Что такое Peppol, как он работает и как его можно использовать

Когда мы говорим о международных процессах электронного выставления счетов и электронных закупок, это означает, что мы имеем дело с миром Peppol, который во многих случаях помог проложить путь к оцифровке этих процессов, предлагая стандарты, технологии и лучшие практики.

Поскольку все больше и больше стран начинают внедрять электронное выставление счетов , используя в некоторых случаях те же решения, которые предлагает Peppol, крайне важно понимать, как работает этот инструмент, насколько он широко распространен, и какие шаги компания хочет или должна изменить . документы через каналы Peppol должны приниматься.

Что такое Пеппол и как он работает?

Панъевропейские государственные закупки онлайн (Peppol) были созданы в 2008 году как инновационный проект, финансируемый Европейским союзом и направленный на определение набора инфраструктур и технических спецификаций, которые обеспечивают и облегчают процессы трансграничных электронных закупок. С самого начала основной целью Peppol было предложение совместимых технологических решений, обеспечивающих прозрачный обмен документами и информацией между компаниями и государственными администрациями, созданными на различных территориях ЕС.

Прежде всего, мы ожидаем, что хотя Peppol зародился в европейском контексте, он сразу же привлек интерес предприятий, юридических лиц и организаций по всему миру. В течение многих лет стандарты и инфраструктура Peppol присутствовали в неевропейских странах, где правительства часто выбирали их для поощрения внедрения электронного выставления счетов. Так обстоит дело в Сингапуре, Австралии и Новой Зеландии. Но давайте по порядку.

Стандарты и технологии

Сеть Peppol состоит из ряда компонентов, которые взаимодействуют друг с другом, обеспечивая обмен документами и информацией между предприятиями и государственными администрациями:

• Точки доступа (AP) : эти точки доступа, сертифицированные OpenPeppol, являются прямым контактным лицом для предприятий и организаций. Использование согласованных коммуникационных протоколов и стандартов, таких как стандарт UBL XML, позволяет формировать и обмениваться ИТ-документами. Таким образом, обмены происходят исключительно между аккредитованными точками доступа.
• Service Metadata Publisher (SMP) : настоящий децентрализованный реестр, предоставляющий информацию о точках доступа и типах сообщений, которые может получать получатель Peppol. Например, получатель может получать счета в соответствии со стандартом Peppol, но не электронные заказы или транспортные документы. SMP содержат доступные адреса и метаданные пользователей, подключенных к сети Peppol.
• Service Metadata Locator (SML): единственный центральный компонент сети и реестр, который собирает и идентифицирует все SMP. Каждый собеседник имеет уникальный идентификатор в виде URL-адреса, по которому точки доступа находят SMP и точку доступа к получателю транзакции.

Все документы, предоставляемые транзакциями Peppol, основаны на макете UBL XML, который является совместимым, а также подходит для долгосрочного цифрового хранения. Подробнее о том, какими типами документов можно обмениваться через сеть Peppol, мы поговорим позже. Путь и характеристики совместимости для каждого типа документа определяются спецификациями бизнес-совместимости Peppol, известными просто как Peppol BIS.

Во многих странах есть орган Peppol, который отвечает за аккредитацию точек доступа и SMP, а также выступает в качестве связующего звена со всей сетью Peppol и ассоциацией OpenPeppol. В Италии ответственным органом является AgID (Agenzia per l'Italia Digitale).

Цели Peppol и ассоциации OpenPeppol

Теперь, когда мы знаем, что такое Peppol, давайте попробуем понять, как он устроен и какие цели он хочет достичь.

С 2012 года за проект отвечает ассоциация OpenPeppol. Они заботятся об обновлении инфраструктуры, стандартов и соглашений, регулирующих отношения между различными участниками. Кроме того, в странах, где нет Peppol Authority, эту роль выполняет сама ассоциация. Это означает, что поставщики услуг, которые хотят получить аккредитацию в качестве точек доступа или SMP, но базируются в странах, где нет уполномоченного органа, могут обращаться непосредственно в ассоциацию.

Таким образом, OpenPeppol отвечает за управление и обслуживание сети, всегда помня о целях, которые проект Peppol намеревается преследовать:

• Реализовать интероперабельность в электронных закупках и процедурах электронных закупок , способствуя при этом прозрачности;
• Автоматизация бизнес-процессов и транзакций, как при обмене с субъектами государственного сектора, так и в частном секторе;
• Поддержка предприятий всех типов, включая МСП, и помощь им в повышении их конкурентоспособности на глобальном уровне;
• Реализовать единый цифровой рынок, одну из основных целей повестки дня ЕС.

Распространение Peppol по всему миру

Как мы упоминали выше, Peppol сейчас чрезвычайно распространен даже за пределами Европы.

На сегодняшний день Peppol насчитывает 41 государство-член в мире с различным количеством поставщиков услуг. В этом списке мы также находим несколько неевропейских субъектов, включая, например, Австралию, Новую Зеландию, Сингапур, Японию, Мексику, Китай, Турцию, США, Великобританию, Лихтенштейн, Армению и Швейцарию.

Присоединение к сети Peppol — это (или уже было) возможность ускорить внедрение и распространение электронных обменов, от электронного выставления счетов до всех процессов электронных закупок в целом, предлагая предприятиям и государственным администрациям проверенные и надежные инструменты и структуры.

Специально для неевропейских стран, которые мы перечислили выше, сеть Peppol также представляет собой элемент, который может облегчить трансграничные транзакции с Европейским Союзом. Фактически, распространение Peppol по всему миру может стать ключевым фактором для создания единого глобального рынка , выходящего далеко за рамки первоначальных целей Европейского Союза.

Оцифровка процессов закупок через Peppol

На сегодняшний день Peppol позволяет обмениваться различными типами документов в электронном виде полностью безопасным и прозрачным образом, но в основном он используется для управления процедурами закупок, электронным выставлением счетов и процессами электронного заказа .

В настоящее время на европейском уровне нет обязательств в отношении использования электронного выставления счетов, а также нет обязательств на уровне ЕС в отношении использования Peppol.

Однако использование сети и предоставляемых ею решений становится все более распространенным. Мы также хотели бы напомнить вам, что макет UBL 2.1 для электронного счета-фактуры соответствует спецификациям, определенным европейским стандартом EN16931, поэтому он полностью соответствует установленным требованиям совместимости.

Фактически, многие европейские страны приняли UBL 2.1 или другие версии Peppol для реализации электронного выставления счетов : Люксембург, Нидерланды, Латвия, Норвегия, Польша, Португалия и Бельгия, и это лишь некоторые из них.

Поскольку спецификации BIS, разработанные Peppol, охватывают широкий спектр бизнес-документов, полная оцифровка всех процессов закупок не только возможна, но и желательна. Как для государственных учреждений, так и для предприятий оцифровка процессов заказа и продаж влечет за собой:

• Наглядность и прозрачность всего процесса ;
• Автоматизация шагов и снижение человеческого фактора;
• Экономия времени и затрат на управление ;
• Повышение уровня цифровых навыков и конкурентоспособности предприятия.

На сегодняшний день уровни реализации Peppol очень разнородны, потому что наиболее распространенный подход заключается в «оцифровке по одному элементу за раз», чтобы обеспечить постепенный переход к новому руководству.

В Италии, например, трек Peppol используется для обмена электронными заказами, которые с 2020 года уже являются обязательными для некоторых секторов государственного управления и, в конечном итоге, для всего государственного сектора.

Все документы, которыми вы можете управлять с Peppol

Итак, какими документами можно управлять через Peppol?

С Peppol вы можете управлять следующими документами, которые определяют весь цикл заказов, продаж и платежей; для каждого из них OpenPeppol заботится о создании и обновлении соответствующих спецификаций BIS:

• Электронное выставление счетов , которое уже принято во многих странах Европы и за ее пределами;
• Электронный заказ, пример которого у нас есть в нашей стране, где электронный заказ был введен в качестве обязательного для субъектов национальной системы здравоохранения и их поставщиков;
• Транспортные документы , принятые многими компаниями для оцифрованного управления всем циклом закупок.

Однако будьте осторожны: тот факт, что эти документы доступны, не означает, что все заинтересованные стороны в сети могут ими управлять. По сути, каждая компания (конечный пользователь) сама решает, какие документы внедрять в Peppol management, в зависимости от собственных потребностей.

Поэтому, прежде чем отправлять электронный счет, заказ или DDT клиенту или поставщику, мы должны убедиться, что они могут их получить и обработать.

Этот тип информации управляется и предоставляется, как мы видели выше, с помощью SMP (публикаторов сервисных метаданных), которые позволяют нам узнать, какие документы может получить получатель Peppol.