5 consejos para agencias de marketing para mejorar la colaboración con los clientes

Al dirigir una agencia de marketing, es muy fácil priorizar sus recursos, tiempo y esfuerzo en los proyectos “sorprendentes” de sus clientes.

A su vez, se vuelve más indulgente con los procesos de colaboración agencia-cliente.

Para asegurarse de destacar entre la multitud, es importante ir más allá de simplemente mantener una relación agencia-cliente.

Ya no es suficiente ser la mejor agencia en el negocio, los clientes quieren ser parte del proceso. Después de todo, ¡también son sus proyectos!

Ningún cliente estará emocionado de volver a trabajar con usted si no tuvo una gran experiencia con proyectos anteriores. Hay cientos de agencias que pueden ofrecer lo que usted no puede, por lo que contar con un proceso de colaboración sólido es vital en el espacio de las agencias de hoy.

Hemos elaborado esta lista de los cinco mejores consejos que hemos aprendido al trabajar con clientes tipo agencia aquí en Teamwork.

Esto es lo que puede hacer ahora mismo.

1. Desarrollar un Proceso Integral de Incorporación

Todas las buenas relaciones necesitan una base sólida. Es por eso que desarrollar un proceso integral de incorporación debe ser el primer paso en su relación agencia-cliente.

Para garantizar la mejor colaboración posible, un proceso de incorporación aclara todos los detalles específicos del proyecto de un cliente, incluidos:

• Los objetivos, entregables y resultados del proyecto
• Pautas de marca, mercado objetivo y personas compradoras de clientes
• Funciones y responsabilidades tanto de la agencia como del cliente
• La estrategia del proyecto, los hitos y los plazos.
• Expectativas de comunicación y colaboración (incluida la incorporación a cualquier herramienta que utilice su agencia)

Clavar los detalles desde el principio pone a todos en la misma página y ayuda a generar confianza entre ambas partes.

Las agencias que fomentan las relaciones con los clientes entienden lo que hace que su cliente sea único. Luego, pueden aprovechar esos conocimientos para crear y ejecutar el mejor proyecto posible.

Invertir en software de gestión del trabajo como Teamwork permite a las agencias construir relaciones de colaboración con el cliente más sólidas desde el principio.

Con la plantilla de incorporación de clientes de Teamwork, puede crear experiencias de incorporación personalizadas que brindan a todos una base sólida para trabajar y ayudar a los nuevos clientes a sentirse seguros de que su agencia fue la elección correcta.

Además, con usuarios de clientes ilimitados, incluye a sus clientes en la plataforma para una mejor colaboración, visibilidad del proyecto y una experiencia productiva general, todo sin costo adicional.

Estas cosas simples brindan a sus clientes las mejores experiencias que, en última instancia, hacen que regresen una y otra vez.

2. Sea claro con quién necesita colaborar (y cuándo)

Con tantas partes móviles, es difícil saber quién es responsable de lo que hay en cada proyecto. Agregue múltiples proyectos bajo un equipo y las cosas de repente se complican.

Habrá personas en ambos lados que deben participar en cada etapa del proceso de colaboración. Sin embargo, no todos necesitan estar involucrados todo el tiempo.

Dependiendo del proyecto, hay personas que son colaboradores permanentes, mientras que otras son contribuyentes pasivos.

Por ejemplo, veamos lo que se necesita para una campaña de marketing de cambio de marca. Es probable que tenga varias partes interesadas clave del equipo de marketing, como comercializadores de marcas y productos. Estas personas serían los colaboradores permanentes.

Los contribuyentes pasivos pueden incluir al director ejecutivo, al director de operaciones o a los cofundadores de la empresa. Si bien no necesariamente necesitan todos los entresijos del trabajo, deberán ser tomadores de decisiones clave.

Establecer puntos de contacto claros para cada proyecto tendrá un impacto positivo en la colaboración y la comunicación al mismo tiempo que reducirá los cuellos de botella.

3. Establecer expectativas detalladas al inicio del proyecto

Cada relación de trabajo tiene expectativas, necesidades y deseos. Las relaciones agencia-cliente no son diferentes de hacer negocios en línea o atender a los clientes

En muchas situaciones, las expectativas ayudan a impulsar los proyectos, establecen direcciones para el trabajo y ayudan al proceso creativo de su equipo.

Pero cuando las expectativas se derrumban, el juicio se reduce a la suposición de que la otra parte ha entendido correctamente los deseos y necesidades.

Si estas expectativas no se comunican, entienden o gestionan adecuadamente, se deteriora la relación entre su agencia y su cliente. Lo más importante, puede resultar en la pérdida de ese cliente.

Para gestionar correctamente las expectativas, es importante documentar completamente las necesidades y los deseos de su cliente y comunicarlos con regularidad. Establezca las expectativas al principio del proceso, asegúrese de que sean realistas para que su equipo las cumpla.

Si eso significa revisar regularmente esas decisiones en llamadas de verificación con los gerentes de cuenta, entonces que así sea. Es muy importante mantener registros completos de cada paso del proyecto y garantizar que todas las líneas de comunicación estén abiertas.

4. Establezca límites y describa las prácticas de comunicación

Diferentes clientes tienen diversas expectativas sobre cómo comunicarse con su agencia.

A algunos les encanta un enfoque de no intervención, lo que le permite a su agencia trabajar como usted quiere con interacciones limitadas.

Otros clientes se dejan llevar un poco esperando actualizaciones constantes o tiempos de respuesta de un minuto, incluso cuando se encuentra en una zona horaria diferente.

Todos hemos estado allí. Entonces, ¿cuál es la solución? Es necesario delinear los métodos de comunicación para sus clientes.

Tener las herramientas correctas para administrar las líneas de comunicación es esencial. Pero con los servicios automatizados para solicitudes fuera de horario, se asegura de que los clientes entiendan que una respuesta no será instantánea.

SimpleTexting ofrece mensajes de distancia, una función que activa una respuesta automática cuando un cliente intenta comunicarse con sus empleados fuera del horario laboral. Tener una barrera tan simple como una respuesta automática elimina la incomodidad de repetir las expectativas de comunicación.

Ahora tiene una forma más sencilla de lograr que sus clientes reconozcan las pautas establecidas y los plazos para las respuestas.

Otro gran beneficio de SimpleTexting son los números de teléfono virtuales, lo que permite a sus empleados evitar compartir su información personal con los clientes. Todos los mensajes pueden provenir de una plataforma, directamente desde su computadora de escritorio, computadora portátil e incluso su dispositivo móvil.

Para los correos electrónicos entrantes, Teamwork Desk ofrece horarios comerciales. De manera similar a los mensajes de ausencia de SimpleTexting, puede asignar el horario comercial de su empresa como una variable combinada con respuestas enlatadas y respuestas automáticas.

Esto les permite a los clientes saber cuándo su equipo podrá atender las solicitudes.

5. Comunicar, documentar, comunicar

Para todos los esfuerzos de colaboración de marketing, a menudo es difícil (o incluso agotador) mantenerse al día con la documentación o comunicación de toda la información de un proceso.

Cada vez que se publique algo para un cliente, como una publicación de blog, incluya las comunicaciones del cliente en su lista de verificación para su publicación. Envíeles una actualización con la palabra clave objetivo, el enlace para el blog y los resultados esperados.

Integrar la comunicación en su proceso de colaboración brinda a los clientes confianza en su agencia.

Asegúrese de documentar todos los procesos clave, las comunicaciones o los esfuerzos de colaboración para lograr un flujo de trabajo más ágil y estratégico. Hacer esto por correo electrónico simplemente no es suficiente,

Sin embargo, el uso de un centro centralizado para que su equipo y sus clientes accedan ayuda a mantener a todas las partes en la misma página. Herramientas como Google Suite, Teamwork Spaces o Confluence ayudarían aquí.

Y, por último, asegúrese de celebrar cualquier éxito con sus clientes. La gran comunicación también es poder hablar sobre las ganancias para entusiasmar a sus clientes.

¿Ha completado un proyecto importante antes de tiempo? ¿Alcanzó el objetivo anual antes de lo esperado?

Incluya a su cliente en la celebración, los procesos de colaboración que ha implementado han asegurado que trabajaron juntos para que esto sucediera.

La colaboración de Wrap On Client

Establecer y mantener límites desde el principio crea expectativas realistas y le permite administrar mejor varios proyectos al mismo tiempo.

Se trata de hacerle la vida más fácil tanto a usted como al cliente, para que nadie se quede a oscuras. Implemente nuestros cinco consejos para garantizar un proceso de colaboración fluido y hacer que sus clientes regresen.