الأتمتة 101: اعرف كيف يمكن أن تساعدك الأتمتة في معالجة الفواتير

إذا كنت تدير شركة ، فمن المحتمل أنك تتعامل مع الكثير من الفواتير. ربما لديك قسم حسابات المدفوعات (AP) أو قسم حسابات القبض (AR) مسؤول عن معالجة الفواتير. أو ربما تتعامل مع الفواتير بنفسك.

في كلتا الحالتين ، تعلم أن معالجة الفواتير يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً ومهمة شاقة. وإذا قمت بخطأ ما ، فقد يكلف عملك أموالاً. وهنا يأتي دور الأتمتة. يمكن لأتمتة معالجة الفواتير أن توفر لك الوقت وتساعدك على تجنب الأخطاء.

نظام معالجة الفواتير الآلي هو برنامج يقوم بأتمتة المهام المرتبطة بإنشاء الفواتير وإرسالها وإدارتها ويوفر لك الوقت عن طريق أتمتة المهام المتكررة.

ولكن ما هي بالضبط أتمتة الفواتير ، وكيف يمكن أن تساعدك في معالجة الفواتير؟ تابع القراءة لاستكشاف هذا وأكثر من ذلك بكثير في دليلنا النهائي لأتمتة الفواتير. هيا بنا نبدأ!

ما هو نظام معالجة الفواتير؟

تتضمن الفواتير عدة خطوات: -

1. التقاط البيانات من الفواتير
2. مطابقة طلب الشراء
3. إرسال الفواتير للاعتماد
4. الموافقة على فواتير المدفوعات
5. معالجة المدفوعات وتسجيل التفاصيل للسجلات

تتطلب أنظمة معالجة الفواتير اليدوية من الموظفين إدخال البيانات يدويًا من كل فاتورة في النظام ، وهي عملية تستغرق وقتًا طويلاً وعرضة لخطأ بشري.

من ناحية أخرى ، تعمل أنظمة معالجة الفواتير الآلية على أتمتة المهام المرتبطة بإنشاء الفواتير وإرسالها وإدارتها. يساعد نظام معالجة الفواتير الشركات على التقاط البيانات من الفواتير تلقائيًا. يمكن للنظام أن يساعد في أتمتة العديد من المهام الأخرى المرتبطة بالفواتير ، من إنشاء الفواتير إلى إصدار المدفوعات.

هناك العديد من أنظمة معالجة الفواتير المختلفة في السوق - بعضها عبارة عن حلول شبه آلية قائمة على القوالب ، في حين أن بعضها عبارة عن حلول آلية ذكية تعتمد على الذكاء الاصطناعي. يعتمد اختيار الحل على حالة الاستخدام والهدف الذي تحاول تحقيقه.

هناك العديد من الميزات المختلفة التي تحصل عليها عندما تقوم بأتمتة نظام معالجة الفواتير ، ولكن الشيء الأكثر أهمية هو أنه يوفر لك الوقت عن طريق أتمتة المهام المتكررة. يمكن أن يؤدي استخدام البرامج الآلية إلى تحرير موظفيك للتركيز على المهام الأكثر أهمية وتحسين النتيجة النهائية. يساعد حل معالجة الفواتير الآلي في إنشاء الفواتير من أوامر الشراء وتتبع المدفوعات وإصدار المبالغ المستردة.

كيف يساعد الأتمتة في معالجة فاتورتك

تعد الإدارة اليدوية للفواتير مهمة شاقة وتستغرق وقتًا طويلاً وتشكل مخاطرة تجارية ، ويمكن أن تزيد من فرص الاحتيال في الفاتورة والأخطاء في البيانات المالية.

يمكن أن تساعدك الأتمتة في تجنب هذه المشكلات وإنشاء مزايا إضافية لعملك. إليك كيف يساعد ذلك في جعل عملك أكثر كفاءة: -

دقة محسنة

تتمثل إحدى أكبر مزايا الأتمتة في أنها يمكن أن تساعدك على تجنب الأخطاء. على سبيل المثال ، يمكن لبرامج معالجة الفواتير الآلية إنشاء فواتير تلقائيًا بناءً على بيانات من أوامر الشراء أو مصادر البيانات الأخرى ، مما يلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا.

زيادة السرعة

يمكن أن تساعد الأتمتة أيضًا في تسريع معالجة فاتورتك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للبرنامج أتمتة المهام المتكررة ، مثل إصدار الفواتير أو إصدار المبالغ المستردة ، وتحرير الوقت الذي يمكن استخدامه لتحسين مجالات أخرى من عملك.

تنظيم أفضل

يمكن أن تساعدك الأتمتة في الحفاظ على تنظيم فواتيرك. يمكن لبرنامج أتمتة الفواتير تتبع جميع فواتيرك في مكان واحد ، مما يساعدك على تجنب المدفوعات المتأخرة والرسوم المتأخرة. نتيجة لذلك ، يسهل عليك تتبع عملائك.

أعلى فعالية من حيث التكلفة

يمكن أن توفر لك الأتمتة المال عن طريق التخلص من الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا والمهام اليدوية الأخرى. وبالتالي ، يصبح مسك دفاترك أكثر فعالية من حيث التكلفة وانسيابية.

مجال أقل للخطأ البشري

مع نمو عملك ، من المهم تجنب المهام اليدوية غير الضرورية والتعقيد. يمكن أن تساعدك الأتمتة على تجنب أخطاء مثل المدفوعات المنسية التي قد تؤدي إلى تأخير الرسوم.

كيف يمكنك أتمتة معالجة الفواتير

إذا كنت مهتمًا بأتمتة معالجة فاتورتك ، فهناك بعض الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها.

مع توفر العديد من خيارات البرامج المختلفة ، من المهم العثور على البرامج التي تناسب احتياجاتك وحالة الاستخدام. يمكن لـ Docsumo المساعدة في الإعداد مع المعالجة الآلية للفواتير. يستخدم برنامج AI مع تقنية Intelligent OCR لتحويل فواتيرك إلى بيانات قابلة للتنفيذ.

بعد تحويل البيانات ، تحتاج إلى دمج برنامج أتمتة الفواتير الخاص بك مع برنامج المحاسبة الخاص بك ، مما يسمح لك بإنشاء الفواتير تلقائيًا وتتبع المدفوعات.

كخطوة أخيرة ، تحتاج إلى إعداد المدفوعات التلقائية.

10 خطوات لأتمتة معالجة فاتورتك

1. إنشاء إرشادات: حدد أنواع الفواتير التي يمكن معالجتها تلقائيًا. يضمن وجود إرشادات حول أنواع الفواتير التي يمكن إضافتها إلى البرنامج معالجة فواتير محددة فقط ، مما يجعل العملية أكثر دقة.
2. تحديد كيفية استلام الفواتير: من خلال فهم القنوات التي تتلقى الفواتير من خلالها ، يمكنك تبسيط الأتمتة بحيث يتم استلام جميع الفواتير بطريقة مماثلة.
3. قم بإعداد نظام لالتقاط بيانات الفاتورة تلقائيًا: يلغي نظام معالجة الفواتير الآلي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا ، والتي يمكن أن تكون عرضة للخطأ.
4. التحقق من دقة البيانات الملتقطة: يضمن التحقق من صحة البيانات أن المعلومات التي تتم معالجتها صحيحة.
5. توجيه الفواتير للموافقة عليها: تساعد قائمة انتظار الموافقة على ضمان الموافقة على الفواتير على الفور.
6. توليد المدفوعات إلكترونيًا: يوفر الوقت والمال!
7. تسوية المدفوعات تلقائيًا: تساعد تسوية المدفوعات على ضمان دفع جميع الفواتير بالكامل وفي الوقت المحدد.
8. توفير رؤية لحالة الفواتير: يساعد هذا في تتبع الفواتير التي تمت معالجتها والتي لم تتم معالجتها.
9. السماح بالاستثناءات عندما لا يمكن معالجة الفواتير تلقائيًا: من خلال وجود عملية استثناء ، فإنك تضمن استمرار معالجة الفواتير التي بها مشكلات في الوقت المحدد.
10. تحسين النظام باستمرار: بمجرد وضعه في مكانه ، تأكد من تحديث النظام وفعاليته دائمًا.

استنتاج

يمكن أن تكون معالجة الفواتير مهمة شاقة ومستهلكة للوقت ، ولكنها جزء ضروري من إدارة الأعمال التجارية. يمكن أن توفر لك أتمتة معالجة الفواتير الوقت وتساعدك على تجنب الأخطاء.

هناك العديد من الميزات المختلفة التي يمكن أن يوفرها نظام معالجة الفواتير الآلي ، ولكن الشيء الأكثر أهمية هو أنه يوفر لك الوقت عن طريق أتمتة المهام المتكررة. يمكن أن يسمح لموظفيك بالتركيز على المهام الأكثر أهمية وتحسين النتيجة النهائية.