6 consigli per le aziende per gestire i propri dipendenti in modo più efficiente nell'era tecnologica

È difficile negare l'impatto della tecnologia sulla forza lavoro odierna. Internet, smartphone e tablet hanno consentito ai dipendenti di lavorare in remoto da casa o ovunque con una connessione wireless. Ciò ha molti vantaggi, tra cui la riduzione dei tempi di spostamento, l'aumento della produttività quando non sono incatenati a una scrivania e l'aiuto alle persone a mantenere un sano equilibrio tra vita professionale e impegni personali. La chiave per le aziende è come gestire i propri dipendenti oggi.

Consente inoltre alle aziende di assumere lavoratori più qualificati che altrimenti potrebbero non essere disponibili nella loro zona perché non sono disposti a trasferirsi: questo può fare la differenza per le piccole imprese situate in aree remote o quelle senza un ampio pool di assunzioni a livello locale. Ma cosa succede quando un dipendente lavora da remoto mentre il suo capo lo vuole al suo fianco? O se alcuni dipendenti sono sempre fuori ufficio perché non dispongono della tecnologia per lavorare da casa?

Ci sono alcune cose che le aziende possono fare per gestire i propri dipendenti in modo più efficiente nell'era tecnologica.

1. Assicurati che i dipendenti dispongano di tutti gli strumenti necessari

Se vuoi che i dipendenti lavorino da remoto, devi assicurarti che dispongano degli strumenti per farlo. Ciò significa fornire loro un computer, tablet o smartphone con installato il software appropriato e configurato per l'accesso remoto. Se possibile, è anche una buona idea fornire una connessione Internet di backup in caso di interruzione.

Alcune aziende stanno scegliendo di rinunciare del tutto agli uffici tradizionali e di passare a un modello di ufficio remoto. Ciò ha molti vantaggi, tra cui una maggiore flessibilità, costi generali ridotti e un ambiente di lavoro più rilassato e confortevole. Puoi saperne di più sulla gestione delle società distribuite qui e capire meglio come funzionano. Ci sono alcune cose da tenere a mente quando si configura un ufficio remoto.

Innanzitutto, assicurati che tutti siano sulla stessa pagina sui protocolli di comunicazione. Stabilisci un programma per le videochiamate o le chiamate in conferenza e assicurati che tutti i dipendenti ne siano a conoscenza. In secondo luogo, assicurati che tutti dispongano dell'attrezzatura necessaria per partecipare alle riunioni a distanza. Ciò include laptop, webcam, microfono e cuffie. Infine, crea un sistema per archiviare e condividere file accessibile da qualsiasi dispositivo.

2. Usa la tecnologia a tuo vantaggio

Esistono diverse tecnologie che possono aiutarti a gestire i tuoi dipendenti in modo più efficiente nell'era tecnologica. Ad esempio, esistono numerosi programmi software di monitoraggio dei dipendenti che consentono di vedere a cosa stanno lavorando i dipendenti, quanto tempo dedicano a ciascuna attività e dove si trovano. Questo può essere utile per garantire che i dipendenti siano produttivi e non perdano tempo.

Un altro strumento utile è un sistema di monitoraggio del tempo automatizzato. Questo può aiutarti a tenere traccia di quanto tempo i dipendenti dedicano a ciascuna attività e vedere se stanno rispettando le scadenze. Inoltre, può aiutarti a identificare quali attività richiedono più tempo in modo da poter apportare modifiche per migliorare l'efficienza. Prendi in considerazione l'utilizzo di un calcolatore dell'orologio per assicurarti di tenere traccia del tempo dei tuoi dipendenti, soprattutto se sono pagati una tariffa oraria

3. Usa gli strumenti di comunicazione a tuo vantaggio

Gli strumenti di comunicazione sono un'altra parte importante della gestione dei dipendenti nell'era tecnologica. Con così tante persone che lavorano in remoto, è importante disporre di un sistema di comunicazione che consenta a tutti di rimanere in contatto. Ciò include videoconferenze, chiamate in conferenza, messaggistica istantanea ed e-mail.

Assicurati che gli strumenti di comunicazione che utilizzi siano accessibili da qualsiasi dispositivo in modo che i dipendenti possano rimanere in contatto ovunque si trovino. Inoltre, assicurati che gli strumenti siano facili da usare in modo che tutti possano partecipare senza dover imparare un nuovo sistema.

4. Incoraggiare la collaborazione dei dipendenti

La collaborazione dei dipendenti è fondamentale per un ambiente di lavoro produttivo. Nell'era tecnologica, esistono diversi modi per incoraggiare i dipendenti a collaborare. Un modo è utilizzare strumenti di social networking come blog, wiki e forum. Questi strumenti consentono ai dipendenti di condividere idee, collaborare a progetti e costruire relazioni con altri membri del team.

Un altro modo per incoraggiare la collaborazione dei dipendenti consiste nell'utilizzare strumenti basati sul team come software di gestione dei progetti e sistemi di condivisione di file. Questi strumenti consentono ai dipendenti di lavorare insieme su progetti, condividere file e tenere traccia dei progressi.

5. Promuovere un equilibrio tra lavoro e vita privata

L'era tecnologica ha reso più facile per i dipendenti mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata. Con così tanti dispositivi e applicazioni disponibili, i dipendenti possono lavorare da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Questa flessibilità può essere un grande vantaggio per i dipendenti che hanno bisogno di conciliare il lavoro con le responsabilità familiari.

Tuttavia, è importante ricordare che non tutti sono in grado di lavorare da remoto. Alcuni dipendenti hanno bisogno della struttura di un ambiente d'ufficio tradizionale per essere produttivi. Se hai un mix di dipendenti remoti e in ufficio, assicurati che i dipendenti in ufficio abbiano l'opportunità di lavorare da casa occasionalmente.

6. Formare i dipendenti sulla tecnologia

Una delle sfide della gestione dei dipendenti nell'era tecnologica è formarli sulle nuove tecnologie. Questo può essere un processo che richiede tempo, ma è importante assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina.

Forma i dipendenti sulle nozioni di base della tecnologia, ad esempio su come utilizzare un computer, navigare in Internet e inviare un'e-mail. Inoltre, formali sugli strumenti di comunicazione dell'azienda in modo che possano partecipare a riunioni a distanza. Infine, addestrali su tutte le applicazioni software che utilizzeranno per il loro lavoro.

Un modo per formare i dipendenti su come navigare in Internet è farli iscrivere a un corso online di base. Questi corsi di solito insegnano ai dipendenti come utilizzare un computer, navigare in Internet e inviare un'e-mail.

Un altro modo per formare i dipendenti su come navigare in Internet è farli guardare i tutorial online. Questi tutorial possono essere specifici per gli strumenti di comunicazione dell'azienda o per le applicazioni software.

I dipendenti possono anche essere formati sulle nuove tecnologie partecipando a workshop o conferenze.

L'era tecnologica ha reso molto più facile per le aziende gestire i propri dipendenti, in particolare quelli che lavorano in remoto. Per farlo con successo, ci sono molte tattiche che possono essere utilizzate, come un sistema di monitoraggio del tempo automatizzato e strumenti di comunicazione, ma la più importante è la collaborazione dei dipendenti. È già abbastanza difficile formare il tuo team su come utilizzare le nuove tecnologie mantenendo un equilibrio tra lavoro e vita privata, quindi assicurati di promuoverlo e incoraggiarlo!