Un guide pour embaucher votre premier employé

Lorsque vous êtes un entrepreneur et que vous êtes prêt à embaucher votre premier employé, c'est une période excitante et peut-être intimidante. Si vous embauchez un employé, cela signifie que vous avez l'impression que votre entreprise a grandi au point où vous ne pouvez pas tout faire vous-même.

Cependant, embaucher quelqu'un n'est pas aussi simple que de vérifier de manière informelle ses antécédents en ligne et de consulter un CV.

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Il y a des considérations juridiques, financières et plus encore. Ce qui suit est un guide pour vous aider à démarrer si vous envisagez d'embaucher quelqu'un.

Ce qu'il faut considérer avant d'embaucher

Il y a certaines questions que vous devez vous poser lorsque vous décidez avec finalité si vous devez embaucher quelqu'un. C'est une grande responsabilité, alors considérez ce qui suit :

• Êtes-vous légitimement assez occupé? Si vous avez une entreprise avec beaucoup de hauts et de bas ou si vous êtes très saisonnier, vous devez vous assurer que vous n'embauchez pas pendant une période chargée sans penser aux périodes creuses. Vous voulez vous assurer que même si les choses ralentissent, vous avez encore assez de travail pour un employé. Sinon, vous pourriez embaucher quelqu'un et ensuite devoir le laisser partir. Si vous y réfléchissez davantage et décidez que vous n'avez pas assez de travail pour un employé, vous pouvez également faire appel à un entrepreneur indépendant ou à un intérimaire pour combler les lacunes.
• Voulez-vous embaucher quelqu'un pour faire passer votre entreprise au niveau supérieur? Lorsque vous êtes un entrepreneur qui dirige une entreprise, vous êtes entraîné dans de nombreuses directions. Une raison viable d'envisager d'embaucher un employé est s'il peut apporter à votre entreprise un ensemble de compétences que vous n'avez pas ou si vous allez en avoir besoin pour évoluer.
• Êtes-vous vraiment prêt à assumer les dépenses liées à l'embauche d'un employé? Vous devez annoncer le poste, vérifier les antécédents et passer du temps à parcourir les CV et à mener des entretiens. Après avoir amené quelqu'un à bord, vous devrez payer son salaire, éventuellement investir dans de nouveaux équipements et payer des impôts. Si vous offrez des avantages sociaux, ceux-ci peuvent finir par coûter 20 % du salaire de l'employé, voire plus. Vous devrez également probablement souscrire une assurance contre les accidents du travail.
• Il y a beaucoup de formalités administratives liées à l'embauche de quelqu'un en tant qu'employé. Vous devez rester conforme aux lois sur l'emploi aux niveaux étatique et fédéral. Ces lois s'appliquent lorsque vous publiez une offre d'emploi, interviewez des personnes et faites une offre.
• La bureaucratie et les réglementations ne s'arrêtent pas une fois que vous avez embauché quelqu'un. Vous devez tenir des registres du travail et de la rémunération de vos employés et vous devez respecter les règles de sécurité au travail.

Quoi faire en premier

Avant de faire quoi que ce soit d'autre pour faire un pas vers l'embauche d'un employé, vous devez faire ce qui suit :

• Obtenez un numéro d'identification d'employeur (EIN). Vous devez enregistrer votre entreprise auprès des autorités étatiques et fédérales appropriées avant d'embaucher quelqu'un. L'IRS exige que vous ayez un numéro d'identification d'employeur, qui est un numéro à neuf chiffres utilisé à des fins d'identification fiscale. Votre EIN est comme un numéro de sécurité sociale pour votre entreprise et vous pouvez en faire la demande en ligne. Chaque État a son propre processus de demande.
• Configurez vos enregistrements pour les retenues d'impôt. Lorsque vous allez embaucher un employé, vous devez remplir les documents requis pour payer trois types distincts de retenues à la source. Il y a une retenue d'impôt fédéral sur le revenu, donc votre employé devra remplir un formulaire W-4 pour cela. Vous devrez remplir le formulaire W-2 pour chaque employé, qui est la déclaration fédérale des salaires et des impôts. Ensuite, de nombreux États auront également leur propre formulaire de retenue que vous devrez remplir.
• Sachez exactement pourquoi vous embauchez. Il sera impossible de trouver le meilleur candidat si vous ne savez pas ce dont vous avez vraiment besoin. Vous devez dresser une liste des tâches très précises que vous espérez que le nouvel employé sera en mesure de gérer. Vous déciderez d'un budget pour ce que vous êtes prêt à payer, et à partir de là, considérez les compétences et les antécédents du candidat idéal. Ces informations vous aideront à créer les descriptions de poste les plus claires et les plus efficaces.

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• Une fois que vous avez publié votre annonce et que les gens ont commencé à postuler, vous commencerez à mener des entretiens. N'oubliez pas d'inclure une déclaration sur vos offres d'emploi qui permet aux gens de savoir que vous êtes un employeur offrant l'égalité des chances.
• Lorsque vous trouvez des candidats, préparez-vous à mener des entretiens. Vous voulez avoir des questions à l'esprit spécifiquement que vous voulez poser. Essayez de les rendre ouvertes, comme la façon dont le candidat a travaillé pour résoudre un problème dans son travail dans le passé.

• Faites une vérification des antécédents. Ceci est également connu sous le nom de dépistage préalable à l'emploi. Nous parlerons plus en détail des vérifications des antécédents ci-dessous, car il y a des complexités juridiques à garder à l'esprit. Les vérifications des antécédents sont importantes pour assurer la sécurité de votre entreprise et de vos clients.
• Si vous envisagez d'étendre une offre d'emploi à quelqu'un, assurez-vous qu'il est éligible pour travailler aux États-Unis. Si vous embauchez quelqu'un qui n'est pas légalement autorisé à travailler aux États-Unis, vous pourriez faire face à des sanctions financières ou même pénales. Vous aurez besoin du nouvel employé pour remplir le formulaire I-9, qui comprend l'admissibilité à l'emploi. Ils doivent également vous montrer leur carte d'identité et leur autorisation de travail.

Une fois que vous avez embauché un nouvel employé, vous devez le signaler à l'agence pour l'emploi de votre état.

Vous devrez également souscrire une assurance contre les accidents du travail. Ces exigences varient selon les États, mais la plupart des États exigent que vous souscriviez une police d'assurance au cas où une personne travaillant pour vous tomberait malade ou se blesserait en raison d'une exposition au travail.

Maintenant, vous êtes prêt pour l'intégration.

L'intégration comprend la paperasse des nouveaux employés, la présentation de vos systèmes à votre employé, la fourniture d'outils et de formations, et le partage de votre manuel de l'employé.

Vous devrez mettre en place un système pour payer votre premier employé et gérer les charges sociales. Vous pouvez le faire vous-même, faire appel à votre comptable ou utiliser un service de paie.

Les services de paie sont plus simples pour la plupart des petites entreprises.

Si vous embauchez un employé à distance, vous devrez travailler avec une entreprise pour vous aider à gérer les impôts potentiellement dans un état différent.

Vérification des antécédents

Les employeurs doivent respecter de nombreuses lois, y compris lorsqu'il s'agit de vérifier les antécédents des employés potentiels ou actuels.

Si vous êtes un employeur, lorsque vous interrogez quelqu'un sur ses antécédents, vous devez poser les mêmes questions à tous les autres candidats. Vous ne pouvez pas poser certaines questions basées sur la race, l'origine nationale, le sexe, l'orientation sexuelle, la religion ou tout autre facteur de ce genre.

Si quelqu'un est d'une certaine race, par exemple, vous ne pouvez pas demander d'informations supplémentaires sur le contexte.

Les employeurs ne peuvent pas demander ou vérifier les antécédents médicaux d'une personne si elle n'a pas reçu d'offre d'emploi ou d'informations génétiques. Un employeur peut être en mesure de demander des informations médicales après avoir offert un emploi à quelqu'un ou après le début de son emploi, mais seulement sur une base très limitée.

Un employeur doit informer quelqu'un avant de procéder à une vérification des antécédents et d'obtenir sa permission. Selon l'endroit où vous vous trouvez, les lois de la ville ou de l'État peuvent déterminer comment vous pouvez effectuer une vérification des antécédents criminels ou de crédit de quelqu'un.

En tant qu'employeur, vous devez dire au candidat que vous pouvez utiliser les informations que vous trouvez pour prendre une décision concernant son embauche. Vous devez leur fournir ces informations par écrit, y compris dans un document autonome.

Les employeurs doivent également prendre certaines mesures avant de décider de ne pas embaucher quelqu'un en raison de quelque chose qu'ils voient dans le rapport.

Si vous êtes un employeur, vous devez remettre au candidat une copie du rapport et un résumé des droits, afin qu'il sache comment contacter l'entreprise auprès de laquelle vous avez obtenu le rapport.

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Plus précisément, les lois qui régissent la vérification des antécédents des employés comprennent :

• Le Fair Credit Reporting Act, ou FCRA, a été initialement promulgué en 1970. Le Fair Credit Reporting Act est l'un des principaux textes législatifs comportant des exigences réglementaires en matière de vérification des antécédents des employés. La FCRA exige que vous informiez et obteniez le consentement des candidats et des employés avant de procéder à des vérifications des antécédents.
• Il existe un certain nombre de lois d'État. La Californie, en particulier, possède certaines des lois les plus strictes en matière de relations avec les employés. Par exemple, la Loi sur les agences d'enquête sur les consommateurs, qui traite des enquêtes sur les rapports de consommateurs qui pourraient contenir des informations liées au caractère ou à la réputation de quelqu'un.
• Les lois dites d'interdiction de la boîte sont devenues plus courantes aux niveaux national et local. Les lois interdisant les boîtes empêchent les employés de demander aux candidats à un emploi leurs antécédents criminels. Ces lois réglementent ce qui peut être collecté et comment il peut être utilisé.
• Si vous allez faire un dépistage de drogue, vous devez également suivre les lois de l'État. De plus en plus d'États ont légalisé la consommation de marijuana, à des fins récréatives et médicales, ce qui peut rendre illégal le dépistage des candidats ou des employés pour la drogue.

Enfin, l'Americans with Disabilities Act protège les employés contre la discrimination en raison de déficiences mentales ou physiques, mais il ne s'applique qu'aux employeurs de 15 employés ou plus, donc si vous envisagez d'embaucher votre premier employé, cela pourrait ne pas s'appliquer à vous encore.