Cos'è Peppol, come funziona e come puoi usarlo

Quando si parla di fatturazione elettronica internazionale e processi di e-procurement significa confrontarsi con il mondo Peppol, che in molti casi ha contribuito ad aprire la strada alla digitalizzazione di questi processi, offrendo standard, tecnologie e best practices.

Con sempre più paesi che iniziano a implementare la fatturazione elettronica , sfruttando in alcuni casi le stesse soluzioni offerte da Peppol, è fondamentale capire come funziona questo strumento, quanto è diffuso e i passaggi di un'azienda che è disposta o ha bisogno di scambiare documenti attraverso i canali Peppol devono prendere.

Cos'è Peppol e come funziona?

Il Pan-European Public Procurement Online (Peppol) nasce nel 2008 come progetto innovativo finanziato dall'Unione Europea e finalizzato all'identificazione di un insieme di infrastrutture e specifiche tecniche che abilitano e facilitino i processi di e-procurement transfrontaliero. Fin dall'inizio, l'obiettivo primario di Peppol è stato quello di offrire soluzioni tecnologiche interoperabili che consentano lo scambio trasparente di documenti e informazioni tra le imprese e le pubbliche amministrazioni stabilite nei vari territori dell'UE.

All'inizio, anticipiamo che, sebbene Peppol sia nato in un contesto europeo, ha immediatamente attirato l'interesse di aziende, enti e organizzazioni in tutto il mondo. Da anni ormai gli standard e le infrastrutture Peppol sono presenti nei paesi extraeuropei, dove spesso sono stati scelti dai governi per favorire l'adozione della fatturazione elettronica. Questo è il caso di Singapore, Australia e Nuova Zelanda. Ma andiamo per ordine.

Standard e tecnologia

La rete Peppol è costituita da una serie di componenti che interagiscono tra loro, consentendo lo scambio di documenti e informazioni tra imprese e pubbliche amministrazioni:

• Access Point (AP) : questi access point, certificati da OpenPeppol, sono il punto di contatto diretto per aziende ed enti. L'uso di protocolli e standard di comunicazione concordati, come lo standard UBL XML, consente la formazione e lo scambio di documenti informatici. Gli scambi, quindi, avvengono esclusivamente tra AP accreditati.
• Service Metadata Publisher (SMP) : è un vero registro decentralizzato che fornisce informazioni sugli Access Point e sui tipi di messaggi che un destinatario Peppol può ricevere. Ad esempio, un destinatario potrebbe essere in grado di ricevere fatture secondo lo standard Peppol, ma non ordini elettronici o documenti di trasporto. Gli SMP contengono gli indirizzi disponibili e i metadati degli utenti connessi alla rete Peppol.
• Service Metadata Locator (SML): è l'unico componente centrale della rete ed è un registro che raccoglie e identifica tutti gli SMP. Ciascun interlocutore dispone di un identificatore univoco sotto forma di URL attraverso il quale gli Access Point individuano l'SMP e il punto di accesso al destinatario della transazione.

Tutti i documenti forniti dalle transazioni Peppol si basano su un layout UBL XML, che è interoperabile e adatto anche alla conservazione digitale a lungo termine. Parleremo di più su quali tipi di documenti possono essere scambiati tramite la rete Peppol in seguito. Il percorso e le caratteristiche di interoperabilità per ciascun tipo di documento sono definiti dalle Peppol Business Interoperability Specifications, note semplicemente come Peppol BIS.

In molti paesi è presente un'Autorità Peppol, che è responsabile dell'accreditamento di Access Point e SMP e funge anche da collegamento con l'intera rete Peppol e l'associazione OpenPeppol. In Italia l'Autorità preposta è AgID (Agenzia per l'Italia Digitale).

Obiettivi di Peppol e dell'Associazione OpenPeppol

Ora che sappiamo cos'è Peppol, cerchiamo di capire come è strutturato e gli obiettivi che vuole raggiungere.

A partire dal 2012, l'associazione OpenPeppol è responsabile del progetto. Si occupano dell'aggiornamento delle infrastrutture, degli standard e degli accordi che regolano i rapporti tra i vari attori coinvolti. Inoltre, nei paesi in cui non esiste l'Autorità Peppol, questo ruolo è svolto dall'associazione stessa. Ciò significa che i fornitori di servizi che vogliono essere accreditati come Access Point o SMP, ma che risiedono in paesi dove non esiste l'Autorità, possono fare riferimento direttamente all'associazione.

OpenPeppol, poi, si occupa della gestione e del mantenimento della rete, tenendo sempre presenti gli obiettivi che il progetto Peppol intende perseguire:

• Realizzare l'interoperabilità nelle procedure di e-procurement e di e-procurement promuovendo al contempo la trasparenza;
• Automatizzare i processi e le transazioni aziendali, sia negli scambi con enti del settore pubblico che nel settore privato;
• Sostenere le imprese di tutti i tipi, comprese le PMI, e aiutarle a diventare più competitive a livello globale;
• Realizzare un mercato unico digitale, uno dei principali obiettivi dell'agenda dell'UE.

La diffusione di Peppol nel mondo

Come accennato in precedenza, Peppol è ormai estremamente diffuso, anche fuori dall'Europa.

Ad oggi, Peppol conta 41 stati membri nel mondo, con un numero variabile di fornitori di servizi. All'interno di questo elenco troviamo anche diverse entità non europee, tra cui, ad esempio, Australia, Nuova Zelanda, Singapore, Giappone, Messico, Cina, Turchia, Stati Uniti, Regno Unito, Liechtenstein, Armenia e Svizzera.

L'adesione alla rete Peppol è (o è già stata) un'opportunità per favorire l'adozione e la diffusione degli scambi elettronici, dalla fatturazione elettronica a tutti i processi di e-procurement in genere, offrendo alle imprese e alle pubbliche amministrazioni strumenti e strutture collaudati.

Soprattutto per i paesi extra europei che abbiamo elencato sopra, la rete Peppol rappresenta anche un elemento in grado di facilitare le transazioni transfrontaliere con l'Unione Europea. Infatti, la diffusione mondiale di Peppol potrebbe essere un fattore chiave per la creazione di un mercato unico globale , ben oltre gli obiettivi iniziali dell'Unione Europea.

Digitalizzazione dei processi di approvvigionamento attraverso Peppol

Ad oggi Peppol permette di scambiare elettronicamente diverse tipologie di documenti in maniera totalmente sicura e trasparente, ma è principalmente utilizzato per gestire le procedure di appalto, la fatturazione elettronica e i processi di ordinazione elettronica .

Attualmente non vi è alcun obbligo a livello europeo per quanto riguarda l'utilizzo della fatturazione elettronica, né vi è alcun obbligo a livello UE di utilizzare Peppol.

Tuttavia, l'uso della rete e delle soluzioni che fornisce è sempre più diffuso. Ricordiamo inoltre che il layout UBL 2.1 per la fattura elettronica è conforme alle specifiche definite dalla norma europea EN16931, quindi è perfettamente in linea con i requisiti di interoperabilità stabiliti.

In effetti, molti paesi europei hanno adottato UBL 2.1 o altri binari Peppol per implementare la fatturazione elettronica : Lussemburgo, Paesi Bassi, Lettonia, Norvegia, Polonia, Portogallo e Belgio, solo per citarne alcuni.

Poiché le specifiche BIS sviluppate da Peppol coprono un'ampia gamma di documenti commerciali, la digitalizzazione completa di tutti i processi di appalto non è solo possibile ma auspicabile. Sia per le agenzie governative che per le aziende, la digitalizzazione dei processi di ordinazione e vendita comporta:

• Visibilità e trasparenza sull'intero processo ;
• Automazione dei passaggi e riduzione dell'errore umano;
• Risparmio di tempi e costi di gestione ;
• Innalzare il livello delle competenze digitali e della competitività dell'impresa.

Ad oggi i livelli di implementazione di Peppol sono molto eterogenei perché l'approccio più comune è quello di “digitalizzare un pezzo alla volta”, per consentire un passaggio graduale alla nuova gestione.

In Italia, ad esempio, viene utilizzata la pista Peppol per lo scambio di ordini elettronici, che, dal 2020, sono già obbligatori per alcuni settori della pubblica amministrazione ed, eventualmente, per l'intero settore pubblico.

Tutti i documenti che puoi gestire con Peppol

Quindi, quali documenti possono essere gestiti tramite Peppol?

Con Peppol puoi gestire i seguenti documenti che definiscono l'intero ciclo dell'ordine, delle vendite e dei pagamenti; per ciascuno di questi, OpenPeppol si occupa di produrre e mantenere aggiornate le rispettive specifiche BIS:

• Fatturazione elettronica , già adottata in molti paesi europei e non solo;
• Ordinazione elettronica, di cui abbiamo un esempio nel nostro paese, dove l'ordinazione elettronica è stata introdotta come obbligatoria per gli enti del sistema sanitario nazionale e i loro fornitori;
• Documenti di trasporto , adottati da molte aziende per la gestione digitalizzata dell'intero ciclo di approvvigionamento.

Attenzione, però: la disponibilità di questi documenti non significa che tutti gli stakeholder della rete siano in grado di gestirli. Infatti ogni azienda (utente finale) decide quali documenti implementare la gestione Peppol, a seconda delle proprie esigenze.

Pertanto, prima di inviare una fattura elettronica, un ordine o un DDT a un cliente o fornitore, dobbiamo assicurarci che sia in grado di riceverli ed elaborarli.

Questo tipo di informazioni è gestita e resa disponibile, come abbiamo visto sopra, da SMP (Service Metadata Publishers), che ci permettono di sapere quali documenti può ricevere un destinatario Peppol.