費用管理 101：費用報告指南

費用管理是一個經常被描述為耗時、費力、容易出錯和令人沮喪的過程。 然而，它在維持公司的底線方面起著至關重要的作用。

根據定義，費用管理是用於處理費用報告、批准和員工報銷的組織系統。

但是，進一步閱讀，您將看到如果無人看管，費用管理的細節將如何成就或破壞任何規模的企業。 本文討論了為什麼公司必須更加註意費用管理及其好處。

為什麼費用管理很重要？

費用管理對不同的利益相關者有不同的影響。 對於財務團隊來說，主要關注點是保持準確的記錄和財務規劃。 對於員工來說，這是更快地獲得報銷，並且摩擦最小。 對於所有者或管理層而言，它關係到增長、生產力、風險管理、成本節約和員工滿意度。

以下是注意費用管理的一些好處：

• 當費用管理流程順利進行時，它可以準確了解組織的財務狀況。 這有助於管理層識別節省成本的機會和潛在風險。
• 其次，當費用員工報銷週期更短時，員工滿意度和信任度會更高。 這在確定您的員工和財務生產力方面起著至關重要的作用。
• 最後，當您努力保持合規並維護詳細記錄時，您將獲得稅收優惠。 因此，一個經過深思熟慮和實施的費用管理系統具有有形和無形的好處。

費用管理流程是什麼樣的？

費用管理流程包括以下內容：

• 員工報告業務費用
• 經理/審批人對報告的驗證和確認
• 會計師/財務團隊合規性支出報告的審計
• 處理員工費用報銷的付款
• 為外部審計保存費用、收據和記錄

這是一個流程圖，可幫助您可視化該過程：

看起來很簡單，但實際上，流程的每一步都存在挑戰，如果做得不好，將對業務的穩定性和增長構成嚴重威脅。 因此，了解這些挑戰對於構建高效的費用管理系統至關重要。

差旅和費用管理流程中的挑戰

除了耗時和勞動密集型之外，從您制定政策到處理報銷，費用管理流程都充滿挑戰。 然後還有一些。 以下是費用管理中最常見的三個挑戰。

1. 差旅和費用政策不明確

費用報告的周期從員工開始，費用政策不明確，第一步是麻煩開始的地方。 尤其是因為費用報告始終是最後一分鐘的工作，而且所有人都害怕。

員工面臨的差旅和費用政策不明確的問題：

• 很難記住費用政策和類別。
• 這導致員工要求支付保單外費用。
• 報告會被發送回員工重新提交，從而導致延遲付款。
• 不合規費用，如果報銷，算作費用報告欺詐。
• 員工可能會嘗試重複未經檢查的違規行為，因為他們可能沒有完全意識到實施費用報告欺詐的後果。

2. 費用審批流程無效

與差旅和費用政策的情況一樣，如果審批工作流程定義不明確，則費用報告可能無法在正確的時間範圍內到達正確的人員。 這會導致員工從口袋里為您的企業花的錢報銷他們的挫敗感、困惑和延誤。

員工和財務團隊面臨的審批工作流程效率低下的問題：

• 員工和審批者不了解整個報銷流程。
• 他們浪費了生產時間來了解哪些報告發給了誰。
• 審批人很可能會錯過費用報告電子郵件。
• 欺詐性或違反政策的索賠可能會不受控制。
• 由於不斷而漫長的來回，報銷被延遲。
• 沒有一個地方可以跟踪費用報告中的所有活動。
• 財務團隊很難跟踪瓶頸和合規性。
• 不可避免地，如果沒有詳細的審計跟踪，企業就會接受審計。

3. 延遲的員工費用報銷

費用報銷是一個漫長而令人厭煩的過程。 無論是員工和財務團隊之間的多次來回，還是大量的手動數據輸入、驗證和處理——沒有人喜歡費用報告。

此外，延遲的員工費用報銷會導致：

• 員工不滿，士氣低落。
• 員工在他們花在公司上的錢上損失了。
• 沒有足夠的時間專注於真正重要的事情。
• 最後一刻的批准可能會導致超出政策的索賠被批准。
• 財務團隊無法按時結賬。

延遲、錯誤、欺詐和痛苦的審計是傳統費用管理的特徵。 這是企業，無論大小，都轉向更有效的費用管理方法。

什麼是傳統費用管理？

傳統的費用管理流程依賴於紙質收據和記錄。 畫一幅畫，這就是傳統的費用管理系統的樣子：

• 員工的任務是確保所有業務收據安全，以便在每個報銷週期開始時要求報銷費用。
• 審批人需要手動驗證費用報銷，並確保它們符合公司的差旅和費用政策。
• 財務團隊的任務是在處理之前用紙質記錄審核所有已批准的費用收據。
• 然後，財務團隊必須以有組織的方式保存所有收據和記錄，以供將來進行內部/外部審計。

傳統費用管理的挑戰

紙質會計的升級是基於 Excel 的會計。 然而，這兩個系統都是時間和勞動密集型的，完全依賴於手動數據輸入和驗證。 以下是傳統費用管理的一些挑戰和局限性：

• 數據輸入錯誤的可能性很高：傳統的費用管理依賴於手動數據輸入來進行費用報告、審批甚至記錄保存。 額外的零或缺失可能會歪曲您的賬簿並使您接受審計。
• 費用報告欺詐的高風險：政策細微差別很可能從裂縫中溜走並造成費用報告欺詐。 這會花費企業大量資金，並且可能會阻止您的日曆以向稅務機關進行令人不快的詢問。
• 缺乏對員工支出的可見性：財務團隊在月底提交費用報告之前無法知道員工在不同項目上的支出。 這會影響財務生產力，並可能對您公司的底線造成嚴重威脅。

什麼是自動化費用管理？

自動化費用管理軟件使用專門設計的功能來消除財務報告中涉及的所有日常任務。 這有助於消除手動費用報告背後的挫敗感。

除了使費用報告和跟踪變得輕而易舉外，自動化費用管理還帶來了其他一些好處：

• 為員工提供從他們選擇的任何設備跟踪和報告費用的簡便方法。
• 甚至在報告之前對每個費用索賠進行實時政策檢查，以確保政策合規。
• 實現審批工作流程以及銀行和企業信用卡對賬的定制和自動化。
• 與其他會計、ERP 和 HRMS 軟件集成，以確保所有員工以及差旅和費用管理數據都集中。

切換到自動化費用管理的好處

從紙質和基於 Excel 的費用報告轉向數字化可能是企業的重大轉變。 以下是與傳統費用管理相比，自動化費用管理提供的一些好處。

• 員工花費更少的時間來編譯和提交費用報告。
• 審批者花費更少的時間來驗證和批准費用報告。
• 費用管理軟件負責合規性。
• 無需任何額外的人工操作即可確保審計準備就緒。
• 財務團隊可以持續了解員工費用。

切換到自動化費用管理可以取代手動、容易出錯和耗時的任務，並幫助企業提高財務績效、員工生產力並優化預算管理。

什麼是費用管理軟件？

費用管理軟件旨在自動化差旅和費用管理相關流程，包括費用報告、批准、報銷和差旅預訂。 自動化的費用管理流程將傳統費用管理通常具有的風險降至最低。 以下是使用由利益相關者組織的費用管理軟件的一些優點。

對於員工，它提供：

高效的收據跟踪和報告

大多數費用管理軟件都提供簡單的業務收據跟踪選項，以減少員工在費用報告上投入的時間和精力。 最突出的費用報告功能是幾乎所有費用管理移動應用程序中的光學字符識別 (OCR) 掃描儀。

此功能允許員工使用 OCR 掃描儀簡單地為紙質收據拍照。 然後，該軟件會從捕獲的圖像中自動填充費用詳細信息，並準備好進行報告。 這確保了真正的一鍵式體驗取代了繁瑣的手動費用報告流程。

更快的費用報銷

自動化的差旅和費用管理軟件使員工可以輕鬆提交合規的費用報告。 它還消除了利益相關者之間不斷來回的需要，以確保及時提交、批准和員工費用報銷。

對於審批者，它提供：

自定義自動審批工作流程

使用費用管理軟件，經理或審批人無需回复“請您給我指給正確的人”的電子郵件。 將工作流程輸入系統和策略集後，您甚至可以設置自動報告提交提醒和自動批准報告，並完全消除費用批准過程中的瓶頸。

有效的費用政策執行

作為經理、部門負責人或財務部門，除了根據保單核實費用報銷外，您還需要做一些更好、更重要的事情。 費用管理軟件可自動執行政策檢查並提醒您任何違規行為。 這使您能夠採取適當的行動，而不會在驗證上浪費生產時間。

對於財務團隊，它提供：

公司信用卡自動對賬

前段時間，當公司卡風靡一時，它們感覺像是管理業務費用的終極解決方案。 只有財務團隊知道將信用卡對帳單與賬單相匹配，然後對其進行審計以確保合規性的痛苦。

在信用卡核對方面，費用管理軟件可能是一個真正的福音。 該軟件會自動匹配費用、收據和交易，從而消除等式中的人工干預。 它還與信用卡提供商集成，以在費用管理儀表板上獲得直接信息。 這有助於財務團隊實時了解支出發生的確切位置，而不僅僅是支出發生的信息。

持續合規的數字審計跟踪

費用管理軟件為每項費用和所有利益相關者的相應行動維護詳細的數字審計跟踪。 這使財務團隊可以在處理報銷之前輕鬆審核費用報告。 這也消除了存儲成堆紙質收據的需要，也無需擔心它們的保管。

更快的付款處理

費用管理軟件集成了您現有的 ERP、會計、HRMS 系統和銀行門戶。 這使您可以將所有員工和費用數據帶到一個平台，並直接從您的費用管理儀表板開始付款。 此外，它將使您能夠跟踪付款進度，確保您始終了解情況。

用於費用收據的安全雲存儲

附加到費用報銷的所有費用收據都存儲在安全且可搜索的雲中。 這使財務團隊可以使用過濾器輕鬆搜索任何費用、收據或報告。 下次你參加審計時，你和審計員之間不會有一個小時尷尬的沉默，而你會整理成堆的報告以找到審計員要求的報告。

實時洞察費用數據分析

費用管理軟件提供對整個組織或多個組織的員工支出的實時可見性和洞察力。 這些見解在您的費用管理儀表板上提供，您可以在其中按部門、項目、類別等查看支出。

實時費用數據洞察將幫助您隨時隨地優化支出。 它還確保您堅持預測/分配的預算。 此外，對歷史數據的洞察使您能夠更好地分析組織的財務需求，從而做出數據驅動的決策。

數據安全

數據安全性是任何涉及軟件的重大問題。 一個好的業務費用管理軟件遵循行業標準的安全措施，以確保您的數據始終安全。 它們還提供基於角色的訪問、基於 IP 的訪問和審核員訪問等功能，以確保具有不同角色的不同利益相關者只能訪問您決定讓他們查看的數據。

費用管理軟件可幫助您自動化整個費用管理系統，節省時間和成本。 它還有助於降低風險和欺詐，同時提高員工士氣和整體盈利能力。 如果您想嚴格按照金錢來檢查費用管理軟件的投資回報率，這裡有一個免費的投資回報率計算器，您可以使用。

如何為您的企業選擇費用管理軟件

如果您使用了我們剛剛討論的 ROI 計算器，您可能會確信費用管理軟件是值得投資的。

但是自動化您的費用報告不僅僅是投資回報率。 您必須選擇適合您業務需求的費用報告軟件。 為了幫助您完成整個過程，我們編制了一份方便的清單，以幫助您選擇最適合您業務的費用軟件選項：

檢查必備的費用管理功能

您選擇的費用管理軟件供應商應提供以下功能，以確保您可以自動化費用管理流程的每一步：

• 一款為員工提供簡單費用跟踪選項的移動應用程序。
• 完全可定制的費用審批工作流程。
• 強大的業務規則引擎（差旅和費用政策自動化。）
• 自動銀行和信用卡對帳功能。
• 深入和實時的費用數據分析。
• 全面的費用管理儀表板。
• 與旅行服務台、ERP、會計和 HRMS 軟件集成。
• 功能強大且易於實施的具有 API 集成的 ERP 系統。

了解您的客戶支持要求

在將供應商列入候選名單之前，您必須了解組織的客戶支持要求。 如果您有經常出差的員工，您可能需要具有快速響應、活躍的實時聊天和及時的客戶支持的高評價供應商。

如果您更喜歡詳細的操作視頻、文檔和其他資源，請確保您的供應商可以讓您的團隊輕鬆訪問這些資源。 這可確保更快、更輕鬆地採用新技術。

檢查受信任平台上的用戶評論

來自使用軟件的客戶的評論可以深入了解他們在實施後的體驗。 這些評論在了解特定軟件是否適合您的業務方面發揮著至關重要的作用。

像 G2 這樣的軟件評論平台通過基於不同平台上的真實用戶評論對軟件進行評級來簡化和加快流程。 他們根據不同的標準對軟件進行評分，例如易用性、支持質量、易於實施等等。 這提供了一個值得信賴的捷徑，讓您可以使用最好的費用報告軟件來實現您期望的業務目標。

面向未來的您的底線

組織成功的主要因素是團隊之間的無縫協作，財務和員工生產力不斷提高。 這可以通過簡化您的費用管理流程來實現，以節省時間和精力，確保准確性和安全性，並提供有價值的費用數據見解。