Utiliser les comptes de résultat, les bilans, les flux de trésorerie et les pro formas pour stimuler la rentabilité

Si vous êtes sérieux au sujet des profits, vous devez gérer votre entreprise en fonction des chiffres. Étant donné que la qualité de votre produit et/ou service doit être une évidence, vous devez ensuite vous concentrer sur les chiffres pour faire avancer votre entreprise.

Examinons les états financiers et les projections ainsi que les chiffres spécifiques sur lesquels vous voudrez vous concentrer pour atteindre vos objectifs axés sur le profit.

Fixez-vous un objectif de profit ambitieux

Pour commencer, j'aime fixer un objectif de profit important et juteux pour l'année - un pas significatif par rapport aux années précédentes, mais toujours un nombre qui pourrait être réalisable.

Ensuite, transformera l'objectif de profit en un budget. Je pourrais commencer par projeter un objectif de vente agressif mais possible. Ensuite, je pourrais prévoir des objectifs de dépenses totales pour chaque grande catégorie d'activité. Je regarderais les ventes plus en détail, par exemple par catégorie, par volume projeté, par prix et/ou par client pour voir si je peux atteindre mon objectif de vente de manière réaliste. Ensuite, je regarderais mes dépenses en détail dans chaque catégorie pour voir si je pense qu'elles correspondent à mon objectif de vente.

À ce stade, je pourrais décider que mon objectif initial de gros profit était trop agressif, et je le ramènerais plutôt à un montant plus réaliste.

Après avoir éventuellement ajusté mon objectif de profit, je créerais des pro formas de profits et pertes, qui sont essentiellement des comptes de résultat projetés, pour chaque mois de l'année. Je créerais également un objectif de bilan pour la fin de l'année - si l'entreprise est particulièrement complexe, ou si vous avez une banque qui y insiste, je créerais des pro formas de bilan pour chaque mois de l'année.

Pour les entreprises où les flux de trésorerie sont serrés, je créerais des projections de flux de trésorerie, à la fois annuelles et mensuelles. Je créerais un pro forma de flux de trésorerie annuel, ainsi que des pro forma de flux de trésorerie mensuels.

Compte de résultat pro forma

À la fin de chaque mois, comparez votre compte de résultat pro forma à votre compte de résultat réel et examinez attentivement les chiffres. La tendance de nombreuses petites entreprises est de retarder cette tâche ou même de la reporter au point où elle devient de peu de sens. Par exemple, si vous ne parvenez pas à examiner votre compte de résultat réel de janvier avant la troisième semaine de février, il sera trop tard pour que vos observations conduisent à des changements significatifs pour février.

Si vous assemblez vous-même le compte de résultat, vous et moi savons que vous avez un million de choses à faire, et donc un million de raisons de ne pas vous déplacer pour évaluer vos comptes de résultat mensuels. C'est une grosse erreur. De même, si vous avez quelqu'un dans votre personnel qui est chargé d'assembler le compte de résultat mensuel, il y a de fortes chances qu'il ait un certain nombre d'autres tâches à accomplir et qu'il vous donne de nombreuses raisons pour lesquelles cela lui prendra une, deux ou même trois semaines pour s'y mettre.

Une fois que vous avez devant vous le compte de résultat réel du mois, chargez-le sur une feuille de calcul afin de pouvoir le comparer à votre compte de résultat pro forma. Ensuite, vous créez une analyse de variance, qui correspond essentiellement à la différence numérique entre le montant réel et le montant pro forma pour chaque article.

Exemple:

Ventes de janvier :
Réel 3 450 $
Pro forma 3 500 $
Écart -50 $.

La première chose que je regarde avec l'analyse de la variance est de savoir si les ventes sont interrompues et pourquoi c'est le cas. Ensuite, je commence à réfléchir aux changements que je peux apporter afin de booster les ventes pour les mois suivants. Un client particulier achète-t-il moins que l'année dernière ? Y a-t-il une ligne de produits qui est sous-performante ?

Ensuite, je regarderais les catégories de dépenses globales. Par exemple, si je dépense 50 % de plus que prévu pour les publicités Facebook, mais que mon coût total de marketing reste dans les limites du budget et que j'atteins mes objectifs de vente, je ne serai pas trop inquiet. D'un autre côté, si les coûts de marketing dépassent de 20 % le budget et que je soupçonne que cette tendance pourrait se poursuivre le mois prochain, j'envisagerais d'apporter des changements rapides.

Bilan pro forma

La pratique commerciale traditionnelle vous suggérerait de créer un bilan réel à la fin de chaque mois. Cependant, la création d'un bilan réel (ou pro forma) prend beaucoup de temps, surtout si vous avez des stocks ou des créances. J'envisagerais de prendre un raccourci et de ne pas créer de bilan mensuel à moins que la situation de votre entreprise ne justifie vraiment cette approche (si vous empruntez de l'argent à votre banque, elle peut exiger un bilan mensuel).

Dans tous les cas, vous devez créer un bilan annuel. Il sera exigé par les autorités fiscales si vous avez une entreprise autre qu'une entreprise individuelle. Même si vous avez une entreprise individuelle, vous devez créer un bilan, même si techniquement l'entreprise n'a pas de bilan distinct de votre bilan personnel.

Le bilan vous donnera une image instantanée de la santé financière de votre entreprise. Par exemple, un bilan vous permettra de comparer rapidement la dette totale par rapport à la valeur nette de l'entreprise.

Flux de trésorerie pro forma

Avec un pro forma de flux de trésorerie, vous projetez à l'avance vos utilisations et vos sources de liquidités pour vous aider à déterminer si vous vous dirigez vers une crise de trésorerie. Pourquoi est-ce si important? De nombreuses petites entreprises ne se rendent compte qu'elles se dirigent vers une crise de trésorerie que très tard dans la partie. En conséquence, ils doivent faire des coupes budgétaires draconiennes pour tenter de survivre.

D'autre part, une entreprise qui crée et utilise des pro formas de flux de trésorerie peut être proactive et prendre des mesures plus précoces et moins drastiques pour éviter une crise.

Opérer par les chiffres

Les comptes de résultat pro forma, les bilans et les flux de trésorerie ne sont bien sûr que des projections - dans le monde réel, les résultats seront toujours quelque peu différents.

Cependant, les questions à se poser sont : Est-ce que je comprends vraiment la différence (l'écart) entre mes comptes de résultat pro forma et mes comptes de résultat réels ? La différence est-elle vraiment significative et dois-je envisager d'apporter des modifications ou est-ce juste du « bruit » ?

Par exemple, si mes ventes sont inférieures de 20 % à mes prévisions pro forma et que je ne trouve aucun moyen de les augmenter, je réduirais totalement mes dépenses pour le reste de l'année et je refaireais complètement mes prévisions pro forma. comptes de résultat.

D'un autre côté, si mes dépenses ou mes ventes augmentent ou diminuent un peu, alors je pourrais simplement me faire une note mentale et informer mon équipe des changements modestes que j'aimerais apporter, mais sans passer le temps et les efforts de refaire les comptes de résultat pro forma.

Enfin, à la fin de l'année, même si vous n'avez pas atteint votre objectif exact de gros profit mais que vous êtes quelque part dans les environs, vous devriez vous féliciter, complimenter votre équipe et célébrer ! Ce sont trois choses que j'ai tendance à oublier de faire moi-même.

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