Salesforce에 데이터 업로드 및 관리 방법

Salesforce를 한동안 사용했든 Salesforce 에코시스템을 처음 접했든 누군가가 Salesforce에 로드하기를 원했던 일부 데이터 컬렉션을 처리해야 했을 것입니다.

베테랑 관리자로서 이 상황을 생각만 해도 소름이 돋습니다.

그러나 작업을 더 쉽게 만드는 데 사용할 수 있는 도구와 프로세스가 있습니다. 몇 가지를 살펴보겠습니다.

템플릿

아직 이러한 유형의 스프레드시트를 본 적이 없다면 곧 보게 될 것입니다.

불완전한 데이터로 구성된 이 작은 가상 샘플을 살펴보세요 .

나는 당신이 몇 가지 문제를 볼 수 있다고 확신합니다.

• 몇 개의 열에 데이터가 누락되었습니다.
• 국가 및 주 필드는 표준화되지 않았습니다.
• 일부 필드가 필수인 경우 이 파일을 업로드할 수 없습니다.
• 헤더는 Salesforce의 필드 이름과 일치할 수도 있고 일치하지 않을 수도 있지만 업로드 프로세스가 더 쉬워지므로 일치해야 합니다.

따라서 모범 사례로 다음을 제안하겠습니다. 비즈니스 파트너에게 템플릿을 제공하세요. 이는 여러분이 기대하는 완벽한 솔루션은 아니지만 확실히 도움이 될 것입니다.

방법을 살펴보겠습니다.

데이터 업로드 문제점

같은 필드에 다른 이름이 있음

헤더 행에 Salesforce의 내용과 일치하는 실제 필드 이름이 있는지 확인하세요. 이렇게 하면 헤더 행을 Salesforce의 필드에 훨씬 쉽게 매핑할 수 있습니다.

예를 들어 Salesforce의 Data Loader 도구를 사용하는 경우 필드를 "자동 일치"할 수 있으며 작동합니다. 이렇게 하면 각 필드를 수동으로 매핑하는 시간이 절약됩니다.

필수 입력 사항

예를 들어, 연락처를 업로드하고 필수 필드 중 하나가 이메일인 경우 파일의 '이메일' 열에 이메일 주소가 있는지 확인해야 합니다.

그렇지 않으면 실제로 업로드를 시도할 때 오류가 발생합니다. 따라서 이는 비즈니스 템플릿의 또 다른 부분이 되어야 합니다. 지연을 방지하려면 어떤 필드가 필요한지 사용자에게 알려주는 표시기를 제공하세요.

주 및 국가 형식

계정 또는 연락처 업로드(또는 주소가 있는 사용자 정의 개체)를 수행하는 경우 업로드하려는 개체를 확인하고 동일한 형식을 사용하는지 확인하십시오. 상태가 완전히 기록된 경우 동일한 작업을 수행해야 합니다.

필드 속성

저는 이 템플릿 아이디어를 한 단계 더 발전시켜 세 번째 행을 추가하겠습니다. 이 경우 템플릿은 다음과 같아야 합니다.

• 헤더 행
• 샘플 데이터
• 필드 속성

필드 속성 행에는 데이터 유형(텍스트, 숫자 등)과 필드 크기가 표시되어야 합니다. 템플릿에 이러한 속성을 표시하면 누군가가 Salesforce의 필드에 비해 너무 큰 데이터가 포함된 열을 제공할 때 오류가 발생하는 것을 방지할 수 있습니다.

데이터 업로드 도구

이제 몇 가지 모범 사례를 검토했으므로 업로드를 완료하는 데 사용할 수 있는 도구를 살펴보겠습니다. 이 내용을 다루면서 위에서 언급한 이러한 문제점을 해결하면 도구 사용이 더욱 쉬워진다는 것을 알게 되실 것입니다.

이제 Salesforce의 "기본 제공" 옵션(데이터 가져오기 마법사 및 데이터 로더)부터 시작해 보겠습니다. 그런 다음 DemandTools와 같은 모든 기능을 갖춘 솔루션을 살펴보겠습니다.

데이터 가져오기 마법사

데이터 가져오기 마법사는 Salesforce 내부 설정에 있습니다. 이를 통해 표준 개체와 사용자 정의 개체 모두에서 데이터를 가져올 수 있습니다. 한 번에 최대 50,000개의 레코드를 가져올 수 있습니다. 사용자 인터페이스는 간단하며 가져오기를 완료하는 데 필요한 매개변수, 필드 매핑 및 데이터 소스를 구성할 수 있습니다. 인터페이스를 살펴보겠습니다.

보시다시피 일부 일치가 필요하며 문제의 파일을 업로드해야 합니다. 다음 화면에서는 필드를 Salesforce의 필드에 매핑합니다. 시작 버튼을 누르고 가져오기를 시작하면 끝납니다.

Salesforce 데이터 로더

Data Loader는 Salesforce 내부에 없다는 점에서 데이터 가져오기 마법사와 다릅니다. PC에 설치하고 데스크톱에서 액세스해야 하는 "앱"입니다. 프로덕션 또는 샌드박스 환경으로 데이터를 업데이트, 삽입, 삭제, 내보내기 및 업데이트할 수 있습니다.

간결함을 위해 업데이트를 수행하는 경우 단계가 매우 간단하고 인터페이스가 사용하기 쉽다고 가정하겠습니다. 개체를 선택하는 것부터 시작합니다. 다음으로 파일을 업로드합니다. 마지막으로 Salesforce 필드를 파일의 일치하는 헤더 열에 매핑합니다.

몇 가지 기본값을 더 설정한 후에 업로드가 발생합니다. 모든 것이 올바르게 업로드되었는지 확인하기 위해 기록을 수동으로 확인하는 것은 귀하의 몫입니다. 성공 및 오류 파일을 받게 되므로 업로드도 그런 방식으로 확인할 수 있습니다.

그러나 Data Loader는 그 이상의 많은 기능을 제공하지 않습니다.

Demand도구

이제 Validity DemandTools를 살펴보겠습니다. 이는 스테로이드에 대한 삽입, 업데이트, upsert, 내보내기 및 삭제 기능을 제공하는 모든 기능을 갖춘 솔루션입니다. DemandTools에는 시간 절약 및 데이터 정리 기능이 포함되어 있습니다. 가져온 레코드를 모든 필드 또는 필드 집합에서 일치하는여러개체(하나의 프로세스) 에 대한 기존 Salesforce 레코드와 비교하여 중복 없는 가져오기를 보장할 수 있습니다.

관리자는 또한 "수식 변환" 및 "상수 추가" 기능을 좋아합니다. 가져오는 동안 필드 값에 사전 정의된 서식을 적용하고 사용자가 입력 파일에 표시되지 않은 필드에 공통 값을 설정할 수 있도록 함으로써 스프레드시트에서 데이터를 준비하는 관리자 시간을 절약할 수 있기 때문입니다. .

그러나 그것은 표면을 거의 긁지 않습니다.

다음은 관리자, 마케팅 운영 및 판매 운영 전문가가 데이터를 관리하는 데 필요한 기능을 제공할 수 있도록 제품에 내장된 몇 가지 시간 절약 기능입니다.

• Salesforce 할당 규칙을 호출하여 레코드 소유권을 관리합니다.
• 가져오는 동안 모든 기록에 작업을 만들고 할당합니다.
• 활성 캠페인 선택 목록 또는 캠페인 ID를 사용하여 캠페인에 연락처 및 리드를 할당합니다.
• 팀과 자동화 전반에 걸쳐 가져오기 일관성을 위해 필드 매핑과 일치 논리를 저장합니다.
• 원치 않는 변경 사항을 되돌리려면 자동으로 생성된 복원 파일을 사용하세요.
• .xlsx 및 .csv 파일 형식을 사용합니다.
• 입력 파일에서 처리할 행을 지정합니다(예: 행 50에서 시작하고 행 200에서 끝남).
• Salesforce 콘텐츠에서 실제 파일을 내보냅니다.

DemandTools 무료 버전(위에서 언급한 기능과 다름)은 저렴한 비용으로 보다 정교한 데이터 로딩 도구를 사용할 수 있는 좋은 방법입니다.

데이터 로드를 두려워하지 마세요. 당신은 거기에 가서 데이터와 프로세스를 제어하기만 하면 됩니다. 해당 템플릿 작업을 시작하면 도움이 될 것입니다!

Bill Hare는Validity의 게스트 블로거입니다.그는 Salesforce 인증을 2번 받았습니다.10년간의 애플리케이션 및 운영 경험을 통해 그는 Salesforce 세계의 다양한 측면을 볼 수 있는 다양한 역할을 수행해 왔습니다.