes. Deve estar funcionando no seu lugar, mesmo que seja apenas para direcionar os contatos para outra fonte de informação.

Não se preocupe muito em como criar a mensagem perfeita, apenas certifique-se de que as informações necessárias estejam lá seguindo nossos exemplos. Próxima parada, a praia.