Pilih Google Workspace untuk Email dan Kolaborasi

Google Workspace: Alat sempurna untuk budaya kerja yang aman, efisien, dan kolaboratif.

Jauh atau tidak, Anda tidak bisa mengharapkan kesuksesan saat bekerja di silo. Dan Google Workspace (sebelumnya GSuite) adalah tempat Anda bekerja bersama secara real-time.

Berdasarkan langganan, Google Workspace adalah grup dari beberapa aplikasi, termasuk:

Sendiri, ini adalah aplikasi sederhana yang dapat Anda temukan penggantinya dengan mudah. Tetapi bersama-sama, mereka dapat menjadi perekat penting yang Anda cari untuk membantu menjalankan bisnis Anda sebagai satu kesatuan.

Pertama, kita akan melihat beberapa aplikasi individual ini membantu kolaborasi, diikuti dengan keamanan bawaan dan alat admin.

Gmail

Kita semua telah menggunakan Gmail (yang gratis) sejak pertama kali menggunakan komputer. Namun, aspek bisnis Gmail tetap tersembunyi dari pengguna tersebut.

Mengirim email hanyalah satu aspek dari Gmail, tetapi yang lain, seperti integrasi dengan Google Meet, Chat, dll., membuatnya lebih dari apa yang tampak mungkin dari permukaan.

Misalnya, Anda dapat beralih ke Chat dan Meet dari Gmail untuk menyimpan setiap percakapan di satu tempat dengan opsi untuk menyimpan atau menghapus riwayat setelah 24 jam.

Selain itu, Smart Compose memudahkan pekerjaan Anda sebagai pengirim email. Didukung dengan kecerdasan buatan, Anda mendapatkan saran saat menulis email. Anda juga dapat mengaktifkan personalisasi untuk akurasi lebih, yang meningkat seiring waktu.

Hal luar biasa lainnya tentang Gmail adalah pemfilteran spam. Dengan pembelajaran mesin, Gmail menyimpan lebih dari 99,9% spam. Meskipun ini adalah fitur yang sangat baik untuk keamanan pribadi, ini sama pentingnya atau lebih penting untuk komunikasi bisnis.

Namun, sebagai entitas bisnis, @namamerekanda.com adalah alamat email terbaik yang bisa Anda dapatkan, dan menggunakan @gmail.com dianggap generik.

Mengatasi masalah ini, Anda dapat menggunakan domain khusus dan meminta Gmail berbicara tentang bisnis Anda. Google Workspace juga mendukung transisi yang mudah dari penyedia email lawas seperti Microsoft Outlook.

Workspace Gmail juga memiliki apa yang mungkin Anda perlukan untuk pemasaran email yang sukses. Anda bisa mendapatkan keuntungan dari tata letak yang telah dirancang sebelumnya, menambahkan cita rasa khusus Anda, dan menggunakan multi-kirim untuk menyebarkan pesan ke audiens yang besar sekaligus.

Google Obrolan & Space

Di sinilah Anda berbicara dengan rekan-rekan Anda, berbagi dokumen, menjadwalkan rapat, dan dapat menyelesaikan sesuatu tanpa menggunakan aplikasi perpesanan bisnis pihak ketiga seperti Slack.

Ini dibagi menjadi dua: Obrolan dan Ruang.

Anda dapat menganggap Google Chat mirip dengan aplikasi perpesanan apa pun seperti Slack atau WhatsApp. Ini mendukung berbicara dengan orang internal atau eksternal hanya dengan akun Google.

Selain itu, Obrolan juga menampilkan percakapan grup.

Ruang, di sisi lain, paling cocok untuk proyek. Misalnya, bagian Obrolan & Berbagi Spaces mirip dengan saluran Slack tempat Anda dapat menambahkan orang, berbagi file, dll.

Selain itu, Anda dapat menetapkan tugas kepada anggota tim Anda dan melacak kemajuan mereka.

Ada dua jenis Spaces di Google Workspace. Yang pertama dibatasi di mana hanya anggota yang ditambahkan yang dapat berpartisipasi. Yang lainnya dimaksudkan untuk seluruh organisasi, tempat siapa pun dapat bergabung dengan Ruang tertentu dengan tautan.

Di sini, pemisah antara versi gratis dan L Workspace adalah dukungan untuk integrasi aplikasi. Ratusan aplikasi (seperti Twitter, Asana, Zapier, dll.) tersedia untuk dikontrol tanpa harus pindah.

Menariknya, Google telah menerapkan Pemrosesan Bahasa Alami untuk membuat ringkasan di Obrolan dan Ruang. Ini akan membuat versi pendek dari seluruh percakapan di bagian atas untuk mengetahui semuanya dalam sekali pandang.

Google Bertemu

Google Meet adalah pengganti Workspace asli untuk aplikasi konferensi video pihak ketiga seperti Zoom.

Google telah mengumumkan untuk menambahkan transkripsi dan ringkasan rapat otomatis di pembaruan mendatang. Ini memastikan pertemuan yang lebih produktif dan membuat setiap percakapan tetap relevan di tahap selanjutnya.

Selanjutnya, pengiriman video akan mendapat manfaat dari pemulihan Potret yang akan datang, yang akan membantu mengurangi kondisi seperti lingkungan dengan pencahayaan rendah, webcam yang lebih rendah, atau jaringan yang tidak stabil.

Demikian pula, fitur seperti Portrait light memberi Anda tampilan berkualitas studio di pertemuan online.

Meskipun ini terutama tentang video, hal-hal seperti De-reverberation akan menyaring gema yang memberikan pengalaman mendengarkan yang optimal untuk semua orang terlepas dari akustik ruang.

Meskipun Meet dapat menampung banyak peserta, terkadang itu tidak cukup untuk organisasi raksasa. Dalam kasus seperti itu, Meet telah menyertakan kemampuan Livestream hingga 10.000 peserta. Selain itu, dalam pembaruan yang akan datang, semua orang yang mengakses streaming langsung akan dapat berpartisipasi dalam tanya jawab atau jajak pendapat, memberikan lebih banyak inklusi kepada semua orang.

Meskipun Google Meet pada dasarnya adalah perangkat lunak konferensi video gratis, beberapa fitur premium disediakan untuk pelanggan berbayar.

Kelebihan lainnya meliputi durasi pertemuan yang lebih lama (hingga 24 jam), lebih banyak peserta (hingga 500), mengangkat tangan, ruang kerja kelompok, polling, bergabung melalui telepon, dll.

Selain itu, peredam bising yang cerdas, pelacakan kehadiran, dan perekaman panggilan menjadikan Workspace Meet sebagai paket tersendiri.

Selain itu, Anda dapat membuat halaman pemesanan terpisah untuk membantu klien Anda menemukan slot waktu yang paling cocok untuk diskusi. Dan ini diperbarui setiap kali seseorang memesan waktu, menyebutkan slot gratis.

Rapat yang dilakukan melalui Google Meet aman untuk tingkat perusahaan. Semuanya dienkripsi saat transit, dan berbagi layar Anda dengan peserta aman tanpa takut akan pengintai. Namun, dalam pembaruan selanjutnya, pengguna akan mengelola sendiri kunci enkripsi dan dapat memilih rapat terenkripsi ujung ke ujung.

Google Dokumen, Spreadsheet, & Slide

Ini adalah yang paling banyak Anda dan tim Anda akan gunakan sebagai sebuah organisasi.

Alat ini memungkinkan hingga 100 orang secara bersamaan melihat, mengedit, atau mengomentari satu file berdasarkan tingkat izin mereka.

Dan membawa kolaborasi ke tingkat yang baru, alat ini terintegrasi dengan Meet. Jadi tidak hanya orang dapat mengerjakan dokumen yang sama, mereka dapat melihat dan berbicara satu sama lain saat melakukannya.

Ini mengurangi banyak bolak-balik dan membantu membuat penyesuaian waktu nyata untuk menciptakan yang terbaik dalam waktu minimum.

Selain itu, mode gambar-dalam-gambar memungkinkan Anda untuk melakukan banyak tugas sambil mengawasi proses dan langsung masuk dengan satu klik saat saatnya Anda bertindak.

Sementara sebagian besar fungsi hadir untuk pengguna gratis, Google Workspace memiliki beberapa keunggulan.

Pertama, ruang penyimpanan digandakan bahkan di tingkat dasar, yang menjadi tidak terbatas untuk langganan yang lebih tinggi dan tim yang lebih besar (lebih dari lima). Untuk ukuran tim kurang dari lima, penyimpanan yang ditetapkan untuk setiap pengguna dapat mencapai 1 TB, jauh lebih besar daripada yang disertakan (15 GB) dalam versi gratis.

Selain itu, seseorang dapat berbagi dokumen dengan seluruh organisasi dengan satu klik dan membuatnya dapat dicari.

Fitur unik lainnya dari Google Workspace Docs adalah ringkasan otomatis. Meskipun selalu memungkinkan untuk melakukannya secara manual, otomatisasi membuatnya lebih mudah dengan pengeditan opsional jika diperlukan.

Di sisi keamanan, Google berencana untuk melindungi Dokumen, Slide, dan Spreadsheet dengan perlindungan malware dan phishing yang sama yang diterapkan di Gmail.

Ini akan memastikan Anda mendapatkan peringatan tentang tautan atau upaya apa pun yang dapat membahayakan keamanan pribadi atau perusahaan Anda.

Google Kalender

Kalender tampaknya paling jarang digunakan. Namun, ini memungkinkan penjadwalan yang sempurna, memastikan Anda tidak tumpang tindih dengan slot sibuk siapa pun.

Kasus penggunaan terbaik untuk Kalender Google adalah menggabungkan kalender semua orang untuk melihat ketersediaan yang diharapkan. Selain itu, Anda dapat membuat dan berbagi kalender yang menunjukkan acara tertentu yang dapat digabungkan oleh penerima dengan acara mereka sendiri.

Selain itu, semua rapat yang disiapkan di Kalender disinkronkan di mana saja, menghindari kemungkinan bentrokan.

Google Jamboard

Google Jamboards adalah papan tulis digital yang membantu Anda melahirkan ide-ide yang mendorong inovasi. Mereka berfungsi sebagai ruang bersama di mana seseorang dapat menggambar, menghapus, menambahkan gambar, dll.

Pembuat Jamboard dapat mengizinkan orang lain sebagai penonton (dengan atau tanpa tanggal habis masa berlaku) atau editor.

Konten Jamboard juga dapat dimasukkan ke papan digital fisik yang dapat Anda beli secara terpisah dari Google.

Namun, semua yang ada di Jamboard yang kami diskusikan sampai sekarang tersedia untuk setiap pengguna dengan akun Google. Pembedanya lagi, dalam mendukung pengguna Workspace, adalah berbagi satu klik ke institusi Anda.

Pencarian Google Cloud

Google Cloud Search adalah fitur eksklusif yang tersedia untuk pengguna Google Workspace. Alat ini membawa kekuatan pencarian Google ke bisnis Anda.

Sederhananya, ini adalah tempat Anda dapat mencari dari seluruh repositori dokumen bisnis Anda (seperti Dokumen, Slide, Spreadsheet, dll.) secara instan.

Dan bagian terbaiknya adalah penemuan dokumen yang dikontrol aksesnya. Ini berarti karyawan Anda hanya akan melihat dokumen yang telah diberikan aksesnya di pencarian cloud.

Selain penggunaan mandiri, pencarian cloud terintegrasi erat di seluruh aplikasi Google Workspace seperti Gmail, Documents, Drive, dll.

Yang lain

Karena bagian ini ditujukan untuk kolaborasi di tempat kerja, kami telah mengalahkan aplikasi Workspace lainnya di bagian ini.

Google Vault

Google Vault membantu Anda menyimpan data khusus pengguna untuk semua aplikasi Workspace sehingga Anda tidak kehilangan akses ke apa pun jika pengguna tersebut keluar dari organisasi Anda.

Anda dapat menggunakan Vault untuk menyimpan pesan Gmail, file Drive, pesan Chat (dengan riwayat diaktifkan), rekaman Google Meet dan file terkait, Sites, data Google Voice Workspace, dll.

Namun, Vault hanya menyimpan data yang Anda perintahkan. Selain itu, data yang terkait dengan pengguna yang dihapus tidak akan tersedia di Vault. Dalam hal ini, Google menetapkan penangguhan pengguna alih-alih menghapusnya.

Vault juga dilengkapi akses data berbasis peran.

Secara meyakinkan, Vault mencatat setiap aktivitas semua karyawan Anda di satu tempat yang dapat Anda ekspor untuk tujuan hukum atau lainnya.

Situs Google

Meskipun WordPress dikenal sebagai cara termudah untuk membuat situs web, Google Sites adalah pilihan terbaik untuk mewujudkannya lebih cepat.

Dan sementara Anda dapat memanfaatkan ini untuk situs web bisnis penting, itu bersinar ketika Anda ingin menampilkan proyek tertentu atau membangun situs web acara.

Ini semua drag-and-drop tanpa sentuhan coding.

Situs juga mendukung penggunaan domain khusus untuk memberi situs web identitasnya sendiri. Atau, seseorang dapat mempublikasikannya secara gratis dengan alamat web umum yang disediakan Google.

Anda juga dapat berkolaborasi pada proyek web apa pun yang dibuat menggunakan alat ini. Terakhir, semua situs web yang dirancang melalui Situs responsif di seluruh perangkat dan resolusi.

Titik akhir

Endpoint membantu Anda mengelola perangkat karyawan jika perangkat tersebut dicuri untuk menjaga data sensitif perusahaan.

Dengan ini, Anda dapat menerapkan kata sandi yang kuat dan memilih penghapusan perangkat atau akun dalam kasus yang parah. Titik akhir adalah alat lintas platform yang melindungi informasi bisnis Anda di Windows, Mac, Linux, Android, iOS, dan ChromeOS.

Selain itu, Anda dapat menggunakan ini untuk membuat aplikasi bisnis tertentu tersedia melalui Google Play atau App Store Apple.

Skrip Aplikasi

App Script adalah platform aplikasi kode rendah Google yang dapat Anda gunakan untuk memperluas fungsionalitas Workspace dengan HTML, CSS, dan JavaScript.

Tujuannya sederhana: mengotomatiskan tugas rutin yang paling sederhana untuk membantu Anda fokus pada apa yang penting.

Ini sudah dimuat sebelumnya dengan Workspace API dan memiliki integrasi asli dengan 100+ layanan Google.

Google Work Insights

Ini adalah cara untuk mengukur adopsi Google Workspace untuk perusahaan Anda.

Anda dapat melihat penggunaan masing-masing aplikasi Google dan membandingkannya dengan aplikasi lama. Wawasan juga dapat dikonfigurasi untuk menampilkan data di tingkat tim atau grup atau untuk seluruh organisasi.

Namun, ini tidak terbatas pada adopsi. Sebagai gantinya, Anda juga dapat melihat angka kolaborasi untuk aplikasi Workspace. Ini memberi Anda data yang terkait dengan berbagi dokumen, pengeditan bersama, rapat, dll., yang menunjukkan dampak waktu nyata dari alat ini terhadap budaya Kerja.

Namun, data tidak akan menghalangi privasi penting karyawan Anda karena ini dikumpulkan sebagai agregat untuk tim yang terdiri dari sepuluh orang atau lebih. Meskipun, administrator dapat meningkatkan batas ini untuk organisasi yang lebih besar.

Terakhir, admin dapat mengekspor laporan untuk analisis lebih lanjut dan keputusan manajerial.

Kesimpulan

Jadi, inilah beberapa cara Google Workspace dapat membantu Anda berkolaborasi dan bekerja secara efisien.

Tapi itu tidak semua. Anda juga memiliki akses ke Google Workspace Marketplace untuk meningkatkan output lebih jauh.

PS: Anda juga dapat menyempurnakan Google Workspace ke tingkat yang berbeda dengan alat ini. Selain itu, lihat panduan individual Google Workspace ini untuk melihat bagaimana hal itu dapat mengubah bisnis Anda sebagai solopreneur.