Încărcările de date în Salesforce și cum să le gestionați

Sunt sigur că, indiferent dacă sunteți în preajma Salesforce de ceva vreme sau sunteți nou în ecosistemul Salesforce, ați avut de a face cu o colecție de date pe care cineva dorea să le încarce în Salesforce.

Ca administrator veteran, doar gândul la această situație îmi dă fiori.

Cu toate acestea, există instrumente și procese pe care le puteți utiliza pentru a ușura lucrurile. Să explorăm câteva.

Șablonul

Dacă nu ați văzut încă acest tip de foaie de calcul, cel mai probabil o veți face în curând.

Aruncă o privire la acest eșantion mic, ipotetic de date incomplete.

Sunt sigur că puteți vedea unele probleme.

• Ne lipsesc date din câteva coloane
• Câmpurile de țară și de stat nu sunt standardizate
• Dacă unele dintre câmpurile dvs. sunt obligatorii, încărcarea acestui fișier nu va funcționa
• Anteturile ar putea sau nu să se potrivească cu numele câmpurilor din Salesforce, dar ar trebui, deoarece va facilita procesul de încărcare.

Așadar, permiteți-mi să vă sugerez aceasta ca cea mai bună practică: oferiți partenerilor dvs. de afaceri un șablon. Aceasta nu este soluția fermă la care ați putea spera, dar cu siguranță vă va ajuta.

Să aruncăm o privire la cum.

Puncte dure de încărcare a datelor

Nume diferite pentru același câmp

Asigurați-vă că rândul antet are numele de câmp reale care se potrivesc cu ceea ce este în Salesforce. Acest lucru face maparea rândurilor de antet la câmpurile din Salesforce mult mai ușoară.

De exemplu, dacă utilizați instrumentul Data Loader de la Salesforce, puteți să „Potriviți automat” câmpurile și acestea vor funcționa. Acest lucru vă economisește timp pentru maparea manuală a fiecărui câmp.

Câmpuri obligatorii

Dacă încărcați persoane de contact, de exemplu, și unul dintre câmpurile obligatorii este e-mail, trebuie să vă asigurați că fișierul dvs. are adrese de e-mail într-o coloană etichetată „e-mail”.

În caz contrar, veți primi erori atunci când încercați să faceți efectiv încărcarea. Deci, aceasta ar trebui să fie o altă parte a șablonului dvs. pentru afacere. Pentru a evita întârzierile, furnizați un indicator care să informeze utilizatorul ce câmpuri sunt necesare.

Formatarea statului și a țării

Dacă încărcați un cont sau o persoană de contact (sau un obiect personalizat cu adrese), asigurați-vă că verificați obiectul pe care îl încărcați și asigurați-vă că utilizați același format. Dacă statele sunt complet scrise, atunci trebuie să faceți același lucru.

Atributele câmpului

Aș duce această idee de șablon cu un pas mai departe și aș adăuga un al treilea rând. În acest caz, șablonul dvs. ar trebui să arate astfel:

• Rând antet
• Date mostre
• Atributele câmpului

Rândul cu atributul câmpului ar trebui să arate tipul de date (text, număr etc.) și dimensiunea câmpului. Indicarea acestor atribute în șablon vă scutește de erori atunci când cineva vă oferă o coloană cu date prea mari pentru câmpul din Salesforce.

Instrumente de încărcare a datelor

Acum că am analizat câteva dintre cele mai bune practici, haideți să aruncăm o privire la instrumentele pe care le puteți folosi pentru a finaliza încărcarea. Pe măsură ce le acoperim, cred că veți vedea că prin remedierea acestor puncte dureroase pe care le-am menționat mai sus, instrumentele devin și mai ușor de utilizat.

Deci, să începem cu opțiunile Salesforce „din cutie” (Data Import Wizard și Data Loader). Apoi, ne vom uita la o soluție cu funcții complete precum DemandTools.

Expertul de import de date

Expertul de importare a datelor se găsește în Configurare din Salesforce. Vă permite să importați date atât în ​​obiecte standard, cât și în obiecte personalizate. Puteți importa până la 50 de mii de înregistrări simultan. Interfața cu utilizatorul este simplă și vă permite să configurați parametrii, mapările câmpurilor și sursele de date necesare pentru a finaliza importul. Iată o privire asupra interfeței.

După cum puteți vedea, sunt necesare anumite potriviri și va trebui să încărcați fișierul în cauză. Pe ecranul următor, mapați câmpurile cu câmpurile din Salesforce. Se termină cu apăsarea butonului de pornire și începerea importului.

Salesforce Data Loader

Data Loader este diferit de Data Import Wizard prin faptul că nu se află în Salesforce. Este o „aplicație” pe care trebuie să o instalați pe computer și să o accesați de pe desktop. Puteți actualiza, insera, șterge, exporta și upserta date într-un mediu de producție sau sandbox.

De dragul conciziei, să spunem că, dacă faceți o actualizare, pașii sunt destul de simpli, iar interfața este ușor de utilizat. Începi prin a-ți alege obiectul. Apoi, încărcați fișierul. În cele din urmă, mapați câmpurile Salesforce la coloanele de antet care se potrivesc din fișierul dvs.

După încă câteva setări implicite, încărcarea are loc. Depinde de dvs. să verificați manual înregistrările pentru a vă asigura că totul a fost încărcat corect. Obțineți un fișier de succes și eroare, astfel încât să vă puteți valida și încărcarea în acest fel.

Cu toate acestea, Data Loader nu oferă multe funcții în afară de aceasta.

Cerere Instrumente

Acum, să aruncăm o privire la Validity DemandTools. Aceasta este o soluție cu funcții complete care oferă capacități de inserare, actualizare, upsert, export și ștergere pe steroizi. DemandTools este plin de funcții de economisire a timpului și de curățare a datelor. Înregistrările importate pot fi comparate cu înregistrările Salesforce existente pemai multeobiecte (într-un singur proces) care se potrivesc pe orice câmp sau set de câmpuri pentru a asigura un import fără duplicate.

Administratorii iubesc, de asemenea, funcțiile „transformă formule” și „adăugați constantă”, deoarece economisesc timp administratorului în pregătirea datelor într-o foaie de calcul, aplicând formatare predefinită valorilor câmpurilor în timpul importului și permițând utilizatorilor să seteze o valoare comună pentru câmpurile care nu sunt reprezentate în fișierele de intrare. .

Dar asta abia zgârie suprafața.

Iată câteva alte funcții care economisesc timp încorporate în produs, astfel încât administratorii, operațiunile de marketing și profesioniștii operațiunilor de vânzări să aibă ceea ce au nevoie pentru a-și gestiona datele:

• Invocați regulile de atribuire Salesforce pentru a gestiona proprietatea înregistrărilor.
• Creați și atribuiți sarcini oricărei înregistrări în timpul importului.
• Atribuiți persoane de contact și clienți potențiali unei campanii utilizând lista de selectare a campaniei active sau ID-ul campaniei.
• Salvați mapările câmpurilor și logica de potrivire pentru coerența importurilor între echipe și automatizare.
• Bazați-vă pe fișierele de restaurare generate automat pentru a inversa modificările nedorite.
• Utilizați tipurile de fișiere .xlsx și .csv.
• Specificați ce rânduri să procesați în fișierul dvs. de intrare, de exemplu, începe la rândul 50 și se termină la rândul 200.
• Exportați fișiere reale din Salesforce Content.

Ediția gratuită DemandTools (funcțiile variază față de cele menționate mai sus) este o modalitate excelentă de a utiliza un instrument mai sofisticat de încărcare a datelor la un cost redus.

Nu vă fie frică de încărcările de date. Trebuie doar să intri acolo și să preiei controlul asupra datelor tale, precum și asupra procesului tău. Începeți să lucrați la aceste șabloane - vă va ajuta!

Bill Hareeste un blogger invitat pentru Validity.Este de două ori certificat Salesforce.De-a lungul celor 10 ani de experiență în aplicații și operațiuni, el a ocupat o serie de roluri care i-au permis să vadă multe părți diferite ale lumii Salesforce.