101 Guia para estabelecer sua estrutura organizacional sem fins lucrativos

Ao aprender como iniciar uma organização sem fins lucrativos , você começará a perceber como é crucial determinar quais tarefas cada membro da equipe é responsável por possuir. Cuidar disso mais cedo ou mais tarde desempenha um papel importante para garantir que seus processos permaneçam simplificados à medida que você escala.

É aí que uma estrutura organizacional sem fins lucrativos formalizada é útil.

A seguir, explicaremos tudo o que você precisa saber para definir sua estrutura organizacional . Também forneceremos exemplos de como criar um organograma sem fins lucrativos que descreva seus fluxos de trabalho e prepare sua organização sem fins lucrativos para o sucesso a longo prazo.

O que é uma estrutura organizacional sem fins lucrativos ?

Definir a estrutura organizacional da sua organização sem fins lucrativos ajuda os funcionários a ver e entender os relacionamentos, a estrutura de relatórios e os fluxos de trabalho dentro de sua equipe com mais clareza. Ele também ajuda vários departamentos a colaborar sem atrapalhar ninguém ou duplicar o trabalho.

Uma estrutura organizacional define como seu negócio sem fins lucrativos opera, enquanto um organograma sem fins lucrativos é uma representação visual desses sistemas.

Existem vários guias que você pode encontrar online que explicam como formatar um organograma funcional sem fins lucrativos, mas é muito mais do que apenas linhas conectando rostos em uma página. Seu organograma define a base na qual seus funcionários , membros do conselho e cadeia de comando dependem para continuar atendendo às necessidades de sua comunidade.

Como construir sua estrutura organizacional sem fins lucrativos

Sua estrutura organizacional deve parecer única para você. No entanto, existem algumas áreas funcionais obrigatórias que garantem que nada passe despercebido.

Também é fundamental que você se familiarize com os padrões exigidos para organizações sem fins lucrativos e crie estatutos para organizações sem fins lucrativos que o mantenham de acordo com esses padrões. Esses componentes afetarão seu plano geral de negócios e sua estrutura sem fins lucrativos.

Abaixo, vamos orientá-lo por essas áreas funcionais e como otimizar seu planejamento estratégico para alcançar resultados específicos. Mas antes de entrarmos nisso, vamos entrar na mesma página sobre por que tudo isso é importante.

Razões para criar uma estrutura definida

Criar sua estrutura organizacional sem fins lucrativos leva tempo, mas vale o investimento. Aqui estão alguns motivos para estabelecer sua estrutura e linhas de relatórios o quanto antes:

• Elimine a confusão: à medida que sua organização sem fins lucrativos cresce, fica difícil acompanhar quem faz o quê (especialmente para novas contratações).Uma estrutura organizacional formal reduz a confusão ao delinear as responsabilidades de suas equipes, relações hierárquicas e hierarquia.

• Tome melhores decisões com mais rapidez: a estrutura ajuda a delinear o processo de tomada de decisão , capacitando seus líderes a tomar decisões estratégicas com mais eficiência e sem envolver partes não relacionadas.

• Preencha as lacunas: uma ilustração de sua estrutura com um organograma sem fins lucrativos ajuda a identificar cargos e cargos que precisam ser preenchidos para atingir todo o seu potencial.

• Elimine os silos: quando você melhora a colaboração entre equipes, as equipes ficam mais alinhadas em métricas e metas de desempenho.

• Evite trabalho duplicado: sem linhas claras de responsabilidade e comunicação, é mais comum que diferentes equipes dupliquem seus esforços.Isso leva a perda de tempo, dinheiro e produtividade.

Funções Críticas a Definir

Todas as organizações sem fins lucrativos (e até mesmo aquelas com fins lucrativos) têm áreas funcionais que precisam ser definidas. Cada funcionário da sua empresa desempenha uma função diferente: desenvolvimento de produtos, atendimento ao cliente, marketing e muito mais.

Uma estrutura organizacional ajuda a organizar esses funcionários em grupos mais amplos com as seguintes áreas funcionais:

• Governança
• Administração
• Programas

Governança

O conselho da sua organização sem fins lucrativos é responsável pela tomada de decisões de alto nível . Esses indivíduos garantem que sua organização sem fins lucrativos esteja estrategicamente pronta para arrecadar fundos e executar sua missão.

Administração

Seus membros administrativos supervisionam o orçamento e a estratégia. Eles monitoram as finanças para garantir que você gaste dentro de suas possibilidades e execute estratégias que atendam às metas de sua organização sem fins lucrativos.

Programas

Os profissionais do seu programa provavelmente constituem a maior parte de sua organização sem fins lucrativos, pois são os indivíduos responsáveis ​​pelo trabalho minucioso. A equipe do programa inclui marketing, arrecadação de fundos , recursos humanos , voluntários e gerenciamento de eventos.

Como formatar um organograma

Explorar opções de formatação para seu organograma pode ajudar a gerar ideias sobre o que faz mais sentido para sua equipe. Aqui estão alguns formatos populares:

• Careca
• Baixo para cima
• Plano
• Divisional
• Cross funcional
• Matriz
• Redondo

Careca

Uma estrutura organizacional de cima para baixo é provavelmente a mais popular. Seu conselho de administração e diretores executivos ficam no topo, então a liderança se espalha com colaboradores individuais sentados na parte inferior.

Baixo para cima

Uma estrutura de baixo para cima vira um gráfico convencional de cabeça para baixo. Com essa estrutura, a liderança fica na base da organização, com colaboradores individuais no topo.

No entanto, este método não é apenas uma visualização. É uma cultura e mentalidade. Com essa estrutura, a liderança serve aos gerentes e funcionários para garantir que eles sejam mobilizados para fazer seu melhor trabalho, e não o contrário.

Plano

Uma estrutura organizacional plana remove as camadas de gerenciamento e faz com que os indivíduos se reportem diretamente ao nível mais alto da equipe executiva. As organizações que seguem esse método se autogerenciam com altos níveis de autonomia.

Estruturas planas funcionam muito bem para organizações menores , onde todos usam vários chapéus. Manter todos conectados e na mesma página pode ser difícil, mas você elimina relatórios e silos desnecessários.

Divisional

Uma estrutura divisional divide sua organização sem fins lucrativos em diferentes projetos. Por exemplo, você pode ter uma estrutura separada para cada produto que entrega ou região geográfica que atende. Cada divisão tem suas principais responsabilidades de liderança que afetam partes críticas do negócio, como tarefas administrativas, financeiras, de recursos humanos e de marketing.

Cross funcional

Uma estrutura multifuncional organiza os indivíduos com base em seus papéis. Isso significa que toda a sua equipe de marketing pode se conectar através de iniciativas e projetos, e sua equipe de recursos humanos pode se conectar através de responsabilidades. Essa estrutura organizacional torna mais fácil para os membros de diferentes equipes entrarem em contato com o departamento certo para a colaboração do projeto.

Matriz

Uma estrutura matricial combina gráficos multifuncionais e divisionais. Ele coloca os programas no topo, os projetos à esquerda e os indivíduos no meio.

Redondo

Uma estrutura organizacional redonda funciona para organizações menores, onde relatórios lineares são menos prioritários. O foco principal das estruturas organizacionais redondas é saber quem está na equipe e suas responsabilidades.

4 práticas recomendadas para estabelecer sua estrutura organizacional sem fins lucrativos

Aqui estão algumas práticas recomendadas para garantir que você maximize os benefícios de definir sua estrutura sem fins lucrativos:

1. Torne seu organograma acessível

Seu organograma não é apenas para o conselho e os executivos - permita que todos os seus funcionários o acessem. Essa iniciativa incentiva a transparência sem fins lucrativos e ajuda a criar confiança com seus funcionários. Em seguida, eles podem usar o gráfico para encontrar os parceiros certos para colaborar em tarefas específicas.

Embora você possa imprimir cópias de seu gráfico, elas rapidamente se tornam desatualizadas. Usar um software ou um formato digital para atualizar e compartilhar seu organograma ajuda a mantê-lo atualizado quando você contrata um novo membro da equipe ou quando alguém sai.

2. Use a ferramenta de visualização correta

Sua organização não precisa inventar a roda todas as vezes. As melhores ferramentas de visualização fornecem modelos integrados para que você não precise criar e projetar um do zero. Aqui estão alguns programas que sua organização sem fins lucrativos pode considerar para criar seu próprio modelo de organograma:

• canva
• InDesign
• photoshop
• Airtable
• Power Point

Além disso, alguns softwares são desenvolvidos especificamente para essa finalidade. As opções de software a seguir facilitam ainda mais as ferramentas de arrastar e soltar, importações de planilhas e automação:

• Lucidchart
• Miró
• quadro de pingos
• organimi

3. Atualize seu gráfico regularmente

Sua organização perderá rapidamente a fé na precisão de seus gráficos se você não os atualizar regularmente. Certifique-se de retocar seus gráficos imediatamente sempre que um funcionário entrar ou sair de sua empresa. Você também deve prestar atenção durante os ciclos promocionais e reestruturações da organização.

4. Foque na Praticidade

Seu organograma não é apenas uma boa visualização de sua estrutura - é uma ferramenta prática que os funcionários podem usar para trabalhar melhor. Portanto, torne seus gráficos o mais funcionais possível. Adicione informações de contato para capacitar os funcionários a entrar em contato rapidamente e garantir que seus gráficos não fiquem muito confusos para os usuários seguirem.

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