为电子邮件和协作选择 Google Workspace

Google Workspace：打造安全、高效和协作的工作文化的完美工具。

无论是否远程，在孤岛工作时都不能指望成功。 Google Workspace（以前称为 GSuite）是您实时协作的地方。

根据订阅，Google Workspace 是一组多个应用程序，包括：

这些都是简单的应用程序，您可以很容易地找到替代品。 但是，它们一起可以成为您一直在寻求帮助您将业务作为一个整体运作的必要粘合剂。

首先，我们将看到其中一些有助于协作的单独应用程序，然后是内置的安全和管理工具。

邮箱

自从我们第一次接触计算机以来，我们都在使用 Gmail（免费的）。 但是，Gmail 的业务方面仍然对这些用户隐藏。

发送电子邮件只是 Gmail 的一个方面，但其他方面，例如与 Google Meet、Chat 等的集成，使它变得比表面上看起来更可行。

例如，您可以从 Gmail 切换到聊天和开会，将每次对话保存在一个地方，并可选择在 24 小时后保存或删除历史记录。

此外，Smart Compose 使您作为电子邮件发件人的工作变得轻松。 借助人工智能，您可以在撰写电子邮件时获得建议。 您还可以打开个性化以提高准确性，这会随着时间的推移而提高。

Gmail 的另一个优点是垃圾邮件过滤。 借助机器学习，Gmail 可将 99.9% 以上的垃圾邮件拒之门外。 虽然这对于个人安全来说是一项出色的功能，但它对于业务通信同样重要或更重要。

但是，作为一个商业实体，@yourbrandname.com 是您可以获得的最佳电子邮件地址，使用@gmail.com 被视为通用。

解决此问题，您可以使用自定义域并让 Gmail 谈论您的业务。 Google Workspace 还支持从 Microsoft Outlook 等传统电子邮件提供商轻松过渡。

Workspace Gmail 还具备成功进行电子邮件营销所需的一切。 您可以从预先设计的布局中受益，添加您的自定义风格，并使用多发送将消息一次性传播给大量受众。

谷歌聊天和空间

在这里，您可以与同事交谈、共享文档、安排会议，并且可以在不使用任何第三方业务消息传递应用程序（如 Slack）的情况下完成工作。

这分为两个：聊天和空间。

您可以假设 Google Chat 类似于 Slack 或 WhatsApp 等任何消息传递应用程序。 这支持仅使用 Google 帐户与任何内部或外部人员交谈。

此外，Chat 还具有群组对话功能。

另一方面，空间最适合项目。 例如，Spaces 的聊天和共享部分类似于 Slack 频道，您可以在其中添加人员、共享文件等。

此外，您可以将任务分配给您的团队成员并跟踪他们的进度。

Google Workspace 中有两种类型的空间。 第一个受到限制，只有添加的成员才能参与。 另一个适用于整个组织，任何人都可以通过链接加入特定空间。

在这里，免费版本和 L Workspace 之间的分隔符是对应用程序集成的支持。 数百个应用程序（如 Twitter、Asana、Zapier 等）无需移出即可控制。

有趣的是，谷歌已经部署了它的自然语言处理来在聊天和空间中创建摘要。 这将在顶部创建整个对话的简短版本，以便一目了然地了解所有内容。

谷歌见面会

Google Meet 是任何 3rd 方视频会议应用程序（例如 Zoom）的本地 Workspace 替代品。

Google 已宣布在未来的更新中添加自动会议转录和摘要。 这确保了更有成效的聚会，并使每次对话在后期阶段保持相关性。

此外，视频交付将受益于即将推出的肖像恢复功能，这将有助于缓解光线不足的环境、劣质网络摄像头或不稳定网络等条件。

同样，人像灯等功能可让您在在线会议中获得工作室品质的外观。

虽然这主要是关于视频的，但诸如去混响之类的东西将过滤回声，从而为每个人提供最佳的聆听体验，而不受空间声学影响。

虽然 Meet 可以容纳许多参与者，但有时对于一个庞大的组织来说还不够。 在这种情况下，Meet 已包含多达 10,000 名与会者的直播功能。 此外，在即将到来的更新中，访问直播的每个人都将能够参与问答或投票，从而为每个人提供更多包容性。

虽然 Google Meet 主要是一款免费的视频会议软件，但一些高级功能是为付费订阅者保留的。

额外的好处包括更长的会议时间（最多 24 小时）、更多的参与者（最多 500 人）、举手、分组讨论、投票、电话加入等。

此外，智能降噪、考勤跟踪和通话记录使 Workspace Meet 成为一个独特的软件包。

此外，您可以创建一个单独的预订页面，以帮助您的客户找到最适合讨论的时间段。 每当有人预订时间时，这都会更新，提到免费插槽。

通过 Google Meet 召开的会议具有企业级安全性。 一切都在传输过程中加密，与参与者共享您的屏幕是安全的，无需担心窥探。 不过，在以后的更新中，用户将自己管理加密密钥，并可以选择端到端加密会议。

Google 文档、表格和幻灯片

这是您和您的团队作为一个组织将使用的最多。

这些工具允许多达 100 人根据他们的权限级别同时查看、编辑或评论单个文件。

这些工具与 Meet 集成在一起，将协作提升到一个新的水平。 因此，人们不仅可以处理同一个文档，还可以在此过程中看到并相互交谈。

这减少了很多来回，并有助于进行实时调整，以在最短的时间内创造出最好的效果。

此外，画中画模式可让您在关注进程的同时执行多项任务，并在您需要采取行动时直接点击。

虽然大部分功能都提供给免费用户，但 Google Workspace 有一些优势。

首先，即使在基本层中，存储空间也翻了一番，对于更高的订阅和更大的团队（超过五个）来说，它变得无限。 对于少于 5 人的团队，分配给每个用户的存储空间最高可达 1TB，远远超过免费版本的容量（15 GB）。

此外，只需单击一下即可与整个组织共享文档并使其可搜索。

Google Workspace Docs 的另一个独特功能是自动摘要。 虽然总是可以手动进行此操作，但如果需要，自动化可以通过可选编辑更容易。

在安全方面，Google 计划使用 Gmail 中部署的相同恶意软件和网络钓鱼防护来覆盖 Docs、Slides 和 Sheets。

这将确保您收到任何可能危及您的个人或公司安全的链接或尝试的警报。

谷歌日历

日历似乎是最不常用的。 但是，它允许完美的调度，确保您不会与任何人的忙​​碌时段重叠。

Google 日历的最佳用例是合并每个人的日历以查看预期的可用性。 此外，您可以创建和共享日历，指示接收者可以与其自己合并的特定事件。

此外，日历中设置的所有会议都会在各处同步，避免任何可能的冲突。

谷歌 Jamboard

Google Jamboards 是数字白板，可帮助您产生推动创新的想法。 它们作为一个共享空间工作，人们可以在其中绘制、擦除、添加图像等。

Jamboard 的创建者可以允许其他人作为查看者（有或没有到期日期）或编辑者。

Jamboard 内容也可以推送到您可以从 Google 单独购买的物理数字板上。

但是，我们之前讨论过的 Jamboard 中的所有内容都可供每个拥有 Google 帐户的用户使用。 再次有利于 Workspace 用户的差异化因素是一键共享给您的机构。

谷歌云搜索

Google Cloud Search 是一项专供 Google Workspace 用户使用的功能。 此工具将 Google 搜索的强大功能带入您的业务。

简而言之，您可以在此处立即从整个业务文档存储库（如文档、幻灯片、电子表格等）中进行搜索。

最好的部分是访问控制的文档发现。 这意味着您的员工将只能在云搜索中看到他们被授予访问权限的文档。

除了独立使用之外，云搜索还与 Gmail、Docs、Drive 等 Google Workspace 应用程序紧密集成。

其他

由于本节针对的是工作场所协作，因此我们将其余的 Workspace 应用程序放在了本节中。

谷歌保险柜

Google 保险柜可帮助您保存所有 Workspace 应用程序的用户特定数据，这样即使该用户离开您的单位，您也不会失去对任何内容的访问权限。

您可以使用保险柜存储 Gmail 消息、云端硬盘文件、聊天消息（启用历史记录）、Google Meet 录音和相关文件、协作平台、Workspace Google Voice 数据等。

但是，保险柜只保留您告诉它的数据。 此外，与任何已删除用户相关的数据在 Vault 中将不可用。 在这种情况下，谷歌规定暂停用户而不是删除他们。

Vault 还具有基于角色的数据访问功能。

最后，Vault 将所有员工的每项活动记录在一个地方，您可以将其导出用于法律或其他目的。

谷歌协作平台

虽然 WordPress 被称为创建网站的最简单方法，但 Google 协作平台是让它更快实现的最佳选择。

虽然您可以将其用于重要的商业网站，但当您想要展示特定项目或构建活动网站时，它会大放异彩。

这完全是拖放，无需任何编码。

站点还支持使用自定义域来赋予网站自己的身份。 或者，您可以使用 Google 提供的通用网址免费发布它。

您还可以在使用此工具创建的任何 Web 项目上进行协作。 最后，通过站点设计的所有网站都可以跨设备和分辨率进行响应。

端点

Endpoint 可帮助您管理员工的设备，以防设备被盗以保存敏感的公司数据。

有了这个，您可以强制使用强密码，并在严重的情况下选择设备或帐户擦除。 端点是一种跨平台工具，可保护您在 Windows、Mac、Linux、Android、iOS 和 ChromeOS 上的业务信息。

此外，您可以使用它通过 Google Play 或 Apple 的 App Store 提供特定的业务应用程序。

应用脚本

App Script 是 Google 的低代码应用程序平台，您可以使用它通过 HTML、CSS 和 JavaScript 扩展 Workspace 功能。

目标很简单：自动化最简单的日常任务，帮助您专注于重要的事情。

它预装了 Workspace API，并与 100 多个 Google 服务进行了原生集成。

谷歌工作洞察

这是一种衡量贵公司采用 Google Workspace 的方法。

您可以查看各个 Google 应用的使用情况，并将其与旧版应用进行比较。 Insights 还可以配置为向您显示团队或组级别或整个组织的数据。

但是，这不仅限于采用。 相反，您还可以查看 Workspace 应用程序的协作数据。 这为您提供与文档共享、共同编辑、会议等相关的数据，表明这些工具对工作文化的实时影响。

尽管如此，这些数据不会妨碍您员工的基本隐私，因为这些数据是作为一个十人或更多人的团队的汇总数据收集的。 虽然，管理员可以为大型组织增加此限制。

最后，管理员可以导出报告以进行进一步分析和管理决策。

结论

因此，这些是 Google Workspace 可以帮助您高效协作和工作的一些方法。

但这还不是全部。 您还可以访问 Google Workspace Marketplace 以进一步提高产出。

PS：您还可以使用这些工具将 Google Workspace 调整到不同的级别。 此外，请查看此 Google Workspace 个人指南，了解它如何将您的企业转变为个体经营者。