通訊策略：創建電子郵件通訊的 7 天指南

開始是創建時事通訊最困難的部分。 你如何計劃什麼時候發送——你應該寫什麼？ 它應該是什麼樣子，您如何使公司通訊變得有趣？

無論您是針對消費者 (B2C) 還是企業 (B2B)，都應該遵循某些時事通訊最佳實踐來吸引受眾並提高轉化率。 這個為期 7 天的指南將引導您完成創建時事通訊的過程，從起草您的內容到將其發送到世界各地。

正如每個首席營銷官和內容策略師都知道的那樣，計劃編輯日曆並為修改和挫折創造空間將拯救你的理智——並提高你的整體表現。

以下是創建電子郵件通訊的指南：

第一天：創建一些結構

為了防止自己對任務感到不知所措，Zoe Bjornson——About.Me 的前營銷主管和 Bynd.com 的現任製片人——說你的過程應該總是從一些日曆計劃開始。

Bjornson 解釋說，你的日曆不僅應該概述你將要寫的內容和發送時間，還應該概述你過程的其他部分：“在你的日曆中留出時間進行頭腦風暴、寫作、審查和編輯，以便你'不僅僅是面臨一個大的截止日期，而是多個較小的截止日期，“她解釋說。

您可以在 Outlook、Evernote 或任何其他有助於您保持專注的平台中創建您的計劃。 確保使用您的計劃在每天的工作日程中留出時間來創建時事通訊。

這就是時間管理變得至關重要的地方。 Bjornson 強調了讓每一篇時事通訊的空間在一周內進行轉變和改變的重要性——從設計到主題行。 “計劃好你的日曆，這樣你就可以優化每個流程，”她補充道。

如果您遵循本文中列出的結構，您將每天有一個迷你截止日期，為期 7 天。

當您處於計劃框架中時，您還可以創建您的時事通訊結構。 如果您已經有一個時事通訊內容策略，那將為您提供一個可管理的框架。 例如，您的內容策略可能如下所示之一：

• 最近的兩篇博客文章、一份客戶資料和一個指向有用在線工具的外部鏈接。
• 一份產品提示、一份行業更新和一份季節性商品。
• 三個用戶提示（帶有更多詳細信息的鏈接）、兩個最近的博客文章以及新產品或即將推出的產品的簡介。
• 一篇產品提示、一篇博文和一篇有用的第三方內容。

您可以看到創建內容策略使這項工作變得不那麼令人生畏。 結構可以靈活，為新產品發布和其他重要項目留出空間。

無論您是使用已建立的框架還是從頭開始，您的第一步都是列出主題。 請記住，您的時事通訊的目標不是分享有關您公司的最新信息 - 目標是為您的讀者服務。 嘗試在您發送的每封電子郵件中為他們提供獨特且有用的內容。

以下是一些讀者會喜歡的公司通訊內容創意：

• 影響他們工作或生活的行業新聞。
• 熱門話題或事件。
• 有關其他客戶如何使用您的產品來改善他們生活的故事。
• 專家預測。
• 讓他們的生活更輕鬆/更好的快速提示。
• 常見問題的解答。
• 簡短有趣的故事。
• 在線工具的鏈接。
• 用戶生成的內容（要求您的用戶分享照片和故事）。

以下是一些內部通訊的員工通訊內容創意：

• 即將舉行的活動和假期。
• 更新他們的 401K 和其他福利計劃。
• 關於貴公司如何讓客戶生活更美好的故事。
• 關於公司歷史的鮮為人知的軼事。
• 內部職位空缺以及如何申請。

重要的是要牢記您的目標受眾並撰寫他們會很高興收到的內容。

獲得主題列表後，按重要性順序對它們進行編號。 許多人不會閱讀超出第一項的內容，因此請將您最重要的內容放在頂部。 只有你最鐵桿的粉絲才會讀到最底層（比如可能是你媽媽），所以不要在那裡埋葬任何重要的東西。

對於大多數時事通訊來說，三個或四個主題就足夠了，但您可以隨意使用任意數量的主題。 試驗一下，看看什麼感覺是對的。

專業提示：許多電子郵件服務提供商，例如 Constant Contact 和 Mailchimp，可以讓您跟踪人們在您的郵件中點擊了哪些鏈接。 注意什麼是流行的，以及您的鏈接出現在每個時事通訊中的什麼位置。 例如，如果沒有人點擊出現在第四段之後的鏈接，您可能希望發送較短的消息。

第二天：寫內容

現在您已經確定了您將要寫的內容，您將準備好在第二天直接投入到任務中。

創造一個安靜、無干擾的空間來寫筆是很重要的。 或者，如果您不是文字大師，請為您的作家指明您的時事通訊的聲音和使命。 不管你怎麼做，Bjornson 建議你自由輸入，因為你知道你不會立即點擊發送按鈕。 她說：“給自己一些自由——希望以精心設計的日曆的形式——會給你更多的寫作空間和犯錯的空間。 最重要的是將您的內容髮佈出去。 然後你就可以專注於改進和調整。”

Corkcicle 的營銷經理金伯利·德維特（Kimberly Devitt）也建議讓自己舒服一些，順其自然。 “創造力是一波又一波的。 因此，在開始寫作之前，請確保您處於正確的頂空。 我發現通過整理我的辦公桌，我不僅可以清理我的物理空間，還可以讓我的思想擺脫混亂，”她分享道。

根據經驗，Bjornson 建議將內容與分發位置分開創建——主要是因為技術和人為錯誤必然會發生。 這意味著您可以在 Google Docs 中塗鴉，並且只有在您準備好後才複製/粘貼到 HubSpot 或其他電子郵件應用程序（除非您有無縫集成）。

如果您有寫作障礙，請將寫作分成小塊。 與其面對整篇文章，不如考慮創建你需要的下一個項目——大綱、介紹、段落。 在完成該項目後，向自己承諾一個小休息的獎勵，然後處理下一個。

有些人有相反的問題——他們寫得太多，太自由了。 最好保持簡單、簡短和甜蜜。 一堵文字牆對讀者來說不是很有吸引力。 你想給他們簡短的塊，用圖像、更大的文本、列表或圖形分解。

例如，許多時事通訊只為每個主題提供一個值得小報的標題、一張照片和一兩句預告文本。 然後，他們以公司博客的鏈接結束。 這是讓您的時事通訊保持可讀性的好方法。 如果您向網站訪問者投放任何再營銷廣告，這也是一個明智之舉。

問問自己，您是否可以用帶有標題的圖像或照片來傳達您想涵蓋的一些信息。 如果您想快速分享統計數據或有趣的事實，請使用 Canva 或您的時事通訊應用程序的內置設計功能來創建圖形。

專業提示：如果您整個月都在不斷地向博客添加內容，那麼您已經準備好使用預先編寫的內容。 抓住每篇博客文章的標題、特色圖片和前幾句話，並將它們放入您的時事通訊中，並為想要更多內容的人提供完整內容的鏈接。

第三天：地圖設計需求

如果您從未為雜誌、出版商或報紙工作過，這裡有一個關於復制和佈局的快速課程：它們齊頭並進，有時是一致的，有時是不一致的。 你不能沒有另一個，它們應該相互補充，以創建一個有凝聚力的設計，將讀者吸引到內容中。

很多時候，內容是第一位的。 首先編寫內容可以讓圖形藝術家了解如何使用圖像和設計來補充文字。 一旦藝術家可以將文本空間和攝影或其他元素的區域可視化，他們就可以捲起袖子開始創作。 如果您的員工人數較少，Bjornson 建議花費額外辛苦賺來的錢聘請一位經驗豐富的設計師，將您的時事通訊從庫存圖片中心帶到讀者想要打開的迷人傑作。 如果你的預算不允許設計師，她說像 Canva 這樣的工具非常適合快速視覺。

許多電子郵件服務提供商都預裝了由專業人士設計的模板。 使用它們的秘訣是保持簡單，不要給模板設計添加太多內容。 請記住，留白是一種設計特徵； 它使事情易於消化。

如果您使用模板，請考慮以下問題：您正在處理多少內容？ 你需要一兩列嗎？ 您最關鍵的內容是什麼——標題、圖片或號召性用語按鈕？

您還可以通過字體獲得創意。 混合和匹配不同的字體可以使您的時事通訊更具視覺吸引力。 請確保使用不超過兩種或三種不同的字體，並將每份新聞稿的字體數量限制為兩種。

但是，如果您對字體樣式或顏色感到厭煩，您的設計可能看起來很業餘。 簡單的黑色字體搭配彩色攝影和大量空白空間是經典而專業的外觀。

最後，別忘了手機！ 估計有 81% 的電子郵件是在移動設備上打開的，因此在設計時事通訊時必須考慮到小屏幕。 這意味著使用單列佈局、大字體和大按鈕。

如果您不確定您的時事通訊在移動設備上的外觀，請使用時事通訊應用程序中的預覽按鈕或通過電子郵件預覽工具（如 Litmus 或 Email on Acid）運行它。 這些工具將向您展示您的電子郵件將如何在不同的設備和電子郵件客戶端上呈現。

內容完成後，您需要創建主題行並預覽文本。 給自己足夠的時間——把你的信息提煉成足夠有趣的東西來說服人們打開你的電子郵件比你想像的要難。

記住讓你的讀者成為你的主題行的焦點。 與其說“來自 Widgets, Inc 的新聞和更新”，不如說“re: Tips to get the most out of your new widgets”。最後，請記住您最初發送時事通訊的原因。 您希望人們閱讀您的博客、註冊課程或查看產品嗎？ 不要忘記通過明確、令人信服的號召性用語 (CTA) 邀請他們。 將 CTA 放在電子郵件的早期位置是個好主意，以防人們沒有一直閱讀到底部。 如果感覺更適合放在最後，您可以使用相同 CTA 的改寫版本結束。 多個號召性用語很好。

一旦你的內容寫好了，讓它休息一兩天，然後再嘗試編輯。 盯著看了好幾個小時的文案，要做好編輯工作是不可能的！

第四天：收集和更新訂閱者

當你讓你的書面副本休息時，這是處理你的清單的好時機。 確保使用任何新客戶或聯繫人更新列表，並讓您的社交媒體關注者知道如果他們想要接收您即將發送的重要信息，他們應該註冊。

今天也是增加訂閱者名單的好日子。 Bjornson 說，現在是時候廣泛分享您的“訂閱”鏈接了。 雖然您想針對那些有希望的受眾群體，但首先，朋友和家人會很樂意通過輸入他們的電子郵件地址來幫助您實現您的數字目標。 為了盡可能獲得最佳結果，她說要保持過程簡單明了，並消除任何障礙。

“如果您的訂閱是通過一般網站進行的，請製作一個單獨的登錄頁面，供時事通訊訂閱者前往並註冊。 此外，請務必在您的時事通訊服務中設置確認電子郵件，以便新訂閱者知道他們已被添加到您的列表中，以及告訴他們您和時事通訊的節奏的小個性，以便他們知道要做什麼期待，”她分享道。

根據 The On Switch 的首席執行官 Nancy A. Shenker 的說法，另一種持續吸引網站訂閱者的方法是通過訂閱者按鈕。 確保您的網站和社交媒體平台為想要加入您列表的任何人提供註冊按鈕。

如果你對列表進行細分——向不同的訂閱者群體發送略有不同的材料——確保你的註冊表單允許他們選擇他們想要接收的內容。 您可能希望向處於購買旅程不同階段的人發送不同的內容，例如，要求他們在註冊表單上檢查他們是否積極地在市場上購買您的產品或只是好奇。

“確保你有一個好的列表管理系統，特別是如果你希望不同類型的讀者獲得不同的內容。 確保你還設置了“選擇退出”語言——尤其是現在消費者對數據隱私非常敏感，”Shenker 建議道。

如果您想吸引人們加入您的電子郵件列表，請考慮提供一些免費資源作為獎勵。 這可以是免費的 PDF 指南、電子書或優惠券代碼——任何對您的網站訪問者有足夠價值的東西，他們願意給您他們的電子郵件地址來獲取它。

第五天：通過修訂

不要認為您需要一整天的時間來使用細齒梳子（以及當您的眼睛因過多的屏幕時間而感到疲倦時的那些老花鏡） - 進行修改？ 再想一想，Bjornson 說。 “內容在形成最終形式時總是會發生變化，因此請根據需要對其進行塑造。”

交易是這樣的：最周到、最吸引人的新聞通訊在初稿時並不出色。 尤其是在您創建時事通訊的第一周，給自己足夠的時間來消化每一個最後一行和圖像，這將為您的業務和您的品牌服務。 嘿，不要害怕，好吧，重新開始。 “也許甚至完全重寫它，但保留原件以防萬一！ 然後，將其放入您的時事通訊服務提供商並根據需要進行調整。

如果您編寫了內容，請嘗試讓其他人進行編輯。 但是準備好對他們的反饋持開放態度——這很困難，即使對於專業作家來說，當有人不喜歡他們的選擇時也不要感到防禦。 如果可以，請向朋友或同事尋求幫助。

如果您必須校對自己的副本，請嘗試大聲朗讀。 這是捕捉錯誤和尷尬措辭的好方法。 您還可以使用 Grammarly 之類的工具——免費版可以捕捉最常見的錯誤，而專業版可以顯著提高您的寫作水平。

進行校對的人還需要測試時事通訊中的每個鏈接。

最後，不要忘記在您的電子郵件服務提供商中校對主題行和“發件人”姓名！ 這些是影響人們是否打開您的時事通訊的重要因素。

第六天：運行測試

試駕是電子郵件營銷活動中最容易被忽視的步驟之一。

將您的電子郵件的預覽副本發送給一些選定的員工以獲得反饋。 這將使您有機會了解與不同電子郵件閱讀器和設備的任何不兼容性，並有機會確保您的副本對六天沒有盯著它的人有意義。

然後，一旦您根據反饋進行了任何必要的更改，請向自己發送一封測試電子郵件。 這將幫助您發現任何拼寫錯誤或最後一分鐘的錯誤。

Sachs Media 數字內容總監 Ashley Perkins 解釋說：“在向數百、數千甚至數百萬電子郵件訂閱者發送您的時事通訊爆炸之前，必須進行測試並確保一切看起來都應有盡有 - 並且按應有的方式工作。 “如果您在點擊“發送”按鈕之前發現之前錯過的最後一秒錯字或號召性用語中的斷開鏈接，這將為您節省很多尷尬和麻煩。”

第七天：準備起飛——呃，派遣

現在您已經概述、編寫、修改和測試了，您終於可以點擊“發送”按鈕了。 作為最後的權宜之計，Bjornson 說先預覽它，再通讀一遍——然後安排傻瓜。

發送後，她說要在社交媒體上分享您的時事通訊的先睹為快。 例如，為尚未加入您列表的人發布主題行或電子郵件片段以及註冊鏈接。 你推廣的越多，你得到的註冊就越多。 但它也會讓您的訂閱者興奮地收到您的時事通訊，這將提高打開率和點擊率。

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