Perché la previsione delle risorse nella gestione dei progetti è importante

La previsione delle risorse nella gestione dei progetti è complessa quando si tratta di lavoro creativo e presenta una serie unica di sfide.

C'è poca coerenza quando si tratta delle esigenze e delle tempistiche di ogni cliente. Vuoi utilizzare personale creativo, ma anche dare loro la libertà di essere creativo. Con scadenze e requisiti mutevoli, la pianificazione delle risorse diventa incredibilmente complessa.

Per pianificare correttamente le risorse, è importante essere in grado di prevedere la disponibilità delle risorse. Tecniche grezze come il punteggio del ROI falliscono quando si tratta di ruoli creativi complessi. È necessario un approccio più sfumato per prevedere la necessità e la disponibilità delle risorse.

In questo articolo, discuterò alcuni dei principali vantaggi della previsione delle risorse nella gestione dei progetti. Condividerò anche alcuni principi guida per prevedere le risorse in modo più efficiente.

L'importanza della previsione delle risorse

L'attività di agenzia, nel suo cuore, è un'attività di persone. Sei bravo solo quanto il tipo di persone che puoi attrarre e trattenere.

Quando hai a che fare con qualcosa di nebuloso e mal definito come il talento creativo, un'attenta gestione delle persone diventa ancora più importante.

I creativi delle agenzie spesso fanno la spola tra due stati - "oberati di lavoro" e "sottoutilizzati" - nessuno dei quali è l'ideale.

La previsione delle risorse mira a fermare questo problema.

La previsione delle risorse, come suggerisce il nome, prevede i tuoi futuri requisiti di risorse. Per le agenzie in crescita, questo è fondamentale per l'allocazione delle risorse e la pianificazione delle assunzioni.

I project manager utilizzeranno le previsioni per garantire che i loro progetti imminenti dispongano di personale adeguato. Gli account manager lo useranno per capire quale nuova attività perseguire.

La previsione delle risorse ha diversi vantaggi chiave, come ad esempio:

1. Assicurati che le tue risorse siano utilizzate e felici

Non puoi pianificare le risorse creative nello stesso modo in cui pianificheresti una fabbrica. La creatività umana è mal definita e fugace. È anche raramente scalabile; la produzione creativa varia notevolmente da progetto a progetto e anche giorno per giorno.

Pertanto, la pianificazione delle risorse per le industrie creative dovrebbe concentrarsi non solo sull'utilizzo delle risorse, ma anche sulla loro soddisfazione.

Fare questo richiede una profonda consapevolezza dei punti di forza e di debolezza del tuo team creativo. Devi sapere esattamente su che tipo di progetti e sfide piace lavorare al tuo personale.

Idealmente, dovresti conoscere ogni risorsa:

• Competenze chiave
• Record di lavoro passato
• Punti di forza, di debolezza
• Feedback sui progetti passati

Se riesci ad abbinare la risorsa giusta al progetto giusto, avrai una forza lavoro molto più felice.

Un modo per farlo è utilizzare un software di gestione delle risorse facile da usare e intuitivo. Questo software creerà schede attività e report per il tuo team e ridurrà il potenziale stress.

Il miglior software di gestione delle risorse dovrebbe consentire ai manager di creare pianificazioni e gestire i carichi di lavoro. Dovrebbe anche integrare pianificazioni e schede attività, consentendo l'aggiornamento dei progetti in tempo reale.

Se gestita correttamente e con gli strumenti giusti, la previsione delle risorse può mostrare i punti di forza e di debolezza di ciascun progetto e come vengono utilizzate le risorse.

2. Prevedere le assunzioni e le esigenze di risorse

La previsione delle risorse identifica le esigenze di personale, assegna il personale disponibile e determina quali aggiunte o sostituzioni saranno necessarie per i progetti futuri.

Tutti questi fattori contribuiscono al successo di un progetto e possono aiutare a fornire prove quantificabili per migliorare i processi della tua agenzia.

Quando pianifichi il tuo prossimo progetto, è importante avere un'idea delle tue capacità. Ciò può essere ottenuto esaminando i progetti passati per identificare quali risorse erano sotto o sovrautilizzate.

Cerca un software di gestione delle risorse che tenga traccia e archivia tutti i moduli, i file e le e-mail per cliente, semplificando l'analisi accurata di ogni campagna.

Nella moderna industria creativa, è comune per le agenzie utilizzare risorse esternalizzate. Avere un controllo sulla previsione delle risorse può anche aiutare a determinare se avrai bisogno di un copywriter freelance o di un designer a tempo pieno per realizzare ciò che è nella pipeline del tuo progetto.

3. Anticipare e soddisfare la domanda per le tendenze del settore

La tecnologia è una pietra miliare dell'industria creativa e, man mano che le tendenze tecnologiche cambiano, la domanda di talenti cambia di conseguenza.

Un linguaggio di programmazione o una pratica di progettazione popolare due anni fa potrebbero essere in disgrazia entro i prossimi sei mesi. Devi essere in grado di prevedere queste tendenze e orientare di conseguenza le tue pratiche di assunzione.

Come l'ex presidente di GE, Reginald Jones, ha commentato in HBR :

“Eravamo un'azienda con 30.000 ingegneri elettromeccanici che diventava un'azienda che aveva bisogno di ingegneri elettronici. Non avevamo pianificato questo cambiamento nel 1970, e a metà degli anni '70 ci causò grossi problemi”

Questo è uno dei vantaggi meno noti della previsione delle risorse nella gestione dei progetti. Ti offre una visione a volo d'uccello del settore e delle forze del mercato che lo modellano. Se ci sono tendenze emergenti all'orizzonte, puoi tenerne conto nelle tue decisioni di assunzione.

Allo stesso tempo, essere in grado di individuare le tendenze ti aiuterà anche a sviluppare soluzioni di formazione. Non è insolito che i project manager collaborino con i responsabili delle risorse umane per offrire formazione ai membri del team sulle tendenze previste.

4. Mappa (e riduci) i tassi di abbandono

I membri chiave del team che saltano dalla nave sono una delle cose più disastrose che possono accadere in qualsiasi progetto. Se utilizzi una metodologia di project management più strutturata, come il metodo Waterfall, la partenza di una risorsa può far deragliare l'intero progetto.

Nel processo di previsione delle risorse future, dovrai anche fare un'indagine sui tassi di abbandono esistenti (che possono superare il 20% in alcune agenzie creative). Questo può aiutarti a capire e mappare il motivo delle partenze dei dipendenti.

In questo modo è possibile adottare misure correttive. Se le risorse chiave se ne vanno perché non riescono a lavorare su progetti significativi, puoi deviare i loro sforzi di conseguenza.

La previsione delle risorse è una delle cose più importanti che puoi fare nella tua agenzia.

La domanda ora è: come si fa?

Condividerò alcuni suggerimenti di seguito.

Come fare la previsione delle risorse

Fondamentalmente, la previsione delle risorse è semplicemente una misura di tre cose: i tuoi record di lavoro storici, la composizione attuale del tuo team e il lavoro futuro in arrivo.

Per una corretta previsione delle risorse, è necessario prendere in considerazione i seguenti fattori:

1. Crescita dell'organizzazione

Un errore comune che accade con la previsione delle risorse nella gestione dei progetti è quello di prendere una visione a livello di progetto dei futuri requisiti di risorse. Anche se questo ti dirà per quali progetti futuri devi prepararti, non dice in che modo la tua organizzazione è attrezzata per gestire questi cambiamenti.

Pertanto, una delle prime cose da considerare è la crescita dell'organizzazione.

Chiediti: quanto velocemente cresce il business? L'attività si contrae/si espande in una determinata area? Qual è la salute finanziaria dell'azienda per supportare i cambiamenti del personale?

Se l'azienda è attivamente alla ricerca di nuovi clienti per progetti di motion design, dovrai orientare il tuo team di conseguenza. Se la scarsa crescita negli ultimi due trimestri ha influito sulla capacità di assunzione, dovrai tenerne conto nelle tue decisioni di stima delle risorse.

2. Tassi di abbandono

La partenza del personale chiave non solo può far deragliare i tuoi progetti attuali, ma anche mettere a repentaglio la tua capacità di assumere personale per progetti futuri.

Pertanto, considera i tassi di abbandono dei dipendenti nelle tue previsioni.

Tieni traccia dei tassi di abbandono per:

• Skill , per vedere se i membri del team con determinate abilità hanno maggiori probabilità di andarsene rispetto ad altri. Questo ti dirà anche la richiesta di abilità diverse. Ad esempio, se più dei tuoi sviluppatori Django se ne vanno, ciò potrebbe significare che hanno più opportunità al di fuori della tua azienda.

• Tipo di progetto , per verificare se è più probabile che determinati tipi di progetti o clienti portino all'abbandono dei dipendenti. Questo può aiutarti a evitare la mancata corrispondenza tra personale e progetto in futuro.

• Project-size , per verificare se esiste una correlazione tra la dimensione del progetto e la soddisfazione dei dipendenti. Ad esempio, se i grandi progetti hanno un alto tasso di abbandono, potrebbe essere un indicatore di problemi di comunicazione e gestione sottostanti.

3. Tendenze tecnologiche

Potresti avere il personale per i tuoi progetti esistenti, ma non sempre significa che puoi soddisfare le esigenze future. Le nuove tendenze tecnologiche spesso possono ingannare i project manager e lasciarli a corto di personale per i progetti imminenti.

Pertanto, traccia le tendenze tecnologiche e usale nelle tue previsioni. Devi:

• Tieni traccia della domanda per le tue competenze esistenti per vedere come se la caverà il tuo team esistente negli impegni futuri. Se la richiesta di una certa abilità sta scomparendo, puoi riqualificare o ridimensionare il tuo personale di conseguenza.

• Tieni traccia delle esigenze future del mercato per prendere decisioni di assunzione e formazione.

4. Altri fattori

Oltre a quanto sopra, devi anche tenere conto di quanto segue nelle tue previsioni:

• Requisiti del cliente: stimare le richieste future dei clienti in base ai requisiti attuali. Usa questa domanda per capire l'allocazione delle risorse e le esigenze di assunzione.

• Requisiti di progetto ad hoc , ovvero i requisiti di risorse per un progetto specifico. Ciò ti garantirà il giusto equilibrio di talenti nel tuo team per soddisfare le richieste del progetto.

• Dimensione del buffer ideale: ci sarà sempre una discrepanza tra ciò che stimi e quanto tempo impiega effettivamente un progetto. Utilizzare i record di progetto storici per identificare questa mancata corrispondenza e utilizzarla quando si prevede la dimensione del buffer per progetti futuri.

Suggerimenti per la previsione delle risorse

Esistono diversi approcci alla previsione delle risorse, come l'analisi del carico di lavoro, l'analisi delle tendenze, il giudizio di gestione, ecc.

Passare attraverso tutti questi approcci va oltre lo scopo di questo post sul blog.

Tuttavia, indipendentemente dall'approccio utilizzato, ci sono alcuni suggerimenti che puoi seguire per una migliore previsione delle risorse:

1. Usa la previsione a livello di dipendente

La previsione delle risorse a livello di settore o organizzazione è utile, ma non tiene conto della natura unica del lavoro creativo. Poiché il lavoro creativo non può essere ridimensionato come il lavoro in fabbrica, anche le tue previsioni devono essere a livello di dipendente.

Si tratta, in sostanza, di previsioni basate sulle competenze e sulle abitudini lavorative dei singoli dipendenti.

Se un dipendente è noto per essere brillante ma lento, devi tenerne conto. Se un altro dipendente lavora eccezionalmente bene su piccoli progetti ma ha difficoltà in team di grandi dimensioni, è necessario prevedere anche quello.

Data la natura incentrata sulle persone dell'industria creativa, l'adozione di questo approccio renderà la forza lavoro più felice e previsioni più accurate.

2. Adottare un approccio partecipativo

La previsione delle risorse può essere top-down (cioè, il senior management identifica la direzione aziendale e pianifica le risorse) o può essere bottom-up (cioè, i project manager identificano i requisiti).

Per una previsione delle risorse veramente accurata, tuttavia, è necessario adottare un approccio partecipativo. È qui che il top management e i project manager si uniscono per pianificare i futuri requisiti di risorse. Il management comunica ai project manager la direzione aziendale e i project manager sviluppano una soluzione per soddisfare le loro esigenze.

In ambienti di lavoro dinamici, questo approccio partecipativo apporta la necessaria chiarezza alla stima delle risorse.

3. Sviluppare un piano di gestione del rischio

È inevitabile: alcune risorse se ne andranno, alcune risorse avranno prestazioni inferiori e alcune risorse consegneranno in eccesso.

Questa è una parte integrante dell'industria creativa. Non puoi mai prevedere con precisione come accadranno effettivamente le cose in un progetto.

Pertanto, nella previsione delle risorse, crea un piano di gestione del rischio. Avere piani per gli scenari peggiori: cosa faresti se un membro chiave del team decidesse di uscire o se una risorsa non funzionasse come previsto. Prendi in considerazione un tempo sufficiente per assicurarti di poter affrontare i problemi quando si presentano.

Essere un project manager spesso si riduce a colmare il divario tra ciò che ci si aspettava e ciò che effettivamente accade . Più puoi pianificare gli imprevisti, meglio colmerai questo divario.

La previsione delle risorse è una delle responsabilità più importanti di un project manager. Una previsione approfondita delle risorse ti renderà molto più bravo a soddisfare le esigenze dei dipendenti. Nel settore creativo incentrato sulle persone, questo può tradursi in dipendenti più felici che lavorano su problemi a cui tengono. E dipendenti più felici equivalgono a clienti più felici.

È anche una delle attività più estese in cui sarai coinvolto. Una previsione accurata delle risorse nella gestione dei progetti richiede che tu consideri i fattori a livello di organizzazione, di settore e di dipendente che influiscono sul tuo lavoro.

Adotta un approccio partecipativo in cui riunisci il top management e i project manager nelle decisioni di previsione, concentrati sui dipendenti e pianifica gli imprevisti per una previsione delle risorse più accurata.

Workamajig è un software di gestione dei progetti di marketing all-inclusive che aiuta le grandi agenzie come la tua a diventare ancora più grandi! Vuoi incorporare tutti i suggerimenti di questo blog nella TUA agenzia creativa? Workamajig è il tuo strumento rapido per la previsione delle risorse, così come per tutte le attività relative ai progetti.

Non crederci sulla parola, però, guarda tu stesso!