Советы по продуктивности PR-процессов: 9 лайфхаков на 2022 год

Быть профессионалом в области PR означает, что ваш рабочий график может быть сумасшедшим, а иногда и подавляющим. С советами по продуктивности для PR-процессов, которые мы собираемся обсудить, вы сможете многое сделать с меньшим давлением.

Справляться с такими задачами, как разработка рекламных стратегий, общение с прессой, подготовка презентаций и ежедневная повторяющаяся работа, — немалый подвиг. Быть PR-специалистом — большая ответственность.

Как вы справляетесь с такой деликатной ролью и сохраняете продуктивность?

Вашими PR-процессами можно управлять, а производительность повышаться с помощью правильных инструментов и рабочих планов.

Вот несколько советов по продуктивности, которые помогут ускорить ваши PR-процессы.

9 лучших советов по продуктивности для PR-процессов

Эти действенные советы по продуктивности процессов PR сделают вашу работу лучше.

Используйте PR CRM для управления вашими задачами

Быть сотрудником отдела по связям с общественностью означает, что вы будете регулярно выполнять такие задачи, как подготовка пресс-релизов и презентация для СМИ и производственных групп. Использование инструмента PR CRM может помочь вам организовать повторяющиеся задачи.

С помощью правильного CRM-инструмента вы сможете эффективно организовать эти задачи с минимальным утомлением.

Эти инструменты имеют настраиваемые шаблоны PR, которые вы можете использовать для своей презентации. Это один из советов по продуктивности PR-процессов, который облегчает вашу работу и повышает производительность.

Кроме того, вы можете иметь и вести организованный список всех ваших клиентов и СМИ, а также их историю. Вы можете легко отслеживать этих клиентов и любые действия, необходимые для них.

Вся ваша команда также может поддерживать свою работу на единой платформе, доступной для других членов команды. Это обеспечивает совместную работу и сокращает время, затрачиваемое на частые проверки и обновления.

Использование PR CRM экономит ваше время. Недавнее исследование показало, что использование электронных таблиц для управления контактами будет стоить вам 5,4 часа в неделю, а использование PR CRM — всего 3,4 часа.

Организуйте свои задачи по приоритету

Планирование ваших задач — один из самых эффективных советов по продуктивности для PR-процессов. При большом количестве задач, которые необходимо выполнить в течение дня, организация и управление временем являются ключевыми навыками.

Если вы разобьете свой длинный список дел на небольшие действия, это снимет напряжение. Вы можете организовать свою работу периодически, скажем, еженедельно.

Для этого у вас может даже быть инструмент управления проектами, который поможет вам расставить приоритеты в задачах. Вот пример того, как это будет выглядеть.

Таким образом, вы можете установить свои цели на неделю и внести их в список. Затем вы выберете приоритетные задачи, пометите их и запланируете, чтобы не пропустить сроки. Затем вы будете обрабатывать свои задачи одну за другой по приоритету.

Вы сможете редактировать расписания, перемещать задачи вверх и вниз по списку по мере необходимости и отслеживать все с единой платформы. Ваши PR-процессы будут быстрее.

Объединить функции маркетинга и PR

Какова роль связей с общественностью в маркетинге? Иногда они переплетаются. Вот как.

Некоторые из повторяющихся PR-процессов пересекаются с маркетинговыми функциями. Интеграция этих двух и использование маркетинговых ресурсов, таких как Hubspot, может автоматизировать большинство этих задач.

Например, вы можете управлять своими маркетинговыми кампаниями в социальных сетях и создавать PR-сообщения в социальных сетях с помощью автоматизированных инструментов. Они будут автоматически планировать публикации и предоставлять аналитику производительности для обоих отделов. Также интегрируйте свои кампании с инструментом продаж CRM, чтобы управлять своими потенциальными клиентами и экономить время на управлении вашими потенциальными клиентами. Это один из советов по продуктивности PR-процессов, который сэкономит вам много ресурсов.

Кроме того, вы можете использовать инструменты социального мониторинга, такие как Mediatoolkit, для автоматизации PR-исследований и отслеживания упоминаний. Помимо этого, вы можете использовать платформы баз данных B2B, такие как альтернативы Zoom Info, для контактов исходной компании.

Более того, со статистикой, утверждающей, что социальные сети недостаточно используются PR-агентствами, вы будете использовать мощный исследовательский инструмент.

Используйте инструменты планирования

Еще один совет по продуктивности PR-процессов — оставаться в курсе ваших встреч и мероприятий, используя инструменты планирования.

Как специалист по связям с общественностью вы постоянно встречаетесь с представителями СМИ и клиентами.

Таким образом, вам понадобится инструмент, который может синхронизировать эти встречи с вашим календарем.

Это не все. Планирование электронной почты также является важной задачей. Отправка или ответ на электронные письма в режиме реального времени может быть утомительной.

С помощью инструмента планирования электронной почты вы можете составлять электронные письма, когда у вас есть больше времени, и планировать их на потом. Это помогает в ваши напряженные дни.

Планирование публикаций в социальных сетях с помощью таких инструментов, как Hootsuite, также экономит время. Вам не придется следить за датами публикации. Вместо этого эти инструменты будут публиковать информацию для вас позже.

Планируйте свои привычки электронной почты

Время от времени проверка и ответы на электронные письма могут занимать много времени. Вы можете повысить свою продуктивность, сократив время, затрачиваемое на постоянную проверку почтового ящика.

Планируйте свои привычки электронной почты.

Это означает, что вместо того, чтобы постоянно проверять электронные письма и отвечать на них, вы можете организовать их. Как и в случае со своими задачами, вы можете расставить приоритеты по электронной почте, на которые нужно быстро ответить, и пометить их по-разному.

На базовом уровне вы помечаете электронные письма как важные, срочные и несрочные. Это поможет вам просеять свой почтовый ящик и с легкостью ответить.

Кроме того, некоторые инструменты организации электронной почты могут предоставлять дополнительные функции. К ним относятся возможности:

• Назначьте беседы по электронной почте другим членам команды
• Отслеживайте свои упоминания в общих почтовых ящиках
• Оставлять заметки другим членам команды
• Интегрируйте свою электронную почту с другими ресурсами.

Дополнительным полезным советом будет запланировать время для проверки электронной почты, чтобы сэкономить время на постоянные проверки. Имейте напоминания о том, когда проверять электронную почту.

Имейте строгие границы между работой и личной жизнью

Ваша работа может потребовать от вас дополнительных часов или быть доступным сверх установленного вами рабочего времени. Это может оставить вас подавленным, по большей части, и без достаточного количества перерывов. Это снижает вашу продуктивность.

Таким образом, вы должны иметь строгие границы с вашими клиентами.

Это важный совет, особенно для повышения вашей производительности. Это также помогает управлять вашими отношениями в других аспектах, помимо времени.

PR-процессы включают в себя много общения между вами, вашими компаниями-клиентами или общественными деятелями, СМИ и производственными группами. Наличие границ помогает сохранить эти отношения в рамках профессионализма.

Это также помогает установить здоровые отношения с этими группами людей. Для профессионального PR-специалиста ценные отношения имеют решающее значение для успеха вашей карьеры.

Избегайте отвлекающих факторов

Это один из советов по продуктивности PR-процессов, который может показаться очевидным, но это не так. Вы можете подсознательно отвлечься и в конечном итоге потерять время. Вот как.

PR-процессы связаны с имиджем, а в социальных сетях имидж больше не ограничивается физическими ситуациями. Как специалист по связям с общественностью, вы будете много находиться в Интернете, и у вас будет соблазн пролистать социальные сети.

Существует множество инструментов для блокировки отвлекающих факторов, таких как Freedom. Они могут удерживать вас от социальных сетей или ограничивать время, проводимое там. Вы также можете использовать программное обеспечение для отслеживания времени, чтобы отслеживать время, проведенное на каждом сайте и в каждом приложении.

Как специалист по связям с общественностью, вы также можете обнаружить, что тратите на задачи больше времени, чем вам нужно. Найдите способы сознательно экономить время. Интегрируйте функцию живого чата на свой веб-сайт, чтобы мгновенно отвечать на запросы онлайн-клиентов.

Проводите продуктивные командные встречи

Проведение групповых совещаний также является одним из основных советов по повышению эффективности PR-процессов.

Члены команды могут обсуждать свои проекты и прогрессировать друг с другом, обмениваясь идеями. Таким образом, если кто-то застрял, он может получить помощь.

Это также отличный способ для руководителей команд быть в курсе рабочих обновлений.

Эти встречи необходимо планировать, поэтому повестка дня должна быть обсуждена заранее. Таким образом, вы повысите производительность своей команды.

Вы можете назначать встречи еженедельно, раз в две недели или ежемесячно в зависимости от того, как часто возникают проблемы в вашей команде.

Или, например, если ваша команда работает удаленно, вам может потребоваться больше командных проверок, чем в физическом офисе. Вы можете иметь письменные стенограммы этих виртуальных встреч для дальнейшего использования.

Будьте в курсе текущих событий

Частью работы специалиста по связям с общественностью является знание текущих новостей отрасли, особенно если они затрагивают кого-либо из ваших клиентов.

Чтение блогов, информационных бюллетеней, сообщений в социальных сетях и журналов имеет решающее значение для PR-процессов. Это упрощает и ускоряет разработку стратегии.

Однако просмотр всех основных новостных агентств, платформ социальных сетей и блогов может быть утомительным и трудоемким.

Это один из советов по продуктивности для PR-процессов, который помогает в этом. Вы можете использовать инструменты, которые собирают всю необходимую вам текущую информацию на одной платформе. Агрегаторы новостей могут избавить вас от поиска, фильтруя все новости и выбирая только те, которые имеют отношение к вам.

Пришло время применить эти советы по продуктивности PR-процессов на практике

Все эти советы по продуктивности процессов PR сэкономят ваше время и сделают вашу работу лучше. PR-процессы, пусть и громоздкие, можно ускорить или, что еще лучше, упростить.

Надеемся, что эта статья поможет вам в этом и разгрузит вашу занятую карьеру. Благодаря автоматизации повторяющихся задач и упрощению трудоемких задач вы теперь можете сосредоточиться на маркетинге своего клиента и поддержании его имиджа.

Всего наилучшего в ускорении ваших PR-процессов.

Гаурав Шарма — основатель и генеральный директор Attrock, компании цифрового маркетинга, ориентированной на результат. Всего за два года доход агентства увеличился с 5-значной до 7-значной суммы | 10-кратное увеличение потенциальных клиентов | конверсия в 2,8 раза | 300 тысяч органического трафика в месяц. Он также публикуется в ведущих изданиях, таких как HuffPost, Adweek, Business 2 Community, TechCrunch и других.