Um guia para contratar seu primeiro funcionário

Quando você é um empreendedor e está pronto para contratar seu primeiro funcionário, é um momento emocionante e talvez assustador. Se você está contratando um funcionário, isso significa que você sente que sua empresa cresceu a ponto de não poder fazer tudo sozinho.

Contratar alguém não é tão simples quanto verificar informalmente seus antecedentes on-line e examinar um currículo.

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Existem considerações legais, financeiras e muito mais. O seguinte é um guia para ajudá-lo a começar se estiver pensando em contratar alguém.

O que considerar antes de contratar

Há algumas perguntas que você precisa fazer a si mesmo ao decidir definitivamente se deve contratar alguém. É uma grande responsabilidade, então considere o seguinte:

• Você está legitimamente ocupado o suficiente? Se você tem um negócio com muitos altos e baixos ou é altamente sazonal, precisa ter certeza de que não está contratando durante um período ocupado sem pensar nos tempos lentos. Você deseja garantir que, mesmo que as coisas desacelerem, você ainda tenha trabalho suficiente para um funcionário. Caso contrário, você pode contratar alguém e depois ter que deixá-lo ir. Se você pensar mais sobre isso e decidir que não tem trabalho suficiente para um funcionário, você também pode usar um contratado independente ou temporário para preencher as lacunas.
• Quer contratar alguém para levar o seu negócio para o próximo nível? Quando você é um empresário que administra um negócio, você é puxado em várias direções. Uma razão viável para considerar a contratação de um funcionário é se ele pode trazer um conjunto de habilidades para o seu negócio que você não possui ou se você vai precisar dele para expandir.
• Você está realmente pronto para as despesas de contratação de um funcionário? Você tem que anunciar o trabalho, fazer verificações de antecedentes e gastar tempo analisando currículos e realizando entrevistas. Depois de trazer alguém a bordo, você terá que pagar seus salários, possivelmente investir em novos equipamentos e pagar impostos. Se você vai oferecer benefícios, eles podem acabar custando 20% do salário do funcionário, se não mais. Você provavelmente também terá que comprar um seguro de compensação do trabalhador.
• Há muita burocracia que vem com a contratação de alguém como funcionário. Você deve permanecer em conformidade com as leis trabalhistas nos níveis estadual e federal. Essas leis se aplicam quando você anuncia um emprego, entrevista pessoas e faz uma oferta.
• A burocracia e os regulamentos não terminam quando você realmente contrata alguém. Você deve manter registros do trabalho e do pagamento de seus funcionários e seguir os regulamentos de segurança no local de trabalho.

O que fazer primeiro

Antes de fazer qualquer outra coisa para dar um passo em direção à contratação de um funcionário, você precisa fazer o seguinte:

• Obtenha um número de identificação do empregador (EIN). Você precisa registrar sua empresa nas autoridades estaduais e federais apropriadas antes de contratar alguém. O IRS exige que você tenha um Número de Identificação do Empregador, que é um número de nove dígitos usado para fins de identificação fiscal. Seu EIN é como um número de Seguro Social para sua empresa, e você pode solicitá-lo online. Cada estado tem seu próprio processo de inscrição.
• Configure seus registros para retenções de impostos. Quando você vai contratar um funcionário, você precisa preencher a documentação necessária para pagar três tipos separados de impostos retidos na fonte. Há retenção de imposto de renda federal, portanto, seu funcionário terá que preencher um formulário W-4 para isso. Você terá que apresentar o Formulário W-2 para cada funcionário, que é a Declaração Federal de Salários e Impostos. Então, muitos estados também terão seu próprio formulário de retenção que você precisará preencher.
• Saiba exatamente para que está contratando. Será impossível encontrar o melhor candidato se você não souber o que realmente precisa. Você precisa fazer uma lista das tarefas muito específicas que espera que o novo funcionário seja capaz de gerenciar. Você decidirá um orçamento para o que está disposto a pagar e, a partir daí, considerará as habilidades e a formação que o candidato ideal terá. Ter essas informações o ajudará a criar as descrições de trabalho mais claras e eficazes.

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• Depois de publicar sua listagem e as pessoas começarem a se inscrever, você começará a realizar entrevistas. Lembre-se de incluir uma declaração em suas postagens de trabalho que permita que as pessoas saibam que você é um empregador de oportunidades iguais.
• Ao encontrar candidatos, prepare-se para realizar entrevistas. Você quer ter perguntas em mente especificamente que você quer perguntar. Tente torná-los abertos, por exemplo, como o candidato trabalhou para resolver um problema em seus empregos no passado.

• Faça uma verificação de antecedentes. Isso também é conhecido como uma triagem pré-emprego. Falaremos mais sobre triagem de antecedentes abaixo porque há complexidades legais a serem lembradas. Triagens em segundo plano são importantes para manter sua empresa e seus clientes seguros.
• Se você for estender uma oferta de emprego a alguém, certifique-se de que ele seja elegível para trabalhar nos EUA. Se você contratar alguém que não tem permissão legal para trabalhar nos EUA, poderá enfrentar penalidades financeiras ou até mesmo criminais. Você precisará que o novo funcionário preencha o Formulário I-9, que inclui qualificação para emprego. Eles também devem mostrar sua identidade e autorização de trabalho.

Depois de contratar um novo funcionário, você deve denunciá-lo à agência de empregos em seu estado.

Você provavelmente também precisará obter um seguro de compensação dos trabalhadores. Esses requisitos variam de acordo com o estado, mas a maioria dos estados exige que você obtenha uma apólice de seguro caso alguém que trabalhe para você fique doente ou se machuque devido à exposição no local de trabalho.

Agora, você está pronto para a integração.

A integração inclui a papelada de novos contratados, apresentando seu funcionário aos seus sistemas, fornecendo ferramentas e treinamento e compartilhando seu manual do funcionário.

Você terá que configurar um sistema para pagar seu primeiro funcionário e gerenciar os impostos sobre a folha de pagamento. Você pode fazer isso sozinho, usar seu contador ou usar um serviço de folha de pagamento.

Os serviços de folha de pagamento são mais fáceis para a maioria das pequenas empresas.

Se você estiver contratando um funcionário remoto, precisará trabalhar com uma empresa para ajudá-lo a gerenciar impostos potencialmente em um estado diferente.

Realização de verificações de antecedentes

Os empregadores precisam seguir muitas leis, inclusive quando se trata de verificar o histórico de funcionários em potencial ou atuais.

Se você é um empregador, quando pergunta a alguém sobre seu histórico, deve fazer as mesmas perguntas a todos os outros candidatos. Você não pode fazer certas perguntas com base em raça, nacionalidade, sexo, orientação sexual, religião ou qualquer outro fator nesse sentido.

Se alguém é de uma determinada raça, por exemplo, você não pode pedir informações extras.

Os empregadores não podem pedir ou verificar o histórico de alguém para obter informações médicas se não tiverem recebido uma oferta de emprego ou informações genéticas. Um empregador pode solicitar informações médicas depois de oferecer um emprego a alguém ou seu emprego começar, mas apenas de forma muito limitada.

Um empregador tem que contar a alguém antes de executar uma verificação de antecedentes e obter sua permissão. Dependendo de onde você está localizado, as leis da cidade ou do estado podem determinar como você pode executar uma verificação de antecedentes criminais ou de crédito de alguém.

Como empregador, você deve dizer ao candidato que pode usar as informações que encontrar para tomar uma decisão sobre contratá-lo. Você deve fornecer essas informações por escrito, inclusive em um documento independente.

Os empregadores também precisam tomar certas medidas antes de decidir não contratar alguém por causa de algo que veem no relatório.

Se você é um empregador, você deve entregar ao candidato uma cópia do relatório e um Resumo dos Direitos, para que ele saiba como entrar em contato com a empresa de onde você recebeu o relatório.

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Mais especificamente, as leis que regem a verificação de antecedentes dos funcionários incluem:

• A Lei de Relatórios de Crédito Justo, ou FCRA, foi originalmente promulgada em 1970. A Lei de Relatórios de Crédito Justo é uma das principais leis com requisitos regulamentares para verificações de antecedentes de funcionários. A FCRA exige que você informe e obtenha o consentimento de candidatos e funcionários antes de realizar verificações de antecedentes.
• Existem várias leis estaduais. A Califórnia, em particular, tem algumas das leis de relações com funcionários mais rígidas. Por exemplo, eles têm a Lei de Agências de Relatórios de Consumidores Investigativos, que trata de investigações sobre relatórios de consumidores que podem ter informações relacionadas ao caráter ou reputação de alguém.
• As chamadas leis ban-the-box tornaram-se mais comuns nos níveis estadual e local. As leis de proibição da caixa impedem que os funcionários perguntem aos candidatos a emprego sobre seus antecedentes criminais. Essas leis regulam o que pode ser coletado e como pode ser usado.
• Se você vai fazer triagem de drogas, você também tem que seguir as leis estaduais. Mais estados legalizaram o uso de maconha, recreativamente e medicamente, o que pode tornar ilegal a triagem de candidatos ou funcionários para a droga.

Por fim, o Americans with Disabilities Act protege os funcionários de serem discriminados por causa de deficiências mentais ou físicas, mas se aplica apenas a empregadores com 15 ou mais funcionários, portanto, se você está pensando em contratar seu primeiro funcionário, isso pode não se aplicar a você ainda.