為電子郵件和協作選擇 Google Workspace

Google Workspace：打造安全、高效和協作的工作文化的完美工具。

無論是否遠程，在孤島工作時都不能指望成功。 Google Workspace（以前稱為 GSuite）是您實時協作的地方。

根據訂閱，Google Workspace 是一組多個應用程序，包括：

這些都是簡單的應用程序，您可以很容易地找到替代品。 但是，它們一起可以成為您一直在尋求幫助您將業務作為一個整體運作的必要粘合劑。

首先，我們將看到其中一些有助於協作的單獨應用程序，然後是內置的安全和管理工具。

郵箱

自從我們第一次接觸計算機以來，我們都在使用 Gmail（免費的）。 但是，Gmail 的業務方面仍然對這些用戶隱藏。

發送電子郵件只是 Gmail 的一個方面，但其他方面，例如與 Google Meet、Chat 等的集成，使它變得比表面上看起來更可行。

例如，您可以從 Gmail 切換到聊天和開會，將每次對話保存在一個地方，並可選擇在 24 小時後保存或刪除歷史記錄。

此外，Smart Compose 使您作為電子郵件發件人的工作變得輕鬆。 借助人工智能，您可以在撰寫電子郵件時獲得建議。 您還可以打開個性化以提高準確性，這會隨著時間的推移而提高。

Gmail 的另一個優點是垃圾郵件過濾。 借助機器學習，Gmail 可將 99.9% 以上的垃圾郵件拒之門外。 雖然這對於個人安全來說是一項出色的功能，但它對於業務通信同樣重要或更重要。

但是，作為一個商業實體，@yourbrandname.com 是您可以獲得的最佳電子郵件地址，使用@gmail.com 被視為通用。

解決此問題，您可以使用自定義域並讓 Gmail 談論您的業務。 Google Workspace 還支持從 Microsoft Outlook 等傳統電子郵件提供商輕鬆過渡。

Workspace Gmail 還具備成功進行電子郵件營銷所需的一切。 您可以從預先設計的佈局中受益，添加您的自定義風格，並使用多發送將消息一次性傳播給大量受眾。

谷歌聊天和空間

在這裡，您可以與同事交談、共享文檔、安排會議，並且可以在不使用任何第三方業務消息傳遞應用程序（如 Slack）的情況下完成工作。

這分為兩個：聊天和空間。

您可以假設 Google Chat 類似於 Slack 或 WhatsApp 等任何消息傳遞應用程序。 這支持僅使用 Google 帳戶與任何內部或外部人員交談。

此外，Chat 還具有群組對話功能。

另一方面，空間最適合項目。 例如，Spaces 的聊天和共享部分類似於 Slack 頻道，您可以在其中添加人員、共享文件等。

此外，您可以將任務分配給您的團隊成員並跟踪他們的進度。

Google Workspace 中有兩種類型的空間。 第一個受到限制，只有添加的成員才能參與。 另一個適用於整個組織，任何人都可以通過鏈接加入特定空間。

在這裡，免費版本和 L Workspace 之間的分隔符是對應用程序集成的支持。 數百個應用程序（如 Twitter、Asana、Zapier 等）無需移出即可控制。

有趣的是，谷歌已經部署了它的自然語言處理來在聊天和空間中創建摘要。 這將在頂部創建整個對話的簡短版本，以便一目了然地了解所有內容。

谷歌見面會

Google Meet 是任何 3rd 方視頻會議應用程序（例如 Zoom）的本地 Workspace 替代品。

Google 已宣佈在未來的更新中添加自動會議轉錄和摘要。 這確保了更有成效的聚會，並使每次對話在後期階段保持相關性。

此外，視頻交付將受益於即將推出的肖像恢復功能，這將有助於緩解光線不足的環境、劣質網絡攝像頭或不穩定網絡等條件。

同樣，人像燈等功能可讓您在在線會議中獲得工作室品質的外觀。

雖然這主要是關於視頻的，但諸如去混響之類的東西將過濾迴聲，從而為每個人提供最佳的聆聽體驗，而不受空間聲學影響。

雖然 Meet 可以容納許多參與者，但有時對於一個龐大的組織來說還不夠。 在這種情況下，Meet 已包含多達 10,000 名與會者的直播功能。 此外，在即將到來的更新中，訪問直播的每個人都將能夠參與問答或投票，從而為每個人提供更多包容性。

雖然 Google Meet 主要是一款免費的視頻會議軟件，但一些高級功能是為付費訂閱者保留的。

額外的好處包括更長的會議時間（最多 24 小時）、更多的參與者（最多 500 人）、舉手、分組討論、投票、電話加入等。

此外，智能降噪、考勤跟踪和通話記錄使 Workspace Meet 成為一個獨特的軟件包。

此外，您可以創建一個單獨的預訂頁面，以幫助您的客戶找到最適合討論的時間段。 每當有人預訂時間時，這都會更新，提到免費插槽。

通過 Google Meet 召開的會議具有企業級安全性。 一切都在傳輸過程中加密，與參與者共享您的屏幕是安全的，無需擔心窺探。 不過，在以後的更新中，用戶將自己管理加密密鑰，並可以選擇端到端加密會議。

Google 文檔、表格和幻燈片

這是您和您的團隊作為一個組織將使用的最多。

這些工具允許多達 100 人根據他們的權限級別同時查看、編輯或評論單個文件。

這些工具與 Meet 集成在一起，將協作提升到一個新的水平。 因此，人們不僅可以處理同一個文檔，還可以在此過程中看到並相互交談。

這減少了很多來回，並有助於進行實時調整，以在最短的時間內創造出最好的效果。

此外，畫中畫模式可讓您在關注進程的同時執行多項任務，並在您需要採取行動時直接點擊。

雖然大部分功能都提供給免費用戶，但 Google Workspace 有一些優勢。

首先，即使在基本層中，存儲空間也翻了一番，對於更高的訂閱和更大的團隊（超過五個）來說，它變得無限。 對於少於 5 人的團隊，分配給每個用戶的存儲空間最高可達 1TB，遠遠超過免費版本的容量（15 GB）。

此外，只需單擊一下即可與整個組織共享文檔並使其可搜索。

Google Workspace Docs 的另一個獨特功能是自動摘要。 雖然總是可以手動進行此操作，但如果需要，自動化可以通過可選編輯更容易。

在安全方面，Google 計劃使用 Gmail 中部署的相同惡意軟件和網絡釣魚防護來覆蓋 Docs、Slides 和 Sheets。

這將確保您收到任何可能危及您的個人或公司安全的鏈接或嘗試的警報。

谷歌日曆

日曆似乎是最不常用的。 但是，它允許完美的調度，確保您不會與任何人的忙​​碌時段重疊。

Google 日曆的最佳用例是合併每個人的日曆以查看預期的可用性。 此外，您可以創建和共享日曆，指示接收者可以與其自己合併的特定事件。

此外，日曆中設置的所有會議都會在各處同步，避免任何可能的衝突。

谷歌 Jamboard

Google Jamboards 是數字白板，可幫助您產生推動創新的想法。 它們作為一個共享空間工作，人們可以在其中繪製、擦除、添加圖像等。

Jamboard 的創建者可以允許其他人作為查看者（有或沒有到期日期）或編輯者。

Jamboard 內容也可以推送到您可以從 Google 單獨購買的物理數字板上。

但是，我們之前討論過的 Jamboard 中的所有內容都可供每個擁有 Google 帳戶的用戶使用。 再次有利於 Workspace 用戶的差異化因素是一鍵共享給您的機構。

谷歌云搜索

Google Cloud Search 是一項專供 Google Workspace 用戶使用的功能。 此工具將 Google 搜索的強大功能帶入您的業務。

簡而言之，您可以在此處立即從整個業務文檔存儲庫（如文檔、幻燈片、電子表格等）中進行搜索。

最好的部分是訪問控制的文檔發現。 這意味著您的員工將只能在雲搜索中看到他們被授予訪問權限的文檔。

除了獨立使用之外，雲搜索還與 Gmail、Docs、Drive 等 Google Workspace 應用程序緊密集成。

其他

由於本節針對的是工作場所協作，因此我們將其餘的 Workspace 應用程序放在了本節中。

谷歌保險櫃

Google 保險櫃可幫助您保存所有 Workspace 應用程序的用戶特定數據，這樣即使該用戶離開您的單位，您也不會失去對任何內容的訪問權限。

您可以使用保險櫃存儲 Gmail 消息、雲端硬盤文件、聊天消息（啟用歷史記錄）、Google Meet 錄音和相關文件、協作平台、Workspace Google Voice 數據等。

但是，保險櫃只保留您告訴它的數據。 此外，與任何已刪除用戶相關的數據在 Vault 中將不可用。 在這種情況下，谷歌規定暫停用戶而不是刪除他們。

Vault 還具有基於角色的數據訪問功能。

最後，Vault 將所有員工的每項活動記錄在一個地方，您可以將其導出用於法律或其他目的。

谷歌協作平台

雖然 WordPress 被稱為創建網站的最簡單方法，但 Google 協作平台是讓它更快實現的最佳選擇。

雖然您可以將其用於重要的商業網站，但當您想要展示特定項目或構建活動網站時，它會大放異彩。

這完全是拖放，無需任何編碼。

站點還支持使用自定義域來賦予網站自己的身份。 或者，您可以使用 Google 提供的通用網址免費發布它。

您還可以在使用此工具創建的任何 Web 項目上進行協作。 最後，通過站點設計的所有網站都可以跨設備和分辨率進行響應。

端點

Endpoint 可幫助您管理員工的設備，以防設備被盜以保存敏感的公司數據。

有了這個，您可以強制使用強密碼，並在嚴重的情況下選擇設備或帳戶擦除。 端點是一種跨平台工具，可保護您在 Windows、Mac、Linux、Android、iOS 和 ChromeOS 上的業務信息。

此外，您可以使用它通過 Google Play 或 Apple 的 App Store 提供特定的業務應用程序。

應用腳本

App Script 是 Google 的低代碼應用程序平台，您可以使用它通過 HTML、CSS 和 JavaScript 擴展 Workspace 功能。

目標很簡單：自動化最簡單的日常任務，幫助您專注於重要的事情。

它預裝了 Workspace API，並與 100 多個 Google 服務進行了原生集成。

谷歌工作洞察

這是一種衡量貴公司採用 Google Workspace 的方法。

您可以查看各個 Google 應用的使用情況，並將其與舊版應用進行比較。 Insights 還可以配置為向您顯示團隊或組級別或整個組織的數據。

但是，這不僅限於採用。 相反，您還可以查看 Workspace 應用程序的協作數據。 這為您提供與文檔共享、共同編輯、會議等相關的數據，表明這些工具對工作文化的實時影響。

儘管如此，這些數據不會妨礙您員工的基本隱私，因為這些數據是作為一個十人或更多人的團隊的匯總數據收集的。 雖然，管理員可以為大型組織增加此限制。

最後，管理員可以導出報告以進行進一步分析和管理決策。

結論

因此，這些是 Google Workspace 可以幫助您高效協作和工作的一些方法。

但這還不是全部。 您還可以訪問 Google Workspace Marketplace 以進一步提高產出。

PS：您還可以使用這些工具將 Google Workspace 調整到不同的級別。 此外，請查看此 Google Workspace 個人指南，了解它如何將您的企業轉變為個體經營者。