Peppol คืออะไร ใช้งานอย่างไร และใช้งานอย่างไร

เมื่อเราพูดถึงกระบวนการ ออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างประเทศ และการจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ นี่หมายถึงการจัดการกับโลกของ Peppol ซึ่งในหลายกรณีได้ช่วยปูทางไปสู่การแปลงเป็นดิจิทัลของกระบวนการเหล่านี้ นำเสนอมาตรฐาน เทคโนโลยี และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

เนื่องจาก มีประเทศจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ เริ่มใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ การ ใช้ประโยชน์จากโซลูชันที่ Peppol นำเสนอ ในบางกรณี สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าเครื่องมือนี้ทำงานอย่างไร ความแพร่หลายเพียงใด และขั้นตอนของบริษัทที่ยินดีหรือจำเป็นต้องแลกเปลี่ยน ต้องใช้เอกสารผ่านช่องทาง Peppol

Peppol คืออะไรและทำงานอย่างไร

Pan-European Public Procurement Online (Peppol) ถือกำเนิดขึ้นในปี 2008 โดยเป็นโครงการนวัตกรรมที่ได้รับทุนจากสหภาพยุโรป และมุ่งเป้าไปที่การระบุชุดของโครงสร้างพื้นฐานและข้อกำหนดทางเทคนิคที่เปิดใช้งานและอำนวยความสะดวกในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์ข้ามพรมแดน ตั้งแต่เริ่มแรก วัตถุประสงค์หลักของ Peppol คือ การนำเสนอโซลูชันทางเทคโนโลยีที่ทำงานร่วมกันได้ ซึ่งช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนเอกสารและข้อมูลระหว่างบริษัทและหน่วยงานภาครัฐที่จัดตั้งขึ้น ในดินแดนต่างๆ ของสหภาพยุโรปได้ อย่างโปร่งใส

ในตอนแรก เราคาดการณ์ว่าแม้ว่า Peppol จะเกิดในบริบทของยุโรป แต่ก็ดึงดูดความสนใจของธุรกิจ หน่วยงาน และองค์กรต่างๆ ทั่วโลกได้ในทันที เป็นเวลาหลายปีแล้วที่มาตรฐานและโครงสร้างพื้นฐานของ Peppol มีอยู่ในประเทศที่ไม่ใช่ยุโรป ซึ่งรัฐบาลเหล่านี้มักได้รับเลือกให้ส่งเสริมการใช้การแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ กรณีนี้ในสิงคโปร์ ออสเตรเลีย และนิวซีแลนด์ แต่ขอไปตามลำดับ

มาตรฐานและเทคโนโลยี

เครือข่าย Peppol ประกอบด้วยชุดขององค์ประกอบที่มีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน ทำให้สามารถแลกเปลี่ยนเอกสารและข้อมูลระหว่างองค์กรและหน่วยงานภาครัฐ:

• จุดเชื่อมต่อ (APs) : จุดเชื่อมต่อเหล่านี้ได้รับการรับรองโดย OpenPeppol เป็นจุดติดต่อโดยตรงสำหรับธุรกิจและหน่วยงาน การใช้โปรโตคอลและมาตรฐานการสื่อสารที่ตกลงกันไว้ เช่น มาตรฐาน UBL XML ช่วยให้สามารถสร้างและแลกเปลี่ยนเอกสารไอทีได้ การแลกเปลี่ยนจึงเกิดขึ้นระหว่าง AP ที่ได้รับการรับรองเท่านั้น
• Service Metadata Publisher (SMP) : เป็นรีจิสตรีที่กระจายอำนาจอย่างแท้จริงซึ่งให้ข้อมูลเกี่ยวกับจุดเข้าใช้งานและประเภทของข้อความที่ผู้รับ Peppol สามารถรับได้ ตัวอย่างเช่น ผู้รับอาจสามารถรับใบแจ้งหนี้ได้ตามมาตรฐานของ Peppol แต่ไม่ใช่คำสั่งซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์หรือเอกสารการขนส่ง SMP มีที่อยู่และข้อมูลเมตาของผู้ใช้ที่เชื่อมต่อกับเครือข่าย Peppol
• ตัวระบุตำแหน่ง ข้อมูลเมตาของบริการ (SML): เป็นส่วนประกอบส่วนกลางเพียงส่วนเดียวของเครือข่ายและเป็นรีจิสทรีที่รวบรวมและระบุ SMP ทั้งหมด คู่สนทนาแต่ละคนมีตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันในรูปแบบของ URL ที่จุดเชื่อมต่อค้นหา SMP และจุดเชื่อมต่อไปยังผู้รับธุรกรรม

เอกสารทั้งหมดที่จัดทำโดยธุรกรรม Peppol นั้นใช้เค้าโครง UBL XML ซึ่งสามารถทำงานร่วมกันได้และยังเหมาะสำหรับการเก็บรักษาดิจิทัลในระยะยาว เราจะพูดคุยเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเภทเอกสารที่สามารถแลกเปลี่ยนผ่านเครือข่าย Peppol ได้ในภายหลัง เส้นทางและลักษณะการทำงานร่วมกันสำหรับเอกสารแต่ละประเภทถูกกำหนดโดย ข้อกำหนดการทำงานร่วมกันของ ธุรกิจ Peppol หรือ ที่เรียกง่ายๆ ว่า Peppol BIS

ในหลายประเทศมีหน่วยงาน Peppol ซึ่งรับผิดชอบในการรับรองจุดเข้าใช้งานและ SMP และยังทำหน้าที่เชื่อมต่อกับเครือข่าย Peppol ทั้งหมดและสมาคม OpenPeppol ในอิตาลี หน่วยงานที่รับผิดชอบคือ AgID (Agenzia per l'Italia Digitale)

เป้าหมายของ Peppol และ OpenPeppol Association

ตอนนี้เรารู้แล้วว่า Peppol คืออะไร เรามาพยายามทำความเข้าใจว่าโครงสร้างดังกล่าวมีโครงสร้างอย่างไรและเป้าหมายที่ต้องการบรรลุ

ในปี 2555 สมาคม OpenPeppol รับผิดชอบโครงการนี้ พวกเขาดูแลการปรับปรุงโครงสร้างพื้นฐาน มาตรฐาน และข้อตกลงที่ควบคุมความสัมพันธ์ระหว่างนักแสดงต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ ในประเทศที่ไม่มีอำนาจของ Peppol สมาคมมีบทบาทนี้เอง ซึ่งหมายความว่าผู้ให้บริการที่ต้องการได้รับการรับรองเป็น Access Points หรือ SMP แต่อยู่ในประเทศที่ไม่มีหน่วยงานกำกับดูแล สามารถอ้างอิงถึงสมาคมได้โดยตรง

ดังนั้น OpenPeppol จึงมีหน้าที่จัดการและบำรุงรักษาเครือข่าย โดยคำนึงถึงเป้าหมายที่โครงการ Peppol ตั้งใจจะติดตามอยู่เสมอ:

• ตระหนักถึง ความสามารถในการทำงานร่วมกันในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์และการจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ ในขณะเดียวกันก็ส่งเสริมความโปร่งใส
• ทำให้กระบวนการทางธุรกิจ และธุรกรรมเป็นไปอย่างอัตโนมัติ ทั้งในการแลกเปลี่ยนกับหน่วยงานภาครัฐและในภาคเอกชน
• สนับสนุนธุรกิจ ทุกประเภท รวมทั้ง SMEs และช่วยให้พวกเขาสามารถแข่งขันในระดับโลกได้มากขึ้น
• ตระหนักถึงตลาดดิจิทัลเดียว ซึ่ง เป็นหนึ่งในเป้าหมายหลักของวาระการประชุมของสหภาพยุโรป

การแพร่กระจายของ Peppol ไปทั่วโลก

ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น Peppol เป็นที่แพร่หลายอย่างมาก แม้กระทั่งนอกยุโรป

จนถึงปัจจุบัน Peppol มีประเทศสมาชิก 41 ประเทศทั่วโลก โดยมีผู้ให้บริการหลายราย ภายในรายการนี้ เรายังพบหน่วยงานที่ไม่ใช่ยุโรปหลายแห่ง เช่น ออสเตรเลีย นิวซีแลนด์ สิงคโปร์ ญี่ปุ่น เม็กซิโก จีน ตุรกี สหรัฐอเมริกา สหราชอาณาจักร ลิกเตนสไตน์ อาร์เมเนีย และสวิตเซอร์แลนด์

การเข้าร่วมเครือข่าย Peppol เป็นโอกาสในการส่งเสริมการยอมรับและการแพร่กระจายของการแลกเปลี่ยนทางอิเล็กทรอนิกส์ ตั้งแต่การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไปจนถึงกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์โดยทั่วไป โดยนำเสนอเครื่องมือและโครงสร้างที่แท้จริงแก่ภาคธุรกิจและการบริหารภาครัฐ

โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับประเทศนอกยุโรปที่เราระบุไว้ข้างต้น เครือข่าย Peppol ยังเป็นตัวแทนขององค์ประกอบที่สามารถอำนวยความสะดวกในการทำธุรกรรมข้ามพรมแดนกับสหภาพยุโรป อันที่จริง การแพร่กระจายไปทั่วโลกของ Peppol อาจเป็นตัวขับเคลื่อนหลักสำหรับการ สร้างตลาดโลกเพียงแห่งเดียว ไกลเกินกว่าเป้าหมายเริ่มต้นของสหภาพยุโรป

แปลงกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างผ่าน Peppol

จนถึงปัจจุบัน Peppol ทำให้สามารถแลกเปลี่ยนเอกสารประเภทต่างๆ ทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ในลักษณะที่ปลอดภัยและโปร่งใสโดยสิ้นเชิง แต่ส่วนใหญ่จะใช้เพื่อจัดการขั้นตอนการจัดซื้อ การออกใบแจ้งหนี้ อิเล็กทรอนิกส์ และกระบวนการสั่งซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์

ปัจจุบันไม่มีภาระผูกพันในระดับยุโรปเกี่ยวกับการใช้การแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ และไม่มีภาระผูกพันในระดับสหภาพยุโรปในการใช้ Peppol

อย่างไรก็ตาม การใช้เครือข่ายและโซลูชันที่มีให้นั้นแพร่หลายมากขึ้นเรื่อยๆ เราขอเตือนคุณด้วยว่าเค้าโครง UBL 2.1 สำหรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นไปตามข้อกำหนดที่กำหนดโดยมาตรฐานยุโรป EN16931 ดังนั้นจึงสอดคล้องกับข้อกำหนดด้านการทำงานร่วมกันที่กำหนดไว้อย่างสมบูรณ์

อันที่จริง ประเทศในยุโรปหลายแห่งได้นำ UBL 2.1 หรือแทร็ก Peppol อื่นมาใช้ในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ : ลักเซมเบิร์ก เนเธอร์แลนด์ ลัตเวีย นอร์เวย์ โปแลนด์ โปรตุเกส และเบลเยียม เป็นต้น

เนื่องจากข้อกำหนดของ BIS ที่พัฒนาโดย Peppol ครอบคลุมเอกสารทางธุรกิจที่หลากหลาย การแปลงกระบวนการจัดซื้อทั้งหมดให้เป็นดิจิทัลอย่างสมบูรณ์จึงไม่เพียงแต่เป็นไปได้เท่านั้น แต่ยังเป็นที่ต้องการอีกด้วย สำหรับหน่วยงานภาครัฐและภาคธุรกิจ กระบวนการสั่งซื้อและการขายในรูปแบบดิจิทัลประกอบด้วย:

• การมองเห็นและความโปร่งใสในกระบวนการทั้งหมด
• ระบบอัตโนมัติ ของขั้นตอนและการลดความผิดพลาดของมนุษย์
• ประหยัดเวลาในการจัดการและค่าใช้จ่าย ;
• ยกระดับทักษะดิจิทัล และความสามารถในการแข่งขันขององค์กร

จนถึงปัจจุบัน ระดับการนำ Peppol ไปใช้นั้นแตกต่างกันมาก เนื่องจากแนวทางที่พบบ่อยที่สุดคือ "แปลงเป็นดิจิทัลทีละชิ้น" เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนผ่านไปสู่การจัดการใหม่อย่างค่อยเป็นค่อยไป

ตัวอย่างเช่น ในอิตาลี เส้นทาง Peppol ใช้สำหรับการแลกเปลี่ยนคำสั่งซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งตั้งแต่ปี 2020 เป็นต้นไป มีผลบังคับใช้แล้วสำหรับบางภาคส่วนของการบริหารรัฐกิจ และสุดท้ายสำหรับภาครัฐทั้งหมด

เอกสารทั้งหมดที่คุณสามารถจัดการได้ด้วย Peppol

ดังนั้นเอกสารใดบ้างที่สามารถจัดการผ่าน Peppol ได้?

ด้วย Peppol คุณสามารถจัดการเอกสารต่อไปนี้ซึ่งกำหนดทั้งคำสั่งซื้อ การขาย และรอบการชำระเงิน สำหรับสิ่งเหล่านี้ OpenPeppol จะดูแลการผลิตและรักษาข้อกำหนด BIS ที่เกี่ยวข้องให้เป็นปัจจุบัน:

• การ ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งได้นำมาใช้ในหลายประเทศในยุโรปและประเทศอื่นๆ
• การสั่งซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเรามีตัวอย่างในประเทศของเรา ซึ่งมีการแนะนำการสั่งซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นข้อบังคับสำหรับหน่วยงานระบบสุขภาพแห่งชาติและซัพพลายเออร์ของพวกเขา
• เอกสารการขนส่ง ที่หลายบริษัทนำมาใช้สำหรับการจัดการระบบดิจิทัลของวงจรการจัดซื้อทั้งหมด

อย่างไรก็ตาม ระวัง: เอกสารเหล่านี้มีอยู่ไม่ได้หมายความว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดในเครือข่ายสามารถจัดการได้ ในความเป็นจริง แต่ละบริษัท (ผู้ใช้ปลายทาง) ตัดสินใจว่าเอกสารใดที่จะใช้การจัดการ Peppol ขึ้นอยู่กับความต้องการของตนเอง

ดังนั้น ก่อนส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ คำสั่งซื้อ หรือ DDT ให้กับลูกค้าหรือซัพพลายเออร์ เราต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถรับและประมวลผลได้

ข้อมูลประเภทนี้ได้รับการจัดการและเผยแพร่ตามที่เราเห็นข้างต้นโดย SMP (Service Metadata Publishers) ซึ่งช่วยให้เราทราบว่าผู้รับ Peppol สามารถรับเอกสารใดได้บ้าง