Daten-Uploads in Salesforce – und wie man sie verwaltet

Ich bin mir sicher, dass Sie, unabhängig davon, ob Sie Salesforce schon länger nutzen oder neu im Salesforce-Ökosystem sind, mit einer Datensammlung zu tun haben mussten, die jemand in Salesforce laden wollte.

Als erfahrener Admin bereitet mir der bloße Gedanke an diese Situation Gänsehaut.

Es gibt jedoch Tools und Prozesse, die Ihnen die Arbeit erleichtern können. Lassen Sie uns einige davon erkunden.

Die Vorlage

Wenn Sie diese Art von Tabellenkalkulation noch nicht gesehen haben, werden Sie es höchstwahrscheinlich bald tun.

Schauen Sie sich diese kleine, hypothetische Stichprobe unvollständiger Daten an.

Ich bin sicher, dass Sie einige Probleme erkennen können.

• In einigen Spalten fehlen Daten
• Die Felder „Land“ und „Staat“ sind nicht standardisiert
• Wenn einige Ihrer Felder erforderlich sind, funktioniert das Hochladen dieser Datei nicht
• Die Kopfzeilen stimmen möglicherweise nicht mit den Feldnamen in Salesforce überein, sollten dies aber tun, da dies den Upload-Vorgang erleichtert.

Lassen Sie mich daher Folgendes als Best Practice vorschlagen: Stellen Sie Ihren Geschäftspartnern eine Vorlage zur Verfügung. Dies ist zwar nicht die eiserne Lösung, auf die Sie hoffen, aber sie wird auf jeden Fall helfen.

Werfen wir einen Blick darauf, wie.

Schwachstellen beim Hochladen von Daten

Unterschiedliche Namen für dasselbe Feld

Stellen Sie sicher, dass die Kopfzeile die tatsächlichen Feldnamen enthält, die mit denen in Salesforce übereinstimmen. Dies erleichtert die Zuordnung der Kopfzeilen zu den Feldern in Salesforce erheblich.

Wenn Sie beispielsweise das Data Loader-Tool von Salesforce verwenden, können Sie Felder „automatisch abgleichen“ und sie funktionieren. Dadurch sparen Sie Zeit bei der manuellen Zuordnung jedes Feldes.

Benötigte Felder

Wenn Sie beispielsweise Kontakte hochladen und eines der erforderlichen Felder E-Mail ist, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Datei E-Mail-Adressen in einer Spalte mit der Bezeichnung „E-Mail“ enthält.

Andernfalls erhalten Sie Fehlermeldungen, wenn Sie versuchen, den Upload tatsächlich durchzuführen. Dies sollte also ein weiterer Teil Ihrer Vorlage für das Unternehmen sein. Um Verzögerungen zu vermeiden, stellen Sie einen Indikator bereit, der den Benutzer darüber informiert, welche Felder erforderlich sind.

Formatierung von Bundesstaat und Land

Wenn Sie ein Konto oder einen Kontakt hochladen (oder ein benutzerdefiniertes Objekt mit Adressen), überprüfen Sie unbedingt das Objekt, in das Sie hochladen, und stellen Sie sicher, dass Sie dasselbe Format verwenden. Wenn die Zustände vollständig ausgeschrieben sind, müssen Sie dasselbe tun.

Feldattribute

Ich würde diese Vorlagenidee noch einen Schritt weiterführen und eine dritte Zeile hinzufügen. In diesem Fall sollte Ihre Vorlage so aussehen:

• Kopfzeile
• Beispieldaten
• Feldattribute

Die Feldattributzeile sollte den Datentyp (Text, Zahl usw.) und die Größe des Feldes anzeigen. Durch die Angabe dieser Attribute in der Vorlage vermeiden Sie Fehler, wenn Ihnen jemand eine Spalte mit Daten gibt, die zu groß für das Feld in Salesforce sind.

Tools zum Hochladen von Daten

Nachdem wir nun einige Best Practices besprochen haben, werfen wir einen Blick auf die Tools, die Sie zum Abschließen des Uploads verwenden können. Wenn wir sie behandeln, werden Sie meiner Meinung nach feststellen, dass die Tools durch die Behebung der oben genannten Schwachstellen noch benutzerfreundlicher werden.

Beginnen wir also mit den „out of the box“-Optionen von Salesforce (Datenimport-Assistent und Datenlader). Dann schauen wir uns eine Lösung mit vollem Funktionsumfang wie DemandTools an.

Datenimport-Assistent

Der Datenimport-Assistent befindet sich unter „Setup“ in Salesforce. Sie können damit Daten sowohl in Standard- als auch in benutzerdefinierten Objekten importieren. Sie können bis zu 50.000 Datensätze gleichzeitig importieren. Die Benutzeroberfläche ist einfach und ermöglicht Ihnen die Konfiguration von Parametern, Feldzuordnungen und Datenquellen, die zum Abschließen des Imports erforderlich sind. Hier ist ein Blick auf die Benutzeroberfläche.

Wie Sie sehen, ist ein Abgleich erforderlich und Sie müssen die betreffende Datei hochladen. Auf dem nächsten Bildschirm ordnen Sie Ihre Felder den Feldern in Salesforce zu. Der Vorgang endet damit, dass Sie auf die Schaltfläche „Start“ klicken und mit dem Import beginnen.

Salesforce-Datenlader

Der Data Loader unterscheidet sich vom Datenimport-Assistenten dadurch, dass er nicht in Salesforce enthalten ist. Es handelt sich um eine „App“, die Sie auf Ihrem PC installieren und von Ihrem Desktop aus aufrufen müssen. Sie können Daten in einer Produktions- oder Sandbox-Umgebung aktualisieren, einfügen, löschen, exportieren und hochladen.

Der Kürze halber sagen wir einfach: Wenn Sie ein Update durchführen, sind die Schritte ziemlich einfach und die Benutzeroberfläche ist einfach zu bedienen. Sie beginnen mit der Auswahl Ihres Objekts. Als nächstes laden Sie Ihre Datei hoch. Schließlich ordnen Sie Ihre Salesforce-Felder den passenden Kopfspalten in Ihrer Datei zu.

Nach einigen weiteren Standardeinstellungen erfolgt der Upload. Es liegt an Ihnen, die Datensätze manuell zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alles korrekt hochgeladen wurde. Sie erhalten eine Erfolgs- und Fehlerdatei, sodass Sie Ihren Upload auch auf diese Weise validieren können.

Viele darüber hinausgehende Funktionen bietet Data Loader jedoch nicht.

NachfrageTools

Werfen wir nun einen Blick auf Validity DemandTools. Dies ist eine Lösung mit vollem Funktionsumfang, die Funktionen zum Einfügen, Aktualisieren, Upsert, Exportieren und Löschen von Steroiden bietet. DemandTools ist vollgepackt mit zeitsparenden und datenbereinigenden Funktionen. Importierte Datensätze können mit vorhandenen Salesforce-Datensätzen fürmehrereObjekte (in einem Prozess) verglichen werden, die in jedem Feld oder Feldsatz übereinstimmen, um einen duplikatsfreien Import sicherzustellen.

Administratoren lieben auch die Funktionen „Formeln transformieren“ und „Konstante hinzufügen“, da sie Administratoren Zeit bei der Vorbereitung von Daten in einer Tabelle sparen, indem sie beim Import vordefinierte Formatierungen auf Feldwerte anwenden und es Benutzern ermöglichen, einen gemeinsamen Wert für Felder festzulegen, die nicht in Eingabedateien dargestellt sind .

Aber das kratzt kaum an der Oberfläche.

Hier sind einige weitere zeitsparende Funktionen, die in das Produkt integriert sind, damit Administratoren, Marketing- und Vertriebsmitarbeiter alles haben, was sie zum Verwalten ihrer Daten benötigen:

• Rufen Sie Salesforce-Zuweisungsregeln auf, um den Besitz von Datensätzen zu verwalten.
• Erstellen Sie beim Import Aufgaben und weisen Sie sie jedem Datensatz zu.
• Weisen Sie einer Kampagne Kontakte und Leads zu, indem Sie die Auswahlliste der aktiven Kampagne oder die Kampagnen-ID verwenden.
• Speichern Sie Feldzuordnungen und Matching-Logik für teamübergreifende Importkonsistenz und Automatisierung.
• Verlassen Sie sich auf automatisch generierte Wiederherstellungsdateien, um unerwünschte Änderungen rückgängig zu machen.
• Verwenden Sie die Dateitypen .xlsx und .csv.
• Geben Sie an, welche Zeilen in Ihrer Eingabedatei verarbeitet werden sollen, z. B. beginnen Sie bei Zeile 50 und enden Sie bei Zeile 200.
• Exportieren Sie tatsächliche Dateien aus Salesforce Content.

Die kostenlose DemandTools-Edition (Funktionen weichen von den oben genannten ab) ist eine großartige Möglichkeit, ein anspruchsvolleres Datenladetool zu geringen Kosten zu verwenden.

Haben Sie keine Angst vor Datenmengen. Sie müssen nur dort einsteigen und die Kontrolle über Ihre Daten und Ihren Prozess übernehmen. Beginnen Sie mit der Arbeit an diesen Vorlagen – es wird helfen!

Bill Hareist Gastblogger für Validity.Er ist 2x Salesforce-zertifiziert.Im Laufe seiner 10-jährigen Anwendungs- und Betriebserfahrung war er in verschiedenen Rollen tätig, die es ihm ermöglichten, viele verschiedene Seiten der Salesforce-Welt kennenzulernen.