L'inventario è al centro di qualsiasi attività di vendita al dettaglio.

Se pianificato in anticipo, archiviato e organizzato per un movimento ottimale, monitorato, verificato, rivisto strategicamente e aggiornato, l'inventario fornisce un flusso costante di prezioso capitale circolante per alimentare la tua attività.

Le scorte immobili, d'altra parte, bloccano il capitale circolante. Questo, a sua volta, impedisce al rivenditore di essere abbastanza agile da cogliere le nuove tendenze. Non essere in grado di far corrispondere l'offerta alla domanda dei clienti è chiaramente pericoloso per qualsiasi attività di vendita al dettaglio. Una buona gestione dell'inventario è ciò che consente alle aziende di crescere comodamente.

Fortunatamente, esistono tecniche di gestione dell'inventario collaudate che aiutano i rivenditori a gestire il proprio inventario nel modo più efficiente possibile. Segui questo processo in sei passaggi per ottenere il massimo dal tuo.

6 processi di gestione dell'inventario

In questo articolo, esaminiamo il processo per gestire meglio l'inventario. È probabile che tu abbia già alcuni di questi sistemi e pratiche in atto. Tuttavia, farli lavorare insieme può darti risultati ancora migliori e semplificare le tue operazioni di vendita al dettaglio. Ecco i sei processi di gestione dell'inventario da seguire.

1. Prevedi la tua domanda

Che tu sia un nuovo rivenditore appena entrato nel gioco o un venditore esperto, devi avere una buona padronanza del tuo target demografico e del tuo mercato. Devi prevedere quanta domanda iniziale ci sarà per il tuo prodotto e, se dovesse decollare, quanto rapidamente puoi reperire quantità maggiori per ricostituire le tue scorte iniziali.

I rivenditori che sono stati affermati sul mercato per un po' di tempo hanno un netto vantaggio sotto forma di dati sulle vendite passate. Puoi utilizzare gli indicatori del comportamento di acquisto dei clienti e le tendenze di acquisto stagionali per prevedere le vendite future e ottenere il massimo dal budget di inventario.

Dovresti usare i calcoli dell'inventario?

Con l'aiuto dei calcoli di gestione dell'inventario, puoi impostare punti di riordino per ogni prodotto per prevedere quando sarà il momento di generare un ordine di acquisto (PO).

Dovrai calcolare:

• Il rapporto di rotazione delle scorte , ovvero la velocità con cui l'inventario viene "trasformato" in un buon flusso di cassa solido, ovvero venduto. Un'elevata rotazione dell'inventario significa che il tuo inventario sta vendendo bene e genera entrate. Uno basso significa che potresti avere il problema delle scorte stagnanti tra le mani e devono essere prese misure per scaricare i non motori.
• Livelli di scorta massimi e minimi che ti dicono qual è la quantità massima e minima in assoluto di inventario di cui hai bisogno per un determinato prodotto.
• Livelli di riordino che indicano il volume dell'inventario al quale è necessario effettuare un ordine per lo stock fresco. I livelli di riordino tengono conto dei tempi di consegna dei fornitori o del tempo impiegato dai fornitori per consegnare le merci.

Sebbene ci siano molti altri calcoli che possono dipingere un quadro dello stato di salute della tua azienda, questi sono utili per iniziare da un punto di vista operativo.

2. Organizzazione principale del magazzino

Le tecniche di gestione dell'inventario coprono anche il modo in cui organizzi il tuo magazzino per la massima efficienza. Il design e il layout del magazzino sono fondamentali per tutti gli aspetti dell'evasione degli ordini alla velocità più rapida possibile.

L'evasione degli ordini include lo stoccaggio, il prelievo, la movimentazione, l'imballaggio e la spedizione dei prodotti con la massima efficienza. La progettazione del magazzino prende in considerazione come dovrebbero essere le aree di stoccaggio e transito, anche le passerelle devono essere disposte in modo da presentare ostacoli minimi alla circolazione del personale e delle merci.

Dovrebbero esserci sezioni di ricezione, raccolta, imballaggio e spedizione chiaramente delimitate con quantità adeguate di spazio assegnato a ciascuna attività. Ci dovrebbe essere un contenitore o una sezione separata per riporre le merci danneggiate in modo che non rientrino nel mix.

Più grande è il tuo inventario o magazzino, più è fondamentale poter trovare facilmente gli articoli in magazzino. Assegnare numeri di scaffale a ciascuna sezione, utilizzare codici a barre per tenere traccia dei prodotti e della loro posizione e flussi ben progettati su quando e come devono essere prelevati gli articoli sono tutte ottime cose da avere. Ciò riduce al minimo la confusione e riduce notevolmente i tempi di evasione degli ordini.

3. Scegli una tecnica di gestione dell'inventario

Il tipo di tecnica di gestione dell'inventario che potresti voler adottare per il rifornimento dipende molto dalla natura della tua attività, dalla produzione e dai cicli di vendita.

Se hai prodotti che di solito sono molto richiesti e tendono ad avere vendite variabili in base alla stagione, vale la pena tenere una quantità precalcolata di scorte di sicurezza per proteggerti dai picchi di vendita. D'altra parte, se hai fornitori altamente affidabili e previsioni accurate a portata di mano, la gestione dell'inventario just-in-time potrebbe funzionare per te.

Gestione dell'inventario just-in-time

Forse il metodo "just in time" o JIT funziona per te, in cui puoi farla franca con un inventario minimo e ricevere determinati articoli appena in tempo per soddisfare le tue esigenze. Inutile dire che affinché questo sistema funzioni, i tuoi fornitori devono fornirti un servizio eccezionale.

Con JIT, puoi farla franca mantenendo l'inventario in magazzino appena sufficiente per soddisfare le tue esigenze di produzione o spedizione. Puoi anche risparmiare denaro sugli sconti all'ingrosso dai tuoi fornitori e ridurre i costi di inventario.

Un modello JIT di successo richiede una pianificazione estrema, la standardizzazione dei processi e un numero limitato di fornitori altamente affidabili. Il vantaggio è un coordinamento più fluido, tempi di consegna ridotti al minimo e tempi di consegna più rapidi.

Detto questo, non vuoi davvero prenderti a calci per essere sotto scorta durante i periodi di shopping più importanti, come le vacanze. È qui che entra in gioco "stock di sicurezza". Con l'aiuto dei punti di riordino e un'attenta e regolare valutazione dei movimenti delle azioni, non sarai mai sorpreso senza qualcosa da vendere.

Consigliamo vivamente una combinazione di entrambi. Per articoli di valore superiore che bloccano troppi contanti, cerca un fornitore affidabile e utilizza il metodo JIT combinato con una potente previsione. Per articoli che si muovono più velocemente con una domanda molto variabile, è meglio che tu abbia scorte di sicurezza sufficienti.

4. Utilizzare un sistema di gestione dell'inventario

L'automazione della gestione dell'inventario è di gran lunga il cambiamento più significativo che puoi apportare rapidamente alle tue operazioni di vendita al dettaglio. Mentre la maggior parte delle altre tecniche richiede tempo per iniziare a funzionare senza intoppi e mostrare risultati, un sistema di gestione dell'inventario può diventare fin dall'inizio un assistente al dettaglio, uno strumento di gestione del magazzino e un sistema di supporto omnicanale.

I migliori sistemi automatizzano ogni singolo aspetto del processo di vendita al dettaglio, dalla generazione automatica di ordini di acquisto quando i livelli di stock di articoli in rapido movimento sono bassi, all'aggiornamento di vendite, acquisti e scambi in tempo reale, alla gestione di più valute, più sedi e vendite canali.

Le tecniche di gestione automatizzata dell'inventario facilitano un sistema standardizzato per la denominazione degli SKU e la generazione di codici a barre, il che rende molto più semplice l'evasione degli ordini attraverso i canali.

Se sei un rivenditore omnicanale o stai pensando di diventarlo, semplicemente non puoi fare a meno di un sistema che ti aiuta a tracciare, evadere e spedire gli ordini online, consentendo anche le transazioni POS offline. Per ogni azienda in crescita, consigliamo di investire in un versatile sistema di gestione dell'inventario per operazioni senza problemi.

5. Controllare le scorte a intervalli regolari

Stai prestando abbastanza attenzione alla riconciliazione delle scorte? In altre parole, conti abbastanza spesso le tue azioni?

Combina il tuo sistema automatizzato di gestione dell'inventario con i rapporti sull'inventario regolarmente programmati per la massima precisione nel tracciamento delle tue SKU. Abbinare le cifre effettive delle azioni con i valori contabili ti aiuta a vedere cosa hai perso e perché. Ci possono essere molte ragioni per la perdita di azioni che vanno dal deterioramento e dal non sapere dove sono state collocate al furto.

L'esercizio di revisione delle scorte

Per il tuo primo conteggio, potresti dover interrompere altre operazioni commerciali. Conta tutto lo stock per ogni articolo in un'area di conteggio designata. Non rimettere nessun articolo prima che tutti gli articoli simili siano stati contabilizzati. Utilizzare il codice a barre per identificare dove verranno posizionati i prodotti.

I conteggi successivi diventano quindi più semplici. È possibile condurre audit in parti del magazzino in diversi giorni della settimana. Scegli i tempi che ostacoleranno di meno le normali attività, diciamo dopo che l'ultima spedizione è andata via. Potrebbero esserci degli straordinari da pagare, ma alla fine ne varrà la pena.

Il metodo di conteggio ABC è buono se hai più oggetti che si muovono a velocità diverse. In questo sistema, si contano gli oggetti che si muovono più velocemente più spesso e gli oggetti che si muovono più lentamente meno spesso.

Nei negozi al dettaglio che dispongono anche di aree di stoccaggio, il conteggio può essere necessario ogni settimana o anche ogni giorno per generi alimentari e altre forniture in rapido movimento. Una volta che hai il tuo libro e i valori effettivi con te, compensa le perdite e individua la fonte più significativa di perdita di azioni. Questo ti aiuta a prendere misure pertinenti e a ridurre la quantità di azioni e denaro che perdi.

6. Rivedi i tuoi processi di volta in volta

È un dato di fatto che le tendenze degli acquirenti cambiano nel tempo, così come le relazioni con i fornitori. Utilizza i report di vendita al dettaglio per scoprire come sta andando la tua attività e per identificare le aree problematiche prima che diventino punti deboli.

Lo stesso vale per i livelli delle scorte. Se scopri che un articolo in rapido movimento sta perdendo il favore della tua clientela, è tempo di ricalibrare il livello di riordino. Lo vediamo più spesso con gli acquisti "di moda" che spesso vengono avviati a seguito di una frenesia dei social media: perdono il favore non appena arriva la tendenza successiva.

Esegui un controllo periodico delle pulsazioni anche sui rapporti con il fornitore e con i partner di spedizione. Valuta se vale la pena perdere buone relazioni trasferendosi a partner diversi per un vantaggio in termini di prezzo. Allo stesso tempo, se hai fornitori che semplicemente non possono consegnare in tempo, non vuoi essere lasciato con il bambino che piange metaforico.

Avere accordi chiari e contratti inequivocabili con tutti i tuoi partner. Garantisci un supporto affidabile del fornitore in tutte le sedi della tua attività in modo che l'evasione degli ordini non ne risenta.

Un'ultima parola sulla gestione dei resi

Potrebbero anche verificarsi casi in cui un determinato prodotto viene restituito troppo frequentemente per essere una coincidenza. Usa il tuo sistema di gestione dell'inventario per contrassegnare tali articoli, azzerare i difetti e tappare il difetto prima di perdere troppi soldi per un disastro. Puoi anche contattare i clienti dal tuo database e raccogliere feedback sui motivi per cui hanno restituito gli articoli.

Elimina problemi come questo sul nascere impostando un controllo di qualità per filtrare gli articoli difettosi prima ancora che arrivino sugli scaffali. Un ottimo momento per farlo è quando ricevi le spedizioni dai tuoi fornitori. Tuttavia, alcuni potrebbero cadere attraverso le crepe.

Quindi un secondo punto di controllo sarebbe quando vengono prelevati per evadere un ordine, prima dell'imballaggio e della spedizione. Sembra semplice, ma l'implementazione di questa pratica ridurrà al minimo i tassi di restituzione dovuti a prodotti di scarsa qualità e ti aiuterà a semplificare l'elenco dei fornitori per lavorare solo con i migliori.

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