إدارة النفقات 101: دليلك لتقارير النفقات

غالبًا ما توصف إدارة النفقات بأنها عملية تستغرق وقتًا طويلاً ، وشاقة ، وعرضة للخطأ ، ومحبطة. ومع ذلك ، فإنه يلعب دورًا مهمًا في الحفاظ على صافي أرباح شركتك.

بحكم التعريف ، إدارة المصروفات هي نظام تنظيمي يتم نشره لمعالجة تقارير المصروفات والموافقات وتعويضات الموظفين.

ومع ذلك ، في مزيد من القراءة ، سترى كيف يمكن للحبيبات الجوهرية لإدارة النفقات أن تؤدي إلى إنشاء أو كسر الأعمال التجارية من أي حجم إذا تركت دون رقابة. تتحدث هذه المقالة عن سبب وجوب إيلاء الشركات اهتمامًا أكبر لإدارة النفقات وفوائدها.

لماذا تعتبر إدارة المصروفات مهمة؟

إدارة النفقات لها آثار مختلفة على أصحاب المصلحة المختلفين. بالنسبة للفرق المالية ، ينصب التركيز الرئيسي على الاحتفاظ بسجلات دقيقة وتخطيط مالي. بالنسبة للموظفين ، يتم تعويضهم بشكل أسرع وبأقل قدر من الاحتكاك. بالنسبة للمالكين أو الإدارة ، يتعلق الأمر بالنمو والإنتاجية وإدارة المخاطر وتوفير التكاليف ورضا الموظفين.

فيما يلي بعض الامتيازات الخاصة بالاهتمام بإدارة النفقات:

• عندما تتدفق عملية إدارة النفقات بسلاسة ، فإنها تعطي رؤى دقيقة حول السلامة المالية للمؤسسة. هذا يساعد الإدارة على تحديد فرص توفير التكاليف والمخاطر المحتملة.
• بعد ذلك ، عندما تكون دورات سداد تكاليف الموظفين أقصر ، يؤدي ذلك إلى زيادة رضا الموظفين وثقتهم. يلعب هذا دورًا مهمًا في تحديد موظفك وإنتاجيتك المالية.
• أخيرًا ، عندما تبذل جهدًا للبقاء ملتزمًا والاحتفاظ بسجلات مفصلة ، فستتم مكافأتك بمزايا ضريبية. وبالتالي ، فإن نظام إدارة المصروفات المدروس والمنفذ جيدًا له فوائد ملموسة وغير ملموسة.

كيف تبدو عملية إدارة المصاريف؟

تتضمن عملية إدارة النفقات ما يلي:

• الإبلاغ عن نفقات الأعمال من قبل الموظفين
• التحقق والتحقق من صحة التقارير من قبل المديرين / المعتمدين
• مراجعة تقارير المصروفات للامتثال من قبل المحاسبين / فرق المالية
• معالجة المدفوعات لتسديد نفقات الموظفين
• حفظ النفقات والإيصالات والسجلات لعمليات المراجعة الخارجية

إليك مخطط انسيابي لمساعدتك على تصور العملية:

يبدو الأمر بسيطًا للغاية ، ولكن في الواقع ، هناك تحديات في كل خطوة من العملية تشكل تهديدات خطيرة لاستقرار الشركة ونموها إذا لم يتم القيام بذلك بشكل صحيح. وبالتالي ، من الضروري فهم هذه التحديات لبناء نظام فعال لإدارة النفقات.

التحديات في عملية إدارة السفر والنفقات

بالإضافة إلى كونها تستغرق وقتًا طويلاً وتتطلب الكثير من العمالة ، فإن عملية إدارة النفقات مليئة بالتحديات منذ إعداد السياسات وحتى معالجة عمليات السداد. ثم المزيد. فيما يلي التحديات الثلاثة الأكثر شيوعًا في إدارة النفقات.

1. سياسات السفر والنفقات غير واضحة

تبدأ دورة الإبلاغ عن النفقات من الموظفين ، ومع وجود سياسات حساب غير واضحة ، فإن الخطوة الأولى هي المكان الذي تبدأ فيه المشكلة. خاصة وأن إعداد تقارير النفقات دائمًا ما يكون عملًا في اللحظة الأخيرة ، ويخيفه الجميع.

المشاكل التي يواجهها الموظفون مع سياسات السفر والنفقات غير الواضحة:

• يصبح من الصعب تذكر سياسات المصاريف وفئاتها.
• ينتج عن هذا موظفين يطالبون بمصروفات خارج السياسة.
• يتم إرسال التقارير إلى الموظفين لإعادة تقديمها ، مما يؤدي إلى تأخير المدفوعات.
• المصروفات غير المتوافقة ، في حالة سدادها ، تعد بمثابة احتيال لتقرير المصاريف.
• قد يحاول الموظفون تكرار الانتهاكات التي لم يتم التحقق منها لأنهم قد لا يكونوا على دراية كاملة بتداعيات ارتكاب الاحتيال في تقرير النفقات.

2. تدفقات العمل الموافقة على المصروفات غير فعالة

كما هو الحال في سياسات السفر والمصروفات ، إذا لم يتم تحديد سير عمل الموافقة بشكل جيد ، فقد لا يصل تقرير المصروفات إلى الشخص المناسب وفي الإطار الزمني المناسب. هذا يسبب الإحباط والارتباك والتأخير في تعويض الموظفين عن الأموال التي أنفقوها من جيوبهم على عملك.

المشاكل التي يواجهها الموظفون والفرق المالية مع تدفقات عمل الموافقة غير الفعالة:

• الموظفون والموافقون ليسوا على علم بعملية السداد بأكملها.
• إنهم يضيعون ساعات إنتاجية في فهم التقارير التي تذهب إلى من.
• هناك احتمال كبير أن يفوت الشخص الموافق للبريد الإلكتروني لتقرير النفقات.
• قد لا يتم التحقق من المطالبات الاحتيالية أو الخارجة عن السياسة.
• نتيجة للخلف المستمر والطويل ، تأخر السداد.
• لا يوجد مكان واحد يتم فيه تعقب جميع الأنشطة في تقرير المصروفات.
• يصبح من الصعب على فرق الشؤون المالية تتبع الاختناقات والامتثال.
• حتمًا ، بدون وجود مسار تدقيق تفصيلي ، يفتح العمل نفسه أمام عمليات التدقيق.

3. تسديد نفقات الموظف المتأخر

سداد المصاريف عملية طويلة ومرهقة. سواء كان ذلك بين الموظفين والفرق المالية أو الكم الهائل من إدخال البيانات يدويًا والتحقق منها ومعالجتها - لا أحد يحب إعداد تقارير النفقات.

بالإضافة إلى ذلك ، يؤدي سداد نفقات الموظفين المتأخر إلى:

• استياء الموظف وانخفاض الروح المعنوية.
• يخسر الموظفون الأموال التي أنفقوها على الشركة.
• ليس لديك الوقت الكافي للتركيز على الأشياء المهمة بالفعل.
• قد تؤدي الموافقات في اللحظة الأخيرة إلى الموافقة على مطالبات خارج السياسة.
• لا يمكن للفرق المالية إغلاق الكتب في الوقت المحدد.

تعتبر التأخيرات والأخطاء والاحتيال والتدقيق المؤلم من سمات إدارة النفقات التقليدية. هذه الشركات ، الصغيرة والكبيرة ، تتحول إلى طرق أكثر فعالية لإدارة النفقات.

ما هي إدارة المصروفات التقليدية؟

تعتمد عمليات إدارة النفقات التقليدية على الإيصالات والسجلات الورقية. لرسم صورة ، هذا ما يبدو عليه نظام إدارة النفقات التقليدي:

• يتم تكليف الموظفين بالحفاظ على جميع إيصالات العمل آمنة للمطالبة بسداد النفقات في بداية كل دورة سداد.
• يحتاج المعتمدون إلى التحقق يدويًا من مطالبات النفقات والتأكد من امتثالهم لسياسة السفر والنفقات الخاصة بالشركة.
• يتم تكليف فرق الشؤون المالية بمراجعة جميع إيصالات النفقات المعتمدة باستخدام مسارات ورقية قبل المعالجة.
• يتعين على فرق المالية بعد ذلك حفظ جميع الإيصالات والسجلات بطريقة منظمة لعمليات التدقيق الداخلية / الخارجية المستقبلية.

التحديات مع إدارة النفقات التقليدية

كانت الترقية من المحاسبة الورقية هي المحاسبة القائمة على Excel. ومع ذلك ، فإن كلا النظامين يتطلبان الكثير من الوقت والعمالة ، ويعتمدان فقط على إدخال البيانات يدويًا والتحقق منها. فيما يلي بعض التحديات والقيود المفروضة على إدارة النفقات التقليدية:

• احتمال كبير لوقوع أخطاء في إدخال البيانات: تعتمد إدارة المصروفات التقليدية على الإدخال اليدوي للبيانات لإعداد تقارير النفقات والموافقات وحتى حفظ السجلات. قد يؤدي وجود صفر إضافي أو واحد مفقود إلى تحريف كتبك وفتحك أمام عمليات التدقيق.
• ارتفاع مخاطر الاحتيال في تقرير النفقات: من الممكن جدًا أن تتسلل الفروق الدقيقة في السياسة عبر الثغرات وإنشاء عمليات احتيال لتقرير النفقات. هذا يكلف الشركات الكثير من المال وقد يمنع التقويمات الخاصة بك لإجراء تحقيق غير سار مع سلطات الضرائب.
• عدم وضوح الرؤية فيما يتعلق بإنفاق الموظفين: ليس لدى فرق الشؤون المالية طريقة لمعرفة مقدار ما ينفقه الموظفون على مشاريع مختلفة حتى يقومون بتسليم تقارير النفقات في نهاية الشهر. هذا يعيق الإنتاجية المالية ويمكن أن يتسبب في تهديد خطير لربح شركتك.

ما هي إدارة المصروفات الآلية؟

يستخدم برنامج إدارة النفقات الآلي ميزات مصممة خصيصًا للتخلص من جميع المهام العادية التي ينطوي عليها إعداد التقارير المالية. يساعد هذا في إزالة الإحباط الكامن وراء إعداد التقارير اليدوية بالنفقات.

إلى جانب جعل إعداد تقارير النفقات والتتبع أمرًا سهلاً ، إليك بعض المزايا الأخرى التي تجلبها إدارة النفقات الآلية:

• يوفر طرقًا سهلة للموظفين لتتبع النفقات والإبلاغ عنها من أي جهاز من اختيارهم.
• يقوم بإجراء فحوصات السياسة في الوقت الفعلي على كل مطالبة بالمصروفات حتى قبل الإبلاغ عنها لضمان الامتثال للسياسة.
• يتيح التخصيص والتشغيل الآلي لسير عمل الموافقة وتسويات بطاقات الائتمان المصرفية والشركات.
• يتكامل مع برامج المحاسبة الأخرى وتخطيط موارد المؤسسات (ERP) ونظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) لضمان مركزية جميع بيانات إدارة الموظفين والسفر والمصروفات.

فوائد التحول إلى الإدارة الآلية للنفقات

يمكن أن يكون التحول من إعداد تقارير النفقات الورقية و Excel إلى الرقمية تحولًا مهمًا للشركات. فيما يلي بعض الفوائد التي توفرها إدارة النفقات الآلية على إدارة النفقات التقليدية.

• يقضي الموظفون وقتًا أقل في تجميع تقارير النفقات وإرسالها.
• تقضي جهات الاعتماد وقتًا أقل في التحقق من تقارير المصروفات والموافقة عليها.
• يتم الاهتمام بالامتثال من خلال برنامج إدارة النفقات.
• يتم ضمان جاهزية التدقيق دون أي جهد يدوي إضافي.
• تحصل فرق المالية على رؤية مستمرة حول نفقات الموظفين.

يتولى التحول إلى إدارة النفقات التلقائية المهام اليدوية والمعرضة للخطأ والمستهلك للوقت ويساعد الشركات على تعزيز الأداء المالي وإنتاجية الموظفين وتحسين إدارة ميزانيتهم.

ما هو برنامج إدارة المصروفات؟

تم تصميم برنامج إدارة النفقات لأتمتة العمليات المتعلقة بإدارة النفقات والسفر ، بما في ذلك إعداد تقارير المصاريف والموافقات والسداد وحجوزات السفر. تقلل عملية إدارة المصروفات المؤتمتة من المخاطر التي عادة ما تكون من سمات إدارة النفقات التقليدية. فيما يلي بعض مزايا استخدام برنامج إدارة النفقات الذي ينظمه أصحاب المصلحة.

للموظفين ، يقدم:

كفاءة تتبع الاستلام وإعداد التقارير

توفر معظم برامج إدارة النفقات خيارات سهلة لتتبع إيصالات الأعمال لتقليل الوقت والجهد الذي يستثمره الموظفون في إعداد تقارير النفقات. الميزة الأكثر بروزًا لإعداد تقارير النفقات هي ماسح التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) الموجود في جميع تطبيقات الأجهزة المحمولة لإدارة النفقات تقريبًا.

تتيح هذه الميزة للموظفين ببساطة التقاط صورة للإيصال الورقي باستخدام الماسح الضوئي OCR. يقوم البرنامج بعد ذلك بملء تفاصيل النفقات تلقائيًا من الصورة الملتقطة ، وكلها جاهزة للإبلاغ. وهذا يضمن أن تحل تجربة نقرة واحدة حقًا محل عملية إعداد تقارير المصروفات اليدوية الشاقة.

تسديد النفقات بشكل أسرع

يسهّل برنامج إدارة السفر والمصروفات الآلي على الموظفين إرسال تقارير مصاريف متوافقة. كما أنه يلغي الحاجة إلى العودة المستمرة بين أصحاب المصلحة لضمان تقديم تقارير المصروفات في الوقت المناسب ، والموافقات ، وتسديد نفقات الموظفين.

بالنسبة إلى المعتمدين ، فإنه يقدم:

سير عمل الموافقة الآلية المخصصة

مع برنامج إدارة النفقات ، ليست هناك حاجة للمديرين أو المعتمدين للرد على رسائل البريد الإلكتروني "هل يمكنك توجيهي إلى الشخص المناسب". بمجرد إدخال سير العمل في مجموعة النظام والسياسات ، يمكنك حتى تعيين تذكيرات تلقائية لإرسال التقارير والموافقة التلقائية على التقارير وإزالة الاختناقات في عملية الموافقة على المصروفات تمامًا.

تطبيق سياسة النفقات الفعالة

بصفتك مديرين أو رؤساء أقسام أو قسمًا ماليًا ، هناك أشياء أفضل وأكثر أهمية عليك القيام بها من التحقق من مطالبات النفقات مقابل السياسات. يقوم برنامج إدارة النفقات بأتمتة عمليات فحص السياسة وينبهك بشأن أي انتهاكات. يمكّنك هذا من اتخاذ الإجراء المناسب ودون إضاعة ساعات الإنتاج في التحقق.

بالنسبة للفرق المالية ، فإنه يوفر:

تسوية بطاقة ائتمان الشركات تلقائيًا

منذ فترة ، عندما كانت بطاقات الشركات في غاية الغضب ، شعروا أنها الحل النهائي لإدارة نفقات العمل. تعرف الفرق المالية فقط مدى صعوبة مطابقة بيانات بطاقة الائتمان مع الفواتير ثم تدقيقها للتأكد من امتثالها.

يمكن أن يكون برنامج إدارة النفقات نعمة حقيقية عندما يتعلق الأمر بتسوية بطاقات الائتمان. يقوم البرنامج تلقائيًا بمطابقة النفقات والإيصالات والمعاملات ، ويمحو التدخل اليدوي من المعادلة. يتكامل أيضًا مع موفري بطاقات الائتمان للحصول على موجز ويب مباشر على لوحة معلومات إدارة النفقات. يساعد ذلك فرق المالية في الحصول على نظرة ثاقبة في الوقت الفعلي حول المكان الذي يحدث فيه الإنفاق بالضبط بدلاً من مجرد المعلومات التي يتم إنفاقها.

مسارات التدقيق الرقمي للامتثال المستمر

يحتفظ برنامج إدارة النفقات بمسارات تدقيق رقمية مفصلة لكل حساب والإجراءات المقابلة لجميع أصحاب المصلحة. هذا يجعل من السهل على فرق الشؤون المالية مراجعة تقارير المصروفات قبل معالجة عمليات السداد. يؤدي هذا أيضًا إلى التخلص من الحاجة إلى تخزين أكوام من الإيصالات الورقية والقلق بشأن حفظها.

معالجة دفع أسرع

يدمج برنامج إدارة المصروفات نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الموجود لديك والمحاسبة ونظام إدارة الموارد البشرية وبوابات البنوك. يتيح لك ذلك إحضار جميع بيانات الموظفين والنفقات إلى نظام أساسي واحد وبدء المدفوعات مباشرة من لوحة معلومات إدارة النفقات الخاصة بك. علاوة على ذلك ، سيمكنك من تتبع تقدم الدفع ، مما يضمن أنك على اطلاع دائم بالأشياء.

تخزين سحابي آمن لإيصالات النفقات

يتم تخزين جميع إيصالات النفقات المرفقة بمطالبات المصاريف في سحابة آمنة وقابلة للبحث. هذا يسهل على الفرق المالية البحث عن أي مصروفات أو إيصال أو تقرير باستخدام عوامل التصفية. في المرة التالية التي تجلس فيها لإجراء تدقيق ، لن تكون هناك ساعة من الصمت المحرج بينك وبين المدقق أثناء قيامك بفرز أكوام من التقارير للعثور على التقرير الذي طلبه المدقق.

نظرة ثاقبة في الوقت الحقيقي على تحليلات بيانات النفقات

يوفر برنامج إدارة النفقات رؤية في الوقت الفعلي ورؤية ثاقبة لإنفاق الموظفين عبر المؤسسة أو المؤسسات المتعددة. يتم توفير هذه الأفكار في لوحة معلومات إدارة النفقات ، حيث يمكنك عرض الإنفاق حسب الأقسام والمشاريع والفئات والمزيد.

ستساعدك رؤى بيانات النفقات في الوقت الفعلي على تحسين الإنفاق متى وحيثما كان ذلك ضروريًا. كما أنه يضمن التزامك بالميزانيات المتوقعة / المخصصة. بالإضافة إلى ذلك ، تتيح لك الرؤية الثاقبة للبيانات التاريخية تحليل الاحتياجات المالية لمؤسستك بشكل أفضل لاتخاذ قرارات تستند إلى البيانات.

أمن البيانات

يعد أمن البيانات مصدر قلق كبير لأي شيء يتضمن البرامج. يلتزم برنامج إدارة نفقات الأعمال الجيد بمعايير الأمان القياسية في الصناعة لضمان أمان بياناتك دائمًا. كما أنها توفر ميزات مثل الوصول المستند إلى الأدوار ، والوصول المستند إلى IP ، والوصول إلى المدقق لضمان وصول أصحاب المصلحة المختلفين بأدوار مختلفة فقط إلى البيانات التي تقرر السماح لهم برؤيتها.

يساعدك برنامج إدارة النفقات على أتمتة نظام إدارة النفقات بالكامل ، وتوفير الوقت والتكاليف. كما أنه يساعد في تقليل المخاطر وعمليات الاحتيال مع رفع معنويات الموظفين والربحية الإجمالية. إذا كنت ترغب في التحقق ، بدقة من حيث المال ، من عائد الاستثمار لبرنامج إدارة النفقات ، فإليك حاسبة مجانية لعائد الاستثمار يمكنك استخدامها.

كيفية اختيار برنامج إدارة النفقات لعملك

إذا كنت تستخدم حاسبة عائد الاستثمار التي تحدثنا عنها للتو ، فربما تكون مقتنعًا بأن برنامج إدارة النفقات يستحق الاستثمار.

لكن أتمتة تقارير النفقات الخاصة بك هي أكثر من مجرد عائد استثمار. يجب عليك اختيار برنامج تقرير المصاريف الذي يناسب احتياجات عملك. لمساعدتك خلال هذه العملية ، قمنا بتجميع قائمة تحقق مفيدة لمساعدتك في تحديد أفضل خيارات برامج النفقات لعملك:

تحقق من ميزات إدارة النفقات الضرورية

يجب أن يقدم بائع برنامج إدارة النفقات الذي اخترته القدرات التالية لضمان أنه يمكنك أتمتة كل خطوة من خطوات عملية إدارة النفقات:

• تطبيق جوّال مع خيارات سهلة لتتبع النفقات للموظفين.
• سير عمل الموافقة على المصاريف قابلة للتخصيص بالكامل.
• محرك قوي لقواعد العمل (أتمتة سياسة السفر والنفقات.)
• إمكانية التسوية التلقائية للبنوك وبطاقات الائتمان.
• تحليلات بيانات النفقات المتعمقة والوقت الحقيقي.
• لوحة تحكم شاملة لإدارة النفقات.
• التكامل مع مكاتب السفر ، وتخطيط موارد المؤسسات ، والمحاسبة ، وبرامج إدارة الموارد البشرية.
• أنظمة تخطيط موارد المؤسسات قوية وسهلة التنفيذ مع تكامل API.

افهم متطلبات دعم العملاء الخاصة بك

يجب أن تفهم متطلبات دعم العملاء لمؤسستك قبل أن تقوم بإدراج البائعين في قائمة مختصرة. إذا كان لديك موظفون يسافرون بشكل متكرر ، فقد تحتاج إلى بائع عالي التصنيف يتمتع بردود سريعة ومحادثات حية نشطة ودعم العملاء في الوقت المناسب.

إذا كنت تفضل الحصول على مقاطع فيديو إرشادية مفصلة ومستندات وموارد أخرى ، فتأكد من أن البائع يمكنه جعل هذه الموارد سهلة الوصول لفريقك. وهذا يضمن اعتمادًا أسرع وأسهل للتكنولوجيا الأحدث.

تحقق من مراجعات المستخدم على الأنظمة الأساسية الموثوقة

توفر التعليقات من العملاء الذين يستخدمون برنامجًا نظرة ثاقبة حول تجاربهم بعد التنفيذ. تلعب هذه المراجعات دورًا مهمًا في فهم ما إذا كان برنامج معين منتجًا قابلاً للتطبيق أم لا لعملك.

تعمل منصات مراجعة البرامج مثل G2 على تبسيط العملية وتثبيتها عن طريق تصنيف البرامج استنادًا إلى تقييمات المستخدمين الحقيقية عبر العديد من الأنظمة الأساسية. يقومون بتصنيف البرامج بناءً على معايير مختلفة مثل سهولة الاستخدام وجودة الدعم وسهولة التنفيذ والمزيد. يوفر هذا اختصارًا موثوقًا به للحصول على أفضل برنامج لتقرير النفقات لتحقيق أهداف عملك المرجوة.

تحقق من مستقبل أرباحك النهائية

المكونات الرئيسية لنجاح المؤسسة هي التعاون السلس بين الفرق مع الارتفاع المستمر في الإنتاجية المالية وإنتاجية الموظفين. يمكن تحقيق ذلك من خلال تبسيط عملية إدارة النفقات الخاصة بك لتوفير الوقت والجهد وضمان الدقة والأمان وتوفير رؤى قيمة لبيانات النفقات.