Ein Leitfaden zur Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters

Wenn Sie ein Unternehmer sind und bereit sind, Ihren ersten Mitarbeiter einzustellen, ist es eine aufregende und vielleicht entmutigende Zeit. Wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen, bedeutet das, dass Sie das Gefühl haben, dass Ihr Unternehmen so weit gewachsen ist, dass Sie es nicht mehr alleine schaffen können.

Jemanden einzustellen ist jedoch nicht so einfach, wie seinen Hintergrund informell online zu überprüfen und sich einen Lebenslauf anzusehen.

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Es gibt rechtliche Erwägungen, finanzielle und mehr. Das Folgende ist ein Leitfaden, der Ihnen den Einstieg erleichtert, wenn Sie erwägen, jemanden einzustellen.

Was Sie vor der Einstellung beachten sollten

Es gibt einige Fragen, die Sie sich stellen müssen, wenn Sie endgültig entscheiden, ob Sie jemanden einstellen sollten. Es ist eine große Verantwortung, also bedenken Sie Folgendes:

• Sind Sie rechtmäßig beschäftigt genug? Wenn Sie ein Geschäft mit vielen Höhen und Tiefen haben oder stark saisonabhängig sind, müssen Sie sicherstellen, dass Sie nicht während einer geschäftigen Zeit einstellen, ohne an die langsamen Zeiten zu denken. Sie möchten sicherstellen, dass Sie auch dann noch genug Arbeit für einen Mitarbeiter haben, wenn sich die Dinge verlangsamen. Andernfalls stellen Sie möglicherweise jemanden ein und müssen ihn dann wieder entlassen. Wenn Sie genauer darüber nachdenken und entscheiden, dass Sie nicht genug Arbeit für einen Mitarbeiter haben, können Sie auch einen unabhängigen Auftragnehmer oder Zeitarbeiter einsetzen, um die Lücken zu füllen.
• Möchten Sie jemanden einstellen, der Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe bringt? Wenn Sie ein Unternehmer sind, der ein Geschäft führt, werden Sie in viele Richtungen gezogen. Ein triftiger Grund, die Einstellung eines Mitarbeiters in Betracht zu ziehen, ist, wenn er Fähigkeiten in Ihr Unternehmen einbringen könnte, die Sie nicht haben, oder wenn Sie sie benötigen, um zu wachsen.
• Sind Sie wirklich bereit, die Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters zu tragen? Sie müssen den Job ausschreiben, Hintergrundprüfungen durchführen und Zeit damit verbringen, Lebensläufe durchzugehen und Vorstellungsgespräche zu führen. Nachdem Sie jemanden an Bord geholt haben, müssen Sie seinen Lohn zahlen, möglicherweise in neue Ausrüstung investieren und Steuern zahlen. Wenn Sie Sozialleistungen anbieten, können diese am Ende 20 % des Lohns des Mitarbeiters kosten, wenn nicht sogar mehr. Sie müssen wahrscheinlich auch eine Arbeitsunfallversicherung abschließen.
• Es gibt eine Menge Bürokratie, die mit der Einstellung eines Mitarbeiters einhergeht. Sie müssen die Arbeitsgesetze auf Landes- und Bundesebene einhalten. Diese Gesetze gelten, wenn Sie eine Stelle ausschreiben, Personen interviewen und ein Angebot machen.
• Die Bürokratie und Vorschriften enden nicht, wenn Sie tatsächlich jemanden einstellen. Sie müssen Aufzeichnungen über die Arbeit und Bezahlung Ihrer Mitarbeiter führen und die Arbeitssicherheitsvorschriften befolgen.

Was zuerst zu tun ist

Bevor Sie irgendetwas anderes tun, um einen Schritt zur Einstellung eines Mitarbeiters zu unternehmen, müssen Sie Folgendes tun:

• Holen Sie sich eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN). Sie müssen Ihr Unternehmen bei den zuständigen Landes- und Bundesbehörden anmelden, bevor Sie jemanden einstellen. Der IRS verlangt von Ihnen eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer, eine neunstellige Nummer, die für Steuer-ID-Zwecke verwendet wird. Ihre EIN ist wie eine Sozialversicherungsnummer für Ihr Unternehmen und Sie können sie online beantragen. Jedes Bundesland hat sein eigenes Bewerbungsverfahren.
• Richten Sie Ihre Aufzeichnungen für Steuereinbehalte ein. Wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen, müssen Sie die erforderlichen Unterlagen ausfüllen, um drei verschiedene Arten von Quellensteuern zu zahlen. Es gibt eine bundesstaatliche Quellensteuer, daher muss Ihr Mitarbeiter dafür ein Formular W-4 ausfüllen. Sie müssen für jeden Mitarbeiter das Formular W-2 einreichen, bei dem es sich um die Bundeslohn- und Steuererklärung handelt. Dann haben viele Staaten auch ihr eigenes Quellensteuerformular, das Sie ausfüllen müssen.
• Wissen Sie genau, wofür Sie einstellen. Es wird unmöglich sein, den besten Kandidaten zu finden, wenn Sie nicht wissen, was Sie wirklich brauchen. Sie müssen eine Liste der sehr spezifischen Aufgaben erstellen, von denen Sie hoffen, dass der neue Mitarbeiter sie bewältigen kann. Sie legen ein Budget für das fest, was Sie zu zahlen bereit sind, und berücksichtigen dann die Fähigkeiten und den Hintergrund, die der ideale Kandidat haben wird. Mit diesen Informationen können Sie die klarsten und effektivsten Stellenbeschreibungen erstellen.

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• Nachdem Sie Ihren Eintrag veröffentlicht haben und sich die Leute bewerben, beginnen Sie mit der Durchführung von Vorstellungsgesprächen. Denken Sie daran, eine Erklärung in Ihre Stellenausschreibungen aufzunehmen, die die Leute wissen lässt, dass Sie ein Arbeitgeber sind, der Chancengleichheit fördert.
• Wenn Sie Kandidaten finden, bereiten Sie sich darauf vor, Vorstellungsgespräche zu führen. Sie möchten Fragen haben, die Sie speziell stellen möchten. Versuchen Sie, sie offen zu gestalten, z. B. wie der Kandidat in der Vergangenheit daran gearbeitet hat, ein Problem in seinem Job zu lösen.

• Führen Sie eine Hintergrundprüfung durch. Dies wird auch als Pre-Employment Screening bezeichnet. Wir werden weiter unten mehr über Hintergrundüberprüfungen sprechen, da es rechtliche Komplexitäten zu beachten gilt. Hintergrundüberprüfungen sind wichtig, um Ihr Unternehmen und Ihre Kunden zu schützen.
• Wenn Sie jemandem ein Stellenangebot unterbreiten, vergewissern Sie sich, dass er berechtigt ist, in den USA zu arbeiten. Wenn Sie jemanden einstellen, der gesetzlich nicht berechtigt ist, in den USA zu arbeiten, könnten Ihnen finanzielle oder sogar strafrechtliche Sanktionen drohen. Der neue Mitarbeiter muss das Formular I-9 ausfüllen, das die Beschäftigungsberechtigung enthält. Sie sollten Ihnen auch ihren Ausweis und ihre Arbeitserlaubnis zeigen.

Sobald Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, sollten Sie ihn bei der Arbeitsagentur in Ihrem Bundesland melden.

Sie müssen wahrscheinlich auch eine Arbeitsunfallversicherung abschließen. Diese Anforderungen variieren je nach Staat, aber die meisten Staaten verlangen, dass Sie eine Versicherungspolice abschließen, falls jemand, der für Sie arbeitet, aufgrund einer Exposition am Arbeitsplatz krank oder verletzt wird.

Jetzt sind Sie bereit für das Onboarding.

Das Onboarding umfasst den Papierkram für neue Mitarbeiter, die Einführung Ihrer Mitarbeiter in Ihre Systeme, die Bereitstellung von Tools und Schulungen sowie die gemeinsame Nutzung Ihres Mitarbeiterhandbuchs.

Sie müssen ein System einrichten, um Ihren ersten Mitarbeiter zu bezahlen und Lohnsteuern zu verwalten. Sie können es selbst tun, Ihren Buchhalter beauftragen oder einen Gehaltsabrechnungsdienst in Anspruch nehmen.

Gehaltsabrechnungsdienste sind für die meisten kleinen Unternehmen am einfachsten.

Wenn Sie einen Remote-Mitarbeiter einstellen, müssen Sie mit einem Unternehmen zusammenarbeiten, das Ihnen bei der Verwaltung von Steuern möglicherweise in einem anderen Bundesstaat hilft.

Durchführung von Hintergrundüberprüfungen

Arbeitgeber müssen viele Gesetze befolgen, auch wenn es darum geht, den Hintergrund potenzieller oder aktueller Mitarbeiter zu überprüfen.

Wenn Sie ein Arbeitgeber sind und jemanden nach seinem Hintergrund fragen, müssen Sie jedem anderen Bewerber die gleichen Fragen stellen. Sie können bestimmte Fragen nicht auf der Grundlage von Rasse, nationaler Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Religion oder anderen Faktoren in dieser Richtung stellen.

Wenn jemand beispielsweise einer bestimmten Rasse angehört, können Sie nicht nach zusätzlichen Hintergrundinformationen fragen.

Arbeitgeber können nicht nach medizinischen Informationen fragen oder deren Hintergrund überprüfen, wenn ihnen keine Stelle oder genetische Informationen angeboten wurden. Ein Arbeitgeber kann möglicherweise medizinische Informationen verlangen, nachdem er jemandem eine Stelle angeboten hat oder seine Beschäftigung beginnt, jedoch nur in sehr begrenztem Umfang.

Ein Arbeitgeber muss jemanden informieren, bevor er eine Zuverlässigkeitsüberprüfung durchführt und seine Erlaubnis einholt. Je nachdem, wo Sie sich befinden, können städtische oder bundesstaatliche Gesetze bestimmen, wie Sie eine Hintergrundüberprüfung der Vorstrafen oder der Kreditwürdigkeit einer Person durchführen können.

Als Arbeitgeber müssen Sie dem Kandidaten mitteilen, dass Sie die gefundenen Informationen nutzen könnten, um eine Entscheidung über die Einstellung zu treffen. Sie müssen ihnen diese Informationen schriftlich mitteilen, auch in einem eigenständigen Dokument.

Arbeitgeber müssen auch bestimmte Schritte unternehmen, bevor sie sich entscheiden, jemanden aufgrund von etwas, das sie im Bericht sehen, nicht einzustellen.

Wenn Sie ein Arbeitgeber sind, müssen Sie dem Kandidaten eine Kopie des Berichts und eine Zusammenfassung der Rechte geben, damit er weiß, wie er das Unternehmen kontaktieren kann, von dem Sie den Bericht erhalten haben.

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Zu den Gesetzen, die Hintergrundüberprüfungen von Mitarbeitern regeln, gehören insbesondere:

• Der Fair Credit Reporting Act oder FCRA wurde ursprünglich 1970 erlassen. Der Fair Credit Reporting Act ist einer der wichtigsten Rechtsvorschriften mit regulatorischen Anforderungen für Mitarbeiter-Hintergrundprüfungen. Die FCRA verlangt, dass Sie Bewerber und Mitarbeiter informieren und deren Zustimmung einholen, bevor Sie Hintergrundprüfungen durchführen.
• Es gibt eine Reihe von Landesgesetzen. Kalifornien hat insbesondere einige der strengsten Gesetze zu Arbeitnehmerbeziehungen. Zum Beispiel haben sie den Investigative Consumer Reporting Agencies Act, der sich mit Untersuchungen von Verbraucherberichten befasst, die Informationen enthalten könnten, die sich auf den Charakter oder den Ruf einer Person beziehen.
• Sogenannte Ban-the-Box-Gesetze sind auf staatlicher und lokaler Ebene immer häufiger geworden. Ban-the-Box-Gesetze hindern Mitarbeiter daran, Bewerber nach ihrer Vorstrafengeschichte zu fragen. Diese Gesetze regeln, was gesammelt und wie es verwendet werden darf.
• Wenn Sie ein Drogenscreening durchführen, müssen Sie auch die staatlichen Gesetze befolgen. Immer mehr Bundesstaaten haben den Gebrauch von Marihuana legalisiert, sowohl zu Freizeitzwecken als auch zu medizinischen Zwecken, sodass es illegal werden kann, Bewerber oder Mitarbeiter auf die Droge zu untersuchen.

Schließlich schützt der Americans with Disabilities Act Arbeitnehmer vor Diskriminierung aufgrund geistiger oder körperlicher Beeinträchtigungen, aber er gilt nur für Arbeitgeber mit 15 oder mehr Arbeitnehmern. Wenn Sie also darüber nachdenken, Ihren ersten Arbeitnehmer einzustellen, trifft dies möglicherweise nicht auf Sie zu noch.