Automation 101: Dowiedz się, jak automatyzacja może pomóc w przetwarzaniu faktur

Jeśli prowadzisz firmę, prawdopodobnie masz do czynienia z wieloma fakturami. Być może masz dział Accounts Payable (AP) lub Accounts Receivable (AR), który jest odpowiedzialny za przetwarzanie faktur. A może sam zajmujesz się fakturowaniem.

W obu przypadkach wiesz, że przetwarzanie faktur może być czasochłonnym i żmudnym zadaniem. A jeśli popełnisz błąd, może to kosztować Twoją firmę pieniądze. W tym miejscu pojawia się automatyzacja. Automatyzacja przetwarzania faktur może zaoszczędzić czas i pomóc uniknąć błędów.

Zautomatyzowany system przetwarzania faktur to oprogramowanie, które automatyzuje zadania związane z tworzeniem, wysyłaniem i zarządzaniem fakturami oraz oszczędza czas dzięki automatyzacji powtarzalnych zadań.

Ale czym dokładnie jest automatyzacja faktur i jak może pomóc w przetwarzaniu faktur? Czytaj dalej, aby odkryć to i wiele więcej w naszym ostatecznym przewodniku po automatyzacji faktur. Zacznijmy!

Co to jest system przetwarzania faktur?

Fakturowanie obejmuje kilka kroków:

1. Przechwytywanie danych z faktur
2. Dopasowanie zamówienia
3. Wysyłanie faktur do zatwierdzenia
4. Zatwierdzanie faktur do płatności
5. Przetwarzaj płatności i rejestruj szczegóły dla rekordów

Systemy ręcznego przetwarzania faktur wymagają od pracowników ręcznego wprowadzania danych z każdej faktury do systemu, co jest procesem czasochłonnym i podatnym na błędy ludzkie.

Z drugiej strony zautomatyzowane systemy przetwarzania faktur automatyzują zadania związane z tworzeniem, wysyłaniem i zarządzaniem fakturami. System przetwarzania faktur pomaga firmom automatycznie pobierać dane z faktur. System może pomóc zautomatyzować wiele innych zadań związanych z fakturowaniem, od tworzenia faktur po wystawianie płatności.

Na rynku dostępnych jest wiele różnych systemów przetwarzania faktur – niektóre z nich to półautomatyczne rozwiązania oparte na szablonach, a inne to inteligentne, kompleksowe i zautomatyzowane rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji. Wybór rozwiązania zależy od przypadku użycia i celu, który próbujesz osiągnąć.

Istnieje wiele różnych funkcji, które można uzyskać, automatyzując system przetwarzania faktur , ale najważniejsze jest to, że oszczędza czas dzięki automatyzacji powtarzalnych zadań. Zastosowanie zautomatyzowanego oprogramowania może uwolnić pracowników, aby mogli skupić się na ważniejszych zadaniach i poprawić wyniki finansowe. Zautomatyzowane rozwiązanie do przetwarzania faktur pomaga w generowaniu faktur z zamówień zakupu oraz śledzeniu płatności i dokonywaniu zwrotów.

Jak automatyzacja pomaga w przetwarzaniu faktur

Ręczne zarządzanie fakturami to żmudne i czasochłonne zadanie oraz ryzyko biznesowe, które może zwiększyć ryzyko fałszowania faktur i błędów w sprawozdaniach finansowych.

Automatyzacja może pomóc uniknąć tych problemów i stworzyć dodatkowe korzyści dla Twojej firmy. Oto, w jaki sposób pomaga zwiększyć wydajność Twojej firmy: -

Poprawiona dokładność

Jedną z największych zalet automatyzacji jest to, że pomaga uniknąć błędów. Na przykład oprogramowanie do automatycznego przetwarzania faktur może automatycznie generować faktury na podstawie danych z zamówień zakupu lub innych źródeł danych, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych.

Zwiększona prędkość

Automatyzacja może również przyspieszyć przetwarzanie faktur. Ponadto oprogramowanie może zautomatyzować powtarzalne zadania, takie jak generowanie faktur lub wystawianie zwrotów, uwalniając czas, który można wykorzystać na usprawnienie innych obszarów Twojej firmy.

Lepsza organizacja

Automatyzacja może pomóc w uporządkowaniu faktur. Oprogramowanie do automatyzacji faktur może śledzić wszystkie Twoje faktury w jednym miejscu, co może pomóc Ci uniknąć brakujących płatności i opłat za opóźnienia. W rezultacie łatwiej jest Ci śledzić swoich klientów.

Wyższa opłacalność

Automatyzacja może zaoszczędzić pieniądze, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania danych i innych ręcznych zadań. W rezultacie księgowość staje się bardziej efektywna i usprawniona.

Mniej miejsca na błąd ludzki

W miarę rozwoju firmy ważne jest unikanie zbędnych zadań ręcznych i złożoności. Automatyzacja może pomóc Ci uniknąć błędów, takich jak zapomniane płatności, które mogą prowadzić do opóźnień w opłatach.

Jak zautomatyzować przetwarzanie faktur

Jeśli chcesz zautomatyzować przetwarzanie faktur, musisz wykonać kilka czynności.

Ponieważ dostępnych jest wiele różnych opcji oprogramowania, ważne jest, aby znaleźć oprogramowanie, które odpowiada Twoim potrzebom i przypadkom użycia. Docsumo może pomóc w konfiguracji z automatycznym przetwarzaniem faktur. Wykorzystuje oprogramowanie AI z inteligentną technologią OCR do przekształcania faktur w dane umożliwiające podjęcie działań.

Po przekonwertowaniu danych musisz zintegrować oprogramowanie do automatyzacji faktur z oprogramowaniem księgowym, co pozwala automatycznie generować faktury i śledzić płatności.

Ostatnim krokiem jest skonfigurowanie płatności automatycznych.

10 kroków do automatyzacji przetwarzania faktur

1. Ustal wytyczne: Zdecyduj, jakie typy faktur mogą być przetwarzane automatycznie. Posiadanie wytycznych, jakie rodzaje faktur można dodawać do oprogramowania gwarantuje, że przetwarzane są tylko określone faktury, co czyni proces bardziej dokładnym.
2. Określ sposób odbierania faktur: Znając kanały, którymi otrzymujesz faktury, możesz usprawnić automatyzację, tak aby wszystkie faktury były odbierane w podobny sposób.
3. Skonfiguruj system do automatycznego rejestrowania danych faktur: Zautomatyzowany system przetwarzania faktur eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych, które może być podatne na błędy.
4. Sprawdź dokładność przechwyconych danych: Weryfikacja danych zapewnia, że ​​przetwarzane informacje są poprawne.
5. Kieruj faktury do zatwierdzenia: Kolejka zatwierdzeń pomaga zapewnić szybkie zatwierdzanie faktur.
6. Generuj płatności drogą elektroniczną: to oszczędność czasu i pieniędzy!
7. Automatyczne uzgadnianie płatności: Uzgadnianie płatności pomaga zapewnić, że wszystkie faktury są opłacane w całości i na czas.
8. Zapewnij wgląd w stan faktur: Pomaga to śledzić, które faktury zostały przetworzone, a które nie.
9. Zezwalaj na wyjątki, gdy faktury nie mogą być przetwarzane automatycznie: dzięki procesowi wyjątków masz pewność, że problematyczne faktury będą nadal przetwarzane na czas.
10. Stale ulepszaj system: po uruchomieniu upewnij się, że system jest zawsze aktualny i wydajny.

Wniosek

Przetwarzanie faktur może być czasochłonnym i żmudnym zadaniem, ale jest niezbędną częścią prowadzenia firmy. Automatyzacja przetwarzania faktur może zaoszczędzić czas i pomóc uniknąć błędów.

Istnieje wiele różnych funkcji, które może zaoferować zautomatyzowany system przetwarzania faktur, ale najważniejsze jest to, że oszczędza czas dzięki automatyzacji powtarzalnych zadań. Może pozwolić Twoim pracownikom skupić się na bardziej krytycznych zadaniach i poprawić wyniki finansowe.