5 conseils aux agences de marketing pour améliorer la collaboration avec les clients

Lorsque vous dirigez une agence de marketing, il est très facile de prioriser vos ressources, votre temps et vos efforts dans les projets « wow » de vos clients.

En retour, vous devenez plus indulgent envers les processus de collaboration agence-client.

Pour vous démarquer de la masse, il est important d'aller au-delà du simple maintien d'une relation agence-client.

Il ne suffit plus d'être la meilleure agence du secteur, les clients veulent faire partie du processus. Après tout, ce sont aussi leurs projets !

Aucun client ne sera ravi de retravailler avec vous s'il n'a pas eu une excellente expérience avec des projets précédents. Il existe des centaines d'agences qui peuvent offrir ce que vous ne pouvez pas, c'est pourquoi la mise en place d'un processus de collaboration solide est vitale dans l'espace des agences d'aujourd'hui.

Nous avons dressé cette liste des cinq meilleurs conseils que nous avons appris en travaillant avec des clients de type agence ici à Teamwork.

Voici ce que vous pouvez faire dès maintenant.

1. Développer un processus d'intégration complet

Toutes les bonnes relations ont besoin d'une base solide. C'est pourquoi l'élaboration d'un processus d'intégration complet devrait être la première étape de votre relation agence-client.

Pour assurer la meilleure collaboration possible, un processus d'intégration permet de tout clarifier sur les spécificités d'un projet client, notamment :

• Les objectifs, les livrables et les résultats du projet
• Directives de la marque, marché cible et personnalités des clients acheteurs
• Rôles et responsabilités de l'agence et du client
• La stratégie du projet, les jalons et les délais
• Attentes en matière de communication et de collaboration (y compris l'intégration à tous les outils utilisés par votre agence)

Définir les détails dès le début met tout le monde sur la même longueur d'onde et contribue à renforcer la confiance entre les deux parties.

Les agences qui entretiennent les relations avec leurs clients comprennent ce qui rend leur client unique. Ils peuvent ensuite tirer parti de ces informations pour créer et exécuter le meilleur projet possible.

Investir dans un logiciel de gestion du travail comme Teamwork permet aux agences d'établir dès le départ des relations de collaboration plus solides avec leurs clients.

Avec le modèle d'intégration des clients de Teamwork, vous pouvez créer des expériences d'intégration sur mesure qui donnent à chacun une base solide sur laquelle travailler et aident les nouveaux clients à se sentir confiants que votre agence était le bon choix.

De plus, avec un nombre illimité d'utilisateurs clients, vous incluez vos clients dans la plateforme pour une meilleure collaboration, une meilleure visibilité des projets et une expérience globale productive, le tout sans frais supplémentaires.

Ces choses simples offrent à vos clients les meilleures expériences qui finissent par les inciter à revenir encore et encore.

2. Soyez clair sur les personnes avec lesquelles vous devez collaborer (et quand)

Avec autant de pièces mobiles, il est difficile de savoir qui est responsable de quoi dans chaque projet. Ajoutez plusieurs projets au sein d'une même équipe et les choses deviennent soudainement délicates.

Il y aura des gens des deux côtés qui devront être impliqués dans chaque étape du processus de collaboration. Cependant, tout le monde n'a pas besoin d'être impliqué tout le temps.

Selon le projet, certaines personnes sont des collaborateurs permanents, tandis que d'autres sont des contributeurs passifs.

Par exemple, regardons ce qui est nécessaire pour une campagne de marketing de rebranding. Vous avez probablement plusieurs parties prenantes clés de l'équipe marketing, telles que des spécialistes du marketing de marque et de produit. Ces gens seraient les collaborateurs permanents.

Les contributeurs passifs peuvent inclure le PDG, le directeur de l'exploitation ou les cofondateurs de l'entreprise. Bien qu'ils n'aient pas nécessairement besoin de tous les tenants et aboutissants du travail, ils devront être des décideurs clés.

La définition de points de contact clairs pour chaque projet aura un impact positif sur la collaboration et la communication tout en réduisant les goulots d'étranglement.

3. Définir des attentes détaillées au début du projet

Chaque relation de travail a des attentes, des besoins et des désirs. Les relations agence-client ne sont pas différentes de faire des affaires en ligne ou de servir des clients

Dans de nombreuses situations, les attentes aident à faire avancer les projets, à définir des orientations pour le travail et à faciliter le processus créatif de votre équipe.

Mais lorsque les attentes échouent, le jugement revient à supposer que l'autre partie a correctement compris les désirs et les besoins.

Si ces attentes ne sont pas correctement communiquées, comprises ou gérées, cela conduit à une relation endommagée entre votre agence et votre client. Plus important encore, cela peut entraîner la perte de ce client.

Pour gérer correctement les attentes, il est important de bien documenter les besoins et les désirs de votre client et de les communiquer régulièrement. Définissez les attentes au début du processus, assurez-vous qu'elles sont réalistes pour que votre équipe puisse les accomplir.

Si cela signifie revoir régulièrement ces décisions lors d'appels de vérification avec les gestionnaires de compte, alors qu'il en soit ainsi. Il est si important de conserver des enregistrements complets de chaque étape du projet et de s'assurer que toutes les lignes de communication sont ouvertes.

4. Établir des limites et décrire les pratiques de communication

Différents clients ont des attentes différentes quant à la manière de communiquer avec votre agence.

Certains aiment une approche non interventionniste, permettant à votre agence de travailler comme vous le souhaitez avec des interactions limitées.

D'autres clients s'emballent un peu en s'attendant à des mises à jour constantes ou à des temps de réponse d'une minute, même lorsque vous vous trouvez dans un fuseau horaire différent.

Nous y avons tous été. Alors, quelle est la solution ? Vous devez définir des méthodes de communication pour vos clients.

Avoir les bons outils pour gérer les lignes de communication est essentiel. Mais avec des services automatisés pour les demandes en dehors des heures d'ouverture, vous vous assurez que les clients comprennent qu'une réponse ne sera pas instantanée.

SimpleTexting propose des messages d'absence, une fonctionnalité qui active une réponse automatisée lorsqu'un client tente de contacter vos employés en dehors des heures de travail. Avoir une barrière aussi simple qu'une réponse automatisée élimine la gêne de répéter les attentes de communication.

Vous disposez désormais d'un moyen plus simple d'amener vos clients à reconnaître les directives et les délais de réponse établis.

Un autre grand avantage de SimpleTexting est les numéros de téléphone virtuels, qui permettent à vos employés d'éviter de partager leurs informations personnelles avec les clients. Les messages peuvent tous provenir d'une seule plate-forme, directement depuis votre ordinateur de bureau, votre ordinateur portable ou même votre appareil mobile.

Pour les e-mails entrants, Teamwork Desk propose des horaires d'ouverture. Semblable aux messages d'absence de SimpleTexting, vous pouvez mapper les heures d'ouverture de votre entreprise en tant que variable associée à des réponses prédéfinies et des réponses automatiques.

Cela permet aux clients de savoir quand votre équipe sera en mesure de répondre aux demandes.

5. Communiquer, documenter, communiquer

Pour tous les efforts de collaboration marketing, il est souvent difficile (voire éprouvant) de suivre le rythme de la documentation ou de la communication de toutes les informations d'un processus.

Chaque fois que quelque chose est publié pour un client, comme un article de blog, incluez les communications client dans votre liste de contrôle pour la publication. Envoyez-leur une mise à jour avec le mot-clé ciblé, le lien vers le blog et les résultats attendus.

L'intégration de la communication dans votre processus de collaboration donne aux clients la confiance dans votre agence.

Assurez-vous de documenter tous les processus clés, les communications ou les efforts de collaboration pour un flux de travail plus rationalisé et stratégique. Faire cela par e-mail n'est tout simplement pas suffisant,

Cependant, l'utilisation d'un hub centralisé auquel votre équipe et vos clients peuvent accéder permet de garder toutes les parties sur la même longueur d'onde. Des outils tels que Google Suite, Teamwork Spaces ou Confluence seraient ici utiles.

Et enfin, assurez-vous de célébrer tous les succès avec vos clients. Une bonne communication, c'est aussi pouvoir parler des gains pour exciter vos clients.

Avez-vous terminé un projet majeur tôt? Atteint l'objectif annuel plus tôt que prévu ?

Incluez votre client dans la célébration, les processus de collaboration que vous avez mis en place ont fait en sorte qu'ils travaillent ensemble pour que cela se produise.

La collaboration Wrap On Client

Fixer et maintenir des limites dès le départ crée des attentes réalistes et vous permet de mieux gérer plusieurs projets en même temps.

Il s'agit de rendre la vie plus facile pour vous et le client, afin que personne ne soit laissé dans l'ignorance. Mettez en œuvre nos cinq conseils pour assurer un processus de collaboration fluide et fidéliser vos clients.