Gestión de gastos 101: su guía para la elaboración de informes de gastos

La gestión de gastos es un proceso que a menudo se describe como lento, laborioso, propenso a errores y frustrante. Sin embargo, juega un papel crucial en el mantenimiento de los resultados de su empresa.

Por definición, la gestión de gastos es un sistema de organización implementado para procesar informes de gastos, aprobaciones y reembolsos de empleados.

Sin embargo, más adelante en la lectura, verá cómo los detalles esenciales de la gestión de gastos pueden hacer o deshacer empresas de cualquier tamaño si no se atienden. Este artículo habla de por qué las empresas deben prestar más atención a la gestión de gastos y sus beneficios.

¿Por qué es importante la gestión de gastos?

La gestión de gastos tiene diferentes implicaciones para las diferentes partes interesadas. Para los equipos de finanzas, el enfoque principal es mantener registros precisos y planificación financiera. Para los empleados, es recibir un reembolso más rápido y con la mínima fricción. Para los propietarios o la gerencia, se trata de crecimiento, productividad, gestión de riesgos, ahorro de costos y satisfacción de los empleados.

Aquí hay algunas ventajas de prestar atención a la gestión de gastos:

• Cuando el proceso de administración de gastos fluye sin problemas, brinda información precisa sobre la salud financiera de la organización. Esto ayuda a la gerencia a identificar oportunidades de ahorro de costos y riesgos potenciales.
• Luego, cuando los ciclos de reembolso de gastos de los empleados son más cortos, se obtiene una mayor satisfacción y confianza de los empleados. Esto juega un papel crucial en la determinación de su empleado y la productividad financiera.
• Por último, cuando se esfuerza por cumplir y mantener registros detallados, se le recompensa con beneficios fiscales. Un sistema de gestión de gastos bien pensado e implementado, por lo tanto, tiene beneficios tanto tangibles como intangibles.

¿Cómo es el proceso de gestión de gastos?

El proceso de gestión de gastos implica lo siguiente:

• Informes de gastos comerciales por parte de los empleados.
• Verificación y validación de informes por parte de gerentes/aprobadores
• Auditoría de informes de gastos para el cumplimiento por parte de contadores/equipos financieros
• Procesamiento de pagos para reembolsos de gastos de empleados
• Custodia de gastos, recibos y registros para auditorías externas

Aquí hay un diagrama de flujo para ayudarlo a visualizar el proceso:

Parece bastante simple, pero en realidad, hay desafíos en cada paso del proceso que representan graves amenazas para la estabilidad y el crecimiento del negocio si no se hace bien. Por lo tanto, es esencial comprender estos desafíos para construir un sistema de gestión de gastos eficiente.

Retos en el proceso de gestión de viajes y gastos

Además de consumir mucho tiempo y mano de obra, el proceso de administración de gastos está plagado de desafíos desde que configura las políticas hasta que se procesan los reembolsos. Y luego un poco más. Estos son los tres desafíos más comunes en la gestión de gastos.

1. Políticas de viajes y gastos poco claras

El ciclo de informes de gastos comienza con los empleados, y con políticas de gastos poco claras, el primer paso es donde comienza el problema. Sobre todo porque la elaboración de informes de gastos es siempre un trabajo de última hora y todos lo temen.

Problemas que enfrentan los empleados con políticas de viajes y gastos poco claras:

• Se vuelve difícil recordar las políticas y categorías de gastos.
• Esto da como resultado que los empleados reclamen gastos fuera de la póliza.
• Los informes se devuelven a los empleados para que los vuelvan a enviar, lo que provoca retrasos en los pagos.
• Los gastos no conformes, si se reembolsan, cuentan como fraude en el informe de gastos.
• Los empleados pueden intentar repetir infracciones no verificadas, ya que es posible que no sean plenamente conscientes de las repercusiones de cometer un fraude en el informe de gastos.

2. Flujos de trabajo de aprobación de gastos ineficaces

Como en el caso de las políticas de viajes y gastos, si el flujo de trabajo de aprobación no está bien definido, es posible que el informe de gastos no llegue a la persona adecuada y en el plazo adecuado. Esto causa frustración, confusión y demoras en el reembolso de los empleados por el dinero que gastaron de sus bolsillos para su negocio.

Problemas a los que se enfrentan los empleados y los equipos financieros con flujos de trabajo de aprobación ineficientes:

• Los empleados y aprobadores no conocen todo el proceso de reembolso.
• Desperdician horas productivas en comprender qué informes van a quién.
• Existe una alta probabilidad de que un aprobador pierda un correo electrónico de informe de gastos.
• Es posible que no se controlen las reclamaciones fraudulentas o fuera de la política.
• Como resultado de las constantes y largas idas y venidas, los reembolsos se retrasan.
• No hay un solo lugar donde se realice un seguimiento de toda la actividad en un informe de gastos.
• Se vuelve difícil para los equipos de finanzas hacer un seguimiento de los cuellos de botella y el cumplimiento.
• Inevitablemente, sin una pista de auditoría detallada, la empresa se expone a auditorías.

3. Reembolsos de gastos de empleados retrasados

Los reembolsos de gastos son un proceso largo y tedioso. Ya se trate de las múltiples idas y venidas entre los empleados y los equipos de finanzas o la cantidad colosal de entrada, verificación y procesamiento manual de datos, a nadie le gustan los informes de gastos.

Además, los reembolsos de gastos de empleados retrasados ​​conducen a:

• Insatisfacción de los empleados y reducción de la moral.
• Los empleados pierden el dinero que gastaron en la empresa.
• No tienes suficiente tiempo para concentrarte en cosas que son realmente importantes.
• Las aprobaciones de última hora pueden resultar en la aprobación de reclamos fuera de la póliza.
• Los equipos de finanzas no pueden cerrar los libros a tiempo.

Los retrasos, los errores, los fraudes y las dolorosas auditorías son características de la gestión de gastos tradicional. Se trata de empresas, pequeñas y grandes, que recurren a métodos más efectivos para administrar los gastos.

¿Qué es la gestión de gastos tradicional?

Los procesos tradicionales de gestión de gastos se basan en recibos y registros en papel. Para pintar una imagen, así es como se ve un sistema de gestión de gastos tradicional:

• Los empleados tienen la tarea de mantener seguros todos los recibos comerciales para reclamar los reembolsos de gastos al comienzo de cada ciclo de reembolso.
• Los aprobadores deben verificar manualmente las declaraciones de gastos y asegurarse de que cumplan con la política de viajes y gastos de la empresa.
• Los equipos de finanzas tienen la tarea de auditar todos los recibos de gastos aprobados con registros en papel antes de procesarlos.
• Los equipos de finanzas luego tienen que guardar todos los recibos y registros de manera organizada para futuras auditorías internas/externas.

Desafíos con la gestión de gastos tradicional

Una actualización de la contabilidad en papel fue la contabilidad basada en Excel. Sin embargo, ambos sistemas requieren mucho tiempo y mano de obra, y se basan únicamente en la entrada y verificación manual de datos. Estos son algunos desafíos y limitaciones de la gestión de gastos tradicional:

• Alta probabilidad de errores en la entrada de datos: la gestión de gastos tradicional se basa en la entrada manual de datos para informes de gastos, aprobaciones e incluso mantenimiento de registros. Un cero adicional o uno faltante podría sesgar sus libros y exponerlo a auditorías.
• Alto riesgo de fraudes en los informes de gastos: es muy posible que los matices de las políticas se escapen y generen fraudes en los informes de gastos. Esto cuesta mucho dinero a las empresas y puede bloquear sus calendarios para una consulta desagradable con las autoridades fiscales.
• Falta de visibilidad de los gastos de los empleados: los equipos de finanzas no tienen forma de saber cuánto gastan los empleados en diferentes proyectos hasta que entregan los informes de gastos a fin de mes. Esto perjudica la productividad financiera y puede representar una grave amenaza para los resultados de su empresa.

¿Qué es la gestión de gastos automatizada?

El software de administración de gastos automatizado utiliza funciones diseñadas especialmente para eliminar todas las tareas mundanas involucradas en los informes financieros. Esto ayuda a eliminar la frustración detrás de los informes de gastos manuales.

Además de hacer que los informes de gastos y el seguimiento sean muy sencillos, aquí hay algunos otros beneficios que trae consigo la gestión automatizada de gastos:

• Ofrece formas fáciles para que los empleados rastreen e informen los gastos desde cualquier dispositivo de su elección.
• Ejecuta verificaciones de políticas en tiempo real en cada reclamo de gastos incluso antes de que se informe para garantizar el cumplimiento de la política.
• Permite la personalización y automatización de flujos de trabajo de aprobación y conciliaciones de tarjetas de crédito bancarias y corporativas.
• Se integra con otro software de contabilidad, ERP y HRMS para garantizar que todos los datos de administración de gastos, viajes y empleados estén centralizados.

Beneficios de cambiar a la gestión de gastos automatizada

Un cambio de informes de gastos en papel y basados ​​en Excel a digital puede ser una transformación significativa para las empresas. Aquí hay algunos beneficios que ofrece la gestión de gastos automatizada en comparación con la gestión de gastos tradicional.

• Los empleados dedican menos tiempo a recopilar y enviar informes de gastos.
• Los aprobadores pasan menos tiempo verificando y aprobando los informes de gastos.
• El software de gestión de gastos se ocupa del cumplimiento.
• La preparación para auditorías está garantizada sin ningún esfuerzo manual adicional.
• Los equipos de finanzas obtienen visibilidad continua de los gastos de los empleados.

El cambio a la gestión de gastos automatizada se hace cargo de las tareas manuales, propensas a errores y que consumen mucho tiempo, y ayuda a las empresas a impulsar el rendimiento financiero, la productividad de los empleados y optimizar la gestión de su presupuesto.

¿Qué es el software de gestión de gastos?

El software de gestión de gastos está diseñado para automatizar los procesos relacionados con la gestión de viajes y gastos, incluidos los informes de gastos, las aprobaciones, los reembolsos y las reservas de viajes. Un proceso de gestión de gastos automatizado minimiza los riesgos que suelen ser característicos de la gestión de gastos tradicional. Aquí hay algunas ventajas de usar un software de gestión de gastos organizado por las partes interesadas.

Para los empleados, ofrece:

Seguimiento e informes eficientes de recibos

La mayoría del software de gestión de gastos ofrece opciones sencillas de seguimiento de recibos comerciales para reducir el tiempo y el esfuerzo que los empleados invierten en la generación de informes de gastos. La característica de informes de gastos más destacada es el escáner de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que se encuentra en casi todas las aplicaciones móviles de gestión de gastos.

Esta característica les permite a los empleados simplemente tomar una foto del recibo en papel usando el escáner OCR. Luego, el software completa automáticamente los detalles de los gastos de la imagen capturada, todo listo para generar informes. Esto garantiza que una verdadera experiencia de un solo clic reemplace el tedioso proceso manual de informes de gastos.

Reembolsos de gastos más rápidos

Un software automatizado de gestión de gastos y viajes facilita a los empleados la presentación de informes de gastos conformes. También elimina la necesidad de constantes idas y venidas entre las partes interesadas para garantizar la presentación oportuna de informes de gastos, aprobaciones y reembolsos de gastos de los empleados.

Para los aprobadores, ofrece:

Flujos de trabajo de aprobación automatizados personalizados

Con un software de administración de gastos, no es necesario que los gerentes o aprobadores respondan a los correos electrónicos del tipo "¿Podría señalarme a la persona adecuada?". Una vez que el flujo de trabajo se introduce en el sistema y se establecen las políticas, incluso puede configurar recordatorios de envío de informes automáticos y aprobar informes automáticamente y eliminar por completo los cuellos de botella en el proceso de aprobación de gastos.

Cumplimiento efectivo de la política de gastos

Como gerentes, jefes de departamento o departamento de finanzas, hay cosas mejores y más importantes que debe hacer que verificar las declaraciones de gastos con las pólizas. Un software de administración de gastos automatiza las verificaciones de políticas y lo alerta sobre cualquier infracción. Esto le permite tomar las medidas adecuadas y sin perder horas productivas en la verificación.

Para los equipos de finanzas, ofrece:

Conciliación automática de tarjetas de crédito corporativas

Hace un tiempo, cuando las tarjetas corporativas estaban de moda, se sentían como la solución definitiva para administrar los gastos comerciales. Solo los equipos de finanzas conocen el dolor de hacer coincidir los estados de cuenta de las tarjetas de crédito con las facturas y luego auditarlos para verificar su cumplimiento.

Un software de gestión de gastos puede ser una verdadera ayuda cuando se trata de la conciliación de tarjetas de crédito. El software compara automáticamente los gastos, los recibos y las transacciones, eliminando la intervención manual de la ecuación. También se integra con los proveedores de tarjetas de crédito para obtener información directa sobre el panel de gestión de gastos. Esto ayuda a los equipos de finanzas a obtener información en tiempo real sobre dónde está ocurriendo exactamente el gasto en lugar de solo la información sobre el gasto.

Pistas de auditoría digital para el cumplimiento continuo

El software de gestión de gastos mantiene registros de auditoría digitales detallados para cada gasto y las acciones correspondientes de todas las partes interesadas. Esto facilita que los equipos de finanzas auditen los informes de gastos antes de procesar los reembolsos. Esto también elimina la necesidad de almacenar pilas de recibos en papel y preocuparse por su custodia.

Procesamiento de pagos más rápido

Un software de gestión de gastos integra su ERP, contabilidad, sistema HRMS y portales bancarios existentes. Esto le permite traer todos los datos de empleados y gastos a una sola plataforma e iniciar pagos directamente desde su panel de administración de gastos. Además, le permitirá realizar un seguimiento del progreso del pago, asegurándose de que siempre esté al tanto de las cosas.

Almacenamiento seguro en la nube para recibos de gastos

Todos los recibos de gastos adjuntos a las declaraciones de gastos se almacenan en una nube segura y con capacidad de búsqueda. Esto facilita que los equipos de finanzas busquen cualquier gasto, recibo o informe usando filtros. La próxima vez que se presente a una auditoría, no habrá una hora de silencio incómodo entre usted y el auditor mientras revisa montones de informes para encontrar el que solicitó el auditor.

Información en tiempo real sobre el análisis de datos de gastos

Un software de gestión de gastos ofrece visibilidad e información en tiempo real sobre los gastos de los empleados en toda la organización o en varias organizaciones. Esta información está disponible en su panel de administración de gastos, donde puede ver los gastos por departamentos, proyectos, categorías y más.

Los conocimientos de datos de gastos en tiempo real lo ayudarán a optimizar los gastos cuando y donde sea necesario. También garantiza que se ciña a los presupuestos previstos/asignados. Además, el conocimiento de los datos históricos le permite analizar mejor las necesidades financieras de su organización para tomar decisiones basadas en datos.

Seguridad de datos

La seguridad de los datos es una gran preocupación con cualquier cosa que involucre software. Un buen software de gestión de gastos comerciales se adhiere a las medidas de seguridad estándar de la industria para garantizar que sus datos estén siempre seguros. También ofrecen funciones como acceso basado en roles, acceso basado en IP y acceso de auditor para garantizar que las diferentes partes interesadas con diferentes roles solo tengan acceso a los datos que usted decida dejarles ver.

Un software de gestión de gastos le ayuda a automatizar todo el sistema de gestión de gastos, ahorrar tiempo y costes. También ayuda a reducir los riesgos y los fraudes al tiempo que aumenta la moral de los empleados y la rentabilidad general. Si desea comprobar, estrictamente en términos de dinero, el ROI de un software de gestión de gastos, aquí tiene una calculadora de ROI gratuita que puede utilizar.

Cómo elegir un software de gestión de gastos para su empresa

Si usó la calculadora de ROI de la que acabamos de hablar, probablemente esté convencido de que vale la pena invertir en un software de gestión de gastos.

Pero automatizar su informe de gastos es más que solo el ROI. Debe elegir un software de informe de gastos que se adapte a las necesidades de su negocio. Para ayudarlo a lo largo del proceso, hemos compilado una práctica lista de verificación para ayudarlo a seleccionar las mejores opciones de software de gastos para su negocio:

Compruebe las funciones de gestión de gastos imprescindibles

Su proveedor de software de gestión de gastos elegido debe ofrecer las siguientes capacidades para garantizar que pueda automatizar cada paso del proceso de gestión de gastos:

• Una aplicación móvil con opciones sencillas de seguimiento de gastos para los empleados.
• Flujos de trabajo de aprobación de gastos totalmente personalizables.
• Un motor de reglas de negocio sólido (automatización de políticas de viajes y gastos).
• Capacidad de conciliación automática de tarjetas bancarias y de crédito.
• Análisis de datos de gastos en profundidad y en tiempo real.
• Un panel completo de gestión de gastos.
• Integraciones con mostradores de viajes, ERP, contabilidad y software HRMS.
• Sistemas ERP potentes y fáciles de implementar con integraciones API.

Comprender los requisitos de atención al cliente

Debe comprender los requisitos de atención al cliente de su organización antes de preseleccionar proveedores. Si tiene empleados que viajan con frecuencia, es posible que necesite un proveedor altamente calificado con respuestas rápidas, chats en vivo activos y atención al cliente oportuna.

Si prefiere tener videos instructivos detallados, documentos y otros recursos, asegúrese de que su proveedor pueda hacer que dichos recursos sean fácilmente accesibles para su equipo. Esto asegura una adopción más rápida y fácil de la tecnología más nueva.

Verifique las reseñas de los usuarios en plataformas confiables

Las reseñas de los clientes que usan un software brindan información sobre sus experiencias posteriores a la implementación. Estas revisiones juegan un papel crucial para comprender si un software en particular es un producto viable o no para su negocio.

Las plataformas de revisión de software como G2 simplifican y aceleran el proceso al calificar el software en función de las revisiones de usuarios reales en varias plataformas. Califican el software según diferentes criterios, como la facilidad de uso, la calidad del soporte, la facilidad de implementación y más. Esto proporciona un atajo confiable para obtener el mejor software de informe de gastos para lograr sus objetivos comerciales deseados.

Prepare su resultado final para el futuro

Los ingredientes principales para el éxito de una organización son una colaboración fluida entre equipos con un aumento constante en la productividad financiera y de los empleados. Esto se puede lograr optimizando su proceso de gestión de gastos para ahorrar tiempo y esfuerzo, garantizar la precisión y la seguridad, y proporcionar información valiosa sobre los datos de gastos.