10 советов, как управлять своим временем и повышать производительность

Независимо от того, являетесь ли вы генеральным директором, менеджером или владельцем бизнеса, одна суровая истина остается неизменной: оставаться организованным — это и благословение, и проклятие. На самом деле владельцы бизнеса тратят до трети своего времени на малоценные действия. Звучит знакомо?

Если вы владелец бизнеса, вы, вероятно, ищете способы повысить свою эффективность, прогресс и достижения. Не увязайте в деталях. Прочтите наши 10 советов, наведите порядок и вернитесь к созданию ценности для вашей компании.

Создайте список дел

Потратьте две минуты на то, чтобы записать каждую задачу, которую вы хотите выполнить. Поначалу этот список может показаться пугающим. Но это не обязательно. Разделите эти списки на дополнительные категории и разделите все на части: дом, работа, хобби и т. д.

Если вас волнует не только личная продуктивность, но и продуктивность бизнеса, мы рекомендуем взглянуть на Trello. Вы можете создавать как частные, так и совместные доски — идеально подходит для работы над личными задачами или работы с коллегами. Немного поработав, вы сможете сразу увидеть все свои проекты.

Не пренебрегайте микрозадачами

Сделайте каждый пункт в вашем контрольном списке очень точной целью. Запуск нового продукта? Выпуск нового программного обеспечения? Просто пытаетесь написать статью?

Разбейте задачу на множество разных шагов, чтобы вы могли вычеркнуть больше из своего списка в конце дня. Это не только повысит вашу уверенность, но и сделает каждую задачу более управляемой.

Автоматизируйте свой календарь

Сколько времени вы тратите на организацию встреч, консультаций или составление расписания? Если вы читаете эту статью, вероятно, слишком много. Как владелец бизнеса, вы должны сосредоточиться на стратегии и прибыли, а не на микроменеджменте.

Если вы хотите тратить меньше времени на организацию встреч, используйте Claralabs для координации встреч, интервью и многого другого с помощью электронной почты. Наличие помощника с искусственным интеллектом, управляющего вашим календарем, сэкономит вам много времени.

Начать сверху

После того, как ваш список дел составлен, начните работать над тем, чтобы поставить галочки в этих полях! Определите, какие из них являются наиболее актуальными. Хотите совет? Выполняйте свои самые сложные задачи утром, когда вы наиболее энергичны. Ваша продуктивность резко возрастет после выполнения этих задач на раннем этапе.

Хотите лучше планировать свои дни? Попробуйте Evernote, приложение, предназначенное для ведения заметок и систематизации. Приложение имеет широкий спектр шаблонов, и вы можете добавлять в свои заметки изображения, ссылки, голосовые заметки, а также рукописные листы и рисунки.

Есть пять минут? Сделай что-нибудь с этим

Вы откладываете задачи, которые занимают всего пять минут? К сожалению, потворствовать этой привычке может быть так же плохо, как ничего не делать. Если вы всегда говорите, что сделаете что-то позже, почему бы просто не сделать это сейчас?

Покончим с. Сделайте эти сообщения в социальных сетях. Отредактируйте это новое описание продукта. Что бы это ни было, просто сделай это. У всех нас есть десятки пятиминутных задач, которые мы планируем когда-нибудь выполнить. время, но мы можем сэкономить эти 5 минут. Перестаньте откладывать и начните делать.

Проведите аудит того, как вы используете свое время

Это, возможно, самый показательный совет в этом списке. Если вы серьезно относитесь к тому, чтобы лучше управлять своим временем, используйте приложения для повышения производительности, чтобы увидеть, как вы тратите свое время. Вам может казаться, что вы тратите всего один час на электронную почту и еще час на социальные сети, когда оказывается, что на самом деле вы тратите почти два с половиной часа на каждую из них.

Загрузите RescueTime и начните отслеживать время, которое вы тратите на приложения и веб-сайты. В конце дня вам будет предоставлен подробный обзор вашей повседневной активности.

Установить таймер

Брось себе вызов. Установите ограничение по времени для вашей задачи. Если вы хорошо работаете под давлением, этот метод для вас.

Когда время истечет, вы почувствуете необходимость что-то показать. Вы увидите, как ваша эффективность возрастет, и это удержит вас от прокрастинации или ответа на телефонные звонки каждые пять минут.

Отдавайтесь каждому делу на 100 %

Когда вы занимаетесь чем-то, выкладывайтесь на 100%. Запланируйте время для каждого вида деятельности и придерживайтесь его. Когда вы делаете два дела одновременно, вы не делаете ни одно из них правильно. Постарайтесь сгруппировать похожую работу, чтобы предотвратить постоянное переключение передач.

То же самое относится и к вашему перерыву! Когда вы делаете перерыв, действительно делайте это. Подойдите к кофемашине. Поговорите со своими коллегами. Выйдите на улицу на несколько минут. Не оставайтесь за компьютером и смотрите видео.

Используйте свое время с умом

Чувствуете, что у вас нет времени на себя? Попробуйте немного скорректировать свой график. Встаньте на час раньше, чем вам действительно нужно, и посвятите это время себе. Если вы сделаете что-то для себя, вы почувствуете себя более свежим и готовым к работе.

Не включайте телефон или компьютер. Вы действительно хотите тратить свое время на прокрутку социальных сетей или ответы на это гневное электронное письмо? Приготовьте вкусный завтрак, сделайте легкую растяжку, ведите дневник или делайте все, что вам нужно, чтобы вернуть себе время.

Отпусти ситуацию

Напишите, кто и что делает вас счастливым. Напишите, без кого и без чего вы не можете жить. В дополнение к вашему здоровью и счастью, вы должны отдавать приоритет этим занятиям и людям.

Если определенные задачи мешают вам проводить время со своими близкими или заниматься чем-то, спросите себя: действительно ли мне нужно это делать? Если ответ большой НЕТ, тогда отпустите задачу и продолжайте свой список и свою жизнь.

9 приложений для повышения вашей организации и производительности

В дополнение к предоставленным нами ресурсам используйте следующие приложения, которые помогут вам сделать свой рабочий день более организованным и продуктивным.

1. ToDoist — это инструмент организации задач. Вы можете организовать свой день в проектах, а также создавать и настраивать эти проекты в соответствии с тем, что вам нужно.

2. Microsoft To Do — это кроссплатформенное приложение для составления списков дел, которое можно синхронизировать с вашими задачами Outlook и давать персонализированные предложения по планированию дня или недели на основе вашей рутины.

3. Timely — красивое и инновационное приложение для управления временем, которое не только управляет продолжительностью ваших проектов и задач, но и помогает вам организовать свою рабочую неделю своевременно, эффективно и просто.

4. Calm — это простой инструмент для медитации, доступный в вашем браузере и на iOS. Это позволяет вам начать медитировать быстро и легко. Благодаря нескольким вариантам медитации, он позволяет любому медитировать, начиная с коротких периодов времени и постепенно переходя к более длительным периодам.

5. Toggl — это приложение для отслеживания времени, которое предлагает облачные инструменты отслеживания времени и отчеты о времени. Отслеживание собственного времени может быть полезным, но если у вас есть команда, вы также мгновенно получите представление о том, как они используют свое время!

6. Expensify помогает владельцам малого бизнеса отслеживать свои доходы и расходы. Просто сфотографируйте квитанцию ​​и приступайте к оплате!

7. Quickbooks — это мощная платформа для обновления ваших бухгалтерских записей и оплаты труда ваших работников. Есть даже видео-уроки, которые облегчат вам задачу!

8. Slack — это программа для обмена мгновенными сообщениями, которую используют компании по всему миру. Если вам нужно связаться со своей командой быстрее, чем по электронной почте, это отличное решение. О, и это совершенно бесплатно.

9. Google Диск может выступать в качестве центрального места для всего вашего бизнес-контента, маркетинговых документов и креативов. Представьте, что вам больше не нужно просматривать файлы на вашем компьютере!

Надеемся, эти советы будут вам полезны! Если у вас есть какие-либо предложения, сообщите нам об этом в социальных сетях.