Was ist Online-Proofing? – 6 Schritte für schnellere Inhaltsprüfungen

Online-Proofing ist der Prozess der Freigabe von Inhalten für Feedback und Genehmigung. Es ist beliebt bei Marketingabteilungen, Agenturen, Designstudios und Videoproduktionsfirmen und ist besonders nützlich für verteilte Teams, die kreative Arbeit prüfen.

Aber bevor wir uns mit dem Prozess und seiner Funktionsweise befassen, schauen wir uns die Probleme an, bei deren Lösung Online-Proofing hilfreich ist. Und dafür müssen wir die Uhr ein wenig zurückdrehen.

Herkömmliches vs. Online-Proofing: Was ist der Unterschied?

In den 60er Jahren, als das Adland von Anzügen, Pomaden und Whiskey überschwemmt wurde, bestand die einzige Möglichkeit, Feedback zu kreativen Arbeiten zu geben, darin, zu drucken und zu zeigen. Dann, als Agenturnetzwerke wuchsen und Unternehmen Niederlassungen auf der ganzen Welt eröffneten, kam E-Mail, um den Tag zu retten.

Aber es tat es nicht.

Wenn Sie jemals eine Arbeit per E-Mail überprüft haben, wissen Sie, wie schmerzhaft das sein kann. Anfragen nach Feedback werden ignoriert und Übertragungslinks laufen ab. Und wenn das Feedback schließlich eintrifft, ist es voller Konflikte, sodass Sie sowieso ein Meeting einberufen müssen, um alle auf eine Linie zu bringen.

Oh, bitte lass es aufhören!

Jetzt sind wir uns alle einig, dass traditionelles Proofing ein lebender Albtraum ist. Werfen wir einen Blick auf die Unterschiede zwischen traditionellem und Online-Proofing.

So funktioniert Online-Proofing in sechs Schritten

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Online-Proofing-Prozess ist, Sie haben es erraten, eine Online-Proofing-Software. Mit der richtigen Plattform können Sie alle Ihre Projekte, Dateien, Versionen, Teamkollegen, Stakeholder und (am wichtigsten) Feedback an einem Ort zusammenführen.

Sehen wir uns die sechs Schritte an, um Ihre Arbeit von Version 1 bis zur Genehmigung zu bringen!

1. Erstellen Sie ein Projekt

In Filestage ist ein Projekt wie ein Dashboard für Ihren gesamten Überprüfungsprozess. Sie können ihm einen Namen geben und ihn einem Ordner hinzufügen, um die Dinge zu organisieren. Und Sie können Teamkollegen als Mitarbeiter einladen, damit sie Ihr Projekt ebenfalls verwalten können.

Sobald Ihr Projekt läuft, zeigt Ihnen Ihr Dashboard Dinge wie:

• Wer hat jede Datei genehmigt
• Wie viele Versionen wurden freigegeben
• Welche Dateien haben Feedback, das bearbeitet werden kann
• Wie viele Kommentare wurden hinzugefügt
• Wer muss noch einen Prüfungsbescheid einreichen

2. Prüfschritte einrichten und Prüfer einladen

Nachdem Sie nun ein Projekt erstellt und ihm einen Namen gegeben haben, können Sie Ihren Content-Proofing-Prozess einrichten. In Filestage werden diese Überprüfungsschritte genannt.

Jeder Überprüfungsschritt stellt eine Gruppe von Stakeholdern dar, die Ihre Arbeit überprüfen und genehmigen müssen. Diese können für jedes Projekt angepasst werden und helfen dabei, die Diskussionen auf bestimmte Themen zu konzentrieren.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihre Überprüfungsschritte auszuführen:

1. In einer Sequenz – Sie erhalten Feedback und Genehmigung vom ersten Überprüfungsschritt (z. B. Creative) und fahren dann mit dem nächsten Schritt fort (z. B. Account-Team).
2. Parallel – Sie erhalten gleichzeitig Feedback von mehreren Gruppen und wenden dann alle Änderungen gleichzeitig an

Sobald Sie Ihren Überprüfungsschritt erstellt und benannt haben, können Sie Ihre Prüfer zu jedem Schritt einladen. Sie werden dann jedes Mal automatisch benachrichtigt, wenn Sie eine neue Überprüfung starten. Und Sie können sicher sein, dass jede Datei auf ihrem Weg zur Ziellinie von den richtigen Personen genehmigt wird.

3. Laden Sie Dateien hoch und legen Sie Fälligkeitsdaten fest

Sie haben ein Projekt erstellt und einen kreativen Online-Proofing-Prozess eingerichtet, auf den Ihr gesamtes Team zugreifen kann. Jetzt ist es an der Zeit, Inhalte zu teilen.

Mit Filestage können Sie teilen:

• Videos
• Bilder
• Entwürfe
• Unterlagen
• PDFs
• Live-Websites
• Interaktives HTML
• Audio

Sie können dann für jede Datei und jeden Überprüfungsschritt ein Fälligkeitsdatum hinzufügen, damit jeder weiß, wann sein Feedback benötigt wird, um die Dinge voranzutreiben. Und wenn die Leute am Tag vor Ihrem Date immer noch keine Bewertungsentscheidung eingereicht haben, sendet Filestage ihnen automatisch eine Erinnerung, damit Sie sich darauf konzentrieren können, produktiv zu sein.

4. Sammeln Sie Feedback von Prüfern

OK – Bühne frei! Sie haben Ihre Überprüfungsschritte eingerichtet, Ihre Inhalte hochgeladen und Ihre Fälligkeitsdaten festgelegt. Zeit, sich zurückzulehnen und zu entspannen, während das Feedback eintrifft.

In Filestage ist das Hinzufügen von Feedback so einfach wie das Klicken auf etwas, das Sie ändern möchten, und das Schreiben eines Kommentars – sogar für Videos. Dies macht die Erfahrung viel einfacher, schneller und angenehmer als das Schreiben langer Beschreibungen und Timecodes per E-Mail.

Hier sind einige Online-Proofing-Tools in Filestage, die Feedback schnell und einfach machen:

• Anmerkungen – greifen Sie auf den Inhalt zurück, um Ihren Kommentaren Klarheit zu verleihen
• Anhänge – Teilen Sie Referenzen oder wichtige Dateien wie Schriftarten und Logos
• Highlights – Wählen Sie bestimmte Wörter und Sätze aus, die bearbeitet werden müssen
• Durchgestrichen – Wählen Sie aus, welche Teile eines Dokuments gelöscht werden sollen

Und da jeder in jedem Überprüfungsschritt an derselben Stelle Feedback gibt, ist es einfach, Teamkollegen zu antworten und zu taggen, um alle abzustimmen, bevor Sie mit der nächsten Version beginnen.

5. Arbeiten Sie zusammen, bis Sie die Genehmigung erhalten

Hier kommt das Online-Proofing wirklich zur Geltung.

Sie haben Feedback zu allen ersten Versionen Ihrer Inhalte erhalten. Und normalerweise ist dies ungefähr der Zeitpunkt, an dem Ihr kreativer Proofing-Prozess im Chaos versinkt. Glücklicherweise hat Filestage eine Reihe von Tricks, um dabei zu helfen.

Hier sind drei Möglichkeiten, wie Online-Proofing Ihnen bei der Zusammenarbeit an Ihren Inhalten hilft:

• To-Do-Listen – Die Kommentar-Seitenleiste dient gleichzeitig als To-Do-Liste für Kreative, sodass sie Kommentare nacheinander abhaken können, um sicherzustellen, dass sie auf das Feedback aller eingegangen sind
• Versionen vergleichen – Zeigen Sie zwei Versionen Ihrer Inhalte nebeneinander an, damit Sie die vorherigen Kommentare schnell überprüfen und sehen können, was neu ist
• Überprüfungsentscheidungen – Überprüfer können wählen, ob sie eine Datei „genehmigen“ oder „Änderungen anfordern“, sodass Sie immer über den Status Ihrer Inhalte informiert sind

6. Wiederholen Sie dies für die verbleibenden Überprüfungsschritte

Wenn Sie Ihren Content-Proofing-Prozess nacheinander durchführen möchten (z. B. Creative, Account-Team und Kunde), müssen Sie in den verbleibenden Überprüfungsschritten nur noch die Genehmigung einholen.

Klicken Sie einfach auf „Überprüfung starten“, um den nächsten Überprüfungsschritt zu starten. Dadurch wird automatisch die neueste Version Ihrer Inhalte mit den Personen in diesem Überprüfungsschritt geteilt. Sammeln Sie dann Feedback, arbeiten Sie zusammen und wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie in allen Überprüfungsschritten die Genehmigung erhalten.

Abschließende Gedanken

Online-Proofing wurde entwickelt, um jedes Problem zu lösen, mit dem Sie jemals beim Proofing kreativer Arbeiten konfrontiert waren. Widersprüchliche Kommentare, Rezensenten, die Änderungen an einer alten Version verlangen, die Liste geht weiter.

Wenn Ihnen gefällt, was Sie sehen, und Sie das Gefühl haben, dass Filestage Ihrem Team zugute kommen könnte, warum fordern Sie nicht eine Testversion an und probieren es aus?