Pourquoi la prévision des ressources dans la gestion de projet est importante

La prévision des ressources dans la gestion de projet est complexe lorsqu'il s'agit de travail créatif et s'accompagne d'un ensemble unique de défis.

Il y a peu de cohérence en ce qui concerne les besoins et les délais de chaque client. Vous voulez utiliser du personnel créatif, mais aussi leur donner la liberté d'être créatifs. Avec des délais et des exigences changeants, la planification des ressources devient incroyablement complexe.

Afin de planifier correctement les ressources, il est important de pouvoir prévoir la disponibilité de vos ressources. Les techniques brutes telles que la notation du retour sur investissement échouent lorsqu'il s'agit de rôles créatifs complexes. Vous avez besoin d'une approche plus nuancée pour prévoir les besoins et la disponibilité des ressources.

Dans cet article, je vais discuter de certains des principaux avantages de la prévision des ressources dans la gestion de projet. Je partagerai également quelques principes directeurs pour prévoir les ressources plus efficacement.

L'importance de la prévision des ressources

L'activité d'agence, en son cœur, est une entreprise de personnes. Vous êtes seulement aussi bon que le genre de personnes que vous pouvez attirer et retenir.

Lorsque vous avez affaire à quelque chose d'aussi nébuleux et mal défini que le talent créatif, une gestion soigneuse des personnes devient encore plus importante.

Les créatifs des agences font souvent la navette entre deux états - "surchargé" et "sous-utilisé" - aucun des deux n'est idéal.

La prévision des ressources vise à enrayer ce problème.

La prévision des ressources, comme son nom l'indique, prédit vos futurs besoins en ressources. Pour les agences en croissance, cela est essentiel pour allouer les ressources et planifier l'embauche.

Les chefs de projet utiliseront les prévisions pour s'assurer que leurs projets à venir sont suffisamment dotés en personnel. Les gestionnaires de compte l'utiliseront pour déterminer quelle nouvelle entreprise poursuivre.

La prévision des ressources présente plusieurs avantages clés, tels que :

1. Assurez-vous que vos ressources sont utilisées et satisfaites

Vous ne pouvez pas planifier des ressources créatives de la même manière que vous planifiez une usine. La créativité humaine est mal définie et éphémère. Il est également rarement évolutif ; la production créative varie considérablement d'un projet à l'autre et même d'un jour à l'autre.

Par conséquent, la planification des ressources pour les industries créatives devrait se concentrer non seulement sur l'utilisation des ressources, mais aussi sur leur satisfaction.

Pour ce faire, vous devez avoir une connaissance approfondie des forces et des faiblesses de votre équipe créative. Vous devez savoir exactement sur quels types de projets et de défis vos collaborateurs aiment travailler.

Idéalement, vous devriez connaître pour chaque ressource :

• Compétences fondamentales
• Dossier de travail antérieur
• Forces faiblesses
• Retours sur les projets passés

Si vous pouvez associer la bonne ressource au bon projet, vous aurez une main-d'œuvre beaucoup plus heureuse.

Une façon d'y parvenir est d'utiliser un logiciel de gestion des ressources facile à utiliser et convivial. Ce logiciel créera des feuilles de temps et des rapports pour votre équipe et réduira le stress potentiel.

Le meilleur logiciel de gestion des ressources devrait permettre aux gestionnaires de créer des horaires et de gérer les charges de travail. Il devrait également intégrer des calendriers et des feuilles de temps, permettant aux projets d'être mis à jour en temps réel.

Lorsqu'elle est gérée correctement et par les bons outils, la prévision des ressources peut montrer les forces et les faiblesses de chaque projet, et comment les ressources sont utilisées.

2. Prédire les besoins en recrutement et en ressources

La prévision des ressources identifie les besoins en personnel, alloue le personnel disponible et détermine les ajouts ou les remplacements qui seront nécessaires pour les projets futurs.

Ces facteurs contribuent tous au succès d'un projet et peuvent aider à fournir des preuves quantifiables pour améliorer les processus de votre agence.

Lors de la planification de votre prochain projet, il est important d'avoir une idée de votre capacité. Cela peut être accompli en examinant les projets antérieurs pour identifier les ressources qui ont été sous-utilisées ou surutilisées.

Recherchez un logiciel de gestion des ressources qui suit et stocke tous les formulaires, fichiers et e-mails par client, ce qui facilite l'analyse précise de chaque campagne.

Dans l'industrie créative moderne, il est courant que les agences utilisent des ressources externalisées. Maîtriser la prévision des ressources peut également vous aider à déterminer si vous aurez besoin d'un rédacteur indépendant ou d'un concepteur à temps plein pour accomplir ce qui se trouve dans votre pipeline de projets.

3. Anticiper et répondre à la demande des tendances de l'industrie

La technologie est la pierre angulaire de l'industrie créative et, à mesure que les tendances technologiques évoluent, la demande de talents évolue en conséquence.

Un langage de programmation ou une pratique de conception populaire il y a deux ans pourrait être délaissée dans les six prochains mois. Vous devez être en mesure de prévoir ces tendances et d'orienter vos pratiques d'embauche en conséquence.

Comme l'a commenté l'ancien président de GE, Reginald Jones, dans HBR :

« Nous étions une entreprise de 30 000 ingénieurs électromécaniciens qui devenait une entreprise qui avait besoin d'ingénieurs électroniciens. Nous n'avions pas prévu ce changement en 1970, et cela nous a causé de gros problèmes au milieu des années 1970. »

C'est l'un des avantages les moins connus de la prévision des ressources dans la gestion de projet. Il vous donne une vue d'ensemble de l'industrie et des forces du marché qui la façonnent. Si des tendances émergentes se profilent à l'horizon, vous pouvez en tenir compte dans vos décisions d'embauche.

Dans le même temps, être capable de repérer les tendances vous aidera également à développer des solutions de formation. Il n'est pas rare que les chefs de projet collaborent avec les responsables des ressources humaines pour offrir aux membres de l'équipe une formation sur les tendances prévues.

4. Cartographier (et réduire) les taux d'attrition

Les membres clés de l'équipe quittant le navire sont l'une des choses les plus désastreuses qui puissent arriver sur n'importe quel projet. Si vous utilisez une méthodologie de gestion de projet plus structurée, telle que la méthode Waterfall, le départ d'une ressource peut faire dérailler l'ensemble du projet.

Dans le processus de prévision des ressources futures, vous devrez également effectuer une enquête sur vos taux d'attrition existants (qui peuvent dépasser 20 % dans certaines agences de création). Cela peut vous aider à comprendre et à cartographier la raison des départs des employés.

Ce faisant, il est possible de prendre des mesures correctives. Si des ressources clés partent parce qu'elles ne travaillent pas sur des projets significatifs, vous pouvez détourner leurs efforts en conséquence.

La prévision des ressources est l'une des choses les plus importantes que vous puissiez faire dans votre agence.

La question est maintenant : comment faites-vous ?

Je vais partager quelques conseils ci-dessous.

Comment faire des prévisions de ressources

À la base, la prévision des ressources est simplement une mesure de trois choses : vos enregistrements de travail historiques, la composition actuelle de votre équipe et les travaux futurs à venir.

Pour une prévision des ressources réussie, vous devez prendre en compte les facteurs suivants :

1. Croissance de l'Organisation

Une erreur courante dans ce qui se passe avec la prévision des ressources dans la gestion de projet est de prendre lorsqu'une vue au niveau du projet est prise sur les besoins futurs en ressources. Bien que cela vous dise à quels projets futurs vous devez vous préparer, cela ne vous dit pas si votre organisation est équipée pour gérer ces changements.

Par conséquent, l'une des premières choses que vous devez considérer est la croissance de l'organisation.

Demandez-vous : à quelle vitesse l'entreprise se développe-t-elle ? L'entreprise se contracte/se développe-t-elle dans une certaine zone ? Quelle est la santé financière de l'entreprise pour accompagner les changements de personnel ?

Si l'entreprise recherche activement de nouveaux clients pour des projets de motion design, vous devrez orienter votre équipe en conséquence. Si la faible croissance des deux derniers trimestres a eu un impact sur la capacité d'embauche, vous devrez en tenir compte dans vos décisions d' estimation des ressources.

2. Taux d'attrition

Le départ du personnel clé peut non seulement faire dérailler vos projets en cours, mais également compromettre votre capacité à doter en personnel les projets futurs.

Par conséquent, tenez compte des taux d'attrition des employés dans vos prévisions.

Suivre les taux d'attrition par :

• Compétence , pour voir si les membres de l'équipe possédant certaines compétences sont plus susceptibles de partir que d'autres. Cela vous indiquera également la demande de différentes compétences. Par exemple, si plus de vos développeurs Django partent, cela pourrait signifier qu'ils ont plus d'opportunités en dehors de votre entreprise.

• Type de projet , pour vérifier si certains types de projets ou de clients sont plus susceptibles de conduire à l'attrition des employés. Cela peut vous aider à éviter une inadéquation entre le personnel et le projet à l'avenir.

• Project-size , pour vérifier s'il existe une corrélation entre la taille du projet et la satisfaction des employés. Par exemple, si les grands projets ont un taux d'attrition élevé, cela pourrait être un indicateur de problèmes de communication et de gestion sous-jacents.

3. Tendances technologiques

Vous disposez peut-être du personnel nécessaire pour vos projets existants, mais cela ne signifie pas toujours que vous pourrez répondre aux besoins futurs. Les nouvelles tendances technologiques peuvent souvent aveugler les chefs de projet et les laisser à court de personnel pour les projets à venir.

Par conséquent, suivez les tendances technologiques et utilisez-les dans vos prévisions. Vous devez:

• Suivez la demande pour vos compétences existantes pour voir dans quelle mesure votre équipe existante s'en sortira lors de futurs engagements. Si la demande pour une certaine compétence diminue, vous pouvez recycler ou réduire vos effectifs en conséquence.

• Suivez les futurs besoins du marché pour prendre des décisions d'embauche et de formation.

4. Autres facteurs

Outre ce qui précède, vous devez également prendre en compte les éléments suivants dans vos prévisions :

• Besoins des clients : Estimez les demandes futures des clients en fonction de vos besoins actuels. Utilisez cette demande pour déterminer l'allocation des ressources et les besoins d'embauche.

• Besoins ponctuels du projet , c'est-à-dire les besoins en ressources pour un projet spécifique. Cela garantira que vous avez le bon équilibre de talents dans votre équipe pour répondre aux exigences du projet.

• Taille de tampon idéale : il y aura toujours un décalage entre ce que vous estimez et la durée réelle d'un projet. Utilisez les enregistrements de projet historiques pour identifier cette non-concordance et utilisez-la lors de la prévision de la taille de la mémoire tampon pour les projets futurs.

Conseils pour la prévision des ressources

Il existe plusieurs approches de prévision des ressources, telles que l'analyse de la charge de travail, l'analyse des tendances, le jugement de la direction, etc.

Passer en revue toutes ces approches dépasse le cadre de cet article de blog.

Cependant, quelle que soit l'approche que vous utilisez, vous pouvez suivre quelques conseils pour une meilleure prévision des ressources :

1. Utiliser les prévisions au niveau des employés

La prévision des ressources au niveau d'un secteur ou d'une organisation est utile, mais elle ne tient pas compte de la nature unique du travail créatif. Étant donné que le travail créatif ne peut pas être mis à l'échelle comme le travail en usine, vos prévisions doivent également être au niveau des employés.

Cela signifie essentiellement des prévisions basées sur les compétences et les habitudes de travail de chaque employé.

Si un employé est connu pour être brillant mais lent, vous devez en tenir compte. Si un autre employé travaille exceptionnellement bien sur de petits projets mais rencontre des difficultés dans de grandes équipes, vous devez également prévoir cela.

Étant donné la nature axée sur les personnes de l'industrie créative, l'adoption de cette approche rendra la main-d'œuvre plus heureuse et des prévisions plus précises.

2. Adopter une approche participative

Vos prévisions de ressources peuvent être descendantes (c'est-à-dire que la haute direction identifie l'orientation de l'entreprise et planifie les ressources) ou ascendantes (c'est-à-dire que les chefs de projet identifient les besoins).

Cependant, pour une prévision des ressources vraiment précise, vous devez adopter une approche participative. C'est là que la haute direction et les chefs de projet se réunissent pour planifier les futurs besoins en ressources. La direction indique aux chefs de projet la direction de l'entreprise et les chefs de projet développent une solution pour répondre à leurs besoins.

Dans les environnements de travail dynamiques, cette approche participative apporte une clarté indispensable à l' estimation des ressources .

3. Élaborer un plan de gestion des risques

C'est inévitable : certaines ressources partiront, certaines ressources seront sous-performantes et certaines ressources sur-livrées.

Cela fait partie intégrante de l'industrie créative. Vous ne pouvez jamais prédire avec précision comment les choses se passeront réellement dans un projet.

Par conséquent, dans vos prévisions de ressources, créez un plan de gestion des risques. Ayez des plans pour les pires scénarios - ce que vous feriez si un membre clé de l'équipe décidait de démissionner ou si une ressource ne fonctionnait pas comme prévu. Prévoyez suffisamment de temps tampon pour vous assurer que vous pouvez traiter les problèmes lorsqu'ils surviennent.

Être chef de projet revient souvent à combler le fossé entre ce qui était attendu et ce qui se passe réellement . Plus vous pouvez planifier les imprévus, mieux vous comblerez cet écart.

La prévision des ressources est l'une des responsabilités les plus importantes d'un chef de projet. Une prévision approfondie des ressources vous permettra de mieux répondre aux besoins des employés. Dans l'industrie créative axée sur les personnes, cela peut se traduire par des employés plus heureux travaillant sur des problèmes qui les préoccupent. Et des employés plus heureux égalent des clients plus heureux.

Il s'agit également de l'une des activités les plus étendues dans lesquelles vous serez impliqué. Une prévision précise des ressources dans la gestion de projet nécessite que vous preniez en compte les facteurs au niveau de l'organisation, de l'industrie et des employés qui affectent votre travail.

Adoptez une approche participative où vous rassemblez la direction et les chefs de projet dans les décisions de prévision, concentrez-vous sur les employés et planifiez les imprévus pour une prévision plus précise des ressources.

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