Bagaimana Mengatur Kantor Bisnis Kecil untuk Sukses?

Pemilik bisnis di seluruh dunia sedang merancang kantor profesional agar tetap produktif, meningkatkan kepuasan karyawan, dan meningkatkan komunikasi sehari-hari. Faktanya, ada hampir 8 juta perusahaan fisik aktif untuk bisnis di AS saja. Menyiapkan kantor fisik bisnis di ruang komersial yang lebih besar membutuhkan banyak perencanaan. Ini tidak seperti pindah ke apartemen atau rumah baru. Bagaimanapun, bisnis perlu memikirkan cara-cara inovatif untuk tetap produktif dan menguntungkan selama proses berlangsung. Plus, mereka perlu menemukan keseimbangan yang tepat antara efisiensi, profesionalisme, dan gaya. Sebagai pemilik bisnis, Anda harus membiasakan diri dengan langkah-langkah yang diperlukan untuk menciptakan suasana kantor yang menarik, produktif, dan bersemangat. Dengan cara ini, Anda dapat memberdayakan produktivitas, mendorong partisipasi kerja, dan membangun budaya perusahaan yang kuat. Untuk membantu Anda memulai, baca terus untuk mempelajari cara menyiapkan kantor bisnis kecil untuk sukses.

Pertimbangkan Lokasi

Sebelum Anda dapat mulai mendesain atau mendekorasi, pertimbangkan lokasi untuk ruang kantor bisnis kecil Anda. Tentu saja, Anda ingin memilih lokasi bisnis yang mudah ditemukan dan luas yang sesuai dengan anggaran Anda. Selain itu, Anda harus memikirkan merek pribadi perusahaan Anda. Misalnya, sebuah kantor akuntan mungkin tidak berjalan dengan baik di tengah kota perguruan tinggi yang masih muda. Demikian pula, Anda mungkin tidak ingin mendirikan perusahaan pelepas utang di tengah distrik perbelanjaan kelas atas yang mewah. Juga, Anda ingin memastikan lokasi yang Anda pilih aman. Ini melibatkan pemilihan daerah yang memiliki tingkat bencana alam, kejahatan, perampokan, dan pencurian yang rendah. Tentu saja, ini penting untuk memastikan karyawan Anda merasa aman datang bekerja setiap hari. Dengan memilih lokasi yang tepat, Anda dapat fokus mengembangkan bisnis kecil Anda. Tentu saja, pertimbangkan lokasi untuk mendirikan kantor bisnis kecil Anda untuk sukses.

Direkomendasikan untuk Anda: 10 Tips Luar Biasa untuk Mengembangkan Bisnis Anda Menggunakan Otomatisasi.

Rencanakan Tata Letak Kantor Anda

Selanjutnya, rencanakan tata letak kantor Anda untuk menyiapkan ruang kerja yang profesional, produktif, dan sukses. Bahkan sebelum Anda mulai merencanakan, pikirkan tentang karyawan yang akan Anda miliki di tempat setiap hari. Selain itu, Anda harus hati-hati memikirkan berapa banyak dari karyawan ini yang akan membutuhkan kantor pribadi mereka sendiri. Kemudian, coba dan bayangkan gambaran yang lebih besar. Gunakan ini untuk mengatur tata letak untuk stasiun kerja utama, ruang konferensi, dan lobi Anda. Plus, buat rencana canggih untuk ruang istirahat, dapur, dan kamar mandi. Juga, jangan lupa tentang tangga dan tata letak lift di kantor baru Anda. Tentunya, rencanakan tata letak kantor Anda untuk mendirikan kantor bisnis kecil untuk sukses.

Siapkan Perangkat Lunak Kantor Bisnis Kecil

Ada beberapa alat, sumber daya, dan teknologi penting untuk membantu bisnis kecil Anda berjalan lebih produktif. Misalnya, Anda harus mencoba menggunakan perangkat lunak penjadwalan karyawan, untuk membuat lembar waktu dalam hitungan menit dan membagikannya dengan tim Anda. Dengan menggunakan alat ini, Anda dapat mengontrol biaya tenaga kerja dengan data penjualan dan upah yang akurat dan real-time. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan bahwa perusahaan Anda selalu berjalan sesuai anggaran. Selain itu, Anda dapat memanfaatkan fungsionalitas penjadwalan otomatis untuk membuat jadwal yang dioptimalkan kecerdasan buatan (AI) hanya dengan beberapa klik.

Persediaan Perlengkapan Kantor Anda

Pada titik ini, inilah saatnya untuk menyimpan semua perlengkapan kantor harian Anda. Meskipun sering dianggap remeh, peralatan kantor dan alat tulis sehari-hari membantu bisnis tetap produktif, teratur, dan efisien. Tentu saja, perusahaan Anda akan membutuhkan kartu nama, post-it, buku catatan, dan amplop. Plus, Anda juga harus membeli banyak kertas printer dan kop surat untuk mencetak dokumen. Selain semua perlengkapan kertas, Anda juga harus membeli perlengkapan menulis, seperti pena, pensil, stabilo, dan penghapus. Jika Anda juga membeli barang elektronik, pikirkan kelebihan dan kekurangan laptop untuk karyawan Anda. Jelas, menimbun persediaan adalah kunci untuk menyiapkan ruang kantor bisnis kecil untuk produktivitas, efisiensi, dan kesuksesan.

Bangun Workstation Karyawan

Setelah Anda memiliki semua persediaan Anda, Anda dapat merancang workstation karyawan individu Anda. Beli komputer karyawan, monitor tambahan, mouse, dan keyboard dari toko perlengkapan kantor lokal Anda. Juga, Anda mungkin ingin memberikan pemindai atau printer pribadi kepada anggota staf tepat di meja mereka. Jika Anda memiliki prioritas tinggi pada kenyamanan karyawan, Anda mungkin juga ingin melengkapi tempat kerja dengan penyangga pergelangan tangan, tempat dokumen, dan lemari arsip. Juga, perhatikan baik-baik pencahayaan dan pencahayaan alami. Lagi pula, terlalu banyak kecerahan dapat menyebabkan silau, yang sering mengalihkan karyawan dari produktif. Sederhananya, membangun tempat kerja karyawan adalah kunci untuk mendirikan kantor bisnis kecil untuk sukses.

Siapkan Server Bisnis

Sekarang, Anda siap untuk menyiapkan server untuk ruang kantor bisnis kecil Anda. Pada dasarnya, server berfungsi sebagai sistem yang kuat untuk mendistribusikan informasi kepada karyawan, klien, dan komputer lain di seluruh fasilitas Anda. Setelah diatur, staf dapat menggunakan server perusahaan untuk mengakses data, informasi, dan dokumen yang sama, bahkan saat bekerja di komputer yang berbeda. Dalam banyak kasus, bisnis memilih server cloud untuk mengelola operasi mereka. Tentu saja, ini adalah yang terbaik untuk usaha kecil atau menengah dengan sumber daya teknologi informasi (TI) yang minimal. Anda mungkin juga ingin memilih server lokal. Ini sering kali disertai dengan biaya investasi di muka yang lebih tinggi. Namun, ini akan memberi bisnis Anda kecepatan, efisiensi, dan keamanan yang jauh lebih besar dalam jangka panjang. Tidak diragukan lagi, siapkan server bisnis agar kantor Anda berhasil.

Anda mungkin menyukai: 6 Hal yang Dapat Anda Lakukan untuk Menjadi Mesin Ide Bisnis.

Aktifkan Akses Internet Berkecepatan Tinggi

Koneksi internet Anda adalah pertimbangan utama lainnya saat menyiapkan kantor bisnis kecil Anda. Penting untuk mengetahui berbagai jenis konfigurasi internet, kecepatan, dan opsi penyiapan yang tersedia. Misalnya, Anda ingin tahu apakah sudah ada konfigurasi internet 5G atau serat optik di kantor Anda. Idealnya, Anda harus merencanakan instalasi internet setidaknya delapan minggu sebelum tanggal mulai yang Anda inginkan. Dengan cara ini, semua komponen dapat dipasang dan diimplementasikan tepat waktu untuk hari kerja. Jelas, aktifkan akses internet berkecepatan tinggi untuk menyiapkan kantor bisnis kecil Anda untuk sukses.

Menjinakkan Kabel

Pada titik ini, inilah saatnya untuk menjinakkan semua kabel di seluruh kantor bisnis kecil Anda. Di antara TV, komputer, monitor, dan perangkat keras lainnya, akan ada banyak sekali kabel yang berjalan di sekitar kantor Anda. Berinvestasi dalam beberapa jenis kabel canggih dan sistem manajemen kawat. Ini bisa berupa sesuatu yang sederhana seperti dasi twist atau strip Velcro. Ini adalah kunci untuk menjaga kantor Anda terlihat rapi, profesional, dan terorganisir. Plus, ini akan membantu Anda mencegah kecelakaan terpeleset dan jatuh di tempat kerja Anda. Tidak diragukan lagi, jinakkan semua kabel dan kabel yang berkeliaran di ruang kantor bisnis kecil Anda yang baru.

Investasikan dalam Komunikasi

Dengan semua kabel terkendali, investasikan komunikasi untuk ruang kantor bisnis kecil Anda. Anda ingin menyiapkan saluran telepon baru untuk organisasi Anda. Banyak bisnis memilih untuk meningkatkan fasilitas mereka dengan protokol voice over internet, atau saluran telepon VoIP. Ini memungkinkan Anda melakukan panggilan secara efisien melalui koneksi broadband. Pada saat yang sama, teknologi VoIP mempromosikan skalabilitas yang lebih tinggi, akuntabilitas yang lebih kuat, dan portabilitas penuh. Tentu saja, Anda mungkin membutuhkan koneksi internet yang lebih andal dan berkecepatan lebih tinggi untuk mendukung teknologi ini. Oleh karena itu, mungkin bukan yang terbaik bagi bisnis yang ingin tetap berpegang pada anggaran yang ketat. Jika Anda mencari opsi lain, pertimbangkan untuk menyediakan telepon seluler perusahaan kepada karyawan Anda. Usahakan untuk memisahkan telepon bisnis dari perangkat pribadi. Dengan cara ini, Anda dapat menurunkan risiko dan mempertahankan kepemilikan properti perusahaan. Tak perlu dikatakan, berinvestasilah dalam komunikasi yang kuat dan andal untuk ruang kantor Anda.

Jadikan Tempat Kerja Anda Aman

Setelah Anda menyiapkan dan merakit semua peralatan, inilah saatnya untuk membuat tempat kerja Anda aman. Keselamatan, perlindungan, dan keamanan semuanya harus menjadi prioritas utama saat pindah ke ruang kantor baru Anda. Anda perlu menjaga tempat kerja Anda aman dari gangguan kriminal, bencana alam, atau pencurian karyawan. Salah satu pendekatan paling umum adalah melengkapi fasilitas Anda dengan kamera keamanan berkualitas tinggi dan bereputasi baik. Juga, Anda harus membeli alarm untuk lebih melindungi ruang Anda dari pembobolan atau pencurian. Setelah Anda memiliki semua pengaturan ini, fokuslah pada cara terbaik untuk mengamankan pintu, jendela, dan titik masuk lainnya. Dalam banyak kasus, langkah terbaik untuk bisnis yang menguntungkan adalah menyewa satpam 24/7 sepanjang waktu. Singkatnya, buat tempat kerja Anda aman untuk secara efektif mendirikan kantor bisnis kecil untuk sukses.

Anda mungkin juga menyukai: Bagaimana Menghasilkan Uang dengan Bisnis SaaS?

Kesimpulan

Menyiapkan ruang kerja bisnis kecil pertama Anda memerlukan banyak langkah, tip desain kantor, dan teknis yang tentunya bisa sangat melelahkan. Sepanjang seluruh proses, penting untuk mengawasi dengan cermat apa yang benar-benar dibutuhkan perusahaan Anda. Ini akan membantu Anda menyiapkan ruang kerja yang produktif sesuai dengan ruang dan keterbatasan finansial Anda. Terutama jika Anda menerima klien di tempat kerja Anda, kantor Anda harus bersih, teratur, dan profesional. Ikuti poin-poin yang disorot di atas dan pelajari cara mendirikan kantor bisnis kecil untuk sukses.