非営利団体の立ち上げ方を学ぶにつれて、各チーム メンバーが担当するタスクを決定することがいかに重要であるかを理解するようになります。 遅かれ早かれこれに対処することは、スケーリングしてもプロセスが合理化された状態を維持する上で大きな役割を果たします。
そこで、正式な非営利組織構造が役に立ちます。
以下では、組織構造を定義するために知っておく必要があるすべてのことについて説明します。 また、ワークフローの概要を示し、非営利団体が長期的な成功を収めるための準備を整える非営利団体の組織図を作成する方法の例も示します。
非営利の組織構造とは?
非営利団体の組織構造を定義すると、従業員はチーム内の関係、レポート構造、およびワークフローをより明確に見て理解することができます。 また、誰かの足を踏んだり、作業を重複させたりすることなく、さまざまな部門が共同作業を行うのに役立ちます。
組織構造は非営利事業の運営方法を定義し、非営利組織図はこれらのシステムを視覚的に表現したものです。
機能的な非営利団体の組織図をフォーマットする方法を説明するガイドがオンラインでいくつか見つかりますが、それはページ上の面を結ぶ線だけではありません。 組織図は、コミュニティのニーズを満たし続けるために、スタッフ メンバー、理事会メンバー、および指揮系統が依存する基盤を設定します。
非営利の組織構造を構築する方法
あなたの組織構造は、あなたにとってユニークなものでなければなりません。 ただし、隙間をすり抜けないようにするために必要な機能領域がいくつかあります。
また、非営利団体に求められる基準をよく理解し、それらの基準を遵守するための非営利団体規約を作成することも重要です。 これらの要素は、ビジネス プラン全体と非営利団体の構造に影響を与えます。
以下では、これらの機能領域と、特定の結果を達成するために戦略計画を最適化する方法について説明します。 しかし、その話に入る前に、なぜこれがすべて重要なのかについて同じページに進みましょう。
定義された構造を作成する理由
非営利組織構造の作成には時間がかかりますが、投資する価値があります。 遅かれ早かれ構造と報告ラインを確立するいくつかの理由を以下に示します。
- 混乱を解消する:非営利団体が成長するにつれて、誰が何をしているのかを追跡するのは難しくなります (特に新規採用者の場合)。正式な組織構造は、チームの責任、報告関係、および階層を概説することで混乱を減らします。
- より良い意思決定をより迅速に行う:構造は、意思決定プロセスの概要を説明するのに役立ち、リーダーが関係のない関係者を巻き込むことなく、より効率的に戦略的意思決定を行えるようにします。
- ギャップを埋める:非営利団体の組織図を使用した構造の図は、潜在能力を最大限に発揮するために埋める必要がある役職や役職を特定するのに役立ちます。
- サイロを解消する:チーム間のコラボレーションを改善すると、チームは指標とパフォーマンスの目標に関してより一致するようになります。
- 重複作業の防止:明確な責任範囲とコミュニケーションがなければ、異なるチームが作業を重複させることがより一般的になります。これは、時間、お金、生産性の損失につながります。
定義する重要な機能
すべての非営利団体 (さらに言えば、営利団体でさえも) には、定義が必要な機能領域があります。 会社の各従業員は、製品開発、顧客サービス、マーケティングなど、さまざまな役割を果たしています。
組織構造は、これらの従業員を次の機能領域を持つより広いバケットに編成するのに役立ちます。
- ガバナンス
- 管理
- プログラム
ガバナンス
非営利団体の理事会は、高度な意思決定に責任を負います。 これらの個人は、非営利団体が戦略的に資金調達とその使命を遂行する準備ができていることを確認します。
管理
管理メンバーは、予算編成と戦略を監督します。 彼らは財政を監視して、あなたが手段の範囲内で支出し、非営利団体の目標を満たす戦略を実行できるようにします。
プログラム
プログラムの専門家は、非営利団体の大部分を占めている可能性があります。これらは、核心的な仕事を担当する個人だからです。 プログラム スタッフには、マーケティング、資金調達、人事、ボランティア、イベント管理が含まれます。
組織図の書式を設定する方法
組織図の書式設定オプションを調べると、チームにとって何が最も理にかなっているかについてのアイデアが生まれるのに役立ちます。 いくつかの一般的な形式を次に示します。
- トップダウン
- 一気飲み
- フラット
- 部門別
- クロスファンクショナル
- マトリックス
- ラウンド
トップダウン
トップダウンの組織構造がおそらく最も一般的です。 取締役会と常務取締役が一番上に座り、次にリーダーシップがカスケードし、個々の貢献者が一番下に座ります。
一気飲み
ボトムアップ構造は、従来のチャートをひっくり返します。 この構造では、リーダーシップが組織の下部に位置し、個々の貢献者が上部に位置します。
ただし、この方法は単なる視覚化ではありません。 それは文化と考え方です。 この構造により、リーダーシップは、マネージャーと従業員が最高の仕事をするように動員されるようにします。その逆ではありません。
フラット
フラットな組織構造により、管理層が取り除かれ、個人が最高レベルのエグゼクティブ スタッフに直接報告します。 この方法に従う組織は、主に高度な自律性を備えた自己管理を行っています。
フラットな構造は、全員が複数の役割を担う小規模な組織に最適です。 全員がつながって同じページにいるようにするのは難しい場合がありますが、不要なレポートやサイロ化を排除できます。
部門別
部門構造は、非営利団体をさまざまなプロジェクトに分割します。 たとえば、提供する製品やサービスを提供する地域ごとに個別の構造を持つ場合があります。 各部門には、管理、財務、人事、マーケティング タスクなど、ビジネスの重要な部分に影響を与える重要なリーダーシップの責任があります。
クロスファンクショナル
クロスファンクショナル構造は、役割に基づいて個人を編成します。 つまり、マーケティング スタッフ全員がイニシアチブやプロジェクト全体でつながり、人事チームは責任範囲を超えてつながることができます。 この組織構造により、さまざまなチームのメンバーがプロジェクトのコラボレーションのために適切な部門と簡単に連絡を取ることができます。
マトリックス
マトリックス構造は、機能横断的なチャートと部門チャートを組み合わせたものです。 プログラムを上に、プロジェクトを左に、個人を中央に配置します。
ラウンド
円形の組織構造は、直線的な報告が優先されない小規模な組織に適しています。 丸い組織構造の主な焦点は、チームのメンバーとその責任を知ることです。
非営利組織構造を確立するための 4 つのベスト プラクティス
非営利団体の構造を定義するメリットを最大化するためのベスト プラクティスをいくつか紹介します。
1. 組織図をアクセシブルにする
組織図は取締役会や役員だけのものではなく、すべての従業員がアクセスできるようにします。 このイニシアチブは、非営利団体の透明性を促進し、従業員との信頼関係を築くのに役立ちます。 次に、チャートを使用して、特定のタスクのために協力する適切なパートナーを見つけることができます。
チャートのコピーを印刷することはできますが、これらはすぐに古くなります。 ソフトウェアまたはデジタル形式を使用して組織図を更新および共有すると、新しいチーム メンバーを採用したり誰かが辞めたりしたときに、組織図を最新の状態に保つことができます。
2. 適切な視覚化ツールを使用する
組織は毎回車輪を発明する必要はありません。 最高の視覚化ツールには組み込みのテンプレートが用意されているため、最初からテンプレートを作成して設計する必要はありません。 以下は、非営利団体が独自の組織図テンプレートをデザインする際に検討できるいくつかのプログラムです。
- カンバ
- インデザイン
- フォトショップ
- エアテーブル
- パワーポイント
さらに、一部のソフトウェアは、この目的のために構築されています。 次のソフトウェア オプションを使用すると、ドラッグ アンド ドロップ ツール、スプレッドシートのインポート、および自動化により、さらに簡単になります。
- ルシッドチャート
- ミロ
- ピンボード
- オルガニミ
3.チャートを定期的に更新する
グラフを定期的に更新しないと、組織はグラフの精度に対する信頼をすぐに失います。 従業員が会社に入社または退職するときはいつでも、すぐにチャートを修正してください。 また、プロモーション サイクルや組織の再編の際にも注意を払う必要があります。
4. 実用性を重視
組織図は、単に構造を視覚化したものではありません。従業員がより良い仕事をするために使用できる実用的なツールです。 そのため、チャートをできるだけ機能的なものにしてください。 連絡先情報を追加して、従業員がすぐに連絡できるようにし、グラフが乱雑になりすぎてユーザーがフォローできないようにします。
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