Pazarlama Proje Yönetimi: Adım Adım Kapsamlı Bir Kılavuz

Son on yılda, dijital platformların ve içerik pazarlamanın yükselişi bizi (hazır veya değil) yeni bir çağa soktu ve proje yönetimi bir pazarlama departmanının başarısı için kritik hale geldi.

Aslında, PMI'dan alınan son veriler, güçlü proje yönetimi yeteneklerine sahip şirketlerin hedeflere ulaşma, bütçe dahilinde kalma ve içeriği zamanında teslim etme olasılığının çok daha yüksek olduğunu ortaya koyuyor. Ayrıca kapsam kayması veya proje başarısızlığı yaşama olasılıkları çok daha düşüktür.

Bu nedenle, pazarlama proje yönetimine - ne olduğu, aşamaların neler olduğu ve hemen nasıl başlayabileceğiniz konusunda derinlemesine bir dalış yapacağız.

Pazarlama proje yönetiminin aşamaları:

• Proje tanımı

• En iyi pazarlama kanallarının belirlenmesi

• Her kanal için strateji oluşturma

• Bütçe planlaması

• Çıktıları belirleme

• Zaman çizelgesi oluşturma

• Görev delegasyonu ve zamanlama

• Uygulamak

• Kalite güvencesi

• Teslimat ve değerlendirme

Pazarlama proje yönetimi nedir?

Pazarlama proje yönetimi, bir pazarlama kampanyasına fikirden bitmiş ürüne kadar rehberlik etme sürecidir. İşleri hem yaratıcılığı hem de verimliliği en üst düzeye çıkaracak şekilde organize etmek anlamına gelir; bu da ekiplerin tutarlı bir şekilde zamanında, markaya ve bütçeye uygun içerik oluşturmasını sağlar.

Bir pazarlama projesi yönetiminin temel aşamaları

Bu bölümde, ekibinizi bir profesyonel gibi fikirden bitmiş ürüne nasıl taşıyacağınızı göstererek, pazarlama proje yönetimi sürecindeki farklı aşamaları gözden geçireceğiz.

1. Proje tanımı

Yeni bir pazarlama projesini başlatırken yönetmeniz gereken ilk şey, fikrin kendisidir. Spesifik olarak, onu parlak ve belirsiz bir şeyden belirli ve uygulanabilir bir şeye dönüştürmeniz gerekir.

Aşağıdakileri belirlemek için müşteriniz ve kilit paydaşlarınızla görüşün:

• Proje hedef(ler)i – Bu projeyi neden geniş anlamda üstleniyorsunuz? Örnek: Çevrimiçi satışları artırmak için.

• Proje hedef(ler)i – Hedefinize ulaşmak için yapmanız gereken belirli, ölçülebilir şeyler nelerdir? Örnek: Dönüşüm oranınızı 12 ayda %50 artırın.

• Proje stratejileri – Hedeflerinize tam olarak nasıl ulaşacaksınız? Örnek: Web sitenize trafik çekmek için bir e-posta pazarlama kampanyası uygulayın.

Gördüğünüz gibi, projenizi hem geniş hem de spesifik terimlerle tanımlamak, neden, ne ve nasıl sorularına yanıt vermek önemlidir. Bu, müşterinize ve ekibinize bir amaç sağlarken aynı zamanda başarıyı tanımlayacak temel göstergeleri de belirler.

2. En iyi pazarlama kanallarının belirlenmesi

Projeyi tanımladıktan sonraki aşama, hedeflerinize ulaşmak için en iyi pazarlama kanallarını seçmeyi içerir. Bunu yaparken, hem projenin hedef kitlesini hem de iş türünü dikkate almak önemlidir.

Örneğin bir B2B markasıyla çalışıyorsanız, LinkedIn olması gereken yer. Şu istatistikleri göz önünde bulundurun:

• LinkedIn, tüm sosyal trafiğin %50'sini B2B web sitelerine ve bloglara yönlendirir.

• Tüm sosyal medya B2B potansiyel müşterilerinin %80'i LinkedIn'den geliyor.

• Yöneticiler arasında LinkedIn, profesyonel olarak alakalı içerik için bir numaralı tercihtir.

Öte yandan bir B2C markasıyla çalışıyorsanız, LinkedIn'de pazarlama yapmak pek mantıklı değil. Facebook ve TikTok gibi sosyal platformlar, B2C müşterilerine ulaşmak için daha iyi bir seçim olacak.

Sosyal medyanın ötesinde, hem B2B hem de B2C markaları için yaygın olarak kullanılan pazarlama kanallarının bir özetini burada bulabilirsiniz:

• Web siteleri ve bloglar

• Eposta pazarlama

• SMS pazarlama

• Etkileyici pazarlama

• Arama motoru optimizasyonu

• arama motoru pazarlaması

• Yerel reklamcılık

3. Her kanal için strateji oluşturma

Kanallarınızı seçtikten sonra, her biri için bir strateji oluşturma zamanı. Bu topun yuvarlanmasını sağlamak için kendinize birkaç önemli soru sorun:

• Kitleniz normalde her kanalda ne tür içerik tüketir? Örneğin video izliyorlar mı? Beyaz kağıtları okudun mu?

• Kitlenizin neye ihtiyacı var veya içeriğin onlar için yapmasını istiyor? Başka bir deyişle, hangi amaca hizmet etmelidir?

• Her kanalda hedef kitlenize ne sıklıkla ulaşmalısınız? Makul olarak kabul edilen ve spam içermeyen nedir?

Ardından, yanıtlarınıza göre her kanal için özel stratejiler oluşturabilirsiniz. İşte birkaç örnek:

Kanal: Web sitesi

İçerik türü: Uzun biçimli blog makaleleri

İçeriğin amacı: Eğitici

Sıklık: Haftada bir

Strateji: Eğitici, uzun biçimli blog makaleleri oluşturun ve haftada bir web sitesinde yayınlayın. SEO, ücretli reklamlar ve organik sosyal medya aracılığıyla dağıtın.

Kanal: Sosyal medya (TikTok)

İçerik türü: Kısa videolar

İçeriğin amacı: Eğlence

Sıklık: Günde bir kez

Strateji: TikTok için günlük olarak yayınlanabilecek kısa, eğlenceli videolar oluşturun

4. Bütçe planlaması

Pazarlama proje yönetiminin bir sonraki aşaması bütçeyi içerir. Çoğu zaman, müşteri veya üst düzey yönetici size başlangıçta bir bütçe verir ve bu parametreler dahilinde çalışmanızı ister.

Bu durumda, belirli bir bütçe oluşturmak için toplam tahsisattan geriye doğru çalışmanız gerekir. Örneğin, size çalışmanız için 10.000 dolar verildiyse, geliştirdiğiniz stratejilere bakmanız ve her parçaya bütçedeki kendi satır öğesini atamanız gerekir.

Bunu yaparken, bütçe kısıtlamaları nedeniyle projenin belirli kısımlarını kısaltmanız veya ortadan kaldırmanız gerektiğini görebilirsiniz. Bu olduğunda, orijinal hedeflerdeki herhangi bir değişiklik hakkında müşteriyle iletişim kurmak önemlidir.

Diğer zamanlarda, bir müşteri veya yönetici, tanımlanmış hedeflere ulaşmanızı sağlayacak bir bütçe bulmanızı isteyecektir. Bu durumda, tam bir bütçeniz olana kadar her bir stratejinin maliyetini hesaplayarak ve ardından onay için teklif vererek tam tersi şekilde çalışacaksınız.

5. Çıktıları belirleme

Onaylanmış bir bütçeniz olduğunda, işin aslına inmenin zamanı geldi - belirli çıktıları belirleme.

Bir pazarlamacı olarak, muhtemelen bu terime aşinasınızdır, ancak yeni başlayanlar için çıktı, bir pazarlama kampanyasının parçası olarak oluşturulan herhangi bir çıktı veya ürün anlamına gelir. Buna blog makaleleri, e-posta hunileri, video komut dosyaları, sosyal medya gönderileri ve daha fazlası dahildir.

Stratejilerinizi ayrı parçalara bölerek bir proje için belirli çıktıları belirleyebilirsiniz. Örneğin yukarıdaki stratejilerden biri, eğitici, uzun biçimli blog makaleleri oluşturmak ve haftada bir web sitesinde yayınlamaktı.

Bu, 3 aylık bütçede onaylanırsa, çıktılarınız 12 uzun biçimli blog makalesini içerecektir. Diğer strateji, TikTok için günlük olarak yayınlanabilecek kısa, eğlenceli videolar oluşturmaktı.

Bu, bir aylık bütçede onaylanırsa, çıktılarınız 30 TikTok videosunu içerecektir.

6. Zaman çizelgesi oluşturma

Tamam, artık projenin amaç ve hedeflerine ulaşmak için tam olarak ne tür içeriğin oluşturulması gerektiğini biliyorsunuz. Sonraki aşama, sizin ve ekibinizin pazarlama planınızın genel programını görmenize yardımcı olan bir organizasyon aracı olan bir zaman çizelgesi oluşturmayı içerir.

Pek çok pazarlamacı bunu pazarlama proje yönetiminin en zor kısımlarından biri olarak görmektedir çünkü herhangi bir kampanyada her biri birbirine bağlı olan çok sayıda farklı hareketli kısım vardır. Her şeyi planlamak, en organize insanlar için bile zorlu bir iştir.

iXL Corporation'da Proje Direktörü olan Madeline A. Veltri şu tavsiyede bulunuyor: “Sadece 'Yapılacaklar' listeleri yapmayın. İyi proje çizelgeleme tüm görevleri, sürelerini ve bağımlılıklarını dikkate alır. Bağımlılıklar özellikle önemlidir (…) çünkü çapraz işlevli ekiplerin çalışmalarının çoğu birbirine bağlıdır. İyi proje programları da kaynak kısıtlıdır (insan kaynaklarının kullanılabilirliğini göz önünde bulundurun ve buna göre planlayın).”

Bu karmaşıklıklar nedeniyle, birçok pazarlamacı, zaman çizelgesini bir araya getirmek için proje yönetimi yazılımı kullanır - herkesi aynı sayfada tutar ve aksi takdirde hantal bir görevi kolaylaştırır.

7. Görev delegasyonu ve zamanlama

Genel zaman çizelgesi üzerinde çalıştıktan sonra, belirli görevleri belirli kişilere devretmeniz ve son tarihler atamanız gerekir.

Bazı pazarlama departmanlarının, içerik oluşturma ve düzenleme işlerini yürüten büyük şirket içi ekipleri bulunurken, diğerleri bunu ajanslara veya serbest çalışanlara dış kaynak sağlar.

Kuruluşunuz hangi kovaya düşerse düşsün, yetkilendirmenin temel noktaları aynı kalır: her bir çıktıyı belirli görevlere ayırın ve uygun olana atayın. Örneğin bir blog makalesi şöyle görünebilir:

• Anahtar kelime araştırması – içerik stratejisti atayın

• Konuyu ve taslağı geliştirin – içerik strateji uzmanına atayın

• Makaleyi yazın – içerik yazarına atayın

• Görüntü veya grafik ekleyin – yaratıcı yönetmene atayın

• Makaleyi düzenleyin – içerik düzenleyiciye atayın

• Makaleyi onaylayın – içerik strateji uzmanına atayın

  

Zaman çizelgesi oluşturmada olduğu gibi, bu, proje yönetimi yazılımını kullanmak için olgunlaşmış bir aşamadır. İyi bir PMS (Hoş Geldiniz 😉 gibi), insanlara görevler atamanıza ve herkesi aynı sayfada tutarak son tarihler belirlemenize olanak tanır.

8. Yürütme

Artık tüm planlama ve organizasyon tamamlandığına göre, işe koyulma ve stratejinizi uygulama zamanı. Yazarlar yazıyor olmalı, yaratıcılar yaratıyor olmalı ve yöneticiler yönetiyor olmalı.

Bu aşamada iletişimin çok stratejik olması gerekir. Bu, gökyüzündeki pasta toplantılarının veya hiç bitmeyen e-posta zincirlerinin zamanı değil. Ekibinizin oluşturmak için zamana ve alana ihtiyacı var.

Ayrıca, birçok görev iç içe geçtiğinden, birbirleriyle işbirliği yapmak için basit bir yola ihtiyaçları vardır. Ve yöneticilerin, yaratıcılığı engellemeyen ilerlemeyi izlemek için bir yola ihtiyaçları var. Girin: proje yönetimi yazılımı (tekrar, lol).

İyi bir PMS, yürütme süreci sırasında bilgi akışını kolaylaştıracak, birden fazla departmandan kullanıcıları aynı hizada tutacak ve her görevdeki ilerlemeyi takip edecektir.

9. Kalite güvencesi

Çıktılarınız oluşturulduktan sonra, son aşama kalite güvencesidir. Pazarlama kampanyaları söz konusu olduğunda, bu, kapıdan çıkan tüm içeriğin markaya uygun olduğundan ve projenin hedefleri, hedefleri ve stratejileriyle uyumlu olduğundan emin olmak anlamına gelir.

Çoğu kuruluş bunu, içerik üretime veya yayına geçmeden önce bir içerik stratejisti veya benzer bir roldeki birinin onay damgasını vermesini sağlayarak yapar.

Proje yönetimi yazılımı kullanıyorsanız, içeriği onay için otomatik olarak yönlendiren iş akışları ayarlayabilirsiniz - çatlaklardan hiçbir şeyin kaçmadığından emin olun.

10. Teslimat ve değerlendirme

Sonunda! İçeriğiniz bitti ve onu müşterinize göndermenin veya seçtiğiniz dağıtım kanalları aracılığıyla yayınlamanın zamanı geldi. Ardından, performansı başlangıçta belirlediğiniz hedefler açısından değerlendirebilmek için metriklerin gelmesini beklersiniz.

Bazen, özellikle her zaman boru hattında bekleyen başka bir projenin olduğu yoğun pazarlama departmanlarında, değerlendirme adımını atlamak cazip gelebilir. Ancak bunu yapmak için zaman ayırmak çok önemlidir.

Kampanyanın performansını gerçek verilere dayalı olarak değerlendirmek, ekibinize bir sonraki proje için değerli bilgiler verecektir.

Pazarlama proje yönetimi yazılımına nasıl başlanır?

Tüm bu aşamaları yönetme düşüncesi başınızı döndürüyorsa, yalnız değilsiniz. Bu yüzden pek çok kuruluş proje yönetimi yazılımı kullanıyor. İşte nasıl başlayabileceğiniz:

1. İhtiyaçlarınızı tanımlayın

Yeni bir yazılım çözümü düşünürken yapılacak ilk şey ihtiyaçlarınızı belirlemektir. Bu, mevcut süreçlerinize iyi bir şekilde bakmak anlamına gelir. Darboğazlarınız nerede? En çok baş ağrısına ne sebep olur? Ekibinizle iletişiminiz nasıl?

Örneğin, SFI Health'in deneyimini alın. Küresel içerik ekipleri, her biri kendi benzersiz ürün portföyüne ve pazar kısıtlamalarına sahip tüm dünyadaki bağlı kuruluş ve distribütör pazarlarını destekliyordu.

Çabalarını hızlandıracak ve farklı paydaşların marka üzerine içerik üretmesini kolaylaştıracak bir çözüme ihtiyaçları vardı.

Böylece (Hoş Geldiniz yazılımını kullanarak) yeni bir pazarlama projesi yönetim sistemi uyguladılar ve içerik çıktılarını yıldan yıla ikiye katladılar. Ayrıca, bölgesel pazarlar için onaylanmış varlıklardan yararlanmak üzere tek bir içerik kitaplığı oluşturarak marka deneyimlerini birleştirebildiler.

SFI Health'in Global Dijital Başkanı Cassandra Brill bunu şöyle ifade ediyor: "Çok büyük miktarda içerik geliyor ve bu Hoş Geldiniz platformu olmadan mümkün olmazdı. Projelerimiz ilerliyor ve çok daha hızlı tamamlanıyor ve hatta mevcut içeriği yeniden tasarlayabildik - çark eskisinden çok daha hızlı dönüyor."

2. Mevcut MarTech yığınınızı düşünün

İhtiyaçlarınızı net bir şekilde tanımladıktan sonra, çözüm aramanız gereken ilk yer mevcut MarTech yığınınızdır. Sonuçta, pazarlama yığınları herkesin bildiği gibi yetersiz kalıyor ve zaten proje yönetimi özelliklerine sahip bir araca sahip olduğunuzu görünce şaşırabilirsiniz.

Bu durumda, aracın özelliklerini ihtiyaç listenizle karşılaştırın. Hepsinin üstesinden gelebilirse, kesinlikle keşfetmeye değer bir seçenek. Bununla birlikte, kısa vadeli kolaylık uğruna uzun vadeli verimliliği feda etmemeye dikkat edin.

Örneğin, mevcut aracınız pazarlama proje yönetimine özel değilse, muhtemelen sektöre özel bir aracın sunacağı tüm özelliklere sahip olmayacaktır.

3. Yazılım seçeneklerini değerlendirin

Artık mevcut yığınınızda herhangi bir seçeneğiniz olup olmadığını belirlediğinize göre, piyasadaki diğer çözümlere bakmanın zamanı geldi. Bahsettiğimiz gibi, pazarlamaya özgü proje yönetim platformları, verimlilik açısından en fazlasını sunacak gibi görünüyor.

Örneğin Welcome'ın içerik pazarlama platformu, büyük pazarlama ekiplerinin daha hızlı, tekrarlanabilir süreçler oluşturmasını sağlamak için özel olarak tasarlanmıştır. Proje yönetimi platformumuzla yapabileceğiniz birkaç şey:

• Her dahili ve harici kanalda neler olup bittiğine dair nabzınızı tutun. Güçlü ama esnek takvimlerimiz, neyin, kime ve ne zaman gittiğini kolayca görselleştirmenizi sağlar.

• Ekibinizin her kampanyayı planlama şeklini merkezileştirin. Çalışmayı planlayın, iletişim stratejisini oluşturun ve paylaşılan kampanya özetleri, proje çalışma alanları ve ortak içerik editörleri gibi araçları kullanarak herkesin hikayeyi büyütmeye yardımcı olmasını sağlayın.

• Yerleşik düzenleyicimizle tüm formatlarda içerik oluşturun ve prova yapın. Bu, orijinal bir parça yazmanıza ve içeriği doğrudan yüklemenize olanak tanır. Bu şekilde ekibiniz tek bir yerde oluşturabilir, kanıtlayabilir ve sürüm çalışması yapabilir.

• Kaldıraç‌ ‌gerçek zamanlı‌ ‌arama‌ ‌veri‌ ‌ve‌ ‌öneriler‌ ‌bu‌ ‌yardım‌ ‌bilgilendirin‌ ‌içeriğinizi‌ ‌stratejinizi‌ ‌optimize edin‌ ‌içerik‌ ‌bu nedenle‌ ‌bu‌ ‌bu‌ ‌sıralama‌ ‌iyi‌ ‌aramak‌

• İçerik oluşturmaya, incelemeye ve onaylamaya dahili ve harici katkıda bulunanları davet edin. İster bir yazar kadrosuyla ister harici bir ajansla çalışıyor olun, ekibinizi her marka hikayesini işbirliği içinde mükemmelleştirmek için ihtiyaç duydukları araçlarla kolayca güçlendirebilirsiniz.

4. Mevcut çözümlerle entegre edin

Yazılımınızı seçtikten sonraki adım, yazılımı mevcut tüm çözümlerinize bağlamaktır ve bunun tersi de geçerlidir. Bu, her şeyin sorunsuz çalışmasını sağlar ve yaratıcı süreçteki sürtünmeyi ortadan kaldırır.

Örneğin, proje yönetimi platformunuzdaki her şey üzerinde işbirliği yapıyorsanız, içerik dağıtma zamanı geldiğinde bunun dışına çıkmak istemezsiniz.

Bu nedenle Welcome, Marketo'dan WordPress'e, Jira'ya ve bunların arasındaki her şeye kadar en çok ihtiyacınız olan pazarlama araçlarıyla entegre olan merkezi bir platform görevi görür.

Pazarlama proje yönetimi SSS'leri

Pazarlama proje yönetimiyle ilgili hâlâ merak edilen birkaç sorunuz mu var? İşte sık sorulan soruların bazı cevapları:

Bir proje yöneticisinin pazarlamadaki rolü nedir?

Pazarlamadaki proje yöneticisi, bir kampanyayı fikirden bitmiş ürüne yönlendirmekten sorumlu olan kişidir. Projeyi tanımlamaktan zaman çizelgesini oluşturmaya ve sonuçları değerlendirmeye kadar daha önce bahsettiğimiz tüm aşamaları denetlerler.

Pazarlama koordinatörü veya proje yöneticisi olmak için hangi becerilere ihtiyacınız var?

Herhangi bir koordinatör veya proje yöneticisinin iletişim ve organizasyon alanlarında çok yetenekli olması gerekir ve pazarlama da farklı değildir.

Ekip üyeleri, yönetici liderlik, müşteriler, satıcılar, ajanslar ve serbest çalışanlarla iletişim kurmanız gerekir. Ve her zaman aynı hedefi hedefleyen projenin çeşitli aşamalarında herkesi aynı sayfada tutmanız gerekir.

Yönettiğiniz projeleri anlamak için pazarlamaya özel bir uzmanlığa da sahip olmanız gerekir. Bu, bloglamadan web sitesi tasarımına ve ürün lansmanlarına kadar her şeyi içerebilir.

Pazarlamada nasıl proje yöneticisi olunur?

Pazarlamada proje yöneticisi olmak için eğitim ve deneyimin bir arada olması gerekir. Örneğin çoğu şirket, pazarlama, iletişim, işletme veya yönetim alanlarında en az bir lisans derecesi gerektirir.

Bazen proje yönetimi alanında yüksek lisans derecesi tercih edilir ve kalabalık bir alanda öne çıkmanıza yardımcı olabilir. Ayrıca eğitim geçmişinizi sertifikalarla güçlendirebilirsiniz.

Project Management Professional (PMP), Project Management Institute tarafından yürütülen en popüler proje yönetimi sertifikasıdır. Diğer sertifikalar şunları içerir:

• Proje Yönetiminde Ortak

• Proje Yönetimi Sertifikalı Ortak (CAPM)

• Sertifikalı Proje Direktörü (CPD)

• Sertifikalı Proje Yöneticisi (IAPM)

• Sertifikalı ScrumMaster (CSM)

• CompTIA Projesi+ sertifikası

• PRINCE2 Vakfı/PRINCE2 Uygulayıcısı

• Ana Proje Yöneticisi (MPM)

• Proje Yönetiminde Profesyonel (PPM)

Eğitim gereksinimlerine ek olarak, alanda belirli bir deneyim düzeyine sahip olmanız da gerekir. Çoğu şirket, belirli role bağlı olarak, genellikle bir pazarlama yöneticisi olarak iki ila beş yıllık deneyimi tercih eder.

Çözüm

Umarım kuruluşunuz içinde proje yönetimiyle uğraşma konusunda kendinize daha fazla güveniyorsunuzdur. İşte hemen çalışmaya başlayabilmeniz için aşamaların kısa bir özeti:

• Proje tanımı

• En iyi pazarlama kanallarının belirlenmesi

• Her kanal için strateji oluşturma

• Bütçe planlama ve proje kapsamı

• Çıktıları belirleme

• Zaman çizelgesi oluşturma

• Görev delegasyonu ve zamanlama

• Uygulamak

• Kalite güvencesi

• Teslimat ve değerlendirme