Expense Management 101: seu guia para relatórios de despesas

O gerenciamento de despesas é um processo frequentemente descrito como demorado, trabalhoso, propenso a erros e frustrante. No entanto, desempenha um papel crucial na manutenção dos resultados financeiros da sua empresa.

Por definição, o gerenciamento de despesas é um sistema de organização implantado para processar relatórios de despesas, aprovações e reembolsos de funcionários.

No entanto, mais adiante na leitura, você verá como os detalhes do gerenciamento de despesas podem fazer ou quebrar negócios de qualquer tamanho se não forem atendidos. Este artigo fala sobre por que as empresas devem estar mais atentas à gestão de despesas e seus benefícios.

Por que a gestão de despesas é importante?

A gestão de despesas tem diferentes implicações para diferentes partes interessadas. Para as equipes de finanças, o foco principal é manter registros precisos e planejamento financeiro. Para os funcionários, é ser reembolsado mais rapidamente e com o mínimo de atrito. Para proprietários ou gerentes, trata-se de crescimento, produtividade, gerenciamento de riscos, economia de custos e satisfação dos funcionários.

Aqui estão algumas vantagens de prestar atenção ao gerenciamento de despesas:

• Quando o processo de gerenciamento de despesas flui sem problemas, ele fornece insights precisos sobre a saúde financeira da organização. Isso ajuda a administração a identificar oportunidades de economia de custos e riscos potenciais.
• Em seguida, quando os ciclos de reembolso de despesas dos funcionários são mais curtos, isso resulta em maior satisfação e confiança dos funcionários. Isso desempenha um papel crucial na determinação de seu funcionário e produtividade financeira.
• Por fim, quando você se esforça para manter a conformidade e manter registros detalhados, é recompensado com benefícios fiscais. Um sistema de gestão de despesas bem pensado e implementado, portanto, traz benefícios tanto tangíveis quanto intangíveis.

Como é o processo de gerenciamento de despesas?

O processo de gerenciamento de despesas envolve o seguinte:

• Relatório de despesas de negócios por funcionários
• Verificação e validação de relatórios pelos gestores/aprovadores
• Auditoria de relatórios de despesas para conformidade por contadores/equipes financeiras
• Processamento de pagamentos para reembolsos de despesas de funcionários
• Guarda de despesas, recibos e registros para auditorias externas

Aqui está um fluxograma para ajudá-lo a visualizar o processo:

Parece bastante simples, mas, na realidade, existem desafios em cada etapa do processo que representam sérias ameaças à estabilidade e ao crescimento do negócio se não forem bem executados. Assim, é essencial entender esses desafios para construir um sistema de gestão de despesas eficiente.

Desafios no processo de gestão de viagens e despesas

Além de ser demorado e trabalhoso, o processo de gerenciamento de despesas está repleto de desafios desde a configuração das políticas até o processamento dos reembolsos. E depois um pouco mais. Aqui estão os três desafios mais comuns na gestão de despesas.

1. Políticas de viagem e despesas pouco claras

O ciclo de relatórios de despesas começa com os funcionários e, com políticas de despesas pouco claras, o primeiro passo é onde o problema começa. Especialmente porque o relatório de despesas é sempre um trabalho de última hora e é temido por todos.

Problemas que os funcionários enfrentam com políticas de viagem e despesas pouco claras:

• Torna-se difícil lembrar de políticas e categorias de despesas.
• Isso resulta em funcionários solicitando despesas fora da política.
• Os relatórios são enviados de volta aos funcionários para reenvio, resultando em pagamentos atrasados.
• Despesas não conformes, se reembolsadas, contam como fraude de relatório de despesas.
• Os funcionários podem tentar repetir violações não verificadas, pois podem não estar totalmente cientes das repercussões de cometer fraudes em relatórios de despesas.

2. Fluxos de trabalho de aprovação de despesas ineficazes

Como no caso das políticas de viagens e despesas, se o fluxo de trabalho de aprovação não estiver bem definido, o relatório de despesas pode simplesmente não chegar à pessoa certa e no prazo certo. Isso causa frustração, confusão e atrasos no reembolso dos funcionários pelo dinheiro que gastaram de seus bolsos para o seu negócio.

Problemas que funcionários e equipes financeiras enfrentam com fluxos de trabalho de aprovação ineficientes:

• Funcionários e aprovadores não estão cientes de todo o processo de reembolso.
• Eles desperdiçam horas produtivas para entender quais relatórios vão para quem.
• Há uma grande chance de um aprovador perder um e-mail de relatório de despesas.
• Reivindicações fraudulentas ou fora da política podem não ser verificadas.
• Como resultado das constantes e longas idas e vindas, os reembolsos são atrasados.
• Não há um lugar onde todas as atividades em um relatório de despesas sejam rastreadas.
• Torna-se difícil para as equipes de finanças acompanhar os gargalos e a conformidade.
• Inevitavelmente, sem uma trilha de auditoria detalhada, o negócio se abre para auditorias.

3. Reembolsos de despesas de funcionários atrasados

O reembolso de despesas é um processo demorado e cansativo. Sejam as múltiplas idas e vindas entre funcionários e equipes financeiras ou a quantidade colossal de entrada, verificação e processamento manual de dados – ninguém gosta de relatórios de despesas.

Além disso, reembolsos de despesas de funcionários atrasados ​​levam a:

• Insatisfação dos funcionários e moral reduzido.
• Os funcionários perdem o dinheiro que gastaram na empresa.
• Não tem tempo suficiente para se concentrar em coisas que são realmente importantes.
• Aprovações de última hora podem resultar na aprovação de reivindicações fora da política.
• As equipes financeiras não podem fechar os livros no prazo.

Atrasos, erros, fraudes e auditorias dolorosas são características do gerenciamento tradicional de despesas. São empresas, pequenas e grandes, que recorrem a métodos mais eficazes de gerenciamento de despesas.

O que é a gestão tradicional de despesas?

Os processos tradicionais de gerenciamento de despesas dependem de recibos e registros em papel. Para pintar um quadro, é assim que um sistema tradicional de gerenciamento de despesas se parece:

• Os funcionários têm a tarefa de manter todos os recibos de negócios seguros para solicitar reembolsos de despesas no início de cada ciclo de reembolso.
• Os aprovadores precisam verificar manualmente as declarações de despesas e garantir que estejam em conformidade com a política de viagens e despesas da empresa.
• As equipes de finanças têm a tarefa de auditar todos os recibos de despesas aprovados com trilhas em papel antes do processamento.
• As equipes de finanças precisam salvar todos os recibos e registros de maneira organizada para futuras auditorias internas/externas.

Desafios com a gestão tradicional de despesas

Uma atualização da contabilidade baseada em papel foi a contabilidade baseada em Excel. No entanto, ambos os sistemas consomem muito tempo e mão de obra, contando apenas com a entrada e verificação manual de dados. Aqui estão alguns desafios e limitações do gerenciamento tradicional de despesas:

• Alta probabilidade de erros de entrada de dados: o gerenciamento de despesas tradicional depende da entrada manual de dados para relatórios de despesas, aprovações e até mesmo manutenção de registros. Um zero adicional ou um ausente pode distorcer seus livros e abrir você para auditorias.
• Alto risco de fraudes nos relatórios de despesas: é muito possível que as nuances das políticas passem despercebidas e criem fraudes nos relatórios de despesas. Isso custa muito dinheiro às empresas e pode bloquear seus calendários para uma consulta desagradável com as autoridades fiscais.
• Falta de visibilidade dos gastos dos funcionários: as equipes de finanças não têm como saber quanto os funcionários estão gastando em projetos diferentes até entregarem relatórios de despesas no final do mês. Isso prejudica a produtividade financeira e pode causar uma séria ameaça aos resultados financeiros da sua empresa.

O que é gerenciamento automatizado de despesas?

O software de gerenciamento automatizado de despesas usa recursos projetados especialmente para eliminar todas as tarefas mundanas envolvidas nos relatórios financeiros. Isso ajuda a eliminar a frustração por trás do relatório manual de despesas.

Além de facilitar a geração de relatórios e o rastreamento de despesas, aqui estão alguns outros benefícios que o gerenciamento automatizado de despesas traz:

• Oferece maneiras fáceis para os funcionários rastrearem e relatarem despesas de qualquer dispositivo de sua escolha.
• Executa verificações de política em tempo real em cada solicitação de despesa, mesmo antes de ser relatada, para garantir a conformidade com a política.
• Permite a personalização e automação de fluxos de trabalho de aprovação e reconciliações de cartões de crédito bancários e corporativos.
• Integra-se a outros softwares de contabilidade, ERP e HRMS para garantir que todos os dados de gerenciamento de funcionários e viagens e despesas sejam centralizados.

Benefícios de mudar para o gerenciamento automatizado de despesas

A mudança do relatório de despesas baseado em papel e Excel para o digital pode ser uma transformação significativa para as empresas. Aqui estão alguns benefícios que o gerenciamento automatizado de despesas oferece em relação ao gerenciamento tradicional de despesas.

• Os funcionários gastam menos tempo compilando e enviando relatórios de despesas.
• Os aprovadores gastam menos tempo verificando e aprovando relatórios de despesas.
• A conformidade é atendida pelo software de gerenciamento de despesas.
• A prontidão para auditoria é garantida sem nenhum esforço manual extra.
• As equipes financeiras obtêm visibilidade contínua das despesas dos funcionários.

A mudança para o gerenciamento automatizado de despesas assume tarefas manuais, propensas a erros e demoradas e ajuda as empresas a aumentar o desempenho financeiro, a produtividade dos funcionários e otimizar seu gerenciamento de orçamento.

O que é um software de gerenciamento de despesas?

O software de gerenciamento de despesas foi projetado para automatizar processos relacionados a viagens e gerenciamento de despesas, incluindo relatórios de despesas, aprovações, reembolsos e reservas de viagens. Um processo automatizado de gerenciamento de despesas minimiza os riscos que normalmente são característicos do gerenciamento tradicional de despesas. Aqui estão algumas vantagens de usar um software de gerenciamento de despesas organizado pelas partes interessadas.

Para os funcionários, oferece:

Rastreamento e relatórios eficientes de recebimento

A maioria dos softwares de gerenciamento de despesas oferece opções fáceis de rastreamento de recibos comerciais para reduzir o tempo e o esforço que os funcionários investem em relatórios de despesas. O recurso de relatório de despesas mais importante é o scanner Optical Character Recognition (OCR) encontrado em quase todos os aplicativos móveis de gerenciamento de despesas.

Esse recurso permite que os funcionários simplesmente tirem uma foto do recibo em papel usando o scanner OCR. O software então preenche automaticamente os detalhes das despesas a partir da imagem capturada, tudo pronto para o relatório. Isso garante que uma experiência verdadeiramente de um clique substitua o processo de relatório manual de despesas tedioso.

Reembolsos de despesas mais rápidos

Um software automatizado de gerenciamento de viagens e despesas facilita o envio de relatórios de despesas compatíveis pelos funcionários. Ele também elimina a necessidade de constantes idas e vindas entre as partes interessadas para garantir envios oportunos de relatórios de despesas, aprovações e reembolsos de despesas de funcionários.

Para os aprovadores, oferece:

Fluxos de trabalho de aprovação automatizados personalizados

Com um software de gerenciamento de despesas, não há necessidade de gerentes ou aprovadores responderem a e-mails “você poderia me indicar a pessoa certa?”. Uma vez que o fluxo de trabalho é inserido no sistema e as políticas definidas, você pode até definir lembretes automáticos de envio de relatórios e relatórios de aprovação automática e eliminar completamente os gargalos no processo de aprovação de despesas.

Aplicação eficaz da política de despesas

Como gerentes, chefes de departamento ou departamento financeiro, há coisas melhores e mais importantes que você precisa fazer do que verificar as declarações de despesas em relação às apólices. Um software de gerenciamento de despesas automatiza as verificações de políticas e o alerta sobre quaisquer violações. Isso permite que você tome as medidas adequadas e sem desperdiçar horas produtivas na verificação.

Para equipes financeiras, oferece:

Reconciliação automática de cartão de crédito corporativo

Há algum tempo, quando os cartões corporativos estavam na moda, eles pareciam a solução definitiva para gerenciar despesas comerciais. Somente as equipes de finanças conhecem a dor de combinar extratos de cartão de crédito com contas e, em seguida, auditá-los quanto à conformidade.

Um software de gerenciamento de despesas pode ser um verdadeiro benefício quando se trata de reconciliação de cartão de crédito. O software combina automaticamente despesas, recibos e transações, eliminando a intervenção manual da equação. Ele também se integra a provedores de cartão de crédito para obter feeds diretos no painel de gerenciamento de despesas. Isso ajuda as equipes de finanças a obter informações em tempo real sobre onde exatamente os gastos estão acontecendo, em vez de apenas as informações de que os gastos estão acontecendo.

Trilhas de auditoria digital para conformidade contínua

O software de gerenciamento de despesas mantém trilhas de auditoria digitais detalhadas para cada despesa e as ações correspondentes de todas as partes interessadas. Isso torna mais fácil para as equipes de finanças auditarem relatórios de despesas antes de processar os reembolsos. Isso também elimina a necessidade de armazenar pilhas de recibos em papel e de se preocupar com sua guarda.

Processamento de pagamentos mais rápido

Um software de gerenciamento de despesas integra seu ERP existente, contabilidade, sistema HRMS e portais bancários. Isso permite que você traga todos os dados de funcionários e despesas para uma única plataforma e inicie pagamentos diretamente do seu painel de gerenciamento de despesas. Além disso, permitirá que você acompanhe o progresso do pagamento, garantindo que você esteja sempre a par das coisas.

Armazenamento em nuvem seguro para recibos de despesas

Todos os recibos de despesas anexados a declarações de despesas são armazenados em uma nuvem segura e pesquisável. Isso torna mais fácil para as equipes de finanças pesquisar qualquer despesa, recibo ou relatório usando filtros. Da próxima vez que você se sentar para uma auditoria, não haverá uma hora de silêncio constrangedor entre você e o auditor enquanto você vasculha pilhas de relatórios para encontrar aquele que o auditor pediu.

Insight em tempo real sobre a análise de dados de despesas

Um software de gerenciamento de despesas oferece visibilidade e insights em tempo real sobre os gastos dos funcionários em toda a organização ou em várias organizações. Esses insights são disponibilizados em seu painel de gerenciamento de despesas, onde você pode visualizar os gastos por departamentos, projetos, categorias e muito mais.

Os insights de dados de despesas em tempo real ajudarão você a otimizar os gastos quando e onde for necessário. Também garante que você cumpra os orçamentos previstos/alocados. Além disso, a percepção de dados históricos permite que você analise melhor as necessidades financeiras de sua organização para tomar decisões baseadas em dados.

Segurança de dados

A segurança de dados é uma grande preocupação com qualquer coisa que envolva software. Um bom software de gerenciamento de despesas comerciais segue as medidas de segurança padrão do setor para garantir que seus dados estejam sempre seguros. Eles também oferecem recursos como acesso baseado em função, acesso baseado em IP e acesso de auditor para garantir que diferentes partes interessadas com funções diferentes tenham acesso apenas aos dados que você decidir permitir que eles vejam.

Um software de gerenciamento de despesas ajuda você a automatizar todo o sistema de gerenciamento de despesas, economizando tempo e custos. Também ajuda a reduzir riscos e fraudes, ao mesmo tempo em que aumenta o moral dos funcionários e a lucratividade geral. Se você quiser verificar, estritamente em termos de dinheiro, o RoI de um software de gerenciamento de despesas, aqui está uma calculadora de ROI gratuita que você pode usar.

Como escolher um software de gestão de despesas para o seu negócio

Se você usou a calculadora de ROI sobre a qual estávamos falando, provavelmente está convencido de que vale a pena investir em um software de gerenciamento de despesas.

Mas automatizar seus relatórios de despesas é mais do que apenas ROI. Você deve escolher um software de relatório de despesas que atenda às suas necessidades de negócios. Para ajudá-lo no processo, compilamos uma lista de verificação útil para ajudá-lo a selecionar as melhores opções de software de despesas para sua empresa:

Verifique os recursos obrigatórios de gerenciamento de despesas

O fornecedor de software de gerenciamento de despesas escolhido deve oferecer os seguintes recursos para garantir que você possa automatizar cada etapa do processo de gerenciamento de despesas:

• Um aplicativo móvel com opções fáceis de rastreamento de despesas para os funcionários.
• Fluxos de trabalho de aprovação de despesas totalmente personalizáveis.
• Um mecanismo robusto de regras de negócios (automação de políticas de viagens e despesas).
• Capacidade automática de reconciliação bancária e de cartão de crédito.
• Análise de dados de despesas em profundidade e em tempo real.
• Um painel abrangente de gerenciamento de despesas.
• Integrações com balcões de viagens, ERP, contabilidade e software HRMS.
• Sistemas ERP poderosos e fáceis de implementar com integrações de API.

Entenda seus requisitos de suporte ao cliente

Você deve entender os requisitos de suporte ao cliente da sua organização antes de selecionar os fornecedores. Se você tem funcionários que viajam com frequência, pode precisar de um fornecedor altamente classificado com respostas rápidas, chats ativos ao vivo e suporte ao cliente oportuno.

Se você preferir ter vídeos de instruções detalhados, documentos e outros recursos, certifique-se de que seu fornecedor possa tornar esses recursos facilmente acessíveis para sua equipe. Isso garante uma adoção mais rápida e fácil de novas tecnologias.

Verifique se há comentários de usuários em plataformas confiáveis

As avaliações de clientes que usam um software fornecem informações sobre suas experiências após a implementação. Essas revisões desempenham um papel crucial para entender se um determinado software é um produto viável ou não para o seu negócio.

Plataformas de análise de software como a G2 simplificam e agilizam o processo classificando o software com base em análises reais de usuários em várias plataformas. Eles classificam o software com base em diferentes critérios, como facilidade de uso, qualidade do suporte, facilidade de implementação e muito mais. Isso fornece um atalho confiável para obter o melhor software de relatório de despesas para atingir suas metas de negócios desejadas.

Prepare seus resultados para o futuro

Os principais ingredientes para o sucesso de uma organização são uma colaboração perfeita entre as equipes com um aumento constante na produtividade financeira e dos funcionários. Isso pode ser alcançado simplificando seu processo de gerenciamento de despesas para economizar tempo, esforço, garantir precisão e segurança e fornecer informações valiosas sobre dados de despesas.