عندما تتعلم كيفية بدء منظمة غير ربحية ، ستبدأ في إدراك مدى أهمية تحديد المهام التي يتحملها كل عضو في الفريق . يلعب الاهتمام بهذا الأمر عاجلاً وليس آجلاً دورًا كبيرًا في ضمان أن تظل عملياتك مبسطة أثناء التوسع.
هذا هو المكان الذي يكون فيه الهيكل التنظيمي الرسمي غير الربحي مفيدًا.
أدناه ، سنرشدك إلى كل ما تحتاج إلى معرفته لتحديد الهيكل التنظيمي الخاص بك . سنقدم أيضًا أمثلة حول كيفية إنشاء مخطط تنظيمي غير ربحي يحدد سير العمل الخاص بك ويضع مؤسستك غير الربحية للنجاح على المدى الطويل.
ما هو الهيكل التنظيمي غير الربحي ؟
يساعد تحديد الهيكل التنظيمي لمنظمتك غير الربحية الموظفين على رؤية وفهم العلاقات وهيكل التقارير وسير العمل داخل فريقهم بشكل أكثر وضوحًا. كما أنه يساعد الإدارات المختلفة على التعاون دون التدخل في عمل أي شخص أو تكرار العمل.
يحدد الهيكل التنظيمي كيفية عمل مؤسستك غير الربحية ، في حين أن المخطط التنظيمي غير الربحي هو تمثيل مرئي لهذه الأنظمة.
هناك العديد من الأدلة التي يمكنك العثور عليها عبر الإنترنت والتي تشرح كيفية تنسيق مخطط تنظيمي وظيفي غير ربحي ، ولكنه أكثر بكثير من مجرد خطوط تربط الوجوه على الصفحة. يحدد المخطط التنظيمي الأساس الذي يعتمد عليه الموظفون وأعضاء مجلس الإدارة وسلسلة القيادة لمواصلة تلبية احتياجات مجتمعك.
كيفية بناء الهيكل التنظيمي غير الربحي الخاص بك
يجب أن يشعر الهيكل التنظيمي الخاص بك بأنه فريد بالنسبة لك. ومع ذلك ، هناك عدد قليل من المجالات الوظيفية التي يجب أن تضمن عدم تسلل أي شيء عبر الشقوق.
من المهم أيضًا أن تتعرف على المعايير المطلوبة للمنظمات غير الربحية وأن تنشئ لوائح داخلية غير ربحية تلزمك بتلك المعايير. ستؤثر هذه المكونات على خطة عملك العامة وهيكل مؤسستك غير الربحية.
أدناه ، سنوجهك عبر هذه المجالات الوظيفية وكيفية تحسين التخطيط الاستراتيجي الخاص بك لتحقيق نتائج محددة. ولكن قبل أن ندخل في ذلك ، دعنا نتحدث عن سبب أهمية كل هذا.
أسباب إنشاء بنية محددة
يستغرق إنشاء الهيكل التنظيمي غير الربحي وقتًا ولكنه يستحق الاستثمار. فيما يلي عدد قليل من الأسباب لإنشاء هيكل وتسلسل إداري عاجلاً وليس آجلاً:
- إزالة الالتباس: مع نمو منظمتك غير الربحية ، يصعب تتبع من يفعل ماذا (خاصة بالنسبة للموظفين الجدد).يقلل الهيكل التنظيمي الرسمي من الارتباك من خلال تحديد مسؤوليات فرقك وعلاقات التقارير والتسلسل الهرمي.
- اتخاذ قرارات أفضل بشكل أسرع: يساعد الهيكل في تحديد الخطوط العريضة لعملية صنع القرار ، وتمكين قادتك من اتخاذ قرارات استراتيجية بشكل أكثر كفاءة دون إشراك أطراف غير مرتبطة.
- املأ الفجوات: يساعد رسم توضيحي للهيكل الخاص بك باستخدام مخطط تنظيمي غير ربحي في تحديد المسميات الوظيفية والوظائف التي يجب ملؤها للوصول إلى إمكاناتك الكاملة.
- تخلص من العزلة: عندما تقوم بتحسين التعاون بين الفريق ، تصبح الفرق متوافقة بشكل أفضل مع المقاييس وأهداف الأداء.
- منع ازدواجية العمل: بدون خطوط واضحة للمسؤولية والتواصل ، من الشائع أن تكرر الفرق المختلفة جهودها.هذا يؤدي إلى ضياع الوقت والمال والإنتاجية.
وظائف حاسمة لتحديد
كل مؤسسة غير ربحية (وحتى الربحية ، في هذا الصدد) لديها مجالات وظيفية تحتاج إلى تحديد. يؤدي كل موظف في شركتك دورًا مختلفًا: تطوير المنتجات وخدمة العملاء والتسويق وغير ذلك.
يساعد الهيكل التنظيمي على تنظيم هؤلاء الموظفين في مجموعات أوسع مع المجالات الوظيفية التالية:
- الحكم
- إدارة
- البرامج
الحكم
مجلس الإدارة غير الربحي مسؤول عن اتخاذ القرارات على مستوى عالٍ . يضمن هؤلاء الأفراد أن منظمتك غير الربحية جاهزة استراتيجيًا لجمع الأموال وتنفيذ مهمتها.
إدارة
يشرف أعضائك الإداريون على الميزانية والاستراتيجية. إنهم يراقبون الموارد المالية لضمان إنفاقك في حدود إمكانياتك وتنفيذ الاستراتيجيات التي تلبي أهداف مؤسستك غير الربحية.
البرامج
من المحتمل أن يشكل محترفو برنامجك الجزء الأكبر من مؤسستك غير الربحية ، لأن هؤلاء هم الأفراد المسؤولون عن العمل الجوهري. يشمل طاقم البرنامج التسويق وجمع التبرعات والموارد البشرية والمتطوعين وإدارة الأحداث .
كيفية تنسيق مخطط هيكلي
يمكن أن يساعد استكشاف خيارات التنسيق للمخطط التنظيمي الخاص بك في إثارة الأفكار حول ما هو أكثر منطقية لفريقك. فيما يلي بعض التنسيقات الشائعة:
- من أعلى إلى أسفل
- تصاعدي
- مستوي
- شعبة
- متعدد الوظائف
- مصفوفة
- دائري
من أعلى إلى أسفل
ربما يكون الهيكل التنظيمي التنازلي هو الأكثر شيوعًا. يجلس مجلس الإدارة والمديرين التنفيذيين في القمة ، ثم تتسلل القيادة مع وجود المساهمين الفرديين في الأسفل.
تصاعدي
الهيكل التصاعدي يقلب المخطط التقليدي على رأسه. مع هذا الهيكل ، تقع القيادة في أسفل المنظمة مع وجود مساهمين فرديين في القمة.
ومع ذلك ، فإن هذه الطريقة ليست مجرد تصور. إنها ثقافة وعقلية. من خلال هذا الهيكل ، تخدم القيادة المديرين والموظفين لضمان حشدهم للقيام بعملهم الأفضل ، بدلاً من العكس.
مستوي
يزيل الهيكل التنظيمي المسطح طبقات الإدارة ولديه أفراد يقدمون تقارير مباشرة إلى أعلى مستوى من الموظفين التنفيذيين. المنظمات التي تتبع هذه الطريقة تدير نفسها بشكل أساسي مع مستويات عالية من الاستقلالية.
تعمل الهياكل المسطحة بشكل رائع للمؤسسات الصغيرة حيث يرتدي الجميع قبعات متعددة. قد يكون إبقاء الجميع على اتصال وعلى نفس الصفحة أمرًا صعبًا ، ولكنك تتخلص من التقارير غير الضرورية والحجز في صوامع.
شعبة
يقسم الهيكل التقسيمي منظمتك غير الربحية إلى مشاريع مختلفة. على سبيل المثال ، قد يكون لديك بنية منفصلة لكل منتج تقدمه أو منطقة جغرافية تخدمها. كل قسم له مسؤولياته القيادية الرئيسية التي تؤثر على أجزاء مهمة من العمل ، مثل المهام الإدارية ، والمالية ، والموارد البشرية ، ومهام التسويق.
متعدد الوظائف
هيكل متعدد الوظائف ينظم الأفراد بناءً على أدوارهم. هذا يعني أنه يمكن لموظفي التسويق بأكمله التواصل عبر المبادرات والمشاريع ، ويمكن لفريق الموارد البشرية لديك التواصل عبر المسؤوليات. يسهل هذا الهيكل التنظيمي على أعضاء الفرق المختلفة الاتصال بالقسم المناسب للتعاون في المشروع.
مصفوفة
تجمع بنية المصفوفة بين مخططات الوظائف التبادلية والمخططات التقسيمية. يضع البرامج في الأعلى ، والمشاريع على اليسار ، والأفراد في المنتصف.
دائري
يعمل الهيكل التنظيمي المستدير للمؤسسات الأصغر حيث يكون إعداد التقارير الخطية أقل أولوية. التركيز الرئيسي للهياكل التنظيمية المستديرة هو معرفة من هو في الفريق ومسؤولياتهم.
4 أفضل الممارسات لإنشاء الهيكل التنظيمي غير الربحي
فيما يلي بعض أفضل الممارسات لضمان تعظيم فوائد تحديد هيكل مؤسستك غير الربحية:
1. اجعل المخطط التنظيمي الخاص بك سهل الوصول إليه
المخطط التنظيمي الخاص بك ليس فقط لمجلس الإدارة والمديرين التنفيذيين - اسمح لجميع موظفيك بالوصول إليه. تشجع هذه المبادرة الشفافية غير الربحية وتساعد على بناء الثقة مع موظفيك. بعد ذلك ، يمكنهم استخدام المخطط للعثور على الشركاء المناسبين للتعاون معهم في مهام محددة.
بينما يمكنك طباعة نسخ من الرسم البياني الخاص بك ، فإنها سرعان ما تصبح قديمة. يساعدك استخدام برنامج أو تنسيق رقمي لتحديث مخططك التنظيمي ومشاركته في تحديثه عند تعيين عضو جديد في الفريق أو مغادرة شخص ما.
2. استخدم أداة التصور الصحيحة
لا تحتاج مؤسستك إلى اختراع العجلة في كل مرة. توفر أفضل أدوات التصور قوالب مضمنة حتى لا تضطر إلى إنشاء وتصميم واحد من البداية. في ما يلي بعض البرامج التي قد تفكر فيها مؤسستك غير الربحية لتصميم قالب المخطط التنظيمي الخاص بك:
- كانفا
- إنديزاين
- محل تصوير
- طاولة هوائية
- عرض تقديمي
بالإضافة إلى ذلك ، تم تصميم بعض البرامج لهذا الغرض. تعمل خيارات البرامج التالية على تسهيل الأمر باستخدام أدوات السحب والإفلات واستيراد جداول البيانات والأتمتة:
- لوسيدتشارت
- ميرو
- بينج بورد
- اورجانيمي
3. تحديث الرسم البياني الخاص بك بانتظام
ستفقد مؤسستك الثقة بسرعة في دقة مخططاتك إذا لم تقم بتحديثها بانتظام. تأكد من تعديل مخططاتك فورًا عندما ينضم موظف إلى شركتك أو يغادرها. سترغب أيضًا في إعطائها بعض الاهتمام أثناء الدورات الترويجية وإعادة هيكلة المنظمة.
4. التركيز على التطبيق العملي
إن المخطط التنظيمي الخاص بك ليس مجرد تصور لطيف لهيكلك - إنه أداة عملية يمكن للموظفين استخدامها للعمل بشكل أفضل. لذا اجعل مخططاتك عملية قدر الإمكان. أضف معلومات الاتصال لتمكين الموظفين من الوصول بسرعة وضمان عدم ازدحام المخططات الخاصة بك بحيث يتعذر على المستخدمين متابعتها.
ارفع مستوى مؤسستك غير الربحية مع Classy
الآن بعد أن أنشأت هيكلك التنظيمي غير الربحي ، حان الوقت لبدء العمل. من الأفضل أن نبدأ من جمع التبرعات ؟
توفر منصة كلاسي للعطاء جميع الأدوات التي تحتاجها لتحسين تجربتك في جمع التبرعات لتحقيق تأثير أكبر:
- مواقع التبرع :أنشئ صفحات ويب مستجيبة للعلامة التجارية ومتوافقة مع الأجهزة المحمولة لجمع التبرعات.
- العطاء المتكرر :قم بتمكين مؤيديك لتفعيل اشتراكات العطاء المتكرر.
- الدفع الراقي :دع المتبرعين يتبرعون ببطاقات الائتمان ومدفوعات ACH و PayPal والمحافظ الرقمية والمزيد.
- إدارة الداعمين :تتبع أداء الحملة ، وإنشاء التقارير ، وأتمتة الرسائل مع المتبرعين.
- Classy Live :عزز الأحداث الافتراضية والهجينة والشخصية من خلال برنامج البث المباشر المصمم لجمع التبرعات والمشاركة على المستوى الاحترافي.
اطلب عرضًا للتواصل مع أحد خبرائنا. سيعرضون لك كل ما يمكنك إنجازه مع Classy.
تعرف على نقاط قوتك وضعفك وتهديداتك وفرصك