اختر Google Workspace للبريد الإلكتروني والتعاون

مساحة عمل Google: أدوات مثالية لثقافة عمل آمنة وفعالة وتعاونية.

بعيدًا أم لا ، لا يمكنك توقع النجاح أثناء العمل في الصوامع. ومساحة Google (المعروفة سابقًا باسم GSuite) هي المكان الذي تعملون فيه معًا في الوقت الفعلي.

بناءً على الاشتراك ، فإن Google Workspace عبارة عن مجموعة من التطبيقات المتعددة ، بما في ذلك:

وحدها ، هذه تطبيقات بسيطة يمكنك بسهولة العثور على بدائل لها. لكن معًا ، يمكن أن يكونوا الغراء الضروري الذي كنت تبحث عنه للمساعدة في تشغيل عملك كواحد.

أولاً ، سنرى بعض هذه التطبيقات الفردية التي تساعد في التعاون ، متبوعة بأدوات أمان وأدوات إدارية مضمنة.

بريد جوجل

لقد استخدمنا جميعًا Gmail (المجاني) منذ أن وضعنا أيدينا لأول مرة على أجهزة الكمبيوتر. ومع ذلك ، يظل الجانب التجاري في Gmail مخفيًا عن هؤلاء المستخدمين.

إن إرسال رسائل البريد الإلكتروني هو مجرد جانب واحد من Gmail ، ولكن البعض الآخر ، مثل التكامل مع Google Meet ، والدردشة ، وما إلى ذلك ، يجعله أكثر مما يبدو ممكنًا من السطح.

على سبيل المثال ، يمكنك التبديل إلى Chat and Meet من Gmail للاحتفاظ بكل محادثة في مكان واحد مع خيار حفظ السجل أو حذفه بعد 24 ساعة.

بالإضافة إلى ذلك ، تعمل ميزة "الكتابة الذكية" على تسهيل عملك كمرسل بريد إلكتروني. مدعوم بالذكاء الاصطناعي ، تحصل على اقتراحات أثناء كتابة رسائل البريد الإلكتروني. يمكنك أيضًا تشغيل التخصيص لمزيد من الدقة ، والتي تتحسن بمرور الوقت.

شيء رائع آخر في Gmail هو تصفية الرسائل غير المرغوب فيها. بفضل التعلم الآلي ، يُبقي Gmail أكثر من 99.9٪ من الرسائل غير المرغوب فيها بعيدًا. في حين أن هذه ميزة ممتازة للأمن الشخصي ، إلا أنها بنفس القدر أو أكثر أهمية لاتصالات الأعمال.

ومع ذلك ، بصفتك كيانًا تجاريًا ، فإن @ yourbrandname.com هو أفضل عنوان بريد إلكتروني يمكنك الحصول عليه ، ويُنظر إلى استخدام @ gmail.com على أنه عام.

لمعالجة هذا القلق ، يمكنك استخدام مجال مخصص وجعل Gmail يتحدث عن عملك. يدعم Google Workspace أيضًا الانتقال السهل من موفري البريد الإلكتروني القدامى مثل Microsoft Outlook.

يحتوي Workspace Gmail أيضًا على ما قد تحتاجه لتسويق بريد إلكتروني ناجح. يمكنك الاستفادة من التخطيطات المصممة مسبقًا وإضافة نكهتك المخصصة واستخدام الإرسال المتعدد لنشر الرسالة إلى جمهور كبير دفعة واحدة.

Google Chat & Spaces

هذا هو المكان الذي تتحدث فيه إلى زملائك ، ومشاركة المستندات ، وجدولة الاجتماعات ، ويمكنك إنجاز المهام دون استخدام أي تطبيق مراسلة أعمال تابع لجهة خارجية مثل Slack.

وينقسم هذا إلى قسمين: دردشة وفضاءات.

يمكنك اعتبار Google Chat مشابهًا لأي تطبيق مراسلة مثل Slack أو WhatsApp. هذا يدعم التحدث إلى أي شخص داخلي أو خارجي باستخدام حساب Google فقط.

بالإضافة إلى ذلك ، تتميز الدردشة أيضًا بمحادثات جماعية.

المساحات ، من ناحية أخرى ، هي الأنسب للمشاريع. على سبيل المثال ، تشبه أقسام الدردشة والمشاركة في Spaces قنوات Slack حيث يمكنك إضافة أشخاص ومشاركة الملفات وما إلى ذلك.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تعيين المهام لأعضاء فريقك وتتبع تقدمهم.

هناك نوعان من المساحات في Google Workspace. الأول مقيد حيث يمكن للأعضاء المضافين فقط المشاركة. الآخر مخصص للمؤسسة بأكملها ، حيث يمكن لأي شخص الانضمام إلى مساحة معينة برابط.

هنا ، الفاصل بين الإصدارات المجانية و L Workspace هو دعم تكامل التطبيقات. تتوفر مئات التطبيقات (مثل Twitter و Asana و Zapier وما إلى ذلك) للتحكم دون الخروج من أي وقت مضى.

ومن المثير للاهتمام ، أن Google قامت بنشر معالجة اللغة الطبيعية الخاصة بها لإنشاء ملخصات في الدردشات والمساحات. سيؤدي هذا إلى إنشاء نسخة قصيرة من المحادثة بأكملها في الجزء العلوي لمتابعة كل شيء في لمحة واحدة.

جوجل ميت

Google Meet هو بديل مساحة العمل الأصلي لأي تطبيق مؤتمرات فيديو تابع لجهة خارجية مثل Zoom.

أعلنت Google عن إضافة النسخ التلقائي للاجتماعات والتلخيص في التحديثات المستقبلية. وهذا يضمن لقاءات أكثر إنتاجية ويحافظ على كل محادثة ذات صلة في مراحل لاحقة.

علاوة على ذلك ، سيستفيد تسليم الفيديو من استعادة Portrait القادمة ، والتي ستساعد في التخفيف من ظروف مثل الإضاءة المحيطة المنخفضة ، أو كاميرات الويب السفلية ، أو الشبكات غير المستقرة.

وبالمثل ، تمنحك ميزات مثل ضوء بورتريه مظهرًا بجودة الاستوديو في اللقاءات عبر الإنترنت.

بينما كان هذا يتعلق بشكل أساسي بالفيديو ، فإن أشياء مثل De-reverberation ستعمل على تصفية الصدى مما يمنح تجربة استماع مثالية للجميع بغض النظر عن صوتيات الفضاء.

بينما يمكن لبرنامج Meet استضافة العديد من المشاركين ، إلا أنه في بعض الأحيان لا يكون كافيًا لمنظمة عملاقة. في مثل هذه الحالات ، قام تطبيق Meet بتضمين إمكانات البث المباشر لما يصل إلى 10000 شخص. علاوة على ذلك ، في التحديثات القادمة ، سيتمكن كل شخص يصل إلى البث المباشر من المشاركة في الأسئلة والأجوبة أو استطلاعات الرأي ، مما يمنح المزيد من الشمول للجميع.

على الرغم من أن Google Meet هو في الأساس برنامج مجاني لعقد مؤتمرات الفيديو ، إلا أن بعض الميزات المتميزة محجوزة للمشتركين المدفوعين.

تشمل الأشياء الجيدة الإضافية فترات اجتماعات أطول (تصل إلى 24 ساعة) ، والمزيد من المشاركين (حتى 500) ، ورفع اليدين ، وغرف الاستراحة ، واستطلاعات الرأي ، والانضمام عن طريق الهاتف ، وما إلى ذلك.

إلى جانب ذلك ، فإن إلغاء الضوضاء الذكي وتتبع الحضور وتسجيل المكالمات يجعل Workspace Meet حزمة مميزة بحد ذاتها.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إنشاء صفحة حجز منفصلة لمساعدة عملائك في العثور على أفضل فترة زمنية مناسبة للمناقشة. ويتم تحديث هذا عندما يحجز شخص ما الوقت ، مع ذكر الفتحات المجانية.

الاجتماعات التي يتم إجراؤها عبر Google Meet آمنة على مستوى المؤسسة. يتم تشفير كل شيء أثناء النقل ، ومشاركة شاشتك مع المشاركين آمنة دون خوف من المتلصص. ومع ذلك ، في التحديثات اللاحقة ، سيدير ​​المستخدمون مفاتيح التشفير بأنفسهم ويمكنهم اختيار اجتماعات مشفرة من طرف إلى طرف.

المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية من Google

هذا هو أقصى ما ستستخدمه أنت وفريقك كمنظمة.

تسمح هذه الأدوات لما يصل إلى 100 شخص بمشاهدة ملف واحد أو تحريره أو التعليق عليه في وقت واحد بناءً على مستويات الأذونات الخاصة بهم.

وأخذ التعاون إلى مستوى جديد ، تم دمج هذه الأدوات مع Meet. لذلك لا يمكن للأشخاص العمل على نفس المستند فحسب ، بل يمكنهم أيضًا رؤية بعضهم البعض والتحدث معهم أثناء القيام بذلك.

يقلل هذا كثيرًا من التراجع ويساعد على إجراء تعديلات في الوقت الفعلي لإنشاء الأفضل في أقل قدر من الوقت.

إلى جانب ذلك ، يتيح لك وضع الصورة في الصورة القيام بمهام متعددة مع مراقبة الإجراءات والقفز مباشرة بنقرة واحدة عندما يحين وقت التصرف.

في حين أن معظم الوظائف موجودة للمستخدمين المجانيين ، إلا أن Google Workspace لديها بعض الميزات.

أولاً ، يتم مضاعفة مساحة التخزين حتى في الطبقة الأساسية ، والتي تصبح غير محدودة للاشتراكات الأعلى والفرق الأكبر (أكثر من خمسة). بالنسبة لفريق يقل حجمه عن خمسة ، يمكن أن تصل سعة التخزين المخصصة لكل مستخدم إلى 1 تيرابايت ، وهي أكثر بكثير مما يأتي مع (15 جيجابايت) في الإصدار المجاني.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمرء مشاركة مستند مع مؤسسة بأكملها بنقرة واحدة وجعله قابلاً للبحث.

ميزة أخرى فريدة من Google Workspace Docs هي الملخص التلقائي. في حين أنه من الممكن دائمًا الحصول على هذا يدويًا ، فإن الأتمتة تجعل الأمر أسهل من خلال التحرير الاختياري إذا لزم الأمر.

على صعيد الأمان ، تخطط Google لتغطية المستندات والعروض التقديمية وجداول البيانات بنفس الحماية من البرامج الضارة والتصيد الاحتيالي المنتشرة في Gmails.

سيضمن ذلك حصولك على تنبيهات بشأن أي رابط أو محاولة من هذا القبيل يمكن أن تعرض الأمان الشخصي أو أمن الشركة للخطر.

تقويم جوجل

يبدو أن التقويم هو الأقل استخدامًا في المجموعة. ومع ذلك ، فإنه يسمح بجدولة مثالية ، مما يضمن لك عدم التداخل مع الفتحة المزدحمة لأي شخص.

أفضل حالة استخدام لتقويم Google هي دمج تقويم كل شخص لمعرفة مدى التوفر المتوقع. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إنشاء ومشاركة التقويمات التي تشير إلى أحداث معينة يمكن للمستلمين دمجها مع أحداثهم الخاصة.

بالإضافة إلى ذلك ، تتم مزامنة جميع الاجتماعات التي تم إعدادها في التقويم في كل مكان ، لتجنب أي تضارب محتمل.

Google Jamboard

Google Jamboards هي لوحات بيضاء رقمية تساعدك على توليد الأفكار التي تقود الابتكارات. إنها تعمل كمساحة مشتركة حيث يمكن للمرء الرسم والمسح وإضافة الصور وما إلى ذلك.

يمكن لمنشئ Jamboard السماح للآخرين كمشاهدين (مع أو بدون تاريخ انتهاء الصلاحية) أو كمحررين.

يمكن أيضًا دفع محتويات Jamboard إلى لوحة رقمية مادية يمكنك شراؤها بشكل منفصل عن Google.

ومع ذلك ، فإن كل شيء في Jamboard الذي ناقشناه حتى الآن متاح لكل مستخدم لديه حساب Google. الفارق مرة أخرى ، لصالح مستخدمي Workspace ، هو المشاركة بنقرة واحدة لمؤسستك.

Google Cloud Search

Google Cloud Search هي ميزة حصرية متاحة لمستخدمي Google Workspace. تجلب هذه الأداة قوة بحث Google إلى عملك.

ببساطة ، هذا هو المكان الذي يمكنك البحث فيه من مستودع مستندات عملك بالكامل (مثل المستندات ، والعروض التقديمية ، وجداول البيانات ، وما إلى ذلك) على الفور.

وأفضل جزء هو اكتشاف المستند الذي يتم التحكم في الوصول إليه. هذا يعني أن موظفيك سيشاهدون فقط المستندات التي تم منحهم حق الوصول إليها في البحث السحابي.

إلى جانب الاستخدام المستقل ، يتم دمج البحث السحابي بإحكام عبر تطبيقات Google Workspace مثل Gmail و Docs و Drive وما إلى ذلك.

آحرون

نظرًا لأن هذا القسم يهدف إلى التعاون في مكان العمل ، فقد قمنا بتجميع بقية تطبيقات Workspace في هذا القسم.

جوجل Vault

يساعدك Google Vault في الحفاظ على البيانات الخاصة بالمستخدم لجميع تطبيقات Workspace حتى لا تفقد الوصول إلى أي شيء إذا غادر هذا المستخدم مؤسستك.

يمكنك استخدام Vault لتخزين رسائل Gmail وملفات Drive ورسائل الدردشة (مع تشغيل السجل) وتسجيلات Google Meet والملفات ذات الصلة والمواقع وبيانات مساحة العمل Google Voice وما إلى ذلك.

ومع ذلك ، يحتفظ Vault بالبيانات التي تخبرها بها فقط. بالإضافة إلى ذلك ، لن تتوفر البيانات المتعلقة بأي مستخدم محذوف في Vault. في هذه الحالة ، تقضي Google بتعليق المستخدمين بدلاً من حذفهم.

يتميز Vault أيضًا بإمكانية الوصول إلى البيانات على أساس الأدوار.

بشكل قاطع ، يسجل Vault كل نشاط لجميع موظفيك في مكان واحد يمكنك تصديره لأغراض قانونية أو لأغراض أخرى.

مواقع جوجل

على الرغم من أن WordPress يُعرف بأنه أسهل طريقة لإنشاء مواقع الويب ، فإن مواقع Google هي الخيار الأفضل لتحقيق ذلك بشكل أسرع.

وعلى الرغم من أنه يمكنك الاستفادة من هذا لموقع ويب تجاري أساسي ، إلا أنه يضيء عندما تريد عرض مشروع معين أو إنشاء موقع ويب خاص بحدث.

كل هذا هو السحب والإفلات دون أي لمسة من الترميز.

تدعم المواقع أيضًا استخدام مجال مخصص لمنح موقع الويب هويته الخاصة. بدلاً من ذلك ، يمكن نشرها مجانًا باستخدام عنوان ويب عام توفره Google.

يمكنك أيضًا التعاون في أي مشروع ويب تم إنشاؤه باستخدام هذه الأداة. أخيرًا ، جميع مواقع الويب المصممة من خلال المواقع سريعة الاستجابة عبر الأجهزة والقرارات.

نقطة النهاية

تساعدك نقطة النهاية على إدارة أجهزة الموظفين في حالة سرقتها للحفاظ على بيانات الشركة الحساسة.

باستخدام هذا ، يمكنك فرض كلمات مرور قوية واختيار عمليات مسح الجهاز أو الحساب في الحالات الشديدة. نقطة النهاية هي أداة تعمل عبر الأنظمة الأساسية لحماية معلومات عملك على أنظمة التشغيل Windows و Mac و Linux و Android و iOS و ChromeOS.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام هذا لإتاحة تطبيقات أعمال معينة من خلال Google Play أو متجر تطبيقات Apple.

البرنامج النصي للتطبيق

App Script هو النظام الأساسي لتطبيق Google ذي التعليمات البرمجية المنخفضة والذي يمكنك استخدامه لتوسيع وظائف مساحة العمل باستخدام HTML و CSS وجافا سكريبت.

الهدف بسيط: أتمتة أبسط المهام الروتينية لمساعدتك على التركيز على ما هو مهم.

تم تحميل هذا مسبقًا بواجهات برمجة تطبيقات مساحة العمل ولديه تكامل أصلي مع أكثر من 100 خدمة من خدمات Google.

Google Work Insights

هذه طريقة لقياس اعتماد Google Workspace لشركتك.

يمكنك مشاهدة استخدام تطبيقات Google الفردية ومقارنتها بالتطبيقات القديمة. يمكن أيضًا تكوين Insights لعرض البيانات لك على مستوى الفريق أو المجموعة أو للمؤسسة بأكملها.

ومع ذلك ، هذا لا يقتصر على التبني. بدلاً من ذلك ، يمكنك أيضًا التحقق من أرقام التعاون لتطبيقات Workspace. يمنحك هذا البيانات المتعلقة بمشاركة المستندات ، والتحرير المشترك ، والاجتماعات ، وما إلى ذلك ، مما يشير إلى تأثير هذه الأدوات في الوقت الفعلي على ثقافة العمل.

ومع ذلك ، لن تعيق البيانات الخصوصية الأساسية لموظفيك حيث يتم جمعها كمجموع لفريق من عشرة أو أكثر. على الرغم من ذلك ، يمكن للمسؤولين زيادة هذا الحد للمؤسسات الأكبر حجمًا.

أخيرًا ، يمكن للمسؤولين تصدير التقارير لمزيد من التحليل والقرارات الإدارية.

استنتاج

إذن فهذه بعض الطرق التي يمكن من خلالها لـ Google Workspace مساعدتك في التعاون والعمل بكفاءة.

لكن هذا ليس كل شيء. يمكنك أيضًا الوصول إلى Google Workspace Marketplace لتعزيز النواتج بشكل أكبر.

ملاحظة: يمكنك أيضًا ضبط Google Workspace على مستوى مختلف باستخدام هذه الأدوات. بالإضافة إلى ذلك ، تحقق من دليل Google Workspace الفردي هذا لترى كيف يمكن أن يحول عملك كرجل أعمال منفرد.