Como configurar um escritório de pequenas empresas para o sucesso?

Proprietários de empresas em todo o mundo estão projetando escritórios profissionais para permanecerem produtivos, promoverem a satisfação dos funcionários e aprimorarem a comunicação diária. Na verdade, existem quase 8 milhões de estabelecimentos físicos ativos para empresas somente nos EUA. Montar o escritório físico de uma empresa em um espaço comercial maior exige muito planejamento. Não é nada como se mudar para um novo apartamento ou casa. Afinal, as empresas precisam pensar em maneiras inovadoras de se manterem produtivas e lucrativas durante todo o processo. Além disso, eles precisam encontrar o equilíbrio adequado entre eficiência, profissionalismo e estilo. Como proprietário de uma empresa, você deve se familiarizar com as etapas necessárias para criar um ambiente de escritório envolvente, produtivo e vibrante. Dessa forma, você pode aumentar a produtividade, incentivar a participação no trabalho e construir uma cultura corporativa forte. Para ajudá-lo a começar, continue lendo para saber como configurar um escritório de pequena empresa para o sucesso.

Considere a localização

Antes de começar a projetar ou decorar, considere a localização do seu espaço de escritório para pequenas empresas. Obviamente, você deseja selecionar um local comercial espaçoso e fácil de encontrar que esteja dentro do seu orçamento. Além disso, você deve pensar na marca pessoal da sua empresa. Por exemplo, uma firma de contabilidade pode não se sair tão bem no meio de uma cidade universitária jovem. Da mesma forma, você provavelmente não deseja estabelecer sua empresa de alívio de dívidas no meio de um distrito comercial de luxo. Além disso, você deseja garantir que o local escolhido seja seguro. Isso envolve a escolha de uma área que tenha baixos níveis de desastres naturais, crimes, roubos e furtos. Obviamente, isso é vital para garantir que seus funcionários se sintam seguros para trabalhar todos os dias. Com o local certo selecionado, você pode se concentrar no crescimento de sua pequena empresa. Certamente, considere o local para configurar seu escritório de pequena empresa para o sucesso.

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Planeje o layout do seu escritório

Em seguida, planeje o layout do seu escritório para configurar um espaço de trabalho profissional, produtivo e bem-sucedido. Antes mesmo de começar a planejar, pense nos funcionários que você terá no local todos os dias. Além disso, você deve pensar cuidadosamente em quantos desses funcionários precisarão de seu próprio escritório particular. Então, tente visualizar a imagem maior. Use isso para organizar o layout de sua estação de trabalho principal, salas de conferência e lobby. Além disso, crie um plano sofisticado para salas de descanso, cozinhas e banheiros. Além disso, não se esqueça das escadas e do layout do elevador em seu novo escritório. Certamente, planeje o layout do seu escritório para montar um escritório de pequenas empresas para o sucesso.

Configurar o software de escritório para pequenas empresas

Existem várias ferramentas, recursos e tecnologias essenciais para ajudar sua pequena empresa a ser mais produtiva. Por exemplo, você deve tentar usar um software de agendamento de funcionários para criar planilhas de horas em minutos e compartilhá-las com sua equipe. Usando essas ferramentas, você pode controlar o custo da mão de obra com dados precisos e em tempo real sobre vendas e salários. Dessa forma, você pode garantir que sua empresa esteja sempre funcionando com um orçamento. Além disso, você pode aproveitar a funcionalidade de agendamento automático para criar agendamentos otimizados por inteligência artificial (IA) em apenas alguns cliques.

Estoque seus materiais de escritório

Neste ponto, é hora de estocar todo o seu material de escritório diário. Embora muitas vezes seja dado como certo, os materiais de escritório e estacionários do dia a dia ajudam as empresas a permanecerem produtivas, organizadas e eficientes. É claro que sua empresa precisará de cartões de visita, post-its, blocos de anotações e envelopes. Além disso, você também deve comprar bastante papel de impressora e papel timbrado para imprimir documentos. Além de todos os seus suprimentos de papel, você também deve comprar materiais de escrita, como canetas, lápis, marcadores e borrachas. Se você também está comprando eletrônicos, pense nas vantagens e desvantagens dos laptops para seus funcionários. Definitivamente, estocar suprimentos é a chave para configurar um espaço de escritório para pequenas empresas para produtividade, eficiência e sucesso.

Construir estações de trabalho de funcionários

Depois de ter todos os suprimentos, você pode projetar as estações de trabalho individuais dos funcionários. Compre computadores de funcionários, monitores extras, mouses e teclados em sua loja local de material de escritório. Além disso, você pode fornecer aos membros da equipe scanners ou impressoras pessoais diretamente em suas mesas. Se você tem uma alta prioridade no conforto dos funcionários, você também pode querer equipar as estações de trabalho com suportes de pulso, porta-documentos e armários de arquivo. Além disso, preste muita atenção à iluminação e à iluminação natural. Afinal, muito brilho pode causar ofuscamento, o que muitas vezes distrai os funcionários de serem produtivos. Simplificando, construir estações de trabalho de funcionários é a chave para configurar um escritório de pequena empresa para o sucesso.

Configurar um servidor de negócios

Agora, você está pronto para configurar um servidor para o espaço do escritório de sua pequena empresa. Essencialmente, um servidor funciona como um sistema poderoso de distribuição de informações para funcionários, clientes e outros computadores em toda a sua instalação. Uma vez configurado, a equipe pode usar servidores corporativos para acessar os mesmos dados, informações e documentos, mesmo quando estiver trabalhando em computadores diferentes. Em muitos casos, as empresas escolhem servidores em nuvem para gerenciar suas operações. Obviamente, eles são melhores para empresas de pequeno ou médio porte com recursos mínimos de tecnologia da informação (TI). Você também pode escolher servidores locais. Isso geralmente vem com custos de investimento iniciais mais altos. No entanto, fornecerá ao seu negócio muito mais velocidade, eficiência e segurança a longo prazo. Sem dúvida, configure um servidor de negócios para permitir que seu escritório tenha sucesso.

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Ativar acesso à Internet de alta velocidade

Sua conexão com a Internet é outra consideração importante ao configurar seu escritório de pequena empresa. É importante conhecer os diferentes tipos de configurações de internet, velocidades e opções de configuração disponíveis. Por exemplo, você vai querer saber se já existe uma configuração de internet 5G ou fibra ótica em seu escritório. Idealmente, você deve planejar a instalação da Internet pelo menos oito semanas antes da data de início desejada. Desta forma, todos os componentes podem ser instalados e implementados a tempo para o dia da mudança. Claramente, habilite o acesso à Internet de alta velocidade para configurar seu escritório de pequena empresa para o sucesso.

Domar os fios

Neste ponto, é hora de domar todos os fios em todo o escritório de sua pequena empresa. Entre TVs, computadores, monitores e outros hardwares, haverá toneladas de fios percorrendo seu escritório. Invista em algum tipo de cabo avançado e sistema de gerenciamento de fios. Pode ser algo simples como um laço de torção ou tiras de velcro. Isso é fundamental para manter seu escritório com uma aparência limpa, profissional e organizada. Além disso, ajudará a evitar lesões acidentais por escorregões e quedas em seu local de trabalho. Indubitavelmente, domine todos os fios e cabos que estão circulando em seu novo espaço de escritório para pequenas empresas.

Invista em Comunicação

Com todos os fios sob controle, invista em comunicações para o espaço do escritório de sua pequena empresa. Você deseja configurar uma nova linha telefônica para sua organização. Muitas empresas optam por atualizar suas instalações com voz sobre protocolo de internet ou linhas telefônicas VoIP. Isso permite que você faça chamadas com eficiência em uma conexão de banda larga. Ao mesmo tempo, a tecnologia VoIP promove maior escalabilidade, maior responsabilidade e total portabilidade. Obviamente, você provavelmente precisará de uma conexão de internet mais confiável e de maior velocidade para suportar essa tecnologia. Portanto, pode não ser o melhor para empresas que desejam manter um orçamento apertado. Se você estiver procurando por outras opções, considere fornecer aos seus funcionários telefones celulares da empresa. Procure manter os telefones comerciais separados dos dispositivos pessoais. Dessa forma, você pode diminuir os riscos e manter a propriedade dos bens da empresa. Escusado será dizer que invista em comunicações fortes e confiáveis ​​para o seu espaço de escritório.

Torne seu local de trabalho seguro

Depois de configurar e montar todos os seus equipamentos, é hora de tornar seu local de trabalho seguro. Segurança, proteção e proteção devem ser as principais prioridades ao se mudar para seu novo espaço de escritório. Você precisa manter seu local de trabalho protegido contra invasões criminosas, desastres naturais ou roubo de funcionários. Uma das abordagens mais comuns é equipar suas instalações com câmeras de segurança respeitáveis ​​e de alta qualidade. Além disso, você deve comprar um alarme para proteger ainda mais seu espaço de arrombamentos ou roubos. Depois de ter tudo isso configurado, concentre-se nas melhores maneiras de proteger suas portas, janelas e outros pontos de entrada. Em muitos casos, a melhor jogada para empresas lucrativas é contratar um guarda de segurança 24 horas por dia, 7 dias por semana. Em suma, torne seu local de trabalho seguro para configurar efetivamente um escritório de pequena empresa para o sucesso.

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Conclusão

A configuração de seus primeiros espaços de trabalho para pequenas empresas requer muitas etapas, dicas de design de escritório e detalhes técnicos que certamente podem ser esmagadores. Durante todo o processo, é importante ficar atento ao que sua empresa realmente precisa. Isso o ajudará a configurar um espaço de trabalho produtivo de acordo com seu espaço e limitações financeiras. Especialmente se você estiver hospedando clientes em seu local de trabalho, é essencial que seu escritório seja limpo, organizado e profissional. Siga os pontos destacados acima e saiba como montar um escritório de pequenas empresas para o sucesso.