Strategia newsletter: la tua guida di 7 giorni alla creazione di una newsletter via e-mail

Iniziare è la parte più difficile della creazione di newsletter. Come pianifichi quando invierai e cosa dovresti scrivere? Come dovrebbe apparire e come puoi rendere interessante una newsletter aziendale?

Che tu stia prendendo di mira i consumatori (B2C) o le aziende (B2B), ci sono alcune best practice per le newsletter che dovresti seguire per coinvolgere il tuo pubblico e aumentare le conversioni. Questa guida di sette giorni ti guiderà attraverso il processo di creazione di una newsletter, dalla stesura del contenuto all'invio nel mondo.

Come sa ogni chief marketing officer e content strategist, pianificare un calendario editoriale e creare spazio per revisioni e battute d'arresto salverà la tua sanità mentale e migliorerà le tue prestazioni complessive.

Ecco la tua guida per creare la tua newsletter via email:

Primo giorno: crea una struttura

Per evitare di sentirti sopraffatto dal compito, Zoe Bjornson, ex responsabile marketing di About.Me e attuale produttore di Bynd.com, afferma che il tuo processo dovrebbe sempre iniziare con un po' di pianificazione del calendario.

Bjornson spiega che il tuo calendario non dovrebbe solo delineare ciò di cui scriverai e quando lo invierai, ma anche le altre parti del tuo processo: "ritaglia del tempo nel tuo calendario per il brainstorming, la scrittura, la revisione e la modifica in modo da 'non si tratta solo di una grande scadenza, ma piuttosto di più scadenze più piccole”, spiega.

Puoi creare il tuo piano in Outlook, Evernote o qualsiasi altra piattaforma che ti aiuti a rimanere concentrato. Assicurati di utilizzare il tuo piano per ritagliarti del tempo nel tuo programma di lavoro ogni giorno per creare la newsletter.

È qui che la gestione del tempo diventa essenziale. Bjornson sottolinea l'importanza di dare a ogni pezzo della newsletter spazio per trasformarsi e cambiare nel corso della settimana, dal design alle linee tematiche. " Pianifica il tuo calendario in modo da poter ottimizzare ogni fase del processo ", aggiunge.

Se segui la struttura illustrata in questo post, avrai una mini-scadenza ogni giorno per sette giorni.

Mentre sei in uno stato d'animo di pianificazione, puoi anche creare la struttura della tua newsletter. Se hai già una strategia per i contenuti della newsletter, questo ti darà un quadro gestibile. Ad esempio, la tua strategia per i contenuti potrebbe assomigliare a una di queste:

• Due post recenti del blog, un profilo cliente e un collegamento esterno a un utile strumento online.
• Un consiglio sul prodotto, un aggiornamento del settore e un articolo stagionale.
• Tre suggerimenti per gli utenti (con collegamenti a maggiori dettagli), due post recenti sul blog e un profilo di un prodotto nuovo o in arrivo.
• Un suggerimento sul prodotto, un post sul blog e un utile contenuto di terze parti.

Puoi vedere che la creazione di una strategia di contenuto rende il lavoro molto meno scoraggiante. La struttura può essere flessibile, consentendo spazio per annunci di nuovi prodotti e altri elementi essenziali.

Sia che tu stia utilizzando un framework consolidato o partendo da zero, il tuo primo passo sarà quello di fare un elenco di argomenti. Tieni presente che l'obiettivo della tua newsletter non è condividere aggiornamenti sulla tua azienda: l'obiettivo è servire i tuoi lettori. Cerca di fornire loro qualcosa di unico e utile in ogni email che invii.

Ecco alcune idee per i contenuti delle newsletter aziendali che i lettori adoreranno:

• Notizie del settore che influiscono sul loro lavoro o sulla loro vita.
• Argomenti o eventi di tendenza.
• Storie su come altri clienti utilizzano i tuoi prodotti per migliorare la propria vita.
• Previsioni da esperti.
• Suggerimenti rapidi per rendere la loro vita più facile/migliore.
• Risposte alle domande più frequenti.
• Storie brevi e divertenti.
• Collegamenti a strumenti online.
• Contenuti generati dagli utenti (chiedi ai tuoi utenti di condividere foto e storie).

Ecco alcune idee per i contenuti delle newsletter dei dipendenti per le newsletter interne:

• Prossimi eventi e festività.
• Aggiornamenti sui loro piani 401K e altri vantaggi.
• Storie su come la tua azienda sta migliorando la vita dei clienti.
• Aneddoti poco conosciuti sulla storia dell'azienda.
• Opportunità di lavoro interne e come candidarsi.

L'importante è tenere a mente il tuo pubblico di destinazione e scrivere contenuti che saranno entusiasti di ricevere.

Una volta che hai un elenco di argomenti, numerali in ordine di importanza. Molte persone non leggeranno oltre il primo elemento, quindi metti i tuoi contenuti più importanti in cima. Solo i tuoi fan più accaniti leggeranno fino in fondo (come forse tua madre), quindi non seppellire nulla di vitale lì.

Tre o quattro argomenti sono sufficienti per la maggior parte delle newsletter, ma sei libero di usarne quanti ne vuoi. Sperimenta e vedi cosa ti fa sentire bene.

Suggerimento per professionisti: molti fornitori di servizi di posta elettronica, come Constant Contact e Mailchimp, ti consentono di tenere traccia dei collegamenti su cui le persone fanno clic nei tuoi messaggi. Nota cosa è popolare e dove vengono visualizzati i tuoi collegamenti in ogni newsletter. Ad esempio, se nessuno fa mai clic sui collegamenti visualizzati dopo il quarto paragrafo, potresti voler inviare messaggi più brevi.

Secondo giorno: scrivi il contenuto

Ora che hai mappato ciò di cui scriverai, sarai pronto per tuffarti direttamente nell'attività del secondo giorno.

È importante creare uno spazio tranquillo e privo di distrazioni per mettere la penna sulla carta. Oppure, se non sei il paroliere, dai al tuo scrittore indicazioni sulla voce e sulla missione della tua newsletter. Indipendentemente da come procedi, Bjornson ti consiglia di digitare liberamente, sapendo che non premi immediatamente il pulsante di invio. Dice: "Concediti un po' di libertà, si spera sotto forma di un calendario ben progettato, ti darà più spazio per scrivere e fare errori. La cosa più importante è far uscire i tuoi contenuti. Quindi puoi concentrarti sul perfezionamento e sul tweaking".

Kimberly Devitt, responsabile marketing di Corkcicle, suggerisce anche di mettersi a proprio agio e lasciar fluire. “La creatività arriva a ondate. Quindi assicurati di essere nello spazio di testa giusto prima di iniziare a scrivere. Ho scoperto che raddrizzando la mia scrivania, non solo sto liberando il mio spazio fisico, ma sto anche liberando la mia mente dal disordine”, condivide.

Come regola generale, Bjornson suggerisce di creare i tuoi contenuti separatamente da dove li distribuirai, principalmente perché è inevitabile che si verifichino errori tecnologici e umani. Ciò significa scarabocchiare in Google Docs e copiare/incollare in HubSpot o in un'altra app di posta elettronica (a meno che tu non abbia un'integrazione perfetta) una volta che sei pronto per partire.

Se hai il blocco dello scrittore, spezza la scrittura in piccoli pezzi. Invece di affrontare un intero articolo, pensa a creare l'elemento successivo di cui hai bisogno: uno schema, un'introduzione, un paragrafo. Prometti a te stesso la ricompensa di una piccola pausa dopo aver finito quell'oggetto, quindi affronta il prossimo.

Alcune persone hanno il problema opposto: scrivono troppo, troppo liberamente. È meglio mantenerlo semplice, breve e dolce. Un muro di testo non è molto invitante per il lettore. Vuoi dare loro piccoli pezzi, suddivisi con immagini, testo più grande ed elenchi o grafici.

Ad esempio, molte newsletter forniscono a ogni argomento solo un titolo da tabloid, una foto e una o due frasi di testo teaser. Quindi, terminano con un collegamento al blog dell'azienda. È un modo fantastico per mantenere leggibile la tua newsletter. È anche una mossa intelligente se fai pubblicità di remarketing ai visitatori del tuo sito web.

Chiediti se puoi trasmettere alcune delle informazioni che vorresti coprire con un'immagine o una foto con una didascalia. Se desideri condividere una rapida statistica o un fatto divertente, utilizza Canva o le funzionalità di progettazione integrate nell'app della tua newsletter per creare un elemento grafico.

Suggerimento per professionisti: se hai aggiunto costantemente contenuti al tuo blog per tutto il mese, hai contenuti pre-scritti pronti per l'uso. Prendi il titolo, l'immagine della caratteristica e le prime due frasi di ogni post del blog e inseriscile nella tua newsletter con un collegamento al contenuto completo per le persone che vogliono di più.

Terzo giorno: esigenze di progettazione della mappa

Se non hai mai lavorato per una rivista, un editore o un giornale, ecco una breve lezione su copia e impaginazione: vanno di pari passo, a volte all'unisono e altre volte in contrasto. Non puoi averne uno senza l'altro e dovrebbero completarsi a vicenda per creare un design coerente che attiri il lettore nel contenuto.

Il più delle volte, il contenuto viene prima di tutto. Avere prima il contenuto scritto consente a un artista grafico di capire come utilizzare le immagini e il design per completare le parole. Una volta che l'artista può visualizzare lo spazio per il testo e l'area per la fotografia o altri elementi, può rimboccarsi le maniche e iniziare a creare. Se hai un piccolo staff, Bjornson suggerisce di spendere il denaro extra duramente guadagnato per assumere un designer esperto che trasformi la tua newsletter da centrale di immagini in stock all'accattivante capolavoro che i lettori vorranno aprire. Se il tuo budget non consente un designer, dice che strumenti come Canva sono ottimi per immagini rapide.

Molti fornitori di servizi di posta elettronica sono precaricati con modelli progettati da professionisti. Il segreto per usarli bene è mantenere le cose semplici e non aggiungere molto al design del modello. Ricorda che lo spazio bianco è una caratteristica del design; rende le cose facili da digerire.

Se stai utilizzando un modello, considera queste domande: Con quanti contenuti stai lavorando? Hai bisogno di una o due colonne? Qual è il tuo contenuto più critico: il titolo, l'immagine o il pulsante di invito all'azione?

Puoi anche diventare creativo con i caratteri tipografici. Mescolare e abbinare diversi tipi di carattere può rendere la tua newsletter visivamente più accattivante. Assicurati solo di utilizzare non più di due o tre caratteri diversi e limita il numero di caratteri tipografici a due per newsletter.

Tuttavia, il tuo design potrebbe sembrare amatoriale se ti lasci trasportare dagli stili o dai colori dei caratteri. Semplici lettere nere abbinate a fotografie colorate e molto spazio bianco sono un look classico e professionale.

Infine, non dimenticare il cellulare! Con una stima dell'81% delle aperture di posta elettronica che avvengono su un dispositivo mobile, è essenziale progettare la tua newsletter pensando a piccoli schermi. Ciò significa utilizzare un layout a colonna singola, caratteri grandi e pulsanti grandi.

Se non sei sicuro di come apparirà la tua newsletter sui dispositivi mobili, utilizza i pulsanti di anteprima nell'app della tua newsletter o eseguila tramite uno strumento di anteprima e-mail come Litmus o Email on Acid. Questi strumenti ti mostreranno come verrà visualizzata la tua email su diversi dispositivi e client di posta elettronica.

Quando il contenuto è completo, dovrai creare una riga dell'oggetto e visualizzare l'anteprima del testo. Concediti un sacco di tempo: è più difficile di quanto pensi di distillare il tuo messaggio in qualcosa di abbastanza intrigante da convincere le persone ad aprire la tua e-mail.

Ricorda di mettere il tuo lettore al centro della riga dell'oggetto. Invece di dire "Notizie e aggiornamenti da Widgets, Inc", dì qualcosa come "re: suggerimenti per ottenere il massimo dal tuo nuovo widget". Infine, ricorda perché stai inviando una newsletter in primo luogo. Vuoi che le persone leggano il tuo blog, si iscrivano a un corso o controllino un prodotto? Non dimenticare di invitarli con un invito all'azione chiaro e convincente (CTA). È una buona idea posizionare il tuo CTA all'inizio dell'e-mail nel caso in cui le persone non leggano fino in fondo. Puoi chiudere con una versione riformulata della stessa CTA se ritieni più appropriato averla alla fine. Più inviti all'azione vanno bene.

Una volta che il contenuto è stato scritto, lascialo riposare per un giorno o due prima di provare a modificarlo. È impossibile fare un buon lavoro di editing di una copia che stai fissando da ore!

Quarto giorno: raccogli e aggiorna gli abbonati

Mentre lasci riposare la tua copia scritta, è un ottimo momento per lavorare sulla tua lista. Assicurati di aggiornare l'elenco con eventuali nuovi clienti o contatti e fai sapere ai tuoi follower sui social media che dovrebbero registrarsi se vogliono ricevere le ottime informazioni che stai per inviare.

Oggi è anche un ottimo giorno per lavorare per far crescere la tua lista di iscritti. Bjornson dice che ora è il momento di condividere il tuo link "iscriviti" in lungo e in largo. Anche se vuoi rivolgerti a quelli del tuo pubblico speranzoso, per cominciare, amici e familiari ti aiuteranno volentieri a raggiungere i tuoi obiettivi numerici inserendo i loro indirizzi e-mail. Per il miglior risultato possibile, dice di mantenere il processo semplice e rimuovere eventuali blocchi stradali.

"Se la tua iscrizione avviene tramite un sito Web generico, crea una pagina di destinazione separata solo per gli abbonati alla newsletter a cui accedere e registrarsi. Inoltre, assicurati di impostare un'e-mail di conferma nel tuo servizio di newsletter in modo che i nuovi iscritti sappiano che sono stati aggiunti alla tua lista, oltre a una piccola personalità che parli loro di te e della cadenza della newsletter in modo che sappiano cosa aspettatevi", condivide.

Un altro modo per attirare continuamente abbonati al tuo sito Web è tramite i pulsanti degli abbonati, secondo il CEO di The On Switch, Nancy A. Shenker. Assicurati che il tuo sito Web e le piattaforme di social media offrano pulsanti di registrazione per chiunque desideri unirsi alla tua lista.

Se segmenti il ​​tuo elenco, inviando materiale leggermente diverso a diversi gruppi di abbonati, assicurati che il tuo modulo di registrazione consenta loro di scegliere il contenuto che desiderano ricevere. Potresti voler inviare contenuti diversi a persone che si trovano in fasi diverse del percorso dell'acquirente, ad esempio chiedendo loro di controllare nel modulo di registrazione se sono attivamente sul mercato per i tuoi prodotti o semplicemente curiosi.

“Assicurati di disporre di un buon sistema di gestione degli elenchi, soprattutto se desideri che diversi tipi di lettori ottengano contenuti diversi. Assicurati di impostare anche il linguaggio di "opt-out", soprattutto ora che i consumatori sono ipersensibili sulla privacy dei dati", consiglia Shenker.

Se vuoi invogliare le persone a iscriversi alla tua mailing list, considera di offrire alcune risorse gratuite come incentivo. Potrebbe trattarsi di una guida PDF gratuita, di un ebook o di un codice coupon: tutto ciò che avrà un valore sufficiente per i visitatori del tuo sito da essere disposti a fornirti il ​​loro indirizzo e-mail per ottenerlo.

Giorno cinque: passa attraverso le revisioni

Non pensi di aver bisogno di un'intera giornata per usare un pettine a denti fini (e quegli occhiali da lettura quando i tuoi occhi sono stanchi per troppo tempo davanti allo schermo) — per passare attraverso le revisioni? Ripensaci, dice Bjornson. "Il contenuto cambia sempre quando viene messo nella forma finale, quindi modellalo secondo necessità."

Ecco l'accordo: le newsletter più ponderate e coinvolgenti non sono eccezionali alla loro prima bozza. Soprattutto durante la tua prima settimana di creazione della newsletter, concederti tutto il tempo per assimilare fino all'ultima riga e immagine servirà la tua attività e il tuo marchio. E hey, non aver paura di ricominciare da capo. “Forse anche riscrivilo completamente, ma mantieni l'originale per ogni evenienza! Quindi, inseriscilo nel tuo fornitore di servizi di newsletter e modificalo se necessario.

Se hai scritto il contenuto, prova a far eseguire la modifica a qualcun altro. Ma preparati ad essere aperto al loro feedback: è difficile, anche per scrittori professionisti non sentirsi sulla difensiva quando a qualcuno non piacciono le loro scelte. Se puoi, chiedi aiuto a un amico o a un collega.

Se devi correggere la tua copia, prova a leggerla ad alta voce. Questo è un ottimo modo per catturare errori e frasi imbarazzanti. Puoi anche utilizzare strumenti come Grammarly: la versione gratuita catturerà gli errori più comuni e la versione pro può migliorare notevolmente la tua scrittura.

Chi esegue la correzione di bozze deve anche testare ogni collegamento nella newsletter.

E infine, non dimenticare di correggere la riga dell'oggetto e il nome "da" nel tuo provider di servizi di posta elettronica! Questi sono elementi importanti che influenzeranno se le persone apriranno o meno la tua newsletter.

Sesto giorno: esegui un test

Il test drive è uno dei passaggi più trascurati nelle campagne di email marketing.

Invia una copia di anteprima della tua e-mail ad alcuni membri dello staff scelti per un feedback. Questo ti darà la possibilità di conoscere eventuali incompatibilità con diversi lettori e dispositivi di posta elettronica, nonché un'opportunità per assicurarti che la tua copia abbia senso per le persone che non la fissano da sei giorni.

Quindi, una volta apportate le modifiche necessarie in base al feedback, invia un'e-mail di prova a te stesso. Questo ti aiuterà a rilevare eventuali errori di battitura o errori dell'ultimo minuto.

"Prima di inviare la tua newsletter a centinaia, migliaia, persino milioni di abbonati e-mail, è essenziale testare e assicurarsi che tutto appaia come dovrebbe e funzioni come dovrebbe", spiega Ashley Perkins, Direttore dei contenuti digitali di Sachs Media. "Ti farà risparmiare un sacco di imbarazzo e problemi se rilevi quell'errore di battitura dell'ultimo secondo che hai perso in precedenza o un collegamento interrotto nel tuo invito all'azione prima di premere il pulsante "Invia"".

Settimo giorno: preparati per il decollo — ehm, dispaccio

Ora che hai delineato, scritto, rivisto e testato, sei finalmente pronto per premere il pulsante "invia". Come ultimo tentativo di ripiego, Bjornson dice di visualizzarlo in anteprima, leggerlo ancora una volta e quindi programmare il pollone.

Una volta inviata, dice di condividere un'anteprima della tua newsletter sui social media. Ad esempio, pubblica la riga dell'oggetto o uno snippet dell'e-mail e un link di registrazione per coloro che non si sono uniti alla tua lista. Più lo promuovi, più iscrizioni otterrai. Ma rende anche i tuoi abbonati entusiasti di ricevere la tua newsletter, che aumenterà le percentuali di apertura e clic.

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