5 strumenti di gestione delle attività per guidare le startup verso un'elevata produttività

Gestire ed espandere una startup in questi tempi imprevedibili è tutt'altro che un compito semplice. L'intensa concorrenza, le risorse limitate e la crescente pressione per coinvolgere rapidamente il pubblico di destinazione sono alcune sfide comuni che devi superare per sopravvivere e prosperare.

In qualità di project manager, spetta a te raggiungere gli obiettivi aziendali attraverso l'utilizzo efficiente delle risorse. Tra le altre cose, devi assicurarti che le attività siano assegnate alle persone giuste e che completino il loro lavoro entro le scadenze stabilite, collaborando in modo efficiente.

È troppo da fare per un project manager? Ebbene, una risposta ideale potrebbe essere sia Sì che No. Sì, se si stanno allocando e monitorando le attività in modo efficace per tenere sotto controllo l'avanzamento del progetto.

E NO se i membri del tuo team non vengono controllati frequentemente e non riescono a completare costantemente le attività entro le scadenze stabilite, il che ritarda ulteriormente l'invio del progetto.

Aspettare! Non è sempre che i dipendenti siano la ragione per essere in ritardo sui progetti. Anche il flusso di lavoro disorganizzato, la confusione sui ruoli lavorativi, l'allocazione impropria e le noiose attività manuali contribuiscono a ostacolare la crescita della tua startup.

Per chiarire le cose, una startup non può sopravvivere e crescere se la sua gestione delle attività è scarsa. Approfondiamo questo aspetto importantissimo della pianificazione e dell'esecuzione del progetto.

Che cos'è la gestione delle attività?

In parole semplici, la gestione delle attività può essere definita come il processo di creazione, allocazione e monitoraggio delle attività del progetto dall'inizio alla fine. La gestione delle attività inizia dall'ideazione delle attività al monitoraggio fino all'esecuzione.

Un'efficace gestione delle attività non solo consente ai project manager di supervisionare facilmente il lavoro assegnato, ma facilita anche la collaborazione all'interno del team per le attività di gruppo. La gestione delle attività offre alle persone una chiara comprensione di chi dovrebbe lavorare su cosa e quando il lavoro dovrebbe essere completato.

È noto che i project manager che aderiscono alla gestione delle attività sono più efficienti nella gestione di diverse attività per portare avanti il ​​progetto secondo le aspettative dei clienti.

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Perché la gestione delle attività è fondamentale?

Anche un compito apparentemente piccolo e trascurato può trasformarsi in un problema gigantesco e far deragliare completamente il tuo progetto. Una buona gestione delle attività è fondamentale non solo per portare a termine i progetti con successo, ma promuove anche una proficua collaborazione di squadra.

Diamo un'occhiata a ciò che una buona gestione delle attività porta sul tavolo di qualsiasi organizzazione.

1. Assegnazione delle priorità alle attività

Molte volte, capita che il tempo prezioso venga speso in attività a bassa priorità, il che lascia tempo insufficiente per le attività che contano. La gestione delle attività dà priorità alle attività, il che garantisce che i migliori sforzi del tuo team vadano dove conta.

2. Miglioramento della comunicazione all'interno del team

La gestione delle attività migliora la comunicazione tra i membri del progetto e i membri del team. I membri del team confermano e riferiscono sui loro compiti ai project manager, che analizzano il loro lavoro e inviano feedback.

3. Flusso di progetto ininterrotto

La gestione delle attività offre il controllo definitivo sulle attività ai project manager. Il software di gestione delle attività fornisce una vista panoramica di tutte le attività ai project manager; possono modificare le dipendenze delle attività e gli assegnatari delle attività, se necessario.

4. Alte prestazioni

Le prestazioni sono importanti per i project manager e i loro team, indipendentemente dalle loro dimensioni. La gestione delle attività può migliorare significativamente la produttività e le prestazioni del team. Quando i membri del team sanno che l'avanzamento delle loro attività viene monitorato, questa pressione li spinge a impegnarsi completamente nel proprio lavoro.

5. Migliora il legame di squadra

Uno dei maggiori vantaggi dell'utilizzo del software di gestione delle attività è che migliora la collaborazione tra i membri del team all'interno dello stesso o di diversi reparti. Man mano che i membri interagiscono spesso, si conoscono meglio, il che porta ulteriormente a un migliore legame di squadra.

6. Facilita l'allocazione delle risorse

La gestione delle attività consente un utilizzo efficiente delle risorse più preziose: tempo, denaro e manodopera. L'assegnazione di compiti alle persone giuste garantisce che il lavoro venga completato in tempo grazie all'utilizzo efficiente delle risorse, il che porta a risparmiare tempo e ridurre i costi del progetto.

Che cos'è un software di gestione delle attività?

Abbiamo letto cos'è la gestione delle attività e perché è importante. Ora è il momento di capire cos'è esattamente il software di gestione delle attività.

Il software di gestione delle attività è una piattaforma visiva da cui i project manager possono creare attività personali o di gruppo, assegnarle e monitorarne l'avanzamento. È possibile impostare le date di inizio e di scadenza, impostare le stime dei tempi, creare attività ricorrenti, tenere traccia delle dipendenze delle attività, ecc. Da un'unica posizione e apportare modifiche come e quando necessario.

Questi strumenti riducono gli sforzi manuali e fanno risparmiare molto tempo. Ora, il fatto è che non tutti gli strumenti forniscono tutte queste funzionalità. Diversi software di gestione delle attività offrono un insieme variegato di funzionalità e potresti non averne bisogno tutte.

Quindi, per scegliere gli strumenti migliori per la gestione delle attività, dovrai prima analizzare le dimensioni del tuo team e il tipo di progetto (agile, a cascata), quindi scegliere una soluzione che soddisfi le tue esigenze.

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5 eccellenti strumenti di gestione delle attività per le startup nel 2022

Come accennato in precedenza, le startup devono assicurarsi di ottenere il meglio dalle proprie risorse limitate, in particolare dalla manodopera. L'utilizzo di un buon strumento di gestione delle attività garantisce che le persone giuste lavorino sulle attività giuste.

Diamo un'occhiata a cinque dei migliori strumenti di gestione delle attività disponibili oggi.

1. Hub di prova

Un potente ProofHub è un software all-in-one per la collaborazione in team e la gestione dei progetti che offre una gamma di funzionalità avanzate agli utenti su una piattaforma comune. Il software dispone di un software di gestione delle attività integrato che consente ai team di gestire facilmente le attività ed essere più efficienti, produttivi e responsabili del proprio lavoro. I project manager possono gestire tutte le attività in un'unica posizione e navigare facilmente tra gli elenchi delle attività e filtrare i dati per organizzare il lavoro secondo necessità. Goditi anche un maggiore controllo sull'accesso e sulla sicurezza con elenchi disponibili solo per le persone assegnate. Puoi consentire solo a indirizzi IP selezionati di accedere al tuo account. Poiché ogni membro del team ha una chiara comprensione dell'allocazione delle attività e delle stime del tempo, è probabile che diventi più concentrato e responsabile sul lavoro.

Le caratteristiche principali includono:

• Creazione e allocazione di attività individuali o di gruppo.
• Etichette personalizzate.
• Imposta le date di inizio e di scadenza per le attività.
• Imposta stime di tempo.
• Tempo di tracciamento.
• Crea attività ricorrenti.
• Allega e prova i file.
• Una vista tabella, vista elenco e vista bacheca.

Prezzo:

Il piano Ultimate Control ha un prezzo di $ 89 al mese, fatturato annualmente.

2. Custode

Quire è un software avanzato di gestione delle attività basato su cloud che consente ai team di riunirsi su una piattaforma comune per la pianificazione, l'organizzazione e l'esecuzione della gestione collaborativa dei progetti. Una visualizzazione mirata dell'elenco secondario assicura che ogni membro del team abbia il controllo del proprio lavoro e la scheda Kanban consente una facile visualizzazione delle risorse del team per ottimizzare la trasparenza e l'efficienza. Tutti possono avere una panoramica dello stato di avanzamento del progetto e l'interfaccia elegante consente un flusso di lavoro privo di ingombri. Quire è progettato pensando ai piccoli team e i dipendenti possono concentrarsi meglio sulle attività identificando su cosa dovrebbero lavorare.

Le caratteristiche principali includono:

• Cronologia dinamica.
• Scheda Kanban.
• Sotto-elenco intelligente.
• Elenco annidato infinito.
• Interfaccia intuitiva.
• Piattaforma cross-device.
• Modelli di progetto.
• Integrazioni.

Prezzo:

È disponibile un piano gratuito. Il piano a pagamento parte da $ 8,95/utente/mese.

3. arretrato

Backlog è un popolare strumento di gestione delle attività e monitoraggio dei bug utilizzato da oltre 10.000 aziende in tutto il mondo. Utilizzando Backlog, puoi gestire facilmente le attività e portare a termine il lavoro con facilità grazie a funzioni utili, come diagrammi di Gantt, schede Kanban e altro ancora. Usa Backlog per assegnare priorità e gestire le attività all'interno dei progetti e tenere traccia dei progressi complessivi. Comunica chiaramente gli aggiornamenti del progetto, discuti i piani e invia richieste di lavoro ad altri membri del team. La condivisione sicura dei file nel cloud è un'altra caratteristica vantaggiosa che migliora ulteriormente il coordinamento e la trasparenza del team. L'app Backlog ti consente di gestire il tuo lavoro anche in movimento.

Le caratteristiche principali includono:

• Controllo della versione.
• Diagrammi di Gantt.
• Wiki.
• Campi personalizzati.
• Monitoraggio di bug e problemi.
• Autorizzazioni utente.
• Condivisione sicura dei file.
• Collaborazione tra squadre.
• Tracciamento dei bug.

Prezzo:

È disponibile un piano gratuito. Il piano a pagamento parte da $ 35 al mese.

4. Processo di beatitudine

Process Bliss è un altro utile sistema di gestione delle attività basato su modelli che aiuta a eliminare tutto il caos e il disordine dai processi di registrazione e pianificazione delle attività manuali. Progettato per team di piccole e medie imprese, Process Bliss è facile da usare ma sorprendentemente potente nelle sue funzionalità. Etichettato come l'unico strumento di gestione delle attività con miglioramento dei processi integrato, presenta uno dei più potenti costruttori di flussi di lavoro di processo (soprattutto a questo prezzo). I rapporti sui modelli sono abbastanza buoni, offrendoti una visione chiara e dettagliata dei progressi in un'unica dashboard.

Le caratteristiche principali includono:

• Libreria centralizzata con autorizzazioni.
• Un unico dashboard per visualizzare tutti i progressi delle attività.
• Integra e automatizza.
• Reporting e filtraggio delle attività.
• Analisi di processo e registrazione dell'Audit trail.
• Libreria di modelli pre-costruita.
• Traccia e risolvi i problemi di processo.
• Piattaforma cross-device.

Prezzo:

Un unico piano a pagamento ha un prezzo di $ 10/utente/mese.

5. Lavoro di squadra

Teamwork è un potente software di gestione dei progetti con strumenti integrati di gestione delle attività che i project manager possono utilizzare per creare attività altamente dettagliate e personalizzate per consentire ai team una migliore comprensione del proprio flusso di lavoro. Offre un set avanzato di funzionalità che ti consentono di pianificare il tuo carico di lavoro, tenere traccia dei tuoi progressi, segnalare e ottimizzare l'avanzamento delle tue attività. I modelli di gestione delle attività aiutano tutti i tipi di team a risparmiare tempo, migliorare i processi e fare di più. La funzione di pianificazione del progetto di Teamwork consente ai project manager di definire le attività del progetto, assegnarle alle persone e monitorare le assegnazioni. Lo strumento include anche la gestione dei documenti, che consente agli utenti di collaborare facilmente sui documenti all'interno del team attraverso un portale online.

Le caratteristiche principali includono:

• Carico di lavoro.
• Tavole Kanban.
• Utenti client illimitati.
• Tracciamento del tempo.
• Diagramma di Gantt.
• Modelli di elenchi di attività.
• I Quaderni.
• File e controllo delle versioni.
• Traguardi e calendario.

Prezzo:

È disponibile un piano gratuito per sempre. Il piano a pagamento parte da $ 10/utente/mese, con fatturazione annuale.

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Conclusione

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Le startup non possono permettersi di fare passi falsi con gli strumenti di gestione delle attività, soprattutto nelle fasi iniziali. La pianificazione e l'allocazione manuali delle attività possono ridurre in profondità il tempo produttivo della tua startup e ci sono forti possibilità che i membri del tuo team diventino compiacenti a causa della mancanza di una chiara distribuzione delle responsabilità lavorative.

Inserisci un buon strumento di gestione delle attività e i project manager ottengono un alleato affidabile e funzionale per navigare sia l'allocazione delle attività semplici che complesse e i processi di monitoraggio da un'unica posizione.

I suddetti strumenti di gestione delle attività sono tra i migliori nel mondo degli affari, offrendo un ottimo equilibrio tra convenienza e funzionalità poiché è probabile che la tua startup registrerà l'utilizzo ottimale della risorsa più preziosa della tua organizzazione: le risorse umane.

 Questo articolo è stato scritto da Nandini Sharma. Nandini è Assistant Marketing Manager di ProofHub. Nandini vanta quasi un decennio di esperienza nel campo e nel corso della sua carriera ha eseguito con successo numerose campagne di brand building e marketing. Specialista nel campo del marketing, Nandini possiede competenze tecniche ed è sempre al passo con le ultime tendenze del mondo digitale. Scoprirai che mette costantemente in moto strategie di marketing alla perfezione. Nel corso degli anni, ha creato trionfalmente un vasto pubblico di base su una serie di popolari piattaforme online. Quando non è impegnata a scrivere idee di marketing fuori dagli schemi, può essere trovata a canalizzare la sua creatività in attività artistiche e artigianali.