ระบบอัตโนมัติ 101: รู้ว่าระบบอัตโนมัติสามารถช่วยคุณประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร
เผยแพร่แล้ว: 2022-11-30หากคุณทำธุรกิจ มีโอกาสที่คุณต้องจัดการกับใบแจ้งหนี้จำนวนมาก บางทีคุณอาจมีแผนกบัญชีเจ้าหนี้ (AP) หรือบัญชีลูกหนี้ (AR) ที่รับผิดชอบในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ หรือบางทีคุณอาจจัดการใบแจ้งหนี้ด้วยตัวคุณเอง
ไม่ว่าในกรณีใด คุณทราบดีว่าการประมวลผลใบแจ้งหนี้อาจเป็นงานที่ใช้เวลานานและน่าเบื่อหน่าย และหากคุณทำผิดพลาด อาจทำให้ธุรกิจของคุณเสียหายได้ นั่นคือที่มาของระบบอัตโนมัติ การประมวลผลใบแจ้งหนี้ของคุณโดยอัตโนมัติสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด
ระบบประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติคือซอฟต์แวร์ที่ทำงานที่เกี่ยวข้องกับการสร้าง การส่ง และการจัดการใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ และช่วยคุณประหยัดเวลาด้วยการทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ
แต่ระบบอัตโนมัติของใบแจ้งหนี้คืออะไรกันแน่ และจะช่วยคุณในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร อ่านต่อเพื่อสำรวจสิ่งนี้และอื่นๆ อีกมากมายในคู่มือที่ดีที่สุดของเราเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติของใบแจ้งหนี้ มาเริ่มกันเลย!
ระบบประมวลผลใบแจ้งหนี้คืออะไร?
การออกใบแจ้งหนี้มีหลายขั้นตอน:-
- การจับข้อมูลจากใบแจ้งหนี้
- การจับคู่ใบสั่งซื้อ
- ส่งใบแจ้งหนี้เพื่อขออนุมัติ
- อนุมัติใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน
- ดำเนินการชำระเงินและลงทะเบียนรายละเอียดสำหรับบันทึก
ระบบประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองกำหนดให้พนักงานป้อนข้อมูลจากใบแจ้งหนี้แต่ละใบเข้าสู่ระบบด้วยตนเอง ซึ่งเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานและอาจเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ได้
ในทางกลับกัน ระบบประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติจะทำให้งานที่เกี่ยวข้องกับการสร้าง การส่ง และการจัดการใบแจ้งหนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ระบบประมวลผลใบแจ้งหนี้ช่วยให้ธุรกิจรวบรวมข้อมูลจากใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ ระบบสามารถช่วยทำงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการออกใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการออกการชำระเงิน
มีระบบประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่แตกต่างกันมากมายในตลาด - บางระบบเป็นโซลูชันกึ่งอัตโนมัติที่ใช้เทมเพลต ในขณะที่บางระบบเป็นโซลูชันอัตโนมัติแบบ end-to-end ที่ใช้ AI อันชาญฉลาด ทางเลือกของโซลูชันขึ้นอยู่กับกรณีการใช้งานของคุณและเป้าหมายที่คุณพยายามจะบรรลุ
มีคุณสมบัติต่างๆ มากมายที่คุณจะได้รับเมื่อคุณ ทำให้ระบบประมวลผลใบแจ้งหนี้ เป็นอัตโนมัติ แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดคือช่วยให้คุณประหยัดเวลาด้วยการทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ การใช้ซอฟต์แวร์อัตโนมัติทำให้พนักงานของคุณมีเวลาว่างมากขึ้นเพื่อโฟกัสกับงานที่สำคัญมากขึ้นและปรับปรุงผลกำไรของคุณ โซลูชันการประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติช่วยในการสร้างใบแจ้งหนี้จากใบสั่งซื้อและติดตามการชำระเงินและออกเงินคืน
ระบบอัตโนมัติช่วยในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของคุณอย่างไร
การจัดการใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองเป็นงานที่น่าเบื่อและใช้เวลานานและมีความเสี่ยงทางธุรกิจ และสามารถเพิ่มโอกาสในการฉ้อฉลในใบแจ้งหนี้ และข้อผิดพลาดกับงบการเงิน
ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยคุณหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้และสร้างประโยชน์เพิ่มเติมให้กับธุรกิจของคุณ นี่คือวิธีที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น:-
ปรับปรุงความแม่นยำ
ข้อดีอย่างหนึ่งของระบบอัตโนมัติคือสามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดได้ ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์ประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติสามารถสร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติตามข้อมูลจากใบสั่งซื้อของคุณหรือแหล่งข้อมูลอื่น ซึ่งไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
ความเร็วที่เพิ่มขึ้น
ระบบอัตโนมัติยังสามารถช่วยเพิ่มความเร็วในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของคุณ นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์ยังสามารถทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ เช่น การสร้างใบแจ้งหนี้หรือการออกเงินคืน ทำให้มีเวลาเหลือซึ่งสามารถใช้ปรับปรุงด้านอื่นๆ ของธุรกิจของคุณได้
องค์กรที่ดีขึ้น
ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยให้คุณจัดระเบียบใบแจ้งหนี้ได้ ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของใบแจ้งหนี้สามารถติดตามใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณได้ในที่เดียว ซึ่งสามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการชำระเงินที่ขาดหายไปและค่าธรรมเนียมล่าช้า ด้วยเหตุนี้ คุณจึงติดตามลูกค้าได้ง่ายขึ้น
ความคุ้มค่าที่สูงขึ้น
ระบบอัตโนมัติช่วยให้คุณประหยัดเงินได้โดยขจัดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและงานอื่น ๆ ด้วยตนเอง ดังนั้นการทำบัญชีของคุณจึงคุ้มค่าและคล่องตัวมากขึ้น
พื้นที่น้อยลงสำหรับข้อผิดพลาดของมนุษย์
เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องหลีกเลี่ยงงานที่ต้องทำด้วยตนเองและความซับซ้อนที่ไม่จำเป็น ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด เช่น การลืมชำระเงิน ซึ่งอาจทำให้เสียค่าธรรมเนียมล่าช้า
คุณทำให้การประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นแบบอัตโนมัติได้อย่างไร
หากคุณสนใจที่จะให้การประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ มีบางสิ่งที่คุณต้องทำ
ด้วยตัวเลือกซอฟต์แวร์ที่มีอยู่มากมาย สิ่งสำคัญคือต้องหาซอฟต์แวร์ที่เหมาะกับความต้องการและกรณีการใช้งานของคุณ Docsumo สามารถช่วยในการตั้งค่าการประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ ใช้ซอฟต์แวร์ AI พร้อมเทคโนโลยี OCR อัจฉริยะเพื่อแปลงใบแจ้งหนี้ของคุณให้เป็นข้อมูลที่สามารถดำเนินการได้
หลังจากแปลงข้อมูลแล้ว คุณต้องรวมซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของใบแจ้งหนี้เข้ากับซอฟต์แวร์บัญชี ซึ่งช่วยให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้และติดตามการชำระเงินได้โดยอัตโนมัติ
ในขั้นตอนสุดท้าย คุณต้องตั้งค่าการชำระเงินอัตโนมัติ
10 ขั้นตอนในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของคุณโดยอัตโนมัติ
- กำหนดหลักเกณฑ์: ตัดสินใจว่าใบแจ้งหนี้ประเภทใดที่สามารถดำเนินการได้โดยอัตโนมัติ การมีแนวทางสำหรับประเภทของใบแจ้งหนี้ที่สามารถเพิ่มลงในซอฟต์แวร์รับประกันได้ว่าจะมีการประมวลผลเฉพาะใบแจ้งหนี้เฉพาะ ซึ่งทำให้กระบวนการมีความแม่นยำมากขึ้น
- กำหนดวิธีการรับใบแจ้งหนี้: เมื่อเข้าใจช่องทางที่คุณได้รับใบแจ้งหนี้แล้ว คุณสามารถปรับปรุงระบบอัตโนมัติเพื่อให้ได้รับใบแจ้งหนี้ทั้งหมดในลักษณะเดียวกัน
- ตั้งค่าระบบเพื่อบันทึกข้อมูลใบแจ้งหนี้ โดยอัตโนมัติ: ระบบประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติช่วยลดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ซึ่งอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย
- ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่บันทึก: การตรวจสอบข้อมูลทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่กำลังประมวลผลนั้นถูกต้อง
- กำหนดเส้นทางใบแจ้งหนี้เพื่อการอนุมัติ: คิวการอนุมัติช่วยให้มั่นใจได้ว่าใบแจ้งหนี้จะได้รับการอนุมัติในทันที
- สร้างการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์: ประหยัด เวลา และเงิน!
- กระทบยอดการชำระเงินโดยอัตโนมัติ: กระทบยอดการชำระเงินช่วยให้มั่นใจว่าใบแจ้งหนี้ทั้งหมดได้รับการชำระเต็มจำนวนและตรงเวลา
- แสดงสถานะของใบแจ้งหนี้: ช่วยติดตามว่าใบแจ้งหนี้ใดได้รับการประมวลผลแล้วและใบแจ้งหนี้ใดยังไม่ได้รับการประมวลผล
- อนุญาตให้มีข้อยกเว้นเมื่อไม่สามารถประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้โดยอัตโนมัติ: เมื่อมีกระบวนการยกเว้น คุณจะมั่นใจได้ว่าใบแจ้งหนี้ที่มีปัญหายังคงได้รับการดำเนินการตรงเวลา
- ปรับปรุงระบบอย่างต่อเนื่อง: เมื่อติดตั้งแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบทันสมัยและมีประสิทธิภาพอยู่เสมอ
บทสรุป
การประมวลผลใบแจ้งหนี้อาจเป็นงานที่ใช้เวลานานและน่าเบื่อ แต่ก็เป็นส่วนสำคัญในการดำเนินธุรกิจ การประมวลผลใบแจ้งหนี้ของคุณโดยอัตโนมัติสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดได้
มีคุณสมบัติต่างๆ มากมายที่ระบบประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติสามารถนำเสนอได้ แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดคือมันช่วยคุณประหยัดเวลาด้วยการทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ มันสามารถช่วยให้พนักงานของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญมากขึ้นและปรับปรุงผลกำไรของคุณ