Sfaturi de productivitate pentru procesele de PR: 9 hack-uri pentru 2022

A fi profesionist de PR înseamnă că programul tău de lucru poate fi nebunesc și uneori copleșitor. Cu sfaturile de productivitate pentru procesele de PR pe care urmează să le discutăm, veți face multe cu mai puțină presiune.

Gestionarea sarcinilor cum ar fi elaborarea de strategii de publicitate, tratarea cu presa, realizarea prezentărilor și munca zilnică repetitivă nu este o ispravă uşoară. A fi profesionist de PR este o responsabilitate grea.

Cum te descurci cu un rol atât de sensibil și cum rămâi productiv?

Procesele dvs. de PR pot fi gestionate și productivitatea îmbunătățită cu instrumentele și planurile de lucru potrivite.

Iată câteva sfaturi de productivitate pentru a vă accelera procesele de PR.

Top 9 sfaturi de productivitate pentru procesele de PR

Aceste sfaturi utile de productivitate pentru procesele de PR vă vor îmbunătăți munca.

Utilizați un PR CRM pentru a vă gestiona sarcinile

A fi un oficial PR înseamnă că vă veți ocupa de sarcini precum realizarea de comunicate de presă și prezentarea în mod regulat către echipele media și de producție. Folosirea unui instrument PR CRM vă poate ajuta să vă organizați sarcinile repetitive.

Cu instrumentul CRM potrivit, puteți organiza aceste sarcini în mod eficient, cu o epuizare minimă.

Aceste instrumente au șabloane PR personalizabile pe care le puteți folosi pentru prezentarea dvs. Acesta este unul dintre sfaturile de productivitate pentru procesele de PR care vă ușurează munca și crește productivitatea.

Mai mult, puteți să aveți și să mențineți o listă organizată a tuturor clienților și caselor dvs. media, precum și istoricul acestora. Puteți urmări cu ușurință acești clienți și orice acțiune necesară pentru ei.

Întreaga ta echipă își poate menține munca pe o singură platformă accesibilă de către alți membri ai echipei. Acest lucru permite colaborarea și reduce timpul pierdut cu înregistrările și actualizările frecvente.

Utilizarea unui PR CRM vă economisește timp. Cercetări recente au descoperit că utilizarea unei foi de calcul pentru a gestiona contactele te-ar costa 5,4 ore pe săptămână, în timp ce utilizarea unui PR CRM ar costa doar 3,4 ore.

Organizați-vă sarcinile în funcție de prioritate

Planificarea sarcinilor este unul dintre cele mai importante sfaturi de productivitate pentru procesele de PR. Cu un număr mare de sarcini de îndeplinit într-o zi, organizarea și gestionarea timpului sunt abilități cruciale.

Dacă vă împărțiți lista lungă de lucruri de făcut în sarcini mici care pot fi acționate, vă scapă de presiune. Ai putea să-ți organizezi munca periodic, să zicem săptămânal.

Pentru aceasta, este posibil să aveți chiar și un instrument de management de proiect care vă va ajuta să vă prioritizați sarcinile. Iată un exemplu despre cum ar arăta.

În acest fel, îți poți stabili obiectivele pentru săptămână și le poți avea pe o listă. Apoi alegeți sarcinile prioritare, le etichetați și le programați astfel încât să nu pierdeți termenele limită. Apoi îți vei gestiona sarcinile una câte una cu prioritate.

Veți putea să editați programele, să mutați sarcinile în sus și în jos pe listă, după cum este necesar și să urmăriți totul de pe o singură platformă. Procesele dvs. de PR ar fi mai rapide.

Integrați funcțiile de marketing și PR

Care este rolul relațiilor publice în marketing? Cei doi se împletesc uneori. Iată cum.

Unele dintre procesele repetitive de PR se suprapun cu funcțiile de marketing. Integrarea celor două și utilizarea resurselor de marketing precum Hubspot ar putea automatiza majoritatea acestor sarcini.

De exemplu, vă puteți gestiona campaniile de marketing pe rețelele sociale și puteți crea postări de PR pe rețelele sociale folosind instrumente automate. Acestea ar programa automat postări și ar oferi analize de performanță pentru ambele departamente. De asemenea, integrați-vă campaniile cu un instrument de vânzări CRM pentru a vă gestiona clienții potențiali de vânzări și pentru a vă economisi timp pentru a vă gestiona clienții potențiali de vânzări. Acesta este unul dintre sfaturile de productivitate pentru procesele de PR care vă economisește o mulțime de resurse.

În plus, puteți utiliza instrumente de monitorizare socială, cum ar fi Mediatoolkit, pentru a automatiza cercetarea PR și a urmări mențiunile. În afară de aceasta, puteți utiliza platforme de baze de date B2B, cum ar fi alternative Zoom Info la contactele companiei sursă.

În plus, cu statisticile care susțin că rețelele sociale sunt subutilizate de agențiile de PR, ai folosi un instrument puternic de cercetare.

Utilizați instrumente de programare

Un alt sfat de productivitate pentru procesele de PR este să rămâneți la curent cu întâlnirile și evenimentele dvs. folosind instrumente de programare.

În calitate de specialist în relații publice, aveți întâlniri constante cu case media și clienți.

Ca atare, veți avea nevoie de un instrument care poate sincroniza aceste întâlniri cu calendarul dvs.

Asta nu e tot. Programarea e-mailului este, de asemenea, o sarcină majoră. Trimiterea sau răspunsul la e-mailuri în timp real poate fi obositor.

Cu un instrument de programare a e-mailurilor, puteți să compuneți e-mailuri atunci când aveți mai mult timp și să le programați pentru mai târziu. Acest lucru vă ajută în zilele dvs. aglomerate.

Programarea postărilor pe rețelele sociale folosind instrumente precum Hootsuite economisește, de asemenea, timp. Nu va trebui să țineți pasul cu datele de postare. În schimb, veți avea aceste instrumente să posteze lucruri pentru dvs. la o dată ulterioară.

Planificați-vă obiceiurile de e-mail

Verificarea și răspunsul la e-mailuri din când în când poate fi consumatoare de timp. Vă puteți crește productivitatea reducând timpul petrecut verificând constant căsuța de e-mail.

Planificați-vă obiceiurile de e-mail.

Aceasta înseamnă că, în loc să fii nevoit să verifici și să răspunzi constant la e-mailuri, le poți organiza. La fel cum ați face cu sarcinile dvs., puteți prioritiza e-mailurile care necesită răspunsuri rapide și le puteți eticheta diferit.

La un nivel de bază, ați pune etichete pe e-mailuri, cum ar fi important, urgent și nu urgent. Acest lucru vă va ajuta să vă verificați căsuța de e-mail și să răspundeți cu ușurință.

Alternativ, unele instrumente de organizare a e-mailului pot oferi mai multe funcții. Acestea includ capacitatea de a:

• Atribuiți conversații prin e-mail altor membri ai echipei
• Urmăriți-vă mențiunile în căsuțele primite partajate
• Lăsați notițe celorlalți membri ai echipei
• Integrați-vă e-mailul în alte resurse.

Un sfat suplimentar util ar fi să programați ore pentru a vă verifica e-mailurile pentru a economisi timp la check-in-urile constante. Țineți mementouri în vigoare pentru când să verificați e-mailurile.

Să aibă limite stricte dintre muncă și viață

Este posibil ca munca ta să necesite să faci ore suplimentare sau să fii disponibil dincolo de ora oficială. Acest lucru vă poate lăsa copleșit, în cea mai mare parte, și fără suficiente pauze. Îți scade productivitatea.

Ca atare, trebuie să ai limite stricte cu clienții tăi.

Acesta este un sfat important, mai ales pentru a vă crește productivitatea. De asemenea, vă ajută să vă gestionați relația și în alte aspecte, în afară de timp.

Procesele de PR implică multă comunicare între dvs., companiile dvs. client sau persoane publice, instituțiile media și echipele de producție. A avea limite ajută la menținerea acestor relații în sfera profesionalismului.

De asemenea, ajută la stabilirea unor relații sănătoase cu aceste grupuri de oameni. Ca profesionist de PR, relațiile valoroase sunt extrem de esențiale pentru succesul carierei tale.

Evitați distragerile

Acesta este unul dintre sfaturile de productivitate pentru procesele de PR care poate părea evident, dar nu este. Poți să fii distras subconștient și să ajungi să pierzi timpul. Iată cum.

Procesele de PR sunt toate despre imagine, iar cu rețelele sociale, imaginea nu se mai limitează la situații fizice. În calitate de profesionist de PR, te vei găsi foarte des pe internet, iar tentația de a parcurge rețelele sociale există.

Există o mulțime de instrumente disponibile pentru a bloca distracția, cum ar fi Freedom. Ele vă pot ține de rețelele sociale sau pot limita timpul petrecut acolo. De asemenea, puteți utiliza un software de urmărire a timpului pentru a urmări timpul petrecut pe fiecare site și aplicație.

În calitate de profesionist de PR, s-ar putea, de asemenea, să te trezești petrecând mai mult timp pe sarcini decât trebuie. Găsiți modalități de a economisi timp în mod conștient. Integrați funcția de chat live pe site-ul dvs. pentru a răspunde la întrebările clienților dvs. online pe baze instantanee.

Țineți întâlniri productive ale echipei

Organizarea întâlnirilor de echipă este, de asemenea, unul dintre sfaturile majore de productivitate pentru procesele de PR.

Membrii echipei își pot discuta proiectele și pot progresa între ei în timp ce fac schimb de idei. În acest fel, dacă cineva este blocat, poate primi ajutor.

De asemenea, este o modalitate excelentă pentru liderii de echipă de a ține pasul cu actualizările de lucru.

Aceste întâlniri trebuie să fie planificate, prin urmare ordinea de zi trebuie discutată în prealabil. În acest fel, creșteți productivitatea echipei dvs.

Puteți stabili întâlniri săptămânale, bisăptămânale sau lunare, în funcție de cât de des apar probleme în cadrul echipei dvs.

Sau, de exemplu, dacă echipa dvs. lucrează de la distanță, este posibil să aveți nevoie de mai multe înregistrări de echipă decât ați avea într-un birou fizic. Puteți avea stenograme scrise ale acestor întâlniri virtuale pentru referințe viitoare.

Rămâneți înaintea evenimentelor actuale

O parte din a fi specialist în relații publice este să cunoașteți știrile actuale din industrie, mai ales dacă acestea vă afectează pe oricare dintre clienții dvs.

Citirea blogurilor, buletinelor informative, postărilor pe rețelele sociale și revistelor este crucială pentru procesele de PR. Face strategia mai ușoară și mai rapidă.

Cu toate acestea, trecerea prin toate canalele de știri majore, platformele de social media și blogurile pot fi obositoare și consumatoare de timp.

Acesta este unul dintre sfaturile de productivitate pentru procesele de PR care ajută la asta. Puteți folosi instrumente care furnizează toate informațiile actuale de care aveți nevoie într-o singură platformă. Agregatorii de știri vă pot salva căutarea prin filtrarea tuturor știrilor și alegând doar ceea ce este relevant pentru dvs.

Este timpul să punem în practică aceste sfaturi de productivitate pentru procesele de PR

Toate aceste sfaturi de productivitate pentru procesele de PR vă vor economisi timp și vă vor îmbunătăți munca. Procesele de PR, deși copleșitoare, pot fi accelerate, sau mai bine spus, simplificate.

Sperăm că acest articol vă va ajuta să faceți exact asta și să vă epuizați cariera ocupată. Cu sarcinile repetitive automatizate și sarcinile solicitante simplificate, vă puteți concentra acum pe marketingul clientului și pe menținerea imaginii acestora.

Toate cele bune pentru a vă accelera procesele de PR.

Gaurav Sharma este fondatorul și CEO-ul Attrock, o companie de marketing digital orientată spre rezultate. A crescut o agenție de la 5 cifre la 7 cifre în doar doi ani | 10X conduce | 2,8X conversii | Trafic lunar organic de 300.000. De asemenea, contribuie la publicații de top precum HuffPost, Adweek, Business 2 Community, TechCrunch și multe altele.