Загрузка данных в Salesforce и как ими управлять

Я уверен, что независимо от того, работаете ли вы в Salesforce какое-то время или являетесь новичком в экосистеме Salesforce, вам приходилось иметь дело с некоторым набором данных, которые кто-то хотел загрузить в Salesforce.

У меня, как у опытного администратора, от одной мысли об этой ситуации мурашки по коже.

Однако существуют инструменты и процессы, которые можно использовать, чтобы упростить задачу. Давайте рассмотрим несколько.

Шаблон

Если вы еще не видели этот тип таблицы, то, скорее всего, скоро увидите.

Взгляните на эту небольшую гипотетическую выборку неполных данных.

Я уверен, что вы видите некоторые проблемы.

• Нам не хватает данных в нескольких столбцах
• Поля страны и штата не стандартизированы.
• Если некоторые из ваших полей являются обязательными, загрузить этот файл не получится.
• Заголовки могут совпадать с именами полей в Salesforce, а могут и не совпадать, но так и должно быть, поскольку это упростит процесс загрузки.

Итак, позвольте мне предложить вам лучший вариант: предоставьте своим деловым партнерам шаблон. Это не то железное решение, на которое вы могли бы надеяться, но оно обязательно поможет.

Давайте посмотрим, как это сделать.

Болевые точки загрузки данных

Разные названия одного и того же поля

Убедитесь, что в строке заголовка указаны фактические имена полей, соответствующие именам в Salesforce. Это значительно упрощает сопоставление строк заголовков с полями в Salesforce.

Например, если вы используете инструмент «Загрузчик данных» от Salesforce, вы можете использовать поля «Автоматическое сопоставление», и они будут работать. Это экономит ваше время при сопоставлении каждого поля вручную.

Обязательные поля

Например, если вы загружаете контакты и одним из обязательных полей является адрес электронной почты, вам необходимо убедиться, что в вашем файле адреса электронной почты указаны в столбце с надписью «Электронная почта».

В противном случае вы получите ошибки при попытке выполнить загрузку. Итак, это должна быть еще одна часть вашего шаблона для бизнеса. Чтобы избежать задержек, предоставьте индикатор, который позволит пользователю узнать, какие поля являются обязательными.

Форматирование штата и страны

Если вы загружаете учетную запись или контакт (или пользовательский объект с адресами), обязательно проверьте объект, в который вы загружаете, и убедитесь, что вы используете тот же формат. Если состояния выписаны полностью, то нужно сделать то же самое.

Атрибуты поля

Я бы развил эту идею шаблона еще дальше и добавил третью строку. В этом случае ваш шаблон должен выглядеть так:

• Строка заголовка
• Образец данных
• Атрибуты поля

В строке атрибута поля должен быть указан тип данных (текст, число и т. д.) и размер поля. Указание этих атрибутов в шаблоне избавит вас от ошибок, когда кто-то предоставит вам столбец с данными, слишком большими для поля в Salesforce.

Инструменты загрузки данных

Теперь, когда мы рассмотрели некоторые рекомендации, давайте рассмотрим инструменты, которые можно использовать для завершения загрузки. Когда мы их рассмотрим, я думаю, вы увидите, что, исправив упомянутые выше болевые точки, инструменты станут еще проще в использовании.

Итак, начнем с готовых опций Salesforce (Мастер импорта данных и Загрузчик данных). Затем мы рассмотрим полнофункциональное решение, такое как DemandTools.

Мастер импорта данных

Мастер импорта данных находится в разделе «Настройка» в Salesforce. Он позволяет импортировать данные как в стандартные, так и в пользовательские объекты. Вы можете импортировать до 50 тысяч записей одновременно. Пользовательский интерфейс прост и позволяет настраивать параметры, сопоставления полей и источники данных, необходимые для завершения импорта. Вот посмотрите на интерфейс.

Как видите, необходимо соответствие, и вам нужно будет загрузить соответствующий файл. На следующем экране вы сопоставляете свои поля с полями в Salesforce. Он заканчивается тем, что вы нажимаете кнопку «Пуск» и начинаете импорт.

Загрузчик данных Salesforce

Загрузчик данных отличается от мастера импорта данных тем, что он находится за пределами Salesforce. Это «приложение», которое вам необходимо установить на свой компьютер и получить к нему доступ со своего рабочего стола. Вы можете обновлять, вставлять, удалять, экспортировать и вставлять данные в рабочую среду или изолированную среду.

Для краткости скажем так: если вы выполняете обновление, шаги довольно просты, а интерфейс прост в использовании. Вы начинаете с выбора объекта. Далее вы загружаете свой файл. Наконец, вы сопоставляете поля Salesforce с соответствующими столбцами заголовков в файле.

После еще нескольких настроек по умолчанию произойдет загрузка. Вы можете вручную проверить записи, чтобы убедиться, что все было загружено правильно. Вы получаете файлы успехов и ошибок, поэтому вы также можете проверить свою загрузку таким же образом.

Однако Data Loader не предлагает многих функций, кроме этого.

СпросИнструменты

Теперь давайте взглянем на Validity DemandTools. Это полнофункциональное решение, которое обеспечивает возможности вставки, обновления, обновления, экспорта и удаления на стероидах. DemandTools оснащен функциями экономии времени и очистки данных. Импортированные записи можно сравнивать с существующими записями Salesforce длянесколькихобъектов (в одном процессе), совпадающими по любому полю или набору полей, чтобы обеспечить импорт без дубликатов.

Администраторам также нравятся функции «преобразование формул» и «добавление константы», поскольку они экономят время администратора при подготовке данных в электронной таблице, применяя предопределенное форматирование к значениям полей во время импорта и позволяя пользователям устанавливать общее значение для полей, не представленных во входных файлах. .

Но это едва касается поверхности.

Вот некоторые другие функции, позволяющие экономить время, встроенные в продукт, чтобы администраторы, специалисты по маркетингу и продажам имели все необходимое для управления своими данными:

• Вызовите правила назначения Salesforce для управления владением записями.
• Создавайте и назначайте задачи любой записи во время импорта.
• Назначьте контакты и интересы кампании, используя список выбора активной кампании или идентификатор кампании.
• Сохраняйте сопоставления полей и логику сопоставления для обеспечения согласованности импорта между командами и автоматизации.
• Положитесь на автоматически созданные файлы восстановления, чтобы отменить нежелательные изменения.
• Используйте типы файлов .xlsx и .csv.
• Укажите, какие строки необходимо обрабатывать во входном файле, например, начиная со строки 50 и заканчивая строкой 200.
• Экспортируйте реальные файлы из содержимого Salesforce.

Бесплатная версия DemandTools (функции отличаются от упомянутых выше) — отличный способ использовать более сложный инструмент загрузки данных по низкой цене.

Не бойтесь нагрузок данных. Вам просто нужно войти туда и взять под контроль свои данные, а также свой процесс. Начните работать над этими шаблонами — это поможет!

Билл Хэйр— приглашенный блоггер Validity.Он дважды сертифицирован Salesforce.За свой 10-летний опыт работы в приложениях и эксплуатации он занимал различные должности, которые позволили ему увидеть разные стороны мира Salesforce.