如何在不損害電子郵件性能的情況下繼續進行下一次 ESP 遷移

已發表: 2023-03-10

這一切都非常令人興奮：您的公司已經超出了其電子郵件營銷平台的發展範圍，並且正在做更大更好的事情。 您已被告知新的電子郵件服務提供商 (ESP) 具有所有附加功能，並且可以直接集成到您強大的 CRM 中。

搬家的日子快到了，所以是時候準備了。

它能有多難？

不幸的是，遷移 ESP 是電子郵件營銷計劃可能面臨的最大風險之一。 如果未能正確管理此項目，從電子郵件性能和收入的角度來看，您可能會陷入一團糟。

憑藉穩固的組織、時間管理和合適的資源，電子郵件營銷人員可以順利進行下一次遷移。

讓我們來看看管理不善的 ESP 遷移的一些潛在後果以及如何預防這些問題。

基礎設施

您的發件人聲譽取決於訂閱者和郵箱提供商是否相信您的郵件是合法的。 當您遷移到新服務時，您的電子郵件將從沒有可驗證發送歷史記錄的新基礎設施發送。 如果沒有證據表明它有權代表您的公司發送郵件，您可能會遇到收件箱位置低和 IP 阻塞的情況，因為電子郵件提供商會認為您是試圖冒充您公司的垃圾郵件發送者。

在此項目期間，域名系統(DNS) 記錄需要至少更新兩次。 雖然您仍在使用舊 ESP，但在開始從新 ESP 發送之前，您需要確認需要使用新 ESP 添加或更新哪些 DNS 記錄（MX、SPF、DKIM 和 CNAME）。 這將需要與您的 DNS 管理員和變更管理部門協調。 一旦您的舊 ESP 帳戶不再處於活動狀態，請更新或刪除將舊服務驗證為已批准發件人的 DNS 記錄。

內容和触發的活動

為保持品牌一致性，請將您的電子郵件模板、圖像、登錄頁面和任何其他 Web 內容遷移到新系統。 您需要更新電子郵件模板中的相關鏈接（例如，取消訂閱鏈接），以確保訂閱偏好記錄在您的新 ESP 中。 規劃自動電子郵件系列的平穩過渡也很重要。

您不希望參與者在此過渡期間在旅程中途中斷。 在新的 ESP 中重建自動化，確保過去的參與者不會意外地從頭開始。

訂閱管理

在遷移過程中跟踪訂閱者的偏好可能很棘手。 首先，清理舊 ESP 中的營銷列表，刪除因阻止、投訴、硬退回、不活動或取消訂閱而被抑制的任何人。 諸如 Validity BriteVerify 之類的聯繫人驗證工具將使此過程更容易，並且更不容易出現人為錯誤。

然後，創建您的訂閱管理中心/電子郵件偏好中心，並在您的新 ESP 的電子郵件模板中鏈接到它。 接下來，導入您的基於訂閱的營銷列表。 最後，在所有營銷模板中鏈接到您的新訂閱中心。 如果您在遷移過程中繼續使用舊的 ESP，您將需要跟踪任何新的退回、阻止、投訴或取消訂閱以更新新 ESP 中的列表。

數據問題

這是大的。 重要的是要與所有相關團隊協調該項目，確定嚴格（但現實）的截止日期，並在舊 ESP 合同到期之前允許任何重疊時間。 否則，您最終可能會在數據庫中得到無效、過時或丟失的數據。 這將導致硬退回郵件、垃圾郵件投訴和垃圾郵件陷阱命中。 剛走出大門，您最終可能會以受損的發件人聲譽而告終。 要為大動作準備數據，請執行以下步驟：

  • 清理數據庫：合併重複項。 從數據庫中刪除無效地址。 從基於訂閱的營銷列表中刪除未訂閱的地址。 確保這些聯繫人被標記為選擇退出/取消訂閱，以便在新的 ESP 中抑制它們。 考慮將在規定時間段內未參與（點擊、購買、提交表格等）的聯繫人存檔。
  • 使用與舊數據庫中使用的自定義字段匹配的自定義字段配置潛在客戶/聯繫人表單，以便更輕鬆地導入。
  • 從舊 ESP 導出乾淨的聯繫人數據、報告和圖像，確保保留備份副本。
  • 將數據導入新的 ESP/CRM，匹配您記錄中的所有相關字段。

IP升溫

遷移到新的 ESP 需要您從新的 IP 地址發送。 共享 IP 地址不需要預熱，但使用專用 IP 地址，您需要慢慢增加發送量。 （MBP 將來自新 IP 的突然活動視為類似垃圾郵件的行為，並將相應地過濾消息。）

根據您的平均發送量和節奏，預熱過程可能需要數週時間。 在發送給所有受眾之前先試水，通過執行收件箱放置測試來識別任何可交付性問題。 在 IP 預熱過程中細分營銷受眾時，首先發送給參與度最高的訂閱者。 謹慎擴展到參與度較低的受眾，如果遇到高跳出率或 IP 塊，請調整策略。 如果您在預熱期間繼續使用舊的 ESP，請確保在新的 ESP 中更新任何其他取消訂閱或退回的聯繫人。 成功完成熱身後，您可以開始以正常的音量和頻率向您的聯繫人發送消息。 在確認一切運行順利後，您最終可以將所有電子郵件完全轉換到您的新 ESP。

結論

順利的 ESP 遷移需要付出巨大的協調努力，但回報是值得的。 既然您從全新清理的數據庫和改進的流程開始，您甚至可能會看到比舊 ESP 更好的交付能力。

要深入了解領先零售商 J.Jill 如何在三年內三次更換 ESP，請閱讀我們的案例研究：“ J.Jill 在使用 Validity Everest 進行的三次 ESP 遷移中始終保持約 100% 的收件箱放置率。”

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