Vorteile eines internen Audits

Ein weit verbreiteter, aber falscher Glaube ist, dass nur große Organisationen mit vielen beweglichen Teilen interne Audits durchführen müssen. Dadurch entsteht ein falsches Bild vom Nutzen einer internen Revision für Ihr Unternehmen. Interne Audits sind aus einer Vielzahl von Gründen wichtig, darunter die Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften, die Aufrechterhaltung der betrieblichen Effizienz und die Behandlung anderer geschäftlicher Belange. Es ist nicht einfach, eine ausgezeichnete interne Revisionsgesellschaft zu finden, die die Bedürfnisse der unterschiedlichsten Kunden erfüllen kann.

In diesem Artikel tauchen wir in die Welt der internen Revision ein und untersuchen fünf Vorteile, die sie Unternehmen bietet.

1. Fähigkeit, die Einhaltung von Vorschriften und Industriestandards zu verbessern. Interne Audits helfen Unternehmen, Vorschriften und Industriestandards einzuhalten. Sie tun dies, indem sie potenzielle Nichteinhaltungsprobleme identifizieren und Pläne entwickeln, um diese zu beheben.
2. Steigerung der betrieblichen Effizienz. Interne Audits können auch die betriebliche Effizienz eines Unternehmens verbessern, indem Prozesse oder Systeme aufgedeckt werden, die nicht effektiv funktionieren. Sie machen auch Verbesserungsvorschläge.
3. Risikomanagement verbessern. Die Durchführung interner Audits hilft Unternehmen, Risiken zu identifizieren und zu bewerten. So können sie geeignete Maßnahmen ergreifen, um diese Risiken zu mindern und potenzielle finanzielle Verluste zu vermeiden.
4. Das Vertrauen der Stakeholder stärken. Stakeholder wie Investoren, Kunden und Mitarbeiter haben mehr Vertrauen in ein Unternehmen, das regelmäßig interne Audits durchführt. Dies liegt daran, dass es ihr Engagement für Transparenz und Rechenschaftspflicht demonstriert.
5. Verbesserung der finanziellen Gesamtleistung. Durch die Behandlung von Compliance-Problemen, die Verbesserung der betrieblichen Effizienz und die Minderung von Risiken können interne Audits letztendlich zu einer besseren finanziellen Leistung eines Unternehmens führen.

Insgesamt ist die Durchführung interner Audits für Unternehmen aller Größen und Branchen von entscheidender Bedeutung, um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen, die Effizienz zu verbessern, Risiken zu managen, das Vertrauen der Stakeholder zu wahren und letztendlich die finanzielle Leistung zu verbessern.

Ist die Durchführung von internen Audits notwendig?

Interne Revisionsprogramme spielen eine wichtige Rolle bei der Überwachung der Aktivitäten Ihres Unternehmens und stellen sicher, dass alle Vermögenswerte vor potenziellen Schäden geschützt sind. Darüber hinaus ist es wichtig zu bestätigen, dass die Verfahren Ihres Unternehmens mit Ihren formalisierten Richtlinien übereinstimmen.

Warum ist die interne Revision so wichtig und wie sorgt sie dafür, dass Ihre Organisation die gängigen Rahmenwerke und Vorschriften einhält? Hier sind fünf Dinge zu beachten.

1. Bietet objektive Einblicke

Es ist unmöglich, Ihre eigene Arbeit zu prüfen, ohne einen klaren Interessenkonflikt zu haben. Um diesen objektiven Einblick zu gewinnen, kann Ihr interner Prüfer oder Ihr Prüfungsteam keine operative Verantwortung tragen. Wenn ein kleineres Unternehmen nicht über die zusätzlichen Ressourcen verfügt, ist es in Ordnung, Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen darin zu schulen, wie man eine andere Abteilung auditiert. Die interne Revisionsfunktion bietet eine unabhängige und unvoreingenommene Perspektive, die Ihrer Organisation zugute kommt.

2. Verbessert die Effizienz des Betriebs

Indem Sie die Richtlinien und Verfahren Ihrer Organisation objektiv überprüfen, können Sie sicherstellen, dass Sie die angegebenen Aktionspunkte ausführen und dass sie das Unternehmensrisiko wirksam reduzieren. Wenn Sie Ihre Prozesse regelmäßig überprüfen, können Sie Bereiche erkennen, in denen Verbesserungen vorgenommen werden können, um sie effizienter und effektiver zu machen. Prozesse sollten Ihre Organisation antreiben, nicht Menschen.

3. Bewertet Risiken und schützt Vermögenswerte

Ein internes Auditprogramm hilft dem Management und den Stakeholdern, Risiken zu identifizieren und zu priorisieren, indem es eine systematische Risikobewertung durchführt. Eine Risikobewertung ermöglicht es Ihnen, alle Bereiche zu identifizieren, in denen Ihre Sicherheitsprotokolle fehlen, damit Sie Maßnahmen ergreifen können, um diese zu korrigieren. Ihr internes Auditprogramm ist der Schlüssel zum Verständnis und Dokumentieren aller Änderungen, die an Ihrer Umgebung vorgenommen wurden. Indem Sie diese Änderungen verfolgen, können Sie sicher sein, alle gefundenen Risiken zu mindern.

4. Bewertet Kontrollen

Organisationen verbessern ihr Kontrollumfeld und bewerten die Effizienz und operative Effektivität, wenn sie interne Audits durchführen. Erfüllen Ihre Sicherheitskontrollen ihre beabsichtigten Ziele? Schützen sie ausreichend vor Risiken?

5. Gewährleistet die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften

Führen Sie regelmäßig ein internes Audit durch, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen alle Gesetze und Vorschriften einhält. Darüber hinaus gibt Ihnen der Nachweis die Sicherheit, die Sie für Ihre nächste externe Prüfung benötigen. Interne Audits helfen Ihnen nicht nur, Vertrauen bei Ihren Kunden aufzubauen, sondern verhindern auch, dass Sie wegen Nichteinhaltung bestraft werden.

Interner Revisionsrahmen

Das Internal Audit Framework erläutert die Funktion, Ziele und Ergebnisse der internen Revision sowie den Ansatz und die Kriterien, die verwendet werden, um unabhängige Prüfungsergebnisse zu erzielen.

Audit Frameworks bieten internen Auditteams ein wertvolles Instrument, um sicherzustellen, dass verschiedene Projekte innerhalb einer Organisation wie geplant ablaufen. Wenn Sie Ihre Projekte nicht auditieren, könnten nicht identifizierte Risiken entstehen, die Governance könnte unangemessen sein und die Aufsicht könnte unwirksam werden. Dies könnte dazu führen, dass Zeit und Geld verschwendet werden, neben anderen potenziellen negativen Folgen.

Um Prüfungsrahmen zu projizieren, möchten Interne Revisionsteams wahrscheinlich agile Prüfungsmethoden anwenden. Sie können Zeit sparen, indem Sie sicherstellen, dass alle das gleiche Verständnis davon haben, was Sie erwartet. Dies könnte internen Revisionsmitgliedern helfen, ihre Arbeitsbelastung besser zu verwalten, anstatt zu versuchen, hastig mehrere Projektprüfungen zu jonglieren oder ineffizient von einer Projektprüfung zur nächsten zu wechseln.

Ein agiler Prüfungsansatz ermöglicht es Ihnen auch, den Input von Interessengruppen kontinuierlich einzubeziehen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Dies wiederum entspricht den Zielen der Projektprüfung. Wenn Sie ein Projekt überprüfen, das noch im Gange ist, ist Ihr Feedback wirkungsvoller, wenn Sie Fehler jetzt erkennen, anstatt nach dem gemeinsamen Abschluss der Überprüfung und des Projekts.

Arten von Audits und durchgeführten Projekten

Die typische Arbeitsbelastung des internen Revisionspersonals umfasst die folgenden sieben Risikokategorien. Die Mehrheit der Audits/Projekte fällt in eine von sieben Kategorien, aber einige sind eine Kombination aus zwei oder mehr. Das Folgende ist eine Liste der sieben Kategorien mit jeweils einer etwas kurzen Beschreibung:

Investigativ

Diese Bewertungen zielen darauf ab, mögliche Rechtsverstöße wie Diebstahl, Dokumentenfälschung, Horten von Vermögenswerten und/oder Vetternwirtschaft aufzudecken. Enge Zusammenarbeit mit dem hochrangigen Management, der Polizeibehörde und anderen Leitern der Behörden, um diese Probleme zu lösen.

Betriebsbereit

Diese Themen umfassen Kostenrechnung, Aufladezentren/Benutzergebühren, interne Kontrolleffekte von vorgeschlagenen System-/Prozessänderungen, Leistungsmessung, Preisgestaltung von Dienstleistungen, interne vs. Fremdvergabe/Outsourcing-Fragen, betriebliche Kontrollen/Verfahren und Prozessabläufe. Darüber hinaus umfasst dies auch Formulare, Integrität von Managementinformationen sowie Möglichkeiten für eine effizientere und effektivere Nutzung von Ressourcen, um die Aufgaben und Ziele der Einheit zu erfüllen.

Finanziell

Es gibt ein paar verschiedene Finanztransaktionsprüfungen und -salden, die Unternehmen berücksichtigen müssen. Einige Beispiele umfassen: Dokumentenunterstützung, Tests für öffentliche Zwecke, Tests zur Einhaltung von Richtlinien, Abstimmung der internen Finanzberichterstattung, Rechnungslegungsfragen, Maßnahmen zur Rechenschaftspflicht zur Finanzierung von Rechnungslegungsprozessen und Checks and Balances.

Beachtung

Die Gesetze, Vorschriften, Managementstandards, Richtlinien und Verfahren zeichnen ein Bild dessen, was zu erwarten ist. Ein Compliance-Audit hilft zu messen, wie sehr eine Organisation oder Einzelperson Gesetze, interne und externe Richtlinien und Verfahren sowie die Bedingungen von Verträgen oder Zuschüssen befolgt.

Spezial Projekte

Ein Teil der Arbeitsbelastung der internen Revisionsabteilung sind Anfragen von Personen, die mit der Schule in Verbindung stehen, und diese können in verschiedenen Formen wie Telefonanrufen, E-Mails oder persönlichen Treffen erfolgen. In solchen Fällen wird kein formeller Prüfbericht ausgestellt. Stattdessen dokumentieren sie die Arbeit in einer E-Mail oder Memo-Nachricht oder besprechen sie mündlich. Einige verschiedene Projekte können Folgendes umfassen:

• Überprüfung möglicher Transaktionen
• Weiterleiten von Anfragen oder Problemen an die richtige Abteilung/Behörde
• Überprüfung der vorgeschlagenen Richtlinienänderungen
• Geben Sie Input zu operativen Methoden
• Ersuchen um Unterstützung bei der Auslegung der Richtlinie
• Bewertung des Risikos
• Überprüfen Sie Fragen der internen Kontrolle/guten Geschäftspraxis

Informationssysteme

Automatisierte Informations- und Transaktionsverarbeitungssysteme benötigen regelmäßig technische Audits, um das interne Kontrollumfeld zu verbessern. Die Menschen verwenden diese Systeme unterschiedlich, sodass jedes Audit auf die Benutzer zugeschnitten ist. IS-Audits bewerten normalerweise Systemeingaben und -ausgaben, wie das System Informationen verarbeitet, Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren sowie Sicherheitsmaßnahmen und Dokumentation.

FAQ

Muss mein Unternehmen zusätzlich zur Beauftragung eines Rechtsbeistands eine Beratungsfirma mit der Durchführung interner Audits beauftragen?

Unbedingt. Die Durchführung eines internen Audits ist effektiver, wenn Sie zusätzlich zum Rechtsbeistand eine strategische Beratungsfirma beauftragen. Wenn möglich, wird die beste interne Revisionsfirma von ehemaligen Bundesbeamten geleitet, die eine Fülle einzigartiger Erfahrungen und Einsichten einbringen, um Unternehmen bei der Strukturierung und Durchführung interner Revisionen zu helfen.

Die Zusammenarbeit mit den Rechtsberatern der Kunden zur Behebung von Mängeln ist die beste Methode, um die Compliance-Richtlinien und -Verfahren der Kunden bei Bedarf sicherzustellen.

Was sollte mein Unternehmen tun, wenn ein internes Audit Compliance-Mängel oder andere Versäumnisse aufdeckt?

Allzu häufig sehen Unternehmen die interne Revision als eine Möglichkeit, ihre Compliance-Richtlinien und -Verfahren einfach zu genehmigen. Ein internes Audit sollte kein vorgegebenes Ergebnis im Auge haben. Es sollte jedoch genau sein und sich auf vertrauenswürdige Daten stützen. Egal, was diese Informationen beinhalten.

Nachdem ein internes Audit Compliance-Fehler aufgedeckt hat, besteht der nächste Schritt darin, festzulegen, was getan werden muss, um die identifizierten Probleme zu beheben. Der nächste Schritt besteht darin, Kunden mit mehr als nur Prüfungsberatungsdiensten zu helfen. Anschließend müssen sie zu Compliance, Cybersicherheit und Risikomanagement übergehen.

Wie oft sollte mein Unternehmen interne Audits durchführen?

Die Häufigkeit geplanter interner Audits für ein Unternehmen hängt von mehreren Bedingungen ab. Dazu gehört der Grund für das Audit oder wie gut das Unternehmen frühere Compliance-Richtlinien befolgt hat. Obwohl ein jährliches vollständiges Audit eine allgemein akzeptierte Richtlinie ist, gibt es verschiedene Situationen, die eine häufigere Durchführung interner Audits rechtfertigen würden.