Politica sui social media per le piccole imprese

Cos'è una politica sui social media?

La politica sui social media è un documento che stabilisce le istruzioni che i dipendenti o i rappresentanti aziendali devono rispettare sull'uso dei social media. Comprende la modalità di comunicazione della tua azienda e l'uso dei social media.

Anche se la tua azienda non utilizza i social media, a condizione che tu abbia dipendenti che lo fanno, hai sicuramente bisogno di una politica sui social media. La politica sui social media aiuta a proteggere l'immagine, la sicurezza e i dipendenti dell'azienda.

Una buona politica sui social media per la tua azienda garantirà che i tuoi dipendenti siano attenti e consapevoli della loro condotta sulle piattaforme dei social media. Una buona politica sui social media può persino portare a un aumento della produttività o delle prestazioni.

Nessun lavoratore è esentato da questa politica. Si applica a tutti, compreso l'imprenditore e il livello più basso del lavoratore. Quindi, dovrebbe essere scritto in termini chiari, concisi e non ambigui in modo tale che anche un profano capisca.

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8 Vantaggi della politica sui social media

Diamo un'occhiata agli otto vantaggi della politica sui social media per le piccole imprese. Visita questa pagina se vuoi sapere come puoi scrivere la tua politica sui social media.

1. Proteggi la tua reputazione aziendale

Una politica sui social media guiderà i tuoi dipendenti sul modo giusto di agire sui social media. Ciò include il linguaggio giusto da utilizzare durante le discussioni relative al marchio e come rispondere a messaggi, commenti o post relativi al marchio.

Guida anche i tuoi dipendenti sul modo giusto di vestirsi e su come non essere ostili alle persone sulle piattaforme dei social media. Una politica sui social media consentirà ai dipendenti di essere buoni agenti del business online o offline. Una buona politica sui social media mantiene le cose senza intoppi, a condizione che tu crei regole che riflettano ciò che rappresenti.

2. Aumenta la responsabilità

La politica sui social media consente ai dipendenti di essere più responsabili. Li aiuta a comportarsi bene online. La politica non funziona solo quando i dipendenti sono in servizio; vincola anche quando sono fuori servizio perché lavorano ancora per il marchio; quindi, ogni volta che pubblicano o dicono online influenzerà l'attività.

Da qui la necessità di mostrare senso di Responsabilità online o offline. Con la politica, i tuoi dipendenti potrebbero agire in qualsiasi modo desiderino, il che potrebbe influire negativamente sulla tua attività in modo positivo. I tuoi dipendenti sono come ambasciatori della tua attività. Qualunque cosa facciano ha un impatto positivo o negativo sulla tua attività.

3. Proteggere i dipendenti

Un altro vantaggio della politica sui social media è che aiuta a proteggere i dipendenti. Non è solo l'azienda a beneficiare dell'ottimo comportamento dei dipendenti; ne traggono beneficio i dipendenti stessi, nel senso che aiuta a non creare cattivo sangue tra loro e gli altri utenti dei social media.

Quando sei educato e attento nei tuoi rapporti con le persone online, non avrai troppi problemi con loro e la tua salute mentale è protetta. Per i dipendenti che hanno una propria attività o intendono avviare un'attività in proprio, è un ottimo modo per farsi un buon nome. È anche una strada per prepararsi al compito che li attende.

4. Chiarezza sulla proprietà dell'account

Il chiarimento della proprietà dell'account è un altro vantaggio della politica sui social media. Una buona politica sui social media indica chi possiede gli account dei social media, chi può pubblicare utilizzando l'account e chi può commentare o rispondere ai messaggi con l'account. Questo aiuterà te, il proprietario dell'azienda, a sapere chi fa cosa, quando e come.

In questo modo, sarai in grado di gestire in modo soddisfacente l'aspetto dei social media dell'azienda. Inoltre, quando qualcosa va storto, saprai chi ritenere responsabile e, se è necessario sporgere denuncia, sarai in grado di farlo senza stress.

5. Definisce il simbolo della tua attività

Una politica sui social media aiuta a mostrare ciò che rappresenta la tua attività; questo include i segni, le immagini, i colori e i loghi che rappresentano la tua attività. Aiuta a definire cosa simboleggia la tua attività, in quanto ogni volta che le persone che già conoscono la tua attività vedono quei simboli o loghi ovunque; sapranno che è correlato al tuo marchio o forse qualcun altro l'ha rubato.

6. Sicurezza

Se combinata con il giusto approccio alla sicurezza, una politica sui social media aiuta a proteggere la tua azienda da impostori e hacker. Protegge anche la tua azienda da minacce e intimidazioni non necessarie. La politica dei social media è molto importante per ogni piccolo imprenditore. Sono diversi tipi di persone su diverse piattaforme di social media.

Alcuni usano queste piattaforme per divertimento; alcuni li usano esclusivamente per conversare con amici e familiari e magari per condividere foto e video. Alcuni altri gruppi come te utilizzano piattaforme di social media per affari. Poi c'è quest'ultimo gruppo di persone che dovrebbe darti motivo di preoccupazione.

Quelli che vengono online per perpetrare il male. Sono hacker e impostori a cui piace rendere la vita difficile alle persone online. Ecco perché sono necessari una politica sui social media e protocolli di sicurezza per proteggere il tuo account.

7. Produttività

Se vuoi che la tua piccola impresa sia produttiva, stabilisci una politica sui social media. Una politica sui social media ben redatta può indicare ciò che i tuoi dipendenti possono o non possono fare ogni volta che sono online o in servizio.

Alcuni dipendenti possono collegarsi online durante l'orario di lavoro e, invece di concentrarsi sul proprio lavoro, inizieranno a chattare con amici e familiari o inizieranno persino a guardare video online. Naturalmente, quando ciò accade, c'è una diminuzione della produttività in quanto devono prestare maggiore attenzione al business.

Se ciò continua nel tempo, la tua attività ne risentirà in modo significativo e molto probabilmente subirai enormi perdite perché la tua reputazione potrebbe risentirne. Si consiglia inoltre ai dipendenti di assicurarsi che i siti Web che utilizzano per scaricare i file siano autentici. Gli hacker possono accedere a informazioni riservate sulla tua attività se scarichi file da siti Web che sono stati infiltrati, quindi è necessario prestare maggiore attenzione.

8. Decisioni di assunzione e licenziamento

La politica dei social media aiuta a prendere decisioni in merito all'occupazione dei lavoratori e a licenziare i lavoratori quando se ne presenta la necessità. La maggior parte delle piccole imprese richiede la gestione dei social media di una persona prima di assumerla.

In qualità di piccolo imprenditore, non vorrai assumere qualcuno che litiga sui social media o qualcuno dal carattere discutibile, poiché ciò potrebbe influire sulla tua attività. La politica sui social media ti spiega, in dettaglio, come prendere decisioni in merito all'assunzione dei lavoratori. Ti consente inoltre di sapere quando un dipendente ha violato un accordo e quando licenziare i dipendenti che violano la legge.

Conseguenze della mancanza di una politica sui social media

Di seguito sono riportate alcune conseguenze che probabilmente una piccola impresa dovrà affrontare se non dispone di una politica sui social media.

1. Pericolo informatico

Senza una politica sui social media, la tua azienda è ad alto rischio di essere attaccata dai criminali informatici; questo è il motivo per cui è essenziale redigere una politica sui social media, in quanto offrirà misure su come affrontare il crimine informatico nella tua azienda e anche su come i tuoi dipendenti possono impedire ai criminali informatici di infiltrarsi nelle maniglie dei social media della tua azienda e nei loro social anche i media handle.

2. Danni alla reputazione aziendale

I dipendenti che non sono adeguatamente guidati possono involontariamente fare cose che incidono negativamente sull'attività. Possono pubblicare o rispondere ai commenti in un modo che non dovrebbero online e, in quanto ambasciatori dell'azienda, anche l'attività ne risentirà in modo significativo. Ciò può essere evitato solo quando esiste una politica sui social media per guidare i dipendenti.

3. Rilascio di informazioni riservate

La politica sui social media guida i dipendenti a sapere quali informazioni pubblicare sui social media. Senza di esso, i dipendenti potrebbero pubblicare per ignoranza informazioni riservate che influiranno negativamente sull'attività. Ci sono stati casi in cui i dipendenti hanno pubblicato informazioni private sull'azienda per cui lavoravano, il che si è rivelato negativo. Ciò è dovuto principalmente al fatto che le aziende non hanno mai avuto una politica sui social media; quindi i dipendenti non sono stati informati.

4. Bullismo e abusi online

Senza una politica sui social media, preparati che i tuoi dipendenti subiscano abusi e vessazioni a volontà. I bulli online sono troppi, sempre alla ricerca di piccole imprese da attaccare. Se non disponi di una politica sui social media per dissuaderli dal maltrattare i tuoi dipendenti, molto probabilmente ne saranno vittime. Quando questi bulli vengono a sapere che hai una politica sui social media e che c'è una punizione per i molestatori, non avrebbero altra scelta che comportarsi bene.

5 cose più importanti che dovresti inserire nella tua politica sui social media

Mentre stai redigendo la tua politica sui social media, ci sono cose essenziali da includere. Ne discuteremo brevemente alcuni di seguito.

1. Ruoli

Una politica sui social media dovrebbe contenere i ruoli dei diversi dipendenti. Ciò include gli account dei social media che gestiscono e le loro responsabilità in un momento specifico, quindi saprai chi ritenere responsabile in caso di inadempienza.

2. Misure di sicurezza

Devi includere le varie misure di sicurezza che i tuoi dipendenti dovrebbero osservare nella tua politica sui social media. Ciò comprende il tipo di informazioni che non dovrebbero condividere, a chi possono fornire le password dei social media, la frequenza con cui le informazioni possono essere modificate e molte altre misure di sicurezza.

3. Come rispettare la legge

Questo è un altro pezzo o contenuto vitale della politica sui social media. Radiografa il rispetto della Legge in materia societaria. Include come rispettare la legge sui social media, proteggere le informazioni riservate sull'azienda e gestire le informazioni dei clienti.

4. Utilizzo dei social media da parte dei dipendenti

Dovresti includere nella politica sui social media le limitazioni alle informazioni che i dipendenti possono divulgare sull'azienda utilizzando i loro account sui social media. Se non consenti ai dipendenti di menzionare il nome della tua attività nella loro biografia, devi anche dichiararlo.

5. Conseguenze della violazione del contratto

Dovresti anche dichiarare nella politica sui social media le conseguenze della violazione di una qualsiasi delle regole. Ciò renderà i dipendenti e il tuo pubblico più consapevoli del loro comportamento sui social media poiché sanno che la punizione attende qualsiasi inadempiente.

Come scrivere una politica sui social media

1. Assembla la tua squadra

Il primo passo per scrivere una politica sui social media è riunire il tuo team. La stesura di una politica sui social media non è una cosa da una sola persona. Dovrebbe essere uno sforzo collettivo di te e dei membri del tuo team. Ciò garantisce che i problemi futuri vengano gestiti in modo appropriato man mano che i membri del tuo team vengono informati delle varie regole.

2. Scegli cosa possono o non possono fare i tuoi dipendenti

Scegli cosa hanno il diritto di fare i tuoi dipendenti e cosa non dovrebbero fare quando utilizzano la pagina aziendale o la loro pagina. Ciò include il tipo di commenti a cui rispondere e le transazioni commerciali da effettuare. Sei il proprietario dell'attività e saresti in una posizione migliore per rispondere ad alcuni commenti. Tutto questo è ciò che verrà dichiarato nella politica sui social media.

3. Assegnare ruoli

Il passaggio successivo consiste nell'assegnare ruoli a diversi dipendenti. Sarebbe meglio farlo in base alla loro area di competenza. In questo modo, la produttività aumenterà poiché ogni dipendente ha già familiarità con il proprio compito.

4. Stabilire procedure di sicurezza

Consulta i professionisti della sicurezza informatica e il personale delle pubbliche relazioni. I professionisti della sicurezza informatica aiuteranno a stabilire le misure di sicurezza che la tua azienda dovrebbe osservare. Aiuteranno anche a garantire che i tuoi siti web siano sicuri e consiglieranno i dipendenti su come evitare di infrangere le regole informatiche. Il personale delle pubbliche relazioni capirà i vari comportamenti che potrebbero essere dannosi per la tua attività e come evitarli.

5. Decidi come gestire una crisi di pubbliche relazioni sui social media

Dovrai prevedere modi per affrontare la crisi delle pubbliche relazioni sui social media quando si verificherà. Naturalmente, non importa quanto siano eccellenti i tuoi prodotti e servizi, ci devono essere persone che non sono soddisfatte. Potrebbero decidere di venire online per lanciarti insulti. Questo particolare passaggio si concentra sull'affrontare situazioni del genere e altre ad essa correlate. A volte, potrebbe essere necessario creare un posto di controllo dei danni o fare qualcosa per porre rimedio alla situazione e salvare la faccia della tua attività.

6. Sii specifico sulle diverse piattaforme di social media

Indica come i tuoi dipendenti possono interagire su diverse piattaforme di social media. Queste piattaforme di social media sono relativamente diverse e talvolta possono dipendere dall'età e dal calibro delle persone che le utilizzano principalmente. Una piattaforma come LinkedIn richiede un alto grado di professionalità, a differenza di Facebook; detto questo, ciò che funziona per te su Facebook probabilmente non funzionerà per te su LinkedIn. Supponiamo che tu pubblichi nello stesso modo in cui pubblichi su Facebook su LinkedIn. In tal caso, potresti essere definito poco serio e poco professionale, mentre pubblicare nello stesso modo in cui pubblichi su LinkedIn su Facebook potrebbe far sì che gli utenti di Facebook ti vedano eccessivamente severo e orgoglioso. Dichiarare come i dipendenti interagiscono e promuovono l'attività su diverse piattaforme di social media è molto importante.

7. Fornire linee guida per l'uso personale dei social media

Fornisci istruzioni su come i tuoi dipendenti possono utilizzare le piattaforme di social media quando sono in servizio o fuori servizio. Fai sapere loro che qualunque cosa pubblichino sui social media influenzerà l'attività anche quando non sono in ufficio.

8. Assicurarsi che la politica non pregiudichi la libertà dei dipendenti

Non privare i tuoi dipendenti della loro libertà nel tentativo di stabilire una politica standard sui social media. Possono divertirsi mentre lavorano e obbedire comunque alle regole. Rendi il posto di lavoro entusiasmante e consenti loro di comunicare liberamente.

9. Rendi visibile la politica

Quando hai finito di scrivere la politica, pubblicala in luoghi diversi. Aggiungilo al tuo manuale aziendale e ai tuoi siti web. Dovresti anche stamparlo e appenderlo negli angoli strategici della tua attività. In questo modo, gli inadempienti non useranno l'ignoranza come scusa.

In conclusione, poiché conosci l'importanza di avere una politica sui social media per la tua piccola impresa, devi lavorare per ottenerne una. Ti abbiamo reso tutto più semplice, tutto ciò che devi fare è utilizzare il processo sopra elencato e andrai sempre bene.

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Conclusione

Avere una politica sui social media per la tua azienda non solo mitiga i rischi di crisi sociale; aiuta anche a mantenere una buona reputazione del marchio. Finora abbiamo discusso cos'è una politica sui social media, i vantaggi della politica sui social media per le piccole imprese, le conseguenze della mancanza di una politica sui social media e come creare una politica sui social media per la tua azienda. Se hai trovato utile questo articolo, facci un favore condividendolo sui social media.

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