การจัดการค่าใช้จ่าย 101: คำแนะนำในการรายงานค่าใช้จ่าย

การจัดการค่าใช้จ่ายเป็นกระบวนการที่มักอธิบายว่าใช้เวลานาน ลำบาก เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย และน่าหงุดหงิด แต่ก็มีบทบาทสำคัญในการรักษาผลกำไรของบริษัทของคุณ

ตามคำจำกัดความ การจัดการค่าใช้จ่ายคือระบบขององค์กรที่ปรับใช้สำหรับการประมวลผลรายงานค่าใช้จ่าย การอนุมัติ และการชำระเงินคืนพนักงาน

อย่างไรก็ตาม เมื่ออ่านเพิ่มเติม คุณจะเห็นว่าการจัดการค่าใช้จ่ายที่สำคัญสามารถสร้างหรือทำลายธุรกิจทุกขนาดได้อย่างไรหากปล่อยทิ้งไว้โดยไม่มีใครดูแล บทความนี้กล่าวถึงสาเหตุที่บริษัทต่างๆ ต้องให้ความสำคัญกับการจัดการค่าใช้จ่ายและผลประโยชน์มากขึ้น

เหตุใดการจัดการค่าใช้จ่ายจึงมีความสำคัญ

การจัดการค่าใช้จ่ายมีความหมายที่แตกต่างกันสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่แตกต่างกัน สำหรับทีมการเงิน เป้าหมายหลักคือการรักษาบันทึกและการวางแผนทางการเงินที่ถูกต้อง สำหรับพนักงาน คือการได้รับเงินคืนเร็วขึ้นและมีแรงเสียดทานน้อยที่สุด สำหรับเจ้าของหรือผู้บริหาร มันเป็นเรื่องของการเติบโต ประสิทธิผล การจัดการความเสี่ยง การประหยัดต้นทุน และความพึงพอใจของพนักงาน

นี่คือข้อดีบางประการของการเอาใจใส่การจัดการค่าใช้จ่าย:

• เมื่อกระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายดำเนินไปอย่างราบรื่น ก็จะให้ข้อมูลเชิงลึกที่ถูกต้องเกี่ยวกับสุขภาพทางการเงินขององค์กร ซึ่งจะช่วยให้ฝ่ายบริหารระบุโอกาสในการประหยัดต้นทุนและความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น
• ขั้นต่อไป เมื่อรอบการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายของพนักงานสั้นลง จะส่งผลให้พนักงานมีความพึงพอใจและไว้วางใจมากขึ้น สิ่งนี้มีบทบาทสำคัญในการกำหนดพนักงานและประสิทธิภาพทางการเงินของคุณ
• สุดท้าย เมื่อคุณพยายามที่จะปฏิบัติตามและรักษาบันทึกโดยละเอียด คุณจะได้รับรางวัลเป็นสิทธิประโยชน์ทางภาษี ระบบการจัดการค่าใช้จ่ายที่คิดออกมาดีและดำเนินการมาอย่างดีจึงมีประโยชน์ทั้งที่จับต้องได้และจับต้องไม่ได้

กระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายมีลักษณะอย่างไร?

กระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายเกี่ยวข้องกับสิ่งต่อไปนี้:

• การรายงานค่าใช้จ่ายทางธุรกิจของพนักงาน
• การตรวจสอบและรับรองรายงานโดยผู้จัดการ/ผู้อนุมัติ
• การตรวจสอบรายงานค่าใช้จ่ายสำหรับการปฏิบัติตามโดยนักบัญชี/ทีมการเงิน
• การประมวลผลการชำระเงินสำหรับการชดใช้ค่าใช้จ่ายพนักงาน
• การจัดเก็บค่าใช้จ่าย ใบเสร็จรับเงิน และบันทึกสำหรับการตรวจสอบภายนอกอย่างปลอดภัย

นี่คือผังงานเพื่อช่วยให้คุณเห็นภาพกระบวนการ:

ดูเหมือนค่อนข้างง่าย แต่ในความเป็นจริง มีความท้าทายในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการที่ก่อให้เกิดภัยคุกคามร้ายแรงต่อความมั่นคงและการเติบโตของธุรกิจหากทำไม่ถูกต้อง ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเข้าใจความท้าทายเหล่านี้เพื่อสร้างระบบการจัดการค่าใช้จ่ายที่มีประสิทธิภาพ

ความท้าทายในกระบวนการจัดการการเดินทางและค่าใช้จ่าย

นอกจากจะใช้เวลานานและใช้แรงงานมากแล้ว กระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายยังเต็มไปด้วยความท้าทายตั้งแต่เมื่อคุณตั้งค่านโยบายจนถึงการชำระเงินคืน แล้วก็อีกหลายอย่าง ต่อไปนี้คือความท้าทายสามประการที่พบบ่อยที่สุดในการจัดการค่าใช้จ่าย

1. นโยบายการเดินทางและค่าใช้จ่ายไม่ชัดเจน

รอบการรายงานค่าใช้จ่ายเริ่มต้นจากพนักงาน และด้วยนโยบายค่าใช้จ่ายที่ไม่ชัดเจน ขั้นตอนแรกคือจุดเริ่มต้นของปัญหา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากการรายงานค่าใช้จ่ายมักเป็นงานในนาทีสุดท้าย และทุกคนก็หวาดกลัว

ปัญหาที่พนักงานต้องเผชิญกับนโยบายการเดินทางและค่าใช้จ่ายที่ไม่ชัดเจน:

• เป็นการยากที่จะจำนโยบายและหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย
• ส่งผลให้พนักงานเรียกร้องค่าใช้จ่ายนอกนโยบาย
• รายงานจะถูกส่งกลับไปยังพนักงานเพื่อส่งใหม่ ส่งผลให้การจ่ายเงินล่าช้า
• ค่าใช้จ่ายที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด หากชำระคืน จะนับเป็นการฉ้อโกงรายงานค่าใช้จ่าย
• พนักงานอาจพยายามทำซ้ำการละเมิดที่ไม่ได้ตรวจสอบ เนื่องจากพวกเขาอาจไม่ทราบถึงผลกระทบของการฉ้อโกงรายงานค่าใช้จ่าย

2. เวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่ายที่ไม่มีประสิทธิภาพ

ในกรณีของนโยบายการเดินทางและค่าใช้จ่าย หากไม่มีการกำหนดเวิร์กโฟลว์การอนุมัติไว้อย่างชัดเจน รายงานค่าใช้จ่ายก็อาจไม่ไปถึงบุคคลที่เหมาะสมและในกรอบเวลาที่เหมาะสม สิ่งนี้ทำให้เกิดความคับข้องใจ สับสน และความล่าช้าในการคืนเงินให้กับพนักงานสำหรับเงินที่พวกเขาใช้ไปจากกระเป๋าของพวกเขาสำหรับธุรกิจของคุณ

ปัญหาที่พนักงานและทีมการเงินต้องเผชิญกับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่ไม่มีประสิทธิภาพ:

• พนักงานและผู้อนุมัติไม่ทราบกระบวนการชำระเงินคืนทั้งหมด
• พวกเขาเสียเวลาในการผลิตในการทำความเข้าใจว่ารายงานใดส่งถึงใคร
• มีโอกาสสูงที่ผู้อนุมัติพลาดอีเมลรายงานค่าใช้จ่าย
• การอ้างสิทธิ์ที่เป็นการฉ้อโกงหรือไม่อยู่ในนโยบายอาจไม่ได้รับการตรวจสอบ
• อันเป็นผลมาจากการไปมาอย่างต่อเนื่องและยาวนาน การชำระเงินคืนจึงล่าช้า
• ไม่มีสถานที่ใดที่ติดตามกิจกรรมทั้งหมดในรายงานค่าใช้จ่าย
• เป็นเรื่องยากสำหรับทีมการเงินในการติดตามปัญหาคอขวดและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
• หากไม่มีเส้นทางการตรวจสอบอย่างละเอียด ธุรกิจก็เปิดรับการตรวจสอบอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

3. การชดใช้ค่าใช้จ่ายพนักงานล่าช้า

การชดใช้ค่าใช้จ่ายเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานและน่าเบื่อหน่าย ไม่ว่าจะเป็นการกลับไปกลับมาหลายครั้งระหว่างพนักงานและทีมการเงิน หรือการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง การตรวจสอบยืนยัน และการประมวลผลจำนวนมหาศาล ไม่มีใครชอบการรายงานค่าใช้จ่าย

นอกจากนี้ การชดใช้ค่าใช้จ่ายพนักงานล่าช้านำไปสู่:

• ความไม่พอใจของพนักงานและขวัญกำลังใจลดลง
• พนักงานสูญเสียเงินที่ใช้ไปกับบริษัท
• ไม่มีเวลามากพอที่จะจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ
• การอนุมัติในนาทีสุดท้ายอาจส่งผลให้มีการอนุมัติการเรียกร้องที่ไม่อยู่ในนโยบาย
• ทีมการเงินไม่สามารถปิดหนังสือได้ทันเวลา

ความล่าช้า ข้อผิดพลาด การฉ้อโกง และการตรวจสอบที่เจ็บปวดเป็นลักษณะของการจัดการค่าใช้จ่ายแบบดั้งเดิม นี่คือธุรกิจทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่ หันมาใช้วิธีการจัดการค่าใช้จ่ายที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

การจัดการค่าใช้จ่ายแบบดั้งเดิมคืออะไร?

กระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายแบบดั้งเดิมนั้นอาศัยการรับและบันทึกที่เป็นกระดาษ ในการวาดภาพ นี่คือลักษณะของระบบการจัดการค่าใช้จ่ายแบบดั้งเดิม:

• พนักงานได้รับมอบหมายให้ดูแลใบเสร็จรับเงินของธุรกิจทั้งหมดให้ปลอดภัยเพื่อเรียกร้องการเบิกค่าใช้จ่ายเมื่อเริ่มต้นรอบการชำระเงินคืนทุกครั้ง
• ผู้อนุมัติจำเป็นต้องตรวจสอบการเรียกร้องค่าใช้จ่ายด้วยตนเองและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาปฏิบัติตามนโยบายการเดินทางและค่าใช้จ่ายของบริษัท
• ทีมการเงินมีหน้าที่ตรวจสอบใบเสร็จรับเงินค่าใช้จ่ายที่ได้รับอนุมัติทั้งหมดพร้อมเส้นทางกระดาษก่อนดำเนินการ
• ทีมการเงินต้องบันทึกใบเสร็จรับเงินและบันทึกทั้งหมดอย่างเป็นระเบียบสำหรับการตรวจสอบภายใน/ภายนอกในอนาคต

ความท้าทายกับการจัดการค่าใช้จ่ายแบบเดิมๆ

การอัพเกรดจากการบัญชีแบบกระดาษเป็นการทำบัญชีแบบ Excel อย่างไรก็ตาม ทั้งสองระบบใช้เวลาและแรงงานมาก โดยอาศัยการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและการตรวจสอบยืนยันเท่านั้น นี่คือความท้าทายและข้อจำกัดบางประการของการจัดการค่าใช้จ่ายแบบเดิม:

• ความน่าจะเป็นสูงที่จะเกิดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล: การจัดการค่าใช้จ่ายแบบดั้งเดิมอาศัยการป้อนข้อมูลด้วยตนเองสำหรับการรายงานค่าใช้จ่าย การอนุมัติ และแม้กระทั่งการเก็บบันทึก ศูนย์เพิ่มเติมหรือศูนย์ที่ขาดหายไปอาจทำให้หนังสือของคุณเบี้ยวและเปิดให้คุณตรวจสอบได้
• ความเสี่ยงสูงของการฉ้อโกงรายงานค่าใช้จ่าย: เป็นไปได้มากที่ความแตกต่างของนโยบายจะหลุดผ่านรอยแตกและสร้างการฉ้อโกงรายงานค่าใช้จ่าย สิ่งนี้ทำให้ธุรกิจต้องเสียเงินเป็นจำนวนมาก และอาจบล็อกปฏิทินของคุณสำหรับการสอบถามที่ไม่พึงประสงค์กับหน่วยงานด้านภาษี
• ขาดการมองเห็นการใช้จ่ายของพนักงาน: ทีมการเงินไม่มีทางรู้ได้ว่าพนักงานใช้จ่ายในโครงการต่างๆ ไปเท่าไร จนกว่าพวกเขาจะส่งรายงานค่าใช้จ่ายเมื่อสิ้นเดือน สิ่งนี้ขัดขวางประสิทธิภาพทางการเงินและอาจเป็นภัยคุกคามร้ายแรงต่อผลกำไรของบริษัทของคุณ

การจัดการค่าใช้จ่ายอัตโนมัติคืออะไร?

ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายอัตโนมัติใช้คุณลักษณะที่ออกแบบมาเป็นพิเศษเพื่อขจัดงานทางโลกทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการรายงานทางการเงิน ซึ่งจะช่วยขจัดความยุ่งยากเบื้องหลังการรายงานค่าใช้จ่ายด้วยตนเอง

นอกจากการรายงานค่าใช้จ่ายและการติดตามอย่างรวดเร็วแล้ว ยังมีประโยชน์อื่นๆ ที่การจัดการค่าใช้จ่ายอัตโนมัตินำมาด้วย:

• เสนอวิธีง่ายๆ สำหรับพนักงานในการติดตามและรายงานค่าใช้จ่ายจากอุปกรณ์ใดก็ได้ที่ตนเลือก
• เรียกใช้การตรวจสอบนโยบายตามเวลาจริงในการเรียกร้องค่าใช้จ่ายทุกครั้ง แม้กระทั่งก่อนที่จะมีการรายงานเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามนโยบาย
• เปิดใช้งานการปรับแต่งและระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติและการกระทบยอดบัตรเครดิตธนาคารและองค์กร
• ผสานรวมกับซอฟต์แวร์การบัญชี ERP และ HRMS อื่น ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลการจัดการพนักงานและการเดินทางและค่าใช้จ่ายทั้งหมดถูกรวมศูนย์

ประโยชน์ของการเปลี่ยนมาใช้การจัดการค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ

การเปลี่ยนจากการรายงานค่าใช้จ่ายที่ใช้กระดาษและ Excel มาเป็นดิจิทัลอาจเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญสำหรับธุรกิจ ต่อไปนี้คือข้อดีบางประการของการจัดการค่าใช้จ่ายอัตโนมัติที่เสนอให้เหนือกว่าการจัดการค่าใช้จ่ายแบบเดิม

• พนักงานใช้เวลาน้อยลงในการรวบรวมและส่งรายงานค่าใช้จ่าย
• ผู้อนุมัติใช้เวลาน้อยลงในการตรวจสอบและอนุมัติรายงานค่าใช้จ่าย
• การปฏิบัติตามข้อกำหนดจะได้รับการดูแลโดยซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่าย
• มั่นใจได้ถึงความพร้อมในการตรวจสอบโดยไม่ต้องใช้ความพยายามใดๆ เพิ่มเติมจากเจ้าหน้าที่
• ทีมการเงินสามารถมองเห็นค่าใช้จ่ายของพนักงานได้อย่างต่อเนื่อง

การเปลี่ยนไปใช้การจัดการค่าใช้จ่ายแบบอัตโนมัติจะเข้ามาแทนที่งานที่ทำด้วยตนเอง มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาด และใช้เวลานาน และช่วยให้ธุรกิจเพิ่มประสิทธิภาพทางการเงิน ประสิทธิผลของพนักงาน และเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการงบประมาณ

ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายคืออะไร?

ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายได้รับการออกแบบมาเพื่อทำให้กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการค่าใช้จ่ายและการเดินทางเป็นไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งรวมถึงการรายงานค่าใช้จ่าย การอนุมัติ การชำระเงินคืน และการจองการเดินทาง กระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายอัตโนมัติช่วยลดความเสี่ยงที่มักจะเป็นลักษณะเฉพาะของการจัดการค่าใช้จ่ายแบบเดิม ต่อไปนี้คือข้อดีบางประการของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายที่จัดโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

สำหรับพนักงาน ขอเสนอ:

การติดตามและการรายงานใบเสร็จรับเงินอย่างมีประสิทธิภาพ

ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่มีตัวเลือกการติดตามใบเสร็จทางธุรกิจที่ง่ายดาย เพื่อลดเวลาและความพยายามของพนักงานในการลงทุนในการรายงานค่าใช้จ่าย คุณลักษณะการรายงานค่าใช้จ่ายที่สำคัญที่สุดคือเครื่องสแกนการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ที่พบในแอปพลิเคชันมือถือการจัดการค่าใช้จ่ายเกือบทั้งหมด

คุณลักษณะนี้ช่วยให้พนักงานสามารถถ่ายภาพใบเสร็จรับเงินโดยใช้เครื่องสแกน OCR ได้อย่างง่ายดาย จากนั้นซอฟต์แวร์จะเติมรายละเอียดค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติจากภาพที่ถ่าย ทั้งหมดพร้อมที่จะรายงาน สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าประสบการณ์ใช้งานเพียงคลิกเดียวจะเข้ามาแทนที่กระบวนการรายงานค่าใช้จ่ายด้วยตนเองที่น่าเบื่อ

เบิกค่าใช้จ่ายได้เร็วขึ้น

ซอฟต์แวร์การจัดการการเดินทางและค่าใช้จ่ายอัตโนมัติช่วยให้พนักงานส่งรายงานค่าใช้จ่ายที่เป็นไปตามข้อกำหนดได้ง่าย นอกจากนี้ยังขจัดความจำเป็นในการกลับไปกลับมาอย่างต่อเนื่องระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้แน่ใจว่าการส่งรายงานค่าใช้จ่าย การอนุมัติ และการชำระคืนค่าใช้จ่ายของพนักงานในเวลาที่เหมาะสม

สำหรับผู้อนุมัติเสนอ:

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติอัตโนมัติแบบกำหนดเอง

ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่าย ผู้จัดการหรือผู้อนุมัติไม่จำเป็นต้องตอบกลับอีเมล "คุณช่วยชี้ให้ฉันไปที่บุคคลที่ใช่ได้ไหม" เมื่อเวิร์กโฟลว์ถูกป้อนเข้าสู่ระบบและชุดนโยบายแล้ว คุณยังสามารถตั้งค่าตัวเตือนการส่งรายงานอัตโนมัติและอนุมัติรายงานอัตโนมัติ และขจัดปัญหาคอขวดในกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายทั้งหมด

การบังคับใช้นโยบายค่าใช้จ่ายที่มีประสิทธิภาพ

ในฐานะผู้จัดการ หัวหน้าแผนก หรือฝ่ายการเงิน มีสิ่งที่ดีและสำคัญกว่าที่คุณต้องทำมากกว่าการตรวจสอบการเรียกร้องค่าใช้จ่ายกับนโยบาย ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายจะตรวจสอบนโยบายโดยอัตโนมัติและแจ้งเตือนคุณเกี่ยวกับการละเมิดใดๆ สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถดำเนินการตามความเหมาะสมและไม่ต้องเสียเวลาทำงานในการตรวจสอบ

สำหรับทีมการเงิน ข้อเสนอ:

การกระทบยอดบัตรเครดิตองค์กรอัตโนมัติ

ไม่นานมานี้ เมื่อการ์ดของบริษัทเป็นที่นิยม พวกเขารู้สึกเหมือนเป็นทางออกที่ดีที่สุดในการจัดการค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ มีเพียงทีมการเงินเท่านั้นที่รู้ถึงความเจ็บปวดของการจับคู่ใบแจ้งยอดบัตรเครดิตกับใบเรียกเก็บเงิน จากนั้นจึงตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายสามารถเป็นประโยชน์อย่างแท้จริงเมื่อพูดถึงการกระทบยอดบัตรเครดิต ซอฟต์แวร์จะจับคู่ค่าใช้จ่าย ใบเสร็จรับเงิน และธุรกรรมโดยอัตโนมัติ โดยจะลบการแทรกแซงด้วยตนเองออกจากสมการ นอกจากนี้ยังรวมเข้ากับผู้ให้บริการบัตรเครดิตเพื่อรับฟีดโดยตรงบนแดชบอร์ดการจัดการค่าใช้จ่าย วิธีนี้ช่วยให้ทีมการเงินได้รับข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์ว่าการใช้จ่ายเกิดขึ้นที่ใด แทนที่จะเป็นเพียงข้อมูลการใช้จ่ายที่เกิดขึ้น

เส้นทางการตรวจสอบดิจิทัลสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างต่อเนื่อง

ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายจะรักษาเส้นทางการตรวจสอบดิจิทัลโดยละเอียดสำหรับค่าใช้จ่ายแต่ละรายการและการดำเนินการที่เกี่ยวข้องของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด ซึ่งช่วยให้ทีมการเงินตรวจสอบรายงานค่าใช้จ่ายได้ง่ายก่อนดำเนินการชำระเงินคืน นอกจากนี้ยังช่วยลดความจำเป็นในการจัดเก็บใบเสร็จที่เป็นกระดาษและไม่ต้องกังวลเรื่องการเก็บรักษา

การประมวลผลการชำระเงินที่เร็วขึ้น

ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายรวม ERP, การบัญชี, ระบบ HRMS และพอร์ทัลธนาคารที่มีอยู่ของคุณ สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถนำข้อมูลพนักงานและค่าใช้จ่ายทั้งหมดมาไว้บนแพลตฟอร์มเดียว และเริ่มการชำระเงินได้จากแดชบอร์ดการจัดการค่าใช้จ่ายของคุณ นอกจากนี้ ยังช่วยให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าในการชำระเงิน เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะทันเหตุการณ์อยู่เสมอ

ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ปลอดภัยสำหรับการรับค่าใช้จ่าย

ใบเสร็จรับเงินค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่แนบมากับการเรียกร้องค่าใช้จ่ายจะถูกเก็บไว้ในระบบคลาวด์ที่ปลอดภัยและค้นหาได้ ซึ่งช่วยให้ทีมการเงินสามารถค้นหาค่าใช้จ่าย ใบเสร็จ หรือรายงานโดยใช้ตัวกรองได้ง่าย ครั้งต่อไปที่คุณเข้ารับการตรวจสอบ จะไม่มีความเงียบงุ่มง่ามเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงระหว่างคุณและผู้ตรวจสอบบัญชี ในขณะที่คุณจัดเรียงรายงานจำนวนมากเพื่อค้นหารายงานที่ผู้สอบบัญชีขอ

ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับการวิเคราะห์ข้อมูลค่าใช้จ่าย

ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายให้การมองเห็นแบบเรียลไทม์และข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการใช้จ่ายของพนักงานทั่วทั้งองค์กรหรือหลายองค์กร ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้มีอยู่ในแดชบอร์ดการจัดการค่าใช้จ่ายของคุณ ซึ่งคุณสามารถดูการใช้จ่ายตามแผนก โครงการ ประเภท และอื่นๆ

ข้อมูลเชิงลึกของข้อมูลค่าใช้จ่ายแบบเรียลไทม์จะช่วยคุณเพิ่มประสิทธิภาพการใช้จ่ายได้ทุกที่ทุกเวลาที่จำเป็น นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าคุณยังคงใช้งบประมาณที่คาดการณ์/จัดสรรไว้ นอกจากนี้ ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับข้อมูลในอดีตยังช่วยให้คุณวิเคราะห์ความต้องการทางการเงินขององค์กรได้ดีขึ้นเพื่อตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเป็นหลัก

ความปลอดภัยของข้อมูล

ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นปัญหาใหญ่สำหรับทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ดีจะยึดตามมาตรการความปลอดภัยมาตรฐานอุตสาหกรรม เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณปลอดภัยเสมอ พวกเขายังเสนอคุณสมบัติเช่นการเข้าถึงตามบทบาท การเข้าถึงตาม IP และการเข้าถึงของผู้ตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีบทบาทต่างกันจะสามารถเข้าถึงข้อมูลที่คุณตัดสินใจปล่อยให้พวกเขาเห็นเท่านั้น

ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายช่วยให้คุณทำให้ระบบการจัดการค่าใช้จ่ายทั้งหมดเป็นแบบอัตโนมัติ ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ยังช่วยลดความเสี่ยงและการฉ้อโกงในขณะที่เพิ่มขวัญกำลังใจของพนักงานและผลกำไรโดยรวม หากคุณต้องการตรวจสอบ RoI ของซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายอย่างเคร่งครัดในแง่ของเงิน นี่คือเครื่องคำนวณ ROI ฟรีที่คุณสามารถใช้ได้

วิธีเลือกซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกิจของคุณ

หากคุณใช้เครื่องคำนวณ ROI ที่เราเพิ่งพูดถึง คุณอาจเชื่อว่าซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายนั้นคุ้มค่ากับการลงทุน

แต่การทำให้การรายงานค่าใช้จ่ายของคุณเป็นแบบอัตโนมัตินั้นเป็นมากกว่าแค่ ROI คุณต้องเลือกซอฟต์แวร์รายงานค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ เพื่อช่วยคุณตลอดกระบวนการ เราได้รวบรวมรายการตรวจสอบที่มีประโยชน์เพื่อช่วยคุณเลือกตัวเลือกซอฟต์แวร์ค่าใช้จ่ายที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ:

ตรวจสอบคุณสมบัติการจัดการค่าใช้จ่ายที่ต้องมี

ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายที่คุณเลือกควรมีความสามารถดังต่อไปนี้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถดำเนินการอัตโนมัติทุกขั้นตอนของกระบวนการจัดการค่าใช้จ่าย:

• แอพมือถือที่มีตัวเลือกการติดตามค่าใช้จ่ายที่ง่ายสำหรับพนักงาน
• เวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่ายที่ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่
• กลไกจัดการกฎธุรกิจที่แข็งแกร่ง (ระบบอัตโนมัติของนโยบายการเดินทางและค่าใช้จ่าย)
• ความสามารถในการกระทบยอดธนาคารและบัตรเครดิตอัตโนมัติ
• การวิเคราะห์ข้อมูลค่าใช้จ่ายในเชิงลึกและแบบเรียลไทม์
• แดชบอร์ดการจัดการค่าใช้จ่ายที่ครอบคลุม
• การผสานรวมกับโต๊ะท่องเที่ยว, ERP, การบัญชี และซอฟต์แวร์ HRMS
• ระบบ ERP ที่ทรงพลังและใช้งานง่ายพร้อมการรวม API

ทำความเข้าใจข้อกำหนดการสนับสนุนลูกค้าของคุณ

คุณต้องเข้าใจข้อกำหนดการสนับสนุนลูกค้าขององค์กรของคุณก่อนที่จะคัดเลือกผู้ขาย หากคุณมีพนักงานที่เดินทางบ่อย คุณอาจต้องการผู้ให้บริการที่ได้รับคะแนนสูงพร้อมคำตอบที่รวดเร็ว แชทสดที่ใช้งานอยู่ และการสนับสนุนลูกค้าที่ทันท่วงที

หากคุณต้องการมีวิดีโอแสดงวิธีการโดยละเอียด เอกสาร และแหล่งข้อมูลอื่นๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ขายของคุณสามารถทำให้ทรัพยากรดังกล่าวเข้าถึงได้ง่ายสำหรับทีมของคุณ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ถึงการยอมรับเทคโนโลยีที่ใหม่กว่าอย่างรวดเร็วและง่ายดาย

ตรวจสอบบทวิจารณ์ของผู้ใช้บนแพลตฟอร์มที่เชื่อถือได้

ความคิดเห็นจากลูกค้าที่ใช้ซอฟต์แวร์จะให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสบการณ์หลังการใช้งาน บทวิจารณ์เหล่านี้มีบทบาทสำคัญในการทำความเข้าใจว่าซอฟต์แวร์ใดซอฟต์แวร์หนึ่งเป็นผลิตภัณฑ์ที่ใช้งานได้จริงหรือไม่สำหรับธุรกิจของคุณ

แพลตฟอร์มการตรวจสอบซอฟต์แวร์ เช่น G2 ทำให้กระบวนการง่ายขึ้นและเร็วขึ้น โดยให้คะแนนซอฟต์แวร์ตามรีวิวของผู้ใช้จริงในแพลตฟอร์มต่างๆ พวกเขาให้คะแนนซอฟต์แวร์ตามเกณฑ์ต่างๆ เช่น ความง่ายในการใช้งาน คุณภาพของการสนับสนุน ความง่ายในการใช้งาน และอื่นๆ นี่เป็นทางลัดที่เชื่อถือได้ในการรับมือกับซอฟต์แวร์รายงานค่าใช้จ่ายที่ดีที่สุด เพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจที่คุณต้องการ

พิสูจน์ผลกำไรของคุณในอนาคต

ส่วนผสมหลักสำหรับความสำเร็จขององค์กรคือการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นระหว่างทีมด้วยการเพิ่มประสิทธิภาพทางการเงินและพนักงานอย่างต่อเนื่อง สิ่งนี้สามารถทำได้โดยการปรับปรุงกระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายของคุณเพื่อประหยัดเวลา ความพยายาม รับรองความถูกต้องและความปลอดภัย และให้ข้อมูลเชิงลึกด้านข้อมูลค่าใช้จ่ายอันมีค่า