Warum Ressourcenprognosen im Projektmanagement wichtig sind

Die Ressourcenprognose im Projektmanagement ist komplex, wenn es um kreative Arbeit geht, und bringt eine Reihe einzigartiger Herausforderungen mit sich.

Es gibt wenig Konsistenz, wenn es um die Bedürfnisse und Zeitpläne der einzelnen Kunden geht. Sie wollen kreatives Personal einsetzen, ihm aber auch die Freiheit geben, kreativ zu sein. Mit sich ändernden Terminen und Anforderungen wird die Ressourcenplanung unglaublich komplex.

Um Ressourcen richtig zu planen, ist es wichtig, Ihre Ressourcenverfügbarkeit prognostizieren zu können. Rohe Techniken wie das ROI-Scoring versagen, wenn es um komplexe kreative Rollen geht. Sie benötigen einen differenzierteren Ansatz, um den Ressourcenbedarf und die Verfügbarkeit zu prognostizieren.

In diesem Artikel werde ich einige der wichtigsten Vorteile der Ressourcenprognose im Projektmanagement erörtern. Ich werde auch einige Leitprinzipien teilen, um Ressourcen effizienter zu prognostizieren.

Die Bedeutung der Ressourcenprognose

Das Agenturgeschäft ist im Kern ein People Business. Sie sind nur so gut wie die Art von Menschen, die Sie gewinnen und halten können.

Wenn Sie es mit etwas so Nebulösem und Undefiniertem wie kreativem Talent zu tun haben, wird sorgfältiges Personalmanagement noch wichtiger.

Kreative Menschen in Agenturen pendeln oft zwischen zwei Zuständen – „überlastet“ und „unterbeschäftigt“ – beides ist nicht ideal.

Die Ressourcenvorhersage zielt darauf ab, dieses Problem zu stoppen.

Ressourcenprognosen sagen, wie der Name schon sagt, Ihren zukünftigen Ressourcenbedarf voraus. Für wachsende Agenturen ist dies von entscheidender Bedeutung für die Zuweisung von Ressourcen und die Planung von Einstellungen.

Projektmanager verwenden Prognosen, um sicherzustellen, dass ihre anstehenden Projekte mit ausreichend Personal ausgestattet sind. Kundenbetreuer werden es verwenden, um herauszufinden, welche neuen Geschäfte zu verfolgen sind.

Die Ressourcenprognose hat mehrere wichtige Vorteile, wie zum Beispiel:

1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ressourcen ausgelastet und zufrieden sind

Sie können kreative Ressourcen nicht so planen, wie Sie es für eine Fabrik planen würden. Die menschliche Kreativität ist schlecht definiert und flüchtig. Es ist auch selten skalierbar; Der kreative Output ist von Projekt zu Projekt und sogar von Tag zu Tag sehr unterschiedlich.

Daher sollte sich die Ressourcenplanung für die Kreativwirtschaft darauf konzentrieren, Ressourcen nicht nur zu nutzen, sondern auch zufrieden zu stellen.

Dies erfordert ein tiefes Bewusstsein für die Stärken und Schwächen Ihres Kreativteams. Sie müssen genau wissen, an welchen Projekten und Herausforderungen Ihre Mitarbeiter gerne arbeiten.

Idealerweise sollten Sie die folgenden Ressourcen kennen:

• Schlüsselfertigkeiten
• Vergangene Arbeitsaufzeichnungen
• Stärken Schwächen
• Feedback zu vergangenen Projekten

Wenn Sie die richtige Ressource mit dem richtigen Projekt abgleichen können, haben Sie eine viel zufriedenere Belegschaft.

Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung einer einfach zu bedienenden, benutzerfreundlichen Ressourcenverwaltungssoftware. Diese Software erstellt Arbeitszeittabellen und Berichte für Ihr Team und reduziert potenziellen Stress.

Die beste Ressourcenverwaltungssoftware sollte es Managern ermöglichen, Zeitpläne zu erstellen und Arbeitslasten zu verwalten. Es sollte auch Zeitpläne und Arbeitszeittabellen integrieren, sodass Projekte in Echtzeit aktualisiert werden können.

Bei richtiger Handhabung und mit den richtigen Tools kann die Ressourcenprognose die Stärken und Schwächen jedes Projekts aufzeigen – und wie die Ressourcen genutzt werden.

2. Prognostizieren Sie Einstellungs- und Ressourcenbedarf

Die Ressourcenprognose identifiziert den Personalbedarf, weist verfügbares Personal zu und bestimmt, welche Ergänzungen oder Substitutionen für zukünftige Projekte erforderlich sind.

Diese Faktoren tragen alle zum Erfolg eines Projekts bei und können dazu beitragen, quantifizierbare Nachweise zur Verbesserung der Prozesse Ihrer Agentur zu liefern.

Bei der Planung Ihres nächsten Projekts ist es wichtig, eine Vorstellung von Ihrer Kapazität zu haben. Dies kann erreicht werden, indem vergangene Projekte untersucht werden, um festzustellen, welche Ressourcen unter- oder überlastet waren.

Suchen Sie nach einer Ressourcenverwaltungssoftware , die alle Formulare, Dateien und E-Mails nach Kunden verfolgt und speichert, wodurch es einfach wird, jede Kampagne genau zu analysieren.

In der modernen Kreativbranche ist es üblich, dass Agenturen ausgelagerte Ressourcen nutzen. Wenn Sie die Ressourcenprognose im Griff haben, können Sie auch feststellen, ob Sie einen freiberuflichen Texter oder einen Vollzeitdesigner benötigen, um das zu erreichen, was sich in Ihrer Projektpipeline befindet.

3. Antizipieren und erfüllen Sie die Nachfrage nach Branchentrends

Technologie ist ein Eckpfeiler der Kreativbranche, und wenn sich Technologietrends ändern, ändert sich die Nachfrage nach Talenten entsprechend.

Eine vor zwei Jahren beliebte Programmiersprache oder Designpraxis könnte in den nächsten sechs Monaten in Ungnade gefallen sein. Sie müssen in der Lage sein, diese Trends vorherzusehen und Ihre Einstellungspraktiken entsprechend auszurichten.

Wie der ehemalige Vorsitzende von GE, Reginald Jones, in HBR kommentierte :

„Wir waren ein Unternehmen mit 30.000 Elektromechanikern, das zu einem Unternehmen wurde, das Elektronikingenieure brauchte. Wir hatten diese Änderung 1970 nicht geplant, und sie verursachte uns Mitte der 1970er Jahre große Probleme.“

Dies ist einer der weniger bekannten Vorteile der Ressourcenprognose im Projektmanagement. Es gibt Ihnen einen Überblick über die Branche und die Marktkräfte, die sie prägen. Wenn sich am Horizont neue Trends abzeichnen, können Sie dies bei Ihren Einstellungsentscheidungen berücksichtigen.

Gleichzeitig hilft Ihnen das Erkennen von Trends auch bei der Entwicklung von Schulungslösungen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Projektmanager mit HR-Managern zusammenarbeiten, um Teammitgliedern Schulungen für prognostizierte Trends anzubieten.

4. Abbilden (und Reduzieren) von Fluktuationsraten

Der Absprung wichtiger Teammitglieder ist eines der katastrophalsten Dinge, die bei jedem Projekt passieren können. Wenn Sie eine strukturiertere Projektmanagementmethode wie die Wasserfallmethode verwenden, kann die Abreise einer Ressource das gesamte Projekt zum Scheitern bringen.

Bei der Prognose zukünftiger Ressourcen müssen Sie auch Ihre bestehenden Fluktuationsraten (die bei manchen Kreativagenturen über 20 % liegen können) untersuchen. Dies kann Ihnen helfen, den Grund für das Ausscheiden von Mitarbeitern zu verstehen und abzubilden.

Dadurch können Abhilfemaßnahmen ergriffen werden. Wenn wichtige Ressourcen gehen, weil sie nicht an sinnvollen Projekten arbeiten können, können Sie ihre Bemühungen entsprechend umleiten.

Ressourcenprognose als eines der wichtigsten Dinge, die Sie in Ihrer Agentur tun können.

Die Frage ist jetzt: Wie macht man das?

Ich werde einige Tipps weiter unten teilen.

So führen Sie Ressourcenprognosen durch

Im Kern ist die Ressourcenprognose einfach ein Maß für drei Dinge – Ihre historischen Arbeitsaufzeichnungen, Ihre aktuelle Teamzusammensetzung und die zukünftige Arbeit, die auf Sie zukommt.

Für eine erfolgreiche Ressourcenprognose müssen Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:

1. Wachstum der Organisation

Ein häufiger Fehler bei der Ressourcenprognose im Projektmanagement besteht darin, den zukünftigen Ressourcenbedarf auf Projektebene zu betrachten. Dies sagt Ihnen zwar, auf welche zukünftigen Projekte Sie sich vorbereiten müssen, aber nicht, ob Ihre Organisation für diese Veränderungen gerüstet ist.

Daher ist eines der ersten Dinge, die Sie berücksichtigen müssen, das Wachstum der Organisation.

Fragen Sie sich: Wie schnell wächst das Geschäft? Kontrahiert/expandiert das Unternehmen in einem bestimmten Bereich? Wie steht es um die finanzielle Gesundheit des Unternehmens, um Personalwechsel zu unterstützen?

Wenn das Unternehmen aktiv nach neuen Kunden für Motion-Design-Projekte sucht, müssen Sie Ihr Team entsprechend ausrichten. Wenn sich das schwache Wachstum in den letzten beiden Quartalen auf die Einstellungsmöglichkeiten ausgewirkt hat, müssen Sie dies bei Ihren Entscheidungen zur Ressourcenschätzung berücksichtigen.

2. Fluktuationsraten

Der Weggang von Schlüsselpersonal kann nicht nur Ihre aktuellen Projekte zum Scheitern bringen, sondern auch Ihre Fähigkeit, zukünftige Projekte zu besetzen, gefährden.

Berücksichtigen Sie daher die Fluktuationsraten der Mitarbeiter in Ihrer Prognose.

Verfolgen Sie Fluktuationsraten nach:

• Skill , um zu sehen, ob Teammitglieder mit bestimmten Skills eher gehen als andere. Dies wird Ihnen auch die Nachfrage nach verschiedenen Fähigkeiten mitteilen. Wenn beispielsweise mehr Ihrer Django-Entwickler das Unternehmen verlassen, könnte dies bedeuten, dass sie außerhalb Ihres Unternehmens mehr Möglichkeiten haben.

• Projekttyp , um zu prüfen, ob bestimmte Arten von Projekten oder Kunden eher zu Mitarbeiterabgang führen. Dies kann Ihnen helfen, in Zukunft Personal-Projekt-Missverhältnisse zu vermeiden.

• Projektgröße , um zu prüfen, ob ein Zusammenhang zwischen der Größe des Projekts und der Mitarbeiterzufriedenheit besteht. Wenn beispielsweise große Projekte eine hohe Fluktuationsrate aufweisen, könnte dies ein Indikator für zugrunde liegende Kommunikations- und Managementprobleme sein.

3. Technologietrends

Sie haben vielleicht das Personal für Ihre bestehenden Projekte, aber das bedeutet nicht immer, dass Sie den zukünftigen Bedarf decken können. Neue Technologietrends können Projektmanager oft überrumpeln und ihnen Personalmangel für anstehende Projekte bescheren.

Verfolgen Sie daher technische Trends und verwenden Sie sie in Ihren Prognosen. Du musst:

• Verfolgen Sie die Nachfrage nach Ihren vorhandenen Fähigkeiten , um zu sehen, wie gut Ihr bestehendes Team bei zukünftigen Engagements abschneiden wird. Wenn die Nachfrage nach einer bestimmten Fähigkeit nachlässt, können Sie Ihre Mitarbeiter entsprechend umschulen oder verkleinern.

• Verfolgen Sie zukünftige Marktanforderungen , um Einstellungs- und Schulungsentscheidungen zu treffen.

4. Andere Faktoren

Neben dem oben Genannten müssen Sie auch Folgendes in Ihre Prognose einbeziehen:

• Kundenanforderungen: Schätzen Sie zukünftige Kundenanforderungen basierend auf Ihren aktuellen Anforderungen. Verwenden Sie diese Nachfrage, um die Ressourcenzuweisung und den Einstellungsbedarf zu ermitteln.

• Ad-hoc-Projektanforderungen , dh die Ressourcenanforderungen für ein bestimmtes Projekt. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Team über die richtige Balance an Talenten verfügt, um die Projektanforderungen zu erfüllen.

• Ideale Puffergröße: Es wird immer eine Diskrepanz zwischen Ihrer Schätzung und der tatsächlichen Dauer eines Projekts geben. Verwenden Sie historische Projektaufzeichnungen, um diese Diskrepanz zu identifizieren, und verwenden Sie sie bei der Prognose der Puffergröße für zukünftige Projekte.

Tipps für die Ressourcenprognose

Es gibt mehrere Ansätze für die Ressourcenprognose, wie z. B. Arbeitsbelastungsanalyse, Trendanalyse, Beurteilung durch das Management usw.

Alle diese Ansätze durchzugehen, würde den Rahmen dieses Blogbeitrags sprengen.

Unabhängig davon, welchen Ansatz Sie verwenden, gibt es jedoch einige Tipps, die Sie für eine bessere Ressourcenprognose befolgen können:

1. Verwenden Sie Prognosen auf Mitarbeiterebene

Ressourcenprognosen auf Branchen- oder Organisationsebene sind hilfreich, berücksichtigen jedoch nicht die Einzigartigkeit kreativer Arbeit. Da kreative Arbeit nicht wie Fabrikarbeit skaliert werden kann, muss Ihre Prognose auch auf Mitarbeiterebene erfolgen.

Im Wesentlichen bedeutet dies Prognosen basierend auf den Fähigkeiten und Arbeitsgewohnheiten einzelner Mitarbeiter.

Wenn ein Mitarbeiter bekanntermaßen brillant, aber langsam ist, müssen Sie dies berücksichtigen. Wenn ein anderer Mitarbeiter bei kleinen Projekten außergewöhnlich gut arbeitet, aber in großen Teams Probleme hat, müssen Sie auch dafür Prognosen erstellen.

Angesichts der menschenorientierten Natur der Kreativbranche wird die Übernahme dieses Ansatzes zu einer zufriedeneren Belegschaft und genaueren Prognosen führen.

2. Nehmen Sie einen partizipativen Ansatz an

Ihre Ressourcenprognose kann entweder von oben nach unten erfolgen (dh die Geschäftsleitung bestimmt die Geschäftsrichtung und plant Ressourcen) oder von unten nach oben (dh Projektmanager identifizieren Anforderungen).

Für wirklich genaue Ressourcenprognosen müssen Sie jedoch einen partizipativen Ansatz verfolgen. Hier kommen Top-Management und Projektmanager zusammen, um den zukünftigen Ressourcenbedarf zu planen. Das Management gibt Projektmanagern die Geschäftsrichtung vor, und Projektmanager entwickeln eine Lösung, die ihren Anforderungen entspricht.

In dynamischen Arbeitsumgebungen bringt dieser partizipative Ansatz die dringend benötigte Klarheit in die Ressourcenschätzung .

3. Entwickeln Sie einen Risikomanagementplan

Es ist unvermeidlich: Einige Ressourcen werden gehen, einige Ressourcen werden unterdurchschnittlich und einige Ressourcen werden zu viel liefern.

Das ist ein fester Bestandteil der Kreativwirtschaft. Man kann nie genau vorhersagen, wie die Dinge in einem Projekt tatsächlich ablaufen werden.

Erstellen Sie daher in Ihrer Ressourcenprognose einen Risikomanagementplan. Haben Sie Pläne für Worst-Case-Szenarien – was Sie tun würden, wenn ein wichtiges Teammitglied beschließt, aufzuhören, oder wenn eine Ressource nicht wie erwartet funktioniert. Planen Sie genügend Pufferzeit ein, um sicherzustellen, dass Sie Probleme lösen können, wenn sie auftreten.

Ein Projektmanager zu sein läuft oft darauf hinaus, die Lücke zwischen dem, was erwartet wurde, und dem, was tatsächlich passiert, zu schließen. Je mehr Sie für Eventualitäten planen können, desto besser überbrücken Sie diese Lücke.

Die Ressourcenprognose ist eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers. Durch eine gründliche Ressourcenprognose können Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter viel besser erfüllen. In der menschenorientierten Kreativbranche kann dies zu zufriedeneren Mitarbeitern führen, die an Problemen arbeiten, die ihnen wichtig sind. Und glücklichere Mitarbeiter bedeuten glücklichere Kunden.

Es ist auch eine der umfangreicheren Aktivitäten, an denen Sie beteiligt sein werden. Eine genaue Ressourcenprognose im Projektmanagement erfordert, dass Sie Faktoren auf Organisations-, Branchen- und Mitarbeiterebene berücksichtigen, die Ihre Arbeit beeinflussen.

Nehmen Sie einen partizipativen Ansatz an, bei dem Sie das Top-Management und Projektmanager bei der Prognose von Entscheidungen zusammenbringen, sich auf die Mitarbeiter konzentrieren und für Eventualitäten planen, um eine genauere Ressourcenprognose zu erhalten.

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Nehmen Sie uns aber nicht beim Wort – überzeugen Sie sich selbst!